PAGE會議合規(guī)操作規(guī)范制度一、總則（一）目的為確保公司/組織各類會議的召開符合法律法規(guī)要求，遵循行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范會議流程，提高會議效率，保證會議質(zhì)量，特制定本會議合規(guī)操作規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部召開的各類正式會議，包括但不限于董事會會議、管理層會議、部門例會、專題研討會、項目啟動會、總結(jié)會等。（三）基本原則1.合法性原則：會議的組織、召開及相關(guān)決策必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)監(jiān)管要求。2.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照既定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行會議籌備、召開及后續(xù)跟進(jìn)，確保會議有序、高效。3.透明性原則：會議信息應(yīng)在規(guī)定范圍內(nèi)公開透明，保障參會人員的知情權(quán)和參與權(quán)。4.責(zé)任性原則：明確會議各環(huán)節(jié)相關(guān)人員的職責(zé)，確保責(zé)任落實到人，對違規(guī)行為進(jìn)行責(zé)任追究。二、會議籌備階段（一）會議計劃制定1.確定會議主題與目標(biāo)根據(jù)公司/組織的戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)需求及當(dāng)前工作重點，由發(fā)起部門或相關(guān)負(fù)責(zé)人提出會議主題，并明確會議期望達(dá)成的目標(biāo)，如決策制定、問題解決、工作部署、經(jīng)驗分享等。主題應(yīng)簡潔明了，目標(biāo)應(yīng)具體可衡量，以便為后續(xù)會議籌備提供清晰指引。2.規(guī)劃會議時間與地點綜合考慮參會人員的日程安排、工作地點及會議內(nèi)容的緊急程度等因素，合理確定會議時間。盡量避免與重要業(yè)務(wù)活動或多數(shù)參會人員的日常工作沖突，確保參會人員能夠按時、全程參與會議。根據(jù)會議規(guī)模、性質(zhì)及需求，選擇合適的會議地點。地點應(yīng)交通便利、設(shè)施齊全，能夠滿足會議的各項功能需求，如具備良好的音響設(shè)備、投影儀、網(wǎng)絡(luò)接入等，以保障會議的順利進(jìn)行。3.明確參會人員根據(jù)會議主題和目標(biāo)，確定參會人員范圍。包括必須參會的核心人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干以及可能需要列席的其他人員等。提前向參會人員發(fā)送會議通知，告知會議的時間、地點、主題、議程及相關(guān)準(zhǔn)備事項，確保參會人員有足夠的時間進(jìn)行準(zhǔn)備，并能夠合理安排工作。（二）會議資料準(zhǔn)備1.議程安排由會議組織者根據(jù)會議目標(biāo)和內(nèi)容，精心制定詳細(xì)的會議議程。議程應(yīng)合理安排各項議題的順序和時間分配，確保重點突出、邏輯清晰。在議程中明確每個議題的負(fù)責(zé)人、預(yù)計討論時間及預(yù)期達(dá)成的結(jié)果，以便參會人員提前了解會議流程，做好發(fā)言準(zhǔn)備。2.會議文件根據(jù)會議議題，準(zhǔn)備相關(guān)的背景資料、報告、數(shù)據(jù)、圖表等文件。文件應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，數(shù)據(jù)來源可靠，能夠為會議討論提供充分的依據(jù)。將會議文件提前整理成冊或制作成電子文檔，并在會議前分發(fā)給參會人員，以便他們提前熟悉資料，提高會議效率。3.演示文稿如需在會議中進(jìn)行演示匯報，應(yīng)提前制作簡潔明了、重點突出的演示文稿。演示文稿的內(nèi)容應(yīng)與會議議程和文件相呼應(yīng)，避免過多的文字堆砌，以圖表、圖片等形式直觀展示關(guān)鍵信息。確保演示文稿的格式統(tǒng)一、排版規(guī)范，在會議前進(jìn)行多次演練，熟悉演示內(nèi)容和操作流程，保證演示過程流暢、無誤。（三）會議籌備審核1.內(nèi)部審核會議籌備工作完成后，由會議組織者所在部門負(fù)責(zé)人對會議計劃、資料準(zhǔn)備等進(jìn)行初步審核。審核內(nèi)容包括議程是否合理、文件資料是否齊全準(zhǔn)確、參會人員是否合適等。對于重要會議，還應(yīng)提交公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，確保會議籌備工作符合公司整體戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求，避免出現(xiàn)重大疏漏或合規(guī)風(fēng)險。2.合規(guī)性審查由公司合規(guī)部門或相關(guān)法務(wù)人員對會議籌備情況進(jìn)行合規(guī)性審查。重點審查會議議題是否涉及敏感信息、決策程序是否符合法律法規(guī)要求、參會人員的資格和權(quán)限是否合規(guī)等。根據(jù)審查意見，對會議籌備工作進(jìn)行必要的調(diào)整和完善，確保會議在合法合規(guī)的前提下順利召開。三、會議召開階段（一）會議簽到與開場1.簽到管理在會議入口處設(shè)置簽到臺，安排專人負(fù)責(zé)參會人員簽到。簽到表應(yīng)詳細(xì)記錄參會人員的姓名、部門、職務(wù)等信息，確保簽到信息準(zhǔn)確無誤。對于未按時簽到的人員，應(yīng)及時與相關(guān)部門或個人取得聯(lián)系，了解原因，并做好記錄。如因特殊情況無法參會，應(yīng)按照規(guī)定辦理請假手續(xù)。2.開場致辭會議開場時，由主持人進(jìn)行簡要的開場致辭。介紹會議的主題、目的、議程安排以及參會人員等基本情況，營造良好的會議氛圍。主持人應(yīng)強調(diào)會議紀(jì)律和注意事項，如手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)、發(fā)言時尊重他人、避免隨意打斷等，確保會議能夠在有序、高效的環(huán)境中進(jìn)行。（二）會議議程執(zhí)行1.議題討論按照會議議程順序，依次進(jìn)行各議題的討論。主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員圍繞議題展開充分討論，鼓勵不同觀點的交流和碰撞，但要注意控制討論節(jié)奏，避免偏離主題或陷入無謂的爭論。在討論過程中，參會人員應(yīng)積極發(fā)言，提供有價值的意見和建議。對于重要觀點和決策依據(jù)，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，并確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。2.決策制定根據(jù)會議討論情況，對于需要做出決策的議題，應(yīng)按照既定程序進(jìn)行決策。決策過程應(yīng)充分考慮各方面因素，確保決策的科學(xué)性、合理性和公正性。對于重大決策事項，應(yīng)嚴(yán)格遵循法律法規(guī)和公司/組織內(nèi)部規(guī)定的決策程序，如經(jīng)過充分的論證、征求意見、集體審議等環(huán)節(jié)，并形成明確的決策結(jié)果和會議紀(jì)要。3.時間把控主持人應(yīng)嚴(yán)格把控會議時間，確保每個議題都能在預(yù)定時間內(nèi)完成討論和決策。對于超時的議題，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整，避免影響后續(xù)議程的進(jìn)行。在會議過程中，如出現(xiàn)突發(fā)情況導(dǎo)致時間安排需要調(diào)整，主持人應(yīng)及時向參會人員說明情況，并根據(jù)實際情況合理調(diào)整議程順序或壓縮部分議題的討論時間。（三）會議記錄與紀(jì)要1.記錄要求安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄人員應(yīng)具備良好的文字記錄能力和歸納總結(jié)能力。記錄內(nèi)容應(yīng)包括會議時間、地點、參會人員、議程、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等關(guān)鍵信息。記錄應(yīng)客觀、準(zhǔn)確、完整，如實反映會議現(xiàn)場的討論情況和決策過程。對于重要發(fā)言和觀點，應(yīng)盡量記錄原話，確保記錄的真實性和可信度。2.紀(jì)要撰寫會議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時整理會議記錄，撰寫會議紀(jì)要。會議紀(jì)要應(yīng)突出會議重點，概括會議討論的主要內(nèi)容、形成的決策結(jié)果以及下一步工作安排等。會議紀(jì)要的語言應(yīng)簡潔明了、邏輯清晰，避免冗長和復(fù)雜的表述。紀(jì)要初稿完成后，應(yīng)提交給會議主持人進(jìn)行審核，確保紀(jì)要內(nèi)容準(zhǔn)確反映會議精神。3.紀(jì)要發(fā)布經(jīng)審核通過的會議紀(jì)要應(yīng)及時發(fā)布給參會人員及相關(guān)部門。發(fā)布方式可根據(jù)實際情況選擇郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等，確保會議紀(jì)要能夠及時傳達(dá)給需要了解會議信息的人員。會議紀(jì)要發(fā)布后，相關(guān)人員應(yīng)認(rèn)真閱讀紀(jì)要內(nèi)容，按照會議決策和工作安排，積極落實各項工作任務(wù)，并及時反饋工作進(jìn)展情況。（四）會議紀(jì)律與秩序維護(hù)1.遵守會議紀(jì)律參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，按時到達(dá)會議現(xiàn)場，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況需要請假，應(yīng)提前按照規(guī)定辦理請假手續(xù)。在會議期間，參會人員應(yīng)將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得隨意接聽電話或離開會場，以免影響會議秩序。2.尊重他人發(fā)言參會人員在發(fā)言時應(yīng)尊重他人，避免打斷他人講話。如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后，禮貌地表達(dá)自己的觀點，共同營造良好的會議交流氛圍。對于他人的發(fā)言，應(yīng)認(rèn)真傾聽，不得進(jìn)行惡意詆毀或人身攻擊，確保會議討論能夠在理性、和諧的環(huán)境中進(jìn)行。3.維護(hù)會議秩序會議組織者和主持人應(yīng)負(fù)責(zé)維護(hù)會議秩序，及時處理會議過程中出現(xiàn)的各種問題和突發(fā)情況。如遇參會人員之間發(fā)生爭執(zhí)或出現(xiàn)其他影響會議秩序的行為，應(yīng)及時進(jìn)行制止和調(diào)解。對于違反會議紀(jì)律的行為，會議組織者有權(quán)進(jìn)行批評教育，并根據(jù)情節(jié)輕重采取相應(yīng)措施，如記錄在案、在公司內(nèi)部進(jìn)行通報批評等。四、會議后續(xù)階段（一）決策執(zhí)行與跟蹤1.任務(wù)分解與落實根據(jù)會議決策結(jié)果，明確各項工作任務(wù)的責(zé)任部門和責(zé)任人，并將任務(wù)進(jìn)行詳細(xì)分解，制定具體的工作計劃和時間表。責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照工作計劃，認(rèn)真組織實施各項工作任務(wù)，確保決策能夠得到有效執(zhí)行。2.執(zhí)行情況跟蹤建立會議決策執(zhí)行情況跟蹤機制，定期對各項工作任務(wù)的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評估。通過定期匯報、實地調(diào)研、數(shù)據(jù)分析等方式，及時掌握工作進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)問題及時解決。對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的偏差或困難，責(zé)任部門應(yīng)及時向公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報，并提出解決方案和建議，確保工作任務(wù)能夠按時、高質(zhì)量完成。（二）會議文件歸檔1.文件收集會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)及時收集會議過程中產(chǎn)生的各類文件資料，包括會議通知、議程安排、會議記錄、紀(jì)要、演示文稿、參會人員簽到表等。對收集到的文件資料進(jìn)行認(rèn)真核對，確保文件齊全、完整，無遺漏或缺失。2.歸檔整理將收集到的會議文件資料按照類別和時間順序進(jìn)行整理歸檔。歸檔方式可采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式，確保檔案的安全性和可查閱性。在紙質(zhì)檔案整理過程中，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行編號、裝訂、編目等操作，建立清晰的檔案索引，便于查找和使用。同時，將電子檔案存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案保管與查閱明確會議文件檔案的保管期限和保管責(zé)任人，按照規(guī)定對檔案進(jìn)行妥善保管。檔案保管期限應(yīng)根據(jù)公司/組織內(nèi)部規(guī)定和法律法規(guī)要求確定，確保檔案在規(guī)定期限內(nèi)不被銷毀或丟失。建立檔案查閱制度，嚴(yán)格控制檔案查閱權(quán)限。如需查閱會議檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱過程中應(yīng)注意保護(hù)檔案的完整性和保密性。（三）會議效果評估1.評估指標(biāo)設(shè)定建立會議效果評估體系，設(shè)定明確的評估指標(biāo)。評估指標(biāo)可包括會議目標(biāo)達(dá)成情況、參會人員滿意度、決策質(zhì)量、工作效率提升等方面。根據(jù)不同類型的會議，合理確定各項評估指標(biāo)的權(quán)重。通過對評估指標(biāo)的量化分析，全面、客觀地評價會議的效果和質(zhì)量。2.評估方式采用多種評估方式對會議效果進(jìn)行評估，如問卷調(diào)查、現(xiàn)場訪談、數(shù)據(jù)分析等。在會議結(jié)束后，及時向參會人員發(fā)放調(diào)查問卷，了解他們對會議組織、議程安排、討論內(nèi)容、決策結(jié)果等方面的滿意度和意見建議。結(jié)合會議記錄、紀(jì)要及實際工作進(jìn)展情況，對會議決策的執(zhí)行效果和對工作的推動作用進(jìn)行分析評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，為今后的會議組織提供參考。3.結(jié)果反饋與改進(jìn)根據(jù)會議效果評估結(jié)果，及時向公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門進(jìn)行反饋。針對評估中發(fā)現(xiàn)的問題和不足之處，提出改進(jìn)措施和建議，明確責(zé)任部門和責(zé)任人，制定改進(jìn)計劃并跟蹤落實。通過不斷總結(jié)經(jīng)驗、改進(jìn)會議組織和管理方式，持續(xù)提高會議質(zhì)量和效果，更好地服務(wù)于公司/組織的發(fā)展戰(zhàn)略和業(yè)務(wù)需求。五、附則（一）解釋權(quán)本