PAGE公章備案規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公章的管理，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的利益和形象，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及公司公章使用的各類事務(wù)中。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公章使用合法合規(guī)。2.審慎嚴(yán)謹(jǐn)原則：公章使用必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，確保每一次使用都符合公司利益和規(guī)定。3.安全保密原則：加強(qiáng)公章的保管和使用過(guò)程中的安全保密措施，防止公章被盜用、冒用等情況發(fā)生。二、公章的種類及用途（一）公司公章用于以公司名義對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、文件、信函等重要法律文書，以及其他需要代表公司行使權(quán)力的正式場(chǎng)合。（二）法定代表人章用于特定的財(cái)務(wù)、稅務(wù)等相關(guān)文件簽署，以及在法律規(guī)定或公司授權(quán)的其他特定業(yè)務(wù)中使用。（三）財(cái)務(wù)專用章用于公司財(cái)務(wù)往來(lái)的各類票據(jù)、報(bào)表、憑證等的蓋章確認(rèn)，是公司財(cái)務(wù)管理的重要印鑒。（四）合同專用章專門用于公司對(duì)外簽訂各類合同、協(xié)議，明確合同的法律效力和公司的簽約主體地位。（五）部門章各部門根據(jù)工作需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)刻制的部門章，用于部門內(nèi)部的文件、通知、報(bào)表等，不得對(duì)外使用。三、公章的刻制與備案（一）刻制流程1.因工作需要刻制公章的部門或個(gè)人，應(yīng)填寫《公章刻制申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明刻制公章的種類、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.將《公章刻制申請(qǐng)表》提交至公司行政管理部門，行政管理部門審核后報(bào)公司法定代表人審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，行政管理部門統(tǒng)一安排到公安機(jī)關(guān)指定的具有資質(zhì)的印章刻制單位進(jìn)行刻制。（二）備案要求1.公章刻制完成后，刻制單位應(yīng)出具《印章刻制證明》，并提供印章印模。2.行政管理部門負(fù)責(zé)將新刻制公章的相關(guān)信息（包括印章名稱、規(guī)格、刻制時(shí)間、刻制單位等）報(bào)送至公司所在地公安機(jī)關(guān)進(jìn)行備案。備案完成后，行政管理部門應(yīng)留存?zhèn)浒富貓?zhí)等相關(guān)資料。3.對(duì)于公司內(nèi)部各部門刻制的部門章，行政管理部門應(yīng)在刻制完成后進(jìn)行登記備案，記錄部門章的名稱、使用范圍、保管人等信息。四、公章的保管（一）保管責(zé)任1.公司公章由行政管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管，法定代表人章由法定代表人或其授權(quán)的專人保管，財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)部門指定專人保管，合同專用章由合同管理部門指定專人保管，部門章由各部門指定專人保管。2.保管人應(yīng)與公司簽訂《公章保管責(zé)任書》，明確保管人的責(zé)任和義務(wù)，確保公章保管安全。（二）保管要求1.公章應(yīng)存放在安全可靠的保險(xiǎn)柜或?qū)ｉT的印章保管箱內(nèi)，實(shí)行雙人雙鎖保管制度（財(cái)務(wù)專用章等特殊印章可根據(jù)實(shí)際情況確定保管方式）。2.保管場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全條件，確保公章存放環(huán)境適宜。3.公章保管人應(yīng)妥善保管公章，不得擅自將公章轉(zhuǎn)借他人或帶出公司使用。如因特殊情況需要帶出公司的，必須經(jīng)公司法定代表人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)借用手續(xù)。五、公章的使用（一）使用范圍1.公司公章的使用必須嚴(yán)格按照本制度規(guī)定的用途進(jìn)行，不得超出范圍使用。2.嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。（二）使用流程1.申請(qǐng)：使用人填寫《公章使用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用章事由、用章文件名稱及份數(shù)、用章時(shí)間、用章部門等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.審核：涉及合同簽訂、重要文件簽署等重大事項(xiàng)的，需經(jīng)公司法定代表人或其授權(quán)代表審批。一般性文件、信函等用章，由行政管理部門負(fù)責(zé)人審核。財(cái)務(wù)相關(guān)用章，由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核。部門章的使用，由各部門負(fù)責(zé)人審核。3.蓋章：經(jīng)審核批準(zhǔn)后，使用人攜帶《公章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件資料到公章保管人處蓋章。保管人應(yīng)對(duì)用章文件進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保用章內(nèi)容與申請(qǐng)表一致，在用章后應(yīng)在申請(qǐng)表上加蓋“已用章”戳記，并留存申請(qǐng)表及相關(guān)文件資料復(fù)印件。（三）特殊情況處理1.緊急用章：如遇緊急情況需要立即使用公章，但無(wú)法按照正常流程進(jìn)行審批的，使用人應(yīng)電話請(qǐng)示相關(guān)審批領(lǐng)導(dǎo)同意后，先進(jìn)行蓋章操作，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.異地用章：因業(yè)務(wù)需要在異地使用公章的，可通過(guò)傳真、郵件等方式將《公章使用申請(qǐng)表》及相關(guān)文件資料發(fā)送給公司審批領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)審批同意后，由保管人通過(guò)郵寄或其他安全方式將公章及相關(guān)文件資料送達(dá)指定地點(diǎn)，由當(dāng)?shù)叵嚓P(guān)人員在見(jiàn)證下蓋章，并及時(shí)將蓋章后的文件資料寄回公司備案。六、公章的停用與銷毀（一）停用情形1.因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整等原因，原公章不再使用的。2.公章?lián)p壞、遺失或被盜用，無(wú)法繼續(xù)正常使用的。（二）停用流程1.對(duì)于需要停用的公章，由行政管理部門填寫《公章停用申請(qǐng)表》，說(shuō)明停用原因、停用時(shí)間等信息，并經(jīng)公司法定代表人審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，行政管理部門負(fù)責(zé)通知各部門停止使用該公章，并收回已發(fā)放的《公章使用申請(qǐng)表》等相關(guān)文件資料。3.行政管理部門將停用的公章妥善保管，并在公司內(nèi)部發(fā)布公告，告知全體員工。（三）銷毀流程1.對(duì)于已停用且無(wú)需留存的公章，由行政管理部門填寫《公章銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀公章名稱、數(shù)量及銷毀原因等信息，并經(jīng)公司法定代表人審批。2.經(jīng)批準(zhǔn)后，行政管理部門會(huì)同公司審計(jì)部門等相關(guān)人員，在至少兩名監(jiān)銷人的監(jiān)督下，采用粉碎、熔化等方式對(duì)公章進(jìn)行銷毀。3.銷毀完成后由監(jiān)銷人在《公章銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄存檔。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司行政管理部門負(fù)責(zé)對(duì)公章的保管和使用情況進(jìn)行定期檢查，每月至少進(jìn)行一次全面檢查，并做好檢查記錄。2.公司審計(jì)部門負(fù)責(zé)對(duì)公章使用的合規(guī)性進(jìn)行不定期審計(jì)監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。3.公司各部門應(yīng)配合行政管理部門和審計(jì)部門的監(jiān)督檢查工作，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。2.因公章使用不當(dāng)給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.如發(fā)現(xiàn)公章被盜用、冒用等情況，保管人應(yīng)立即采取措施，并及時(shí)向公司報(bào)告。公司應(yīng)及時(shí)向公安機(jī)關(guān)報(bào)案，并協(xié)助公安機(jī)關(guān)進(jìn)行調(diào)查處理。因保管人未盡到