PAGE規(guī)范辦公室內(nèi)務(wù)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司辦公室內(nèi)務(wù)管理，營(yíng)造整潔、有序、高效的辦公環(huán)境，提升公司形象，保障各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工及在公司辦公區(qū)域內(nèi)工作的外來(lái)人員。（三）基本原則1.遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保制度合法合規(guī)。2.注重實(shí)用性和可操作性，便于員工理解和執(zhí)行。3.強(qiáng)調(diào)全員參與，共同維護(hù)辦公環(huán)境的整潔與有序。4.持續(xù)改進(jìn)，根據(jù)實(shí)際情況不斷優(yōu)化內(nèi)務(wù)管理工作。二、辦公區(qū)域環(huán)境管理（一）辦公桌椅擺放1.員工應(yīng)將辦公桌椅擺放整齊，桌面保持整潔，不得隨意堆放文件、雜物等。2.辦公椅應(yīng)放置在辦公桌下方，保持整齊有序，不得隨意挪動(dòng)或占用公共通道。（二）文件資料整理1.各類(lèi)文件資料應(yīng)分類(lèi)存放，使用文件夾、文件盒等進(jìn)行整理，并標(biāo)注清晰的類(lèi)別和日期。2.重要文件應(yīng)妥善保管，可根據(jù)需要進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。3.廢棄文件應(yīng)及時(shí)清理，按照公司規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀，不得隨意丟棄。（三）辦公用品擺放1.辦公用品應(yīng)擺放整齊，放置在專(zhuān)門(mén)的抽屜、柜子或辦公用品架上。2.常用辦公用品應(yīng)易于取用，不得隨意放置在桌面或地面上。（四）公共區(qū)域衛(wèi)生1.公共區(qū)域（如會(huì)議室、走廊、樓梯等）應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。2.不得在公共區(qū)域亂扔垃圾、吐痰、吸煙等，保持環(huán)境整潔。（五）綠化與裝飾1.辦公區(qū)域可適當(dāng)擺放綠色植物，美化環(huán)境，但應(yīng)注意植物的養(yǎng)護(hù)，保持生機(jī)盎然。2.不得隨意張貼、懸掛與工作無(wú)關(guān)的物品，如需裝飾應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)部門(mén)批準(zhǔn)。三、辦公用品管理（一）辦公用品采購(gòu)1.各部門(mén)根據(jù)工作需要，定期編制辦公用品采購(gòu)計(jì)劃，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后報(bào)行政部門(mén)。2.行政部門(mén)匯總各部門(mén)采購(gòu)計(jì)劃，統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu)，確保辦公用品的質(zhì)量和供應(yīng)。3.采購(gòu)辦公用品應(yīng)選擇正規(guī)供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，確保采購(gòu)過(guò)程合法合規(guī)。（二）辦公用品發(fā)放1.行政部門(mén)設(shè)立辦公用品發(fā)放臺(tái)賬，對(duì)辦公用品的發(fā)放進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后到行政部門(mén)領(lǐng)取。3.行政部門(mén)根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表發(fā)放辦公用品，并在臺(tái)賬上登記領(lǐng)用日期、物品名稱(chēng)、數(shù)量等信息。（三）辦公用品使用1.員工應(yīng)愛(ài)護(hù)辦公用品，合理使用，避免浪費(fèi)。2.對(duì)于貴重辦公用品（如電腦、打印機(jī)等），應(yīng)按照操作規(guī)程使用，定期進(jìn)行維護(hù)和保養(yǎng)。3.不得將辦公用品私自轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用。（四）辦公用品盤(pán)點(diǎn)1.行政部門(mén)定期對(duì)辦公用品進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.盤(pán)點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制盤(pán)點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤(pán)盈、盤(pán)虧情況進(jìn)行說(shuō)明，并提出處理建議。3.根據(jù)盤(pán)點(diǎn)結(jié)果，及時(shí)調(diào)整辦公用品采購(gòu)計(jì)劃和發(fā)放臺(tái)賬。四、設(shè)備設(shè)施管理（一）辦公設(shè)備管理1.辦公設(shè)備（如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等）由行政部門(mén)統(tǒng)一登記、編號(hào)和管理。2.各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)辦公設(shè)備的日常使用和維護(hù)，如有故障應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)維修。3.行政部門(mén)定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。4.員工離職時(shí)，應(yīng)將所使用的辦公設(shè)備完好歸還行政部門(mén)，如有損壞應(yīng)照價(jià)賠償。（二）電器設(shè)備管理1.電器設(shè)備（如空調(diào)、飲水機(jī)等）應(yīng)按照操作規(guī)程使用，不得隨意拆卸或改裝。2.發(fā)現(xiàn)電器設(shè)備故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)通知行政部門(mén)維修，不得私自處理。3.下班后應(yīng)關(guān)閉電器設(shè)備電源，節(jié)約能源。（三）消防設(shè)施管理1.消防設(shè)施（如滅火器、消火栓等）應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其完好有效。2.不得隨意挪用或損壞消防設(shè)施，如有違反將依法追究責(zé)任。3.員工應(yīng)熟悉消防設(shè)施的位置和使用方法，掌握基本的消防知識(shí)和技能。（四）門(mén)窗及安全設(shè)施管理1.門(mén)窗應(yīng)保持完好，關(guān)閉嚴(yán)密，防止雨水、灰塵等進(jìn)入辦公區(qū)域。2.安全設(shè)施（如監(jiān)控設(shè)備、門(mén)禁系統(tǒng)等）應(yīng)正常運(yùn)行，如有故障應(yīng)及時(shí)維修。3.員工應(yīng)妥善保管個(gè)人財(cái)物，離開(kāi)辦公區(qū)域時(shí)應(yīng)關(guān)好門(mén)窗，鎖好抽屜、柜子等。五、會(huì)議管理（一）會(huì)議組織1.公司各類(lèi)會(huì)議由相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)組織，提前確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息，并通知相關(guān)人員。2.會(huì)議組織者應(yīng)提前做好會(huì)議準(zhǔn)備工作，如布置會(huì)場(chǎng)、準(zhǔn)備會(huì)議資料等。（二）會(huì)議紀(jì)律1.參會(huì)人員應(yīng)按時(shí)參加會(huì)議，不得遲到、早退或無(wú)故缺席。2.會(huì)議期間應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或調(diào)至靜音狀態(tài)，不得隨意接聽(tīng)電話或交頭接耳，保持會(huì)議秩序。3.如需發(fā)言，應(yīng)先舉手示意，經(jīng)主持人同意后再發(fā)言，發(fā)言應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，突出重點(diǎn)。（三）會(huì)議記錄1.重要會(huì)議應(yīng)安排專(zhuān)人進(jìn)行記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容、決議事項(xiàng)等。2.會(huì)議記錄應(yīng)及時(shí)整理，形成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)主持人審核后發(fā)送給參會(huì)人員，并歸檔保存。（四）會(huì)議資料管理1.會(huì)議資料（如會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議等）應(yīng)分類(lèi)整理，妥善保管。2.會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者應(yīng)及時(shí)將會(huì)議資料歸檔，以便查閱和參考。六、接待管理（一）接待原則1.熱情周到，以禮相待，展現(xiàn)公司良好形象。2.遵循節(jié)儉原則，合理安排接待費(fèi)用。3.根據(jù)接待對(duì)象的級(jí)別和性質(zhì)，確定相應(yīng)的接待規(guī)格。（二）接待流程1.接到接待任務(wù)后，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)了解接待對(duì)象的基本情況、來(lái)訪目的、行程安排等信息。2.根據(jù)接待對(duì)象的情況，制定詳細(xì)的接待方案，包括接待人員、接待地點(diǎn)、接待方式、餐飲安排等。3.接待人員應(yīng)提前到達(dá)接待地點(diǎn)，做好準(zhǔn)備工作，如布置會(huì)議室、準(zhǔn)備水果飲料等。4.接待過(guò)程中，應(yīng)熱情迎接接待對(duì)象，引導(dǎo)其就座，介紹相關(guān)人員，按照接待方案安排活動(dòng)。5.接待結(jié)束后，應(yīng)對(duì)接待工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，及時(shí)反饋接待對(duì)象的意見(jiàn)和建議。（三）接待費(fèi)用管理1.接待費(fèi)用應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，不得超支。2.接待費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)時(shí)，應(yīng)提供合法有效的發(fā)票和相關(guān)審批手續(xù)，經(jīng)審核后予以報(bào)銷(xiāo)。3.行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)接待費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，控制接待成本。七、保密管理（一）保密范圍1.公司各類(lèi)文件、資料、信息，包括但不限于商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、客戶信息等。2.公司內(nèi)部會(huì)議內(nèi)容、決策過(guò)程等。3.員工個(gè)人隱私信息等。（二）保密措施1.對(duì)涉及保密內(nèi)容的文件、資料等應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，并設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。2.員工應(yīng)妥善保管涉及保密內(nèi)容的文件、資料等，不得隨意復(fù)印、傳播或泄露。3.在辦公區(qū)域內(nèi)，不得談?wù)撋婕肮緳C(jī)密的話題，如需交流應(yīng)選擇合適的場(chǎng)所。4.對(duì)于來(lái)訪人員，應(yīng)告知其公司保密規(guī)定，并要求其遵守。（三）保密責(zé)任1.公司全體員工均有保密義務(wù)，如因工作需要接觸保