PAGE共享工具使用制度規(guī)范一、總則1.目的為了規(guī)范公司共享工具的使用，提高工具的使用效率，確保工具的安全與正常運(yùn)行，合理配置資源，特制定本制度規(guī)范。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有共享工具的使用，包括但不限于辦公設(shè)備、軟件工具、專業(yè)儀器等共享資源。3.基本原則按需使用原則：員工應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際需求申請(qǐng)使用共享工具，避免資源浪費(fèi)。公平公正原則：所有員工在共享工具使用上享有平等的權(quán)利和機(jī)會(huì)，按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行申請(qǐng)與使用。安全規(guī)范原則：使用共享工具時(shí)必須遵守相關(guān)安全操作規(guī)程，確保工具的安全使用以及人員和數(shù)據(jù)的安全。維護(hù)保養(yǎng)原則：使用者有責(zé)任對(duì)共享工具進(jìn)行日常的維護(hù)和保養(yǎng)，保持工具處于良好的使用狀態(tài)。二、共享工具的分類與管理1.辦公設(shè)備類定義：包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀等用于日常辦公的設(shè)備。管理部門：由行政部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理辦公設(shè)備的采購、調(diào)配、維護(hù)和報(bào)廢處理。使用登記：員工使用辦公設(shè)備需提前向行政部門進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括使用時(shí)間、設(shè)備名稱、使用目的等。行政部門根據(jù)登記情況合理安排設(shè)備使用，并做好記錄。維護(hù)保養(yǎng)：行政部門定期對(duì)辦公設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，制定詳細(xì)的維護(hù)計(jì)劃，確保設(shè)備正常運(yùn)行。使用者在使用過程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障應(yīng)及時(shí)通知行政部門，不得擅自拆卸或維修。2.軟件工具類定義：涵蓋各類辦公軟件、專業(yè)軟件、設(shè)計(jì)軟件等公司統(tǒng)一采購或授權(quán)使用的軟件工具。管理部門：由信息部門負(fù)責(zé)軟件工具的管理，包括軟件的采購、安裝、升級(jí)、權(quán)限設(shè)置等。使用權(quán)限：信息部門根據(jù)員工的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，為員工分配相應(yīng)的軟件使用權(quán)限。員工應(yīng)按照所分配的權(quán)限使用軟件，不得擅自更改或超越權(quán)限使用。軟件安裝與卸載：未經(jīng)信息部門批準(zhǔn)，員工不得私自安裝或卸載公司共享的軟件工具。如需安裝新的軟件或卸載現(xiàn)有軟件，應(yīng)向信息部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后由信息部門統(tǒng)一操作。3.專業(yè)儀器類定義：用于特定專業(yè)領(lǐng)域的儀器設(shè)備，如實(shí)驗(yàn)室儀器、測(cè)試設(shè)備等。管理部門：由各專業(yè)部門負(fù)責(zé)專業(yè)儀器的管理，包括儀器的采購、使用培訓(xùn)、維護(hù)保養(yǎng)、校準(zhǔn)等工作。使用培訓(xùn)：專業(yè)部門應(yīng)對(duì)新入職員工或首次使用專業(yè)儀器的員工進(jìn)行使用培訓(xùn)，確保員工熟悉儀器的操作流程和安全注意事項(xiàng)。培訓(xùn)合格后方可使用儀器。使用記錄：使用者在使用專業(yè)儀器時(shí)應(yīng)詳細(xì)記錄使用情況，包括使用時(shí)間、樣品信息、測(cè)試數(shù)據(jù)等。使用記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。三、共享工具的申請(qǐng)與審批1.申請(qǐng)流程員工如需使用共享工具，應(yīng)填寫《共享工具使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明使用工具的名稱、型號(hào)、使用時(shí)間、使用目的等信息。將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，判斷是否確有必要使用共享工具，并簽署審核意見。初審?fù)ㄟ^后，申請(qǐng)表交至共享工具管理部門進(jìn)行終審。管理部門根據(jù)工具的使用情況、資源分配原則等進(jìn)行終審，決定是否批準(zhǔn)申請(qǐng)。2.審批標(biāo)準(zhǔn)申請(qǐng)使用的共享工具必須與員工的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求相關(guān)，能夠有效支持工作的開展。當(dāng)共享工具資源有限時(shí)，管理部門將根據(jù)申請(qǐng)的緊急程度、重要性等因素進(jìn)行綜合評(píng)估，優(yōu)先批準(zhǔn)緊急且重要的申請(qǐng)。對(duì)于長期占用共享工具的申請(qǐng)，管理部門將進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保資源的合理利用。如確有長期使用需求，應(yīng)在申請(qǐng)中說明原因，并制定相應(yīng)的使用計(jì)劃。3.審批時(shí)間共享工具管理部門應(yīng)在收到申請(qǐng)表后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審批工作，并將審批結(jié)果及時(shí)通知申請(qǐng)人。如遇特殊情況需要延長審批時(shí)間，管理部門應(yīng)提前向申請(qǐng)人說明原因。四、共享工具的使用規(guī)范1.使用時(shí)間與地點(diǎn)員工應(yīng)按照申請(qǐng)批準(zhǔn)的時(shí)間和地點(diǎn)使用共享工具，不得擅自更改。如需變更使用時(shí)間或地點(diǎn)，應(yīng)提前向管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可變更。使用共享工具時(shí)應(yīng)遵守公司的作息時(shí)間，不得在非工作時(shí)間無故占用共享工具資源。2.操作規(guī)范使用者在使用共享工具前應(yīng)熟悉工具的操作流程和使用說明，嚴(yán)格按照操作規(guī)程進(jìn)行操作。如因操作不當(dāng)導(dǎo)致工具損壞或出現(xiàn)故障，使用者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。在使用軟件工具時(shí)，應(yīng)遵守軟件的版權(quán)規(guī)定，不得進(jìn)行非法復(fù)制、傳播或破解軟件等行為。使用專業(yè)儀器時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照儀器的使用說明書進(jìn)行操作，確保測(cè)試數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。在使用過程中如發(fā)現(xiàn)儀器異常，應(yīng)立即停止使用，并通知專業(yè)部門進(jìn)行維修。3.數(shù)據(jù)安全使用共享工具涉及的數(shù)據(jù)應(yīng)妥善保管，不得擅自泄露、篡改或刪除。員工應(yīng)按照公司的數(shù)據(jù)安全管理制度進(jìn)行數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、傳輸和備份。在使用辦公設(shè)備存儲(chǔ)數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)設(shè)置合理的權(quán)限和密碼保護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或被非法獲取。使用軟件工具處理敏感數(shù)據(jù)時(shí)，應(yīng)采取必要的加密措施，確保數(shù)據(jù)的安全性。五、共享工具的歸還與交接1.歸還時(shí)間員工使用共享工具完畢后，應(yīng)按照申請(qǐng)批準(zhǔn)的時(shí)間及時(shí)歸還。如需延長使用時(shí)間，應(yīng)提前向管理部門申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。對(duì)于臨時(shí)借用的共享工具，使用者應(yīng)在使用完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)歸還。2.歸還檢查共享工具管理部門在接收歸還的工具時(shí)，應(yīng)進(jìn)行檢查，確保工具完好無損、配件齊全、數(shù)據(jù)未丟失等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)通知使用者進(jìn)行處理。對(duì)于軟件工具，應(yīng)檢查軟件的使用記錄是否完整，是否存在異常操作等情況。3.交接手續(xù)在員工離職或崗位調(diào)動(dòng)時(shí)，應(yīng)辦理共享工具的交接手續(xù)。交接內(nèi)容包括所使用的共享工具清單、工具的使用狀態(tài)、相關(guān)數(shù)據(jù)等。交接雙方應(yīng)在《共享工具交接清單》上簽字確認(rèn)，確保交接工作的準(zhǔn)確性和完整性。如發(fā)現(xiàn)交接不清或存在問題，應(yīng)由原使用者負(fù)責(zé)解決。六、共享工具的維護(hù)與維修1.日常維護(hù)使用者在每次使用共享工具后，應(yīng)進(jìn)行簡單的清潔和檢查，確保工具處于良好的使用狀態(tài)。如發(fā)現(xiàn)工具存在輕微故障或損壞，應(yīng)及時(shí)通知管理部門進(jìn)行維修。管理部門應(yīng)定期對(duì)共享工具進(jìn)行全面的維護(hù)保養(yǎng)，制定詳細(xì)的維護(hù)計(jì)劃，包括設(shè)備的清潔、潤滑、調(diào)試、軟件的更新等工作。維護(hù)保養(yǎng)記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。2.維修流程當(dāng)共享工具出現(xiàn)故障時(shí)，使用者應(yīng)及時(shí)填寫《共享工具維修申請(qǐng)表》，詳細(xì)描述故障現(xiàn)象、出現(xiàn)時(shí)間等信息，并提交至共享工具管理部門。管理部門接到維修申請(qǐng)后，應(yīng)根據(jù)工具的類型和故障情況，安排專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。維修人員在維修過程中應(yīng)做好維修記錄，包括故障原因、維修措施、更換的零部件等信息。維修完成后，維修人員應(yīng)向管理部門提交維修報(bào)告，管理部門對(duì)維修情況進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，將工具歸還使用者，并在維修申請(qǐng)表上注明維修結(jié)果。3.維修費(fèi)用對(duì)于因正常使用導(dǎo)致的共享工具損壞，維修費(fèi)用由公司承擔(dān)。對(duì)于因使用者故意損壞或違規(guī)操作導(dǎo)致的工具損壞，維修費(fèi)用由使用者承擔(dān)。管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際維修費(fèi)用情況，向使用者收取相應(yīng)的費(fèi)用，并出具費(fèi)用清單。七、共享工具的報(bào)廢與處置1.報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)共享工具符合以下條件之一的，可申請(qǐng)報(bào)廢：已超過規(guī)定的使用年限，且無法正常使用或維修成本過高的；因技術(shù)進(jìn)步或業(yè)務(wù)發(fā)展，現(xiàn)有工具已無法滿足工作需求，且無升級(jí)改造價(jià)值的；因自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е鹿ぞ邍?yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)的。2.報(bào)廢申請(qǐng)與審批共享工具管理部門定期對(duì)共享工具進(jìn)行清查，發(fā)現(xiàn)符合報(bào)廢標(biāo)準(zhǔn)的工具，應(yīng)填寫《共享工具報(bào)廢申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明工具的名稱、型號(hào)、購置時(shí)間、報(bào)廢原因等信息，并提交至公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)申請(qǐng)情況進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后由共享工具管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施報(bào)廢處置工作。3.報(bào)廢處置方式對(duì)于報(bào)廢的共享工具，管理部門應(yīng)根據(jù)工具的性質(zhì)和價(jià)值，選擇合適的處置方式，如出售給廢品回收公司、捐贈(zèng)給相關(guān)機(jī)構(gòu)或個(gè)人、進(jìn)行拆解處理等。在報(bào)廢處置過程中，管理部門應(yīng)做好記錄，包括處置時(shí)間、處置方式、處置價(jià)格等信息。處置記錄應(yīng)妥善保存至少[X]年，以備審計(jì)和查詢。八、監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督機(jī)制公司設(shè)立共享工具使用監(jiān)督小組，由行政部門、信息部門、各專業(yè)部門等相關(guān)人員組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對(duì)共享工具的使用情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保制度的有效執(zhí)行。員工有權(quán)對(duì)共享工具使用過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)受理舉報(bào)，并進(jìn)行調(diào)查處理。對(duì)于經(jīng)查實(shí)的違規(guī)行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.檢查內(nèi)容檢查共享工具的使用登記情況，是否按照規(guī)定進(jìn)行申請(qǐng)、審批和使用；檢查共享工具的使用狀態(tài)，是否存在閑置浪費(fèi)、損壞未及時(shí)維修等情況；檢查共享工具的數(shù)據(jù)安全情況，是否存在數(shù)據(jù)泄露、篡改等違規(guī)行為；檢查員工對(duì)共享工具使用規(guī)范的遵守情況，是否存在違規(guī)操作等問題。3.檢查結(jié)果處理監(jiān)督小組對(duì)檢查結(jié)果進(jìn)行匯總分析，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并督促相關(guān)部門和人員進(jìn)行整改。對(duì)于