PAGE公司文件格式規(guī)范制度一、總則（一）目的為了確保公司文件的規(guī)范性、準確性和一致性，提高文件處理效率，便于文件的存檔、查閱和使用，特制定本文件格式規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有部門及員工在工作中所形成的各類文件，包括但不限于通知、報告、請示、合同、協(xié)議、會議紀要等。（三）基本原則1.遵循國家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標準，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)。2.注重文件格式的規(guī)范性和統(tǒng)一性，以便于識別、處理和管理。3.強調(diào)文件內(nèi)容的準確性和完整性，保證信息傳遞清晰、準確。4.兼顧文件處理的效率和便利性，避免過于繁瑣的格式要求。二、文件構(gòu)成及格式要求（一）文件頁面設(shè)置1.紙張：一般應(yīng)采用A4紙（210mm×297mm）。2.頁邊距：上、下頁邊距為2.54cm，左、右頁邊距為3.17cm。3.頁眉頁腳：頁眉一般為公司名稱或文件所屬部門名稱，字體為宋體，字號小五，居中顯示；頁腳一般為頁碼，位于頁面底部居中，格式為“第X頁，共X頁”。（二）文件字體、字號及排版1.標題一級標題：宋體，二號字，加粗，居中。二級標題：宋體，三號字，加粗，左對齊。三級標題：宋體，四號字，加粗，左對齊。四級標題：宋體，小四號字，加粗，左對齊。2.正文：宋體小四號字，1.5倍行距，首行縮進2個字符。3.段落格式：除特殊要求外，段落應(yīng)保持簡潔明了，避免過長或過短。段落之間應(yīng)適當(dāng)空行，以增強層次感。（三）文件編號1.文件編號的目的：為了便于文件的分類、檢索和管理，對公司文件進行統(tǒng)一編號。2.編號規(guī)則編號由部門代碼、年份、文件類別代碼和流水號組成。部門代碼：根據(jù)公司組織架構(gòu)確定，用兩位大寫字母表示。年份：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“20XX”。文件類別代碼：根據(jù)文件的性質(zhì)和用途確定，用兩位大寫字母表示，如下表所示：文件類別通知報告請示合同協(xié)議會議紀要其他流水號：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從0001開始依次編號。例如，人力資源部2023年第5號通知的編號為：HRTZ2023XXXX。（四）文件日期格式文件中的日期應(yīng)采用“年/月/日”的格式，如“2023/05/10”。（五）文件簽名與蓋章1.簽名：文件如有需要簽名的部分，應(yīng)使用黑色中性筆或鋼筆進行手寫簽名，簽名應(yīng)清晰、完整。2.蓋章：文件蓋章應(yīng)使用紅色印泥，確保印章清晰、端正，蓋在文件規(guī)定的蓋章位置。三、各類文件格式規(guī)范（一）通知1.標題：應(yīng)準確概括通知的主要內(nèi)容，一般采用“關(guān)于……的通知”的格式。2.正文：開頭應(yīng)寫明通知的目的和依據(jù)，然后詳細闡述通知的具體內(nèi)容，包括事項、要求、時間、地點等。結(jié)尾應(yīng)明確通知的執(zhí)行要求和聯(lián)系方式。3.落款：注明發(fā)布通知的部門名稱和日期。（二）報告1.標題：應(yīng)簡潔明了地反映報告的主題，一般采用“關(guān)于……的報告”的格式。2.正文：開頭應(yīng)簡要介紹報告的背景和目的，然后按照報告的內(nèi)容結(jié)構(gòu)，依次闡述相關(guān)情況、分析問題、提出建議等。報告內(nèi)容應(yīng)客觀、準確、詳實，數(shù)據(jù)和事實應(yīng)可靠。3.落款：注明報告部門名稱和日期。（三）請示1.標題：應(yīng)明確請示的事項，一般采用“關(guān)于……的請示”的格式。2.正文：開頭應(yīng)說明請示的原因和依據(jù)，然后詳細闡述請示的具體內(nèi)容，包括事項、要求、解決方案等。請示內(nèi)容應(yīng)具有必要性和可行性，語言應(yīng)誠懇、恰當(dāng)。3.落款：注明請示部門名稱和日期。（四）合同1.標題：應(yīng)明確合同的性質(zhì)和主要內(nèi)容，一般采用“合同名稱”的格式。2.正文：合同正文應(yīng)包括合同雙方的基本信息、合同標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。合同條款應(yīng)明確、具體、合法，避免模糊不清或歧義。3.附件：如有需要，合同可附帶相關(guān)附件，如技術(shù)方案、圖紙、清單等。附件應(yīng)與合同正文緊密相關(guān)，且應(yīng)在合同中明確提及。4.落款：合同雙方應(yīng)在合同末尾簽字（或蓋章），并注明簽字日期。（五）協(xié)議1.標題：應(yīng)明確協(xié)議的主題和性質(zhì)，一般采用“協(xié)議名稱”的格式。2.正文：協(xié)議正文應(yīng)包括協(xié)議雙方的基本信息、協(xié)議目的、協(xié)議內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)、協(xié)議期限、違約責(zé)任、爭議解決方式等條款。協(xié)議條款應(yīng)根據(jù)協(xié)議性質(zhì)和具體情況進行詳細約定，確保雙方權(quán)益得到保障。3.落款：協(xié)議雙方應(yīng)在協(xié)議末尾簽字（或蓋章），并注明簽字日期。（六）會議紀要1.標題：應(yīng)概括會議的主要內(nèi)容，一般采用“會議紀要名稱”的格式。2.正文：開頭應(yīng)寫明會議的基本信息，包括會議名稱、時間、地點、主持人、參會人員等。然后按照會議議程，依次記錄會議討論的主要內(nèi)容、達成的共識、提出的問題和解決方案等。會議紀要應(yīng)突出重點，簡潔明了，避免冗長和繁瑣。3.落款：注明會議紀要整理部門名稱和日期。（七）其他文件其他文件的格式應(yīng)根據(jù)文件的性質(zhì)和用途，參照上述相關(guān)文件格式進行規(guī)范。如無特殊規(guī)定，應(yīng)保持格式的一致性和規(guī)范性。四、文件的起草與審核（一）起草1.文件起草應(yīng)由相關(guān)部門或人員負責(zé)，起草人應(yīng)熟悉文件的主題和內(nèi)容，確保文件格式符合本制度要求。2.起草文件時，應(yīng)認真收集和整理相關(guān)資料，進行充分的調(diào)研和分析，確保文件內(nèi)容準確、完整、可行。3.文件起草過程中，應(yīng)注重語言表達的規(guī)范性和準確性，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。（二）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負責(zé)人進行審核。審核人應(yīng)認真審查文件的內(nèi)容、格式、邏輯等方面，確保文件符合要求。2.審核人如發(fā)現(xiàn)文件存在問題，應(yīng)及時與起草人溝通，提出修改意見，起草人應(yīng)根據(jù)審核意見進行修改完善。3.重要文件或涉及多個部門的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，確保文件內(nèi)容的準確性和協(xié)調(diào)性。五、文件的發(fā)布與存檔（一）發(fā)布1.文件審核通過后，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行發(fā)布。發(fā)布方式包括紙質(zhì)文件發(fā)放、電子文件傳輸?shù)取?.紙質(zhì)文件應(yīng)加蓋公章，并按照規(guī)定的份數(shù)進行打印和分發(fā)。分發(fā)時應(yīng)做好登記記錄，確保文件送達相關(guān)人員手中。3.電子文件應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)、郵件等方式進行傳輸，并確保文件的完整性和可讀性。傳輸時應(yīng)明確收件人，必要時可設(shè)置文件訪問權(quán)限。（二）存檔1.文件發(fā)布后，應(yīng)及時進行存檔。存檔方式包括紙質(zhì)檔案存檔和電子檔案存檔。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進行分類、編號、裝訂，并存放于專門的檔案柜中。檔案管理人員應(yīng)定期對紙質(zhì)檔案進行整理和檢查，確保檔案的安全和完整。3.電子檔案應(yīng)按照文件類別和時間順序進行分類存儲，建立電子檔案目錄，便于檢索和查詢。電子檔案應(yīng)定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、文件的修訂與廢止（一）修訂1.隨著公司業(yè)務(wù)的發(fā)展和變化，文件可能需要進行修訂。修訂文件應(yīng)由原起草部門或相關(guān)部門提出申請，說明修訂的原因和內(nèi)容。2.修訂申請經(jīng)審核批準后，由起草人對文件進行修訂。修訂后的文件應(yīng)重新進行審核和發(fā)布，并按照存檔要求進行更新。3.文件修訂后，應(yīng)及時通知相關(guān)人員，確保其了解文件的變化情況。（二）廢止1.當(dāng)文件不再適用或已被新的文件替代時，應(yīng)及時進行廢止。廢止文件應(yīng)由原起草部門或相關(guān)部門