PAGE上行公文用字規(guī)范制度一、總則（一）目的為確保公司/組織上行公文用字的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和一致性，提高公文質(zhì)量和傳達(dá)效果，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部向上級(jí)主管部門、政府相關(guān)部門報(bào)送的各類上行公文，包括但不限于請(qǐng)示、報(bào)告、函等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及語(yǔ)言文字規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保公文用字符合法律要求。2.準(zhǔn)確性原則：準(zhǔn)確使用漢字，避免錯(cuò)別字、異體字、生造字等，保證語(yǔ)義表達(dá)清晰、準(zhǔn)確。3.規(guī)范性原則：遵循漢字的書寫規(guī)范、語(yǔ)法規(guī)則和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用規(guī)則，使公文格式規(guī)范統(tǒng)一。4.一致性原則：在同一公文及系列相關(guān)公文中，用字保持一致，避免出現(xiàn)前后矛盾或混淆的情況。二、用字規(guī)范要求（一）漢字使用規(guī)范1.選用通用規(guī)范漢字，優(yōu)先使用《通用規(guī)范漢字表》中的字。對(duì)于未收錄的漢字，應(yīng)謹(jǐn)慎使用，并確保其在特定語(yǔ)境下的準(zhǔn)確性和通用性。2.避免使用已被簡(jiǎn)化字取代的繁體字。如“臺(tái)”應(yīng)寫作“臺(tái)”，“徵”應(yīng)寫作“征”等，但在古籍整理、姓氏等特殊情況下，可按照相關(guān)規(guī)定使用繁體字。3.杜絕使用異體字。如“喆”應(yīng)寫作“哲”，“淼”應(yīng)寫作“渺”等。4.不使用生造字和自造簡(jiǎn)化字。嚴(yán)禁隨意創(chuàng)造新的漢字或?qū)ΜF(xiàn)有漢字進(jìn)行不規(guī)范的簡(jiǎn)化。（二）數(shù)字使用規(guī)范1.除部分固定用法外，公文中一般應(yīng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。如表示時(shí)間、數(shù)量、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、百分比等。例如：2023年10月1日、50萬(wàn)元、80%等。2.整數(shù)一至十，如果不是出現(xiàn)在具有統(tǒng)計(jì)意義的一組數(shù)字中，可以用漢字，但要照顧到上下文的統(tǒng)一。如：“今天參加會(huì)議的有七個(gè)人”。3.含有月日簡(jiǎn)稱表示事件、節(jié)日和其他特定意義的詞組，應(yīng)使用漢字?jǐn)?shù)字。如果涉及一月、十一月、十二月，應(yīng)用間隔號(hào)“·”將表示月和日的數(shù)字隔開(kāi)，并外加引號(hào)，避免歧義。涉及其他月份時(shí)，不用間隔號(hào)，是否使用引號(hào)，視事件的知名度而定。例如：“一·二八”事變、“五一”國(guó)際勞動(dòng)節(jié)、“十一”國(guó)慶節(jié)等。（三）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用規(guī)范1.嚴(yán)格按照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法》正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。2.注意區(qū)分頓號(hào)、逗號(hào)、分號(hào)的使用場(chǎng)合。頓號(hào)用于并列詞語(yǔ)之間的停頓，逗號(hào)表示句子內(nèi)部的一般性停頓，分號(hào)用于復(fù)句內(nèi)部并列分句之間的停頓。例如：“蘋果、香蕉、橘子都是常見(jiàn)的水果?！薄八裉烊チ顺?，買了一些生活用品，還看望了朋友?！薄罢Z(yǔ)言，人們用來(lái)抒情達(dá)意；文字，人們用來(lái)記言記事?！?.正確使用書名號(hào)、引號(hào)等標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。書名號(hào)用于標(biāo)明書名、篇名、報(bào)紙名、刊物名等。引號(hào)用于行文中直接引用的部分、需要著重論述的對(duì)象、具有特殊含義的詞語(yǔ)等。例如：“我最近讀了《紅樓夢(mèng)》這本書。”“他說(shuō)：‘我一定會(huì)努力完成任務(wù)?！保ㄋ模┯?jì)量單位使用規(guī)范1.采用國(guó)家法定計(jì)量單位。如長(zhǎng)度單位用米（m）、千米（km），質(zhì)量單位用千克（kg）、克（g），時(shí)間單位用秒（s）、分（min）、小時(shí)（h）等。常用法定計(jì)量單位的中文名稱和符號(hào)見(jiàn)附錄。2.不得使用非法定計(jì)量單位，如公尺、公分、斤、兩等。在特殊情況下需要使用非法定計(jì)量單位時(shí)，應(yīng)在首次出現(xiàn)時(shí)注明與法定計(jì)量單位的換算關(guān)系。例如：“1斤=0.5千克”。三、公文起草用字規(guī)范（一）起草人員職責(zé)1.公文起草人員應(yīng)具備扎實(shí)的語(yǔ)言文字功底，熟悉用字規(guī)范要求，確保起草的公文用字準(zhǔn)確、規(guī)范。2.在起草公文前，應(yīng)認(rèn)真收集相關(guān)資料，對(duì)涉及的專業(yè)術(shù)語(yǔ)、特定名稱等進(jìn)行核實(shí)，避免出現(xiàn)用字錯(cuò)誤。3.起草過(guò)程中，仔細(xì)檢查公文內(nèi)容，對(duì)每一個(gè)漢字、數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，及時(shí)糾正錯(cuò)誤和不規(guī)范之處。（二）用字審核流程1.起草人員完成公文初稿后，應(yīng)進(jìn)行自我審核，重點(diǎn)檢查用字是否符合規(guī)范要求。2.將初稿提交給部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)從公文整體質(zhì)量和用字規(guī)范等方面進(jìn)行審核，提出修改意見(jiàn)。3.初審?fù)ㄟ^(guò)后，公文交至公司/組織的文字審核部門或?qū)I(yè)審核人員進(jìn)行終審。終審人員應(yīng)進(jìn)行全面細(xì)致的審核，確保公文用字規(guī)范無(wú)誤。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)反饋給起草人員進(jìn)行修改。（三）特殊情況處理1.對(duì)于公文中涉及的新詞匯、新術(shù)語(yǔ)、專業(yè)名稱等，如果存在用字爭(zhēng)議或尚無(wú)明確規(guī)范的，起草人員應(yīng)查閱權(quán)威資料、咨詢相關(guān)專家或參考行業(yè)慣例，并在公文中對(duì)其含義和用法進(jìn)行必要的說(shuō)明。2.當(dāng)公文內(nèi)容涉及少數(shù)民族語(yǔ)言文字、外語(yǔ)詞匯等特殊情況時(shí)，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行準(zhǔn)確使用和標(biāo)注。例如，在使用少數(shù)民族語(yǔ)言文字時(shí)，應(yīng)確保其書寫規(guī)范、翻譯準(zhǔn)確，并在必要時(shí)附上對(duì)應(yīng)的漢文譯文。四、公文審核用字規(guī)范（一）審核人員職責(zé)1.公文審核人員應(yīng)熟悉國(guó)家語(yǔ)言文字規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)和公司/組織的用字規(guī)范制度，對(duì)公文進(jìn)行嚴(yán)格審核。2.審核內(nèi)容包括漢字、數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、計(jì)量單位等的使用是否規(guī)范，語(yǔ)法是否正確，語(yǔ)義是否清晰等。3.對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的用字問(wèn)題，應(yīng)詳細(xì)記錄并及時(shí)與起草人員溝通，提出具體的修改意見(jiàn)，確保公文用字質(zhì)量。（二）審核重點(diǎn)1.檢查公文中是否存在錯(cuò)別字、異體字、生造字等。對(duì)于容易混淆的字詞，如“截止”與“截至”、“必須”與“必需”等，要重點(diǎn)審核其使用是否恰當(dāng)。2.查看數(shù)字使用是否符合規(guī)范。特別是涉及金額、日期、百分比等關(guān)鍵數(shù)字，要確保準(zhǔn)確無(wú)誤。3.審核標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的使用是否正確。注意標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的位置、停頓的合理性以及不同標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的搭配使用。4.檢查計(jì)量單位是否采用法定計(jì)量單位，有無(wú)使用非法定計(jì)量單位或錯(cuò)誤換算的情況。（三）審核記錄與反饋1.審核人員應(yīng)建立審核記錄臺(tái)賬，詳細(xì)記錄公文的名稱、起草部門、審核時(shí)間、審核人員、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及修改意見(jiàn)等信息。2.將審核意見(jiàn)及時(shí)反饋給起草人員，并跟蹤修改情況。起草人員應(yīng)按照審核意見(jiàn)進(jìn)行認(rèn)真修改，修改完成后再次提交審核，直至審核通過(guò)。五、公文簽發(fā)用字規(guī)范（一）簽發(fā)人員職責(zé)1.公文簽發(fā)人員在簽發(fā)公文前，應(yīng)對(duì)公文的內(nèi)容和用字規(guī)范進(jìn)行全面審查。2.重點(diǎn)審核公文是否符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司/組織的用字規(guī)范制度，確保公文用字準(zhǔn)確、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。3.對(duì)于存在用字問(wèn)題的公文，應(yīng)退回起草部門進(jìn)行修改，待修改合格后再行簽發(fā)。（二）簽發(fā)把關(guān)要點(diǎn)1.從宏觀角度審視公文的語(yǔ)言風(fēng)格和用字準(zhǔn)確性，確保公文整體質(zhì)量符合要求。2.關(guān)注公文中涉及的重要政策、法規(guī)、數(shù)據(jù)等內(nèi)容的用字是否準(zhǔn)確無(wú)誤，避免因用字錯(cuò)誤導(dǎo)致政策解讀偏差或數(shù)據(jù)誤導(dǎo)。3.檢查公文中的專用術(shù)語(yǔ)、特定稱謂等是否與行業(yè)通用規(guī)范一致，是否存在生僻、歧義或不規(guī)范的表述。（三）簽發(fā)記錄與存檔1.簽發(fā)人員應(yīng)在公文簽發(fā)單上注明對(duì)用字規(guī)范的審核意見(jiàn)，作為公文簽發(fā)的重要依據(jù)之一。2.已簽發(fā)的公文應(yīng)按照公司/組織的檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔，以便日后查閱和參考。存檔的公文應(yīng)確保用字規(guī)范等內(nèi)容清晰、完整，便于追溯和查詢。六、公文印發(fā)用字規(guī)范（一）印發(fā)人員職責(zé)1.公文印發(fā)人員負(fù)責(zé)將審核通過(guò)并簽發(fā)的公文進(jìn)行排版、印制。2.在印發(fā)過(guò)程中，要嚴(yán)格按照用字規(guī)范要求進(jìn)行排版，確保公文格式規(guī)范、用字準(zhǔn)確。對(duì)于排版過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的用字問(wèn)題，及時(shí)與相關(guān)部門溝通解決。3.校對(duì)印發(fā)的公文，重點(diǎn)檢查漢字、數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、計(jì)量單位等的排版是否正確，有無(wú)遺漏或錯(cuò)誤。（二）排版規(guī)范要求1.按照國(guó)家規(guī)定的公文格式標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排版。字體、字號(hào)、行距、頁(yè)邊距等應(yīng)符合要求，保持公文格式的一致性和規(guī)范性。2.對(duì)于公文中的標(biāo)題、正文、落款等不同部分，應(yīng)采用相應(yīng)的字體和格式進(jìn)行區(qū)分，突出層次結(jié)構(gòu)，便于閱讀。3.在排版過(guò)程中，注意漢字的對(duì)齊方式，一般應(yīng)采用左對(duì)齊或兩端對(duì)齊，確保版面整潔美觀。（三）印制質(zhì)量控制1.選用質(zhì)量合格的紙張和印刷設(shè)備，確保公文印制清晰、字跡清楚。2.對(duì)印制完成的公文進(jìn)行抽檢，檢查用字是否清晰、準(zhǔn)確，有無(wú)模糊、重影、錯(cuò)印等問(wèn)題。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行整改或重新印制。七、培訓(xùn)與監(jiān)督（一）培訓(xùn)計(jì)劃與實(shí)施1.定期組織公司/組織內(nèi)部的用字規(guī)范培訓(xùn)，提高員工的語(yǔ)言文字應(yīng)用能力和公文寫作水平。培訓(xùn)內(nèi)容包括國(guó)家語(yǔ)言文字規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、公司/組織的用字規(guī)范制度、常見(jiàn)用字錯(cuò)誤分析等。2.根據(jù)員工的崗位需求和實(shí)際情況，制定有針對(duì)性的培訓(xùn)方案。培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、案例分析、模擬練習(xí)等多種形式，確保培訓(xùn)效果。3.鼓勵(lì)員工自主學(xué)習(xí)語(yǔ)言文字知識(shí)，通過(guò)閱讀相關(guān)書籍、參加培訓(xùn)課程、參與語(yǔ)言文字活動(dòng)等方式，不斷提升自身的用字規(guī)范意識(shí)和能力。（二）監(jiān)督檢查機(jī)制1.建立公文用字規(guī)范監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)公司/組織內(nèi)部的上行公文進(jìn)行抽查。檢查內(nèi)容包括公文的起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)等環(huán)節(jié)的用字規(guī)范情況。2.設(shè)立監(jiān)督舉報(bào)渠道，鼓勵(lì)員工對(duì)發(fā)現(xiàn)的用字不規(guī)范問(wèn)題進(jìn)行舉報(bào)。對(duì)于舉報(bào)屬實(shí)的，給予相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)。3.將公文用字規(guī)范情況納入公司/組織的績(jī)效考核體系，對(duì)在公文用字方面表現(xiàn)優(yōu)秀或存在問(wèn)題較多的部門和個(gè)人進(jìn)行相應(yīng)的獎(jiǎng)懲。（三）問(wèn)題整改與持續(xù)改進(jìn)1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的用字規(guī)范問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知，要求相關(guān)部門和人員限期整改。整改完成后進(jìn)行復(fù)查