PAGE項(xiàng)目規(guī)范化合同管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司項(xiàng)目合同的管理流程，確保合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)符合法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，有效防范合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益，提高項(xiàng)目管理效率和經(jīng)濟(jì)效益。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及項(xiàng)目合同的部門和人員，包括但不限于項(xiàng)目發(fā)起部門、合同管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等。（三）基本原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上訂立合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對(duì)方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)體現(xiàn)公平公正的原則，保障雙方的合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理委員會(huì)1.組成：由公司高層管理人員、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.職責(zé)：審議重大項(xiàng)目合同的簽訂、變更、終止等事項(xiàng)。協(xié)調(diào)解決合同管理過程中的重大問題。監(jiān)督合同管理制度的執(zhí)行情況。（二）合同管理部門1.職責(zé)：負(fù)責(zé)合同管理制度的制定、修訂和解釋。參與項(xiàng)目合同的起草、審核、簽訂、履行、變更、終止等全過程管理。建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同進(jìn)行分類、編號(hào)、歸檔管理。定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。協(xié)調(diào)合同糾紛的處理，參與訴訟、仲裁等法律事務(wù)。（三）項(xiàng)目發(fā)起部門1.職責(zé)：負(fù)責(zé)項(xiàng)目的發(fā)起和前期調(diào)研，提出合同需求。參與合同的起草、談判等工作，提供相關(guān)業(yè)務(wù)資料和信息。負(fù)責(zé)合同的履行，及時(shí)向合同管理部門反饋履行情況。配合合同管理部門處理合同變更、終止等事項(xiàng)。（四）法務(wù)部門1.職責(zé)：對(duì)合同進(jìn)行法律審查，確保合同的合法性和有效性。參與合同談判，提供法律意見和建議。處理合同糾紛，提供法律支持和解決方案。開展法律培訓(xùn)，提高員工的法律意識(shí)和合同管理能力。（五）財(cái)務(wù)部門1.職責(zé)：參與合同的審核，對(duì)合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審查。負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，確保資金安全。定期對(duì)合同執(zhí)行情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為公司決策提供依據(jù)。三、合同簽訂管理（一）合同起草1.項(xiàng)目發(fā)起部門根據(jù)項(xiàng)目需求，負(fù)責(zé)起草合同文本。合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、項(xiàng)目?jī)?nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)款及支付方式、履行期限、違約責(zé)任等主要條款。2.合同文本應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，避免歧義。對(duì)于重要合同或復(fù)雜合同，可聘請(qǐng)專業(yè)律師或法律顧問進(jìn)行起草。（二）合同審核1.合同起草完成后，應(yīng)提交合同管理部門進(jìn)行審核。合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)合同進(jìn)行會(huì)審，重點(diǎn)審核合同的合法性、合規(guī)性、完整性、可行性等。2.法務(wù)部門對(duì)合同進(jìn)行法律審查，出具法律意見。財(cái)務(wù)部門對(duì)合同中的財(cái)務(wù)條款進(jìn)行審查，提出財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估意見。3.各部門審核意見應(yīng)書面反饋給合同管理部門，合同管理部門根據(jù)審核意見對(duì)合同文本進(jìn)行修改完善。（三）合同審批1.經(jīng)審核修改后的合同，提交合同管理委員會(huì)審批。合同管理委員會(huì)應(yīng)根據(jù)合同的重要性、風(fēng)險(xiǎn)程度等因素進(jìn)行審批。2.對(duì)于重大項(xiàng)目合同，應(yīng)提交公司董事會(huì)或股東會(huì)審議批準(zhǔn)。（四）合同簽訂1.合同經(jīng)審批通過后，由法定代表人或授權(quán)代表與對(duì)方簽訂合同。簽訂合同應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并嚴(yán)格按照公司印章管理制度進(jìn)行蓋章。2.簽訂合同前，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)對(duì)方的主體資格、授權(quán)代表的身份證明等，確保合同簽訂主體合法有效。3.合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，并建立合同臺(tái)賬，對(duì)合同的簽訂時(shí)間、合同編號(hào)、合同名稱、合同對(duì)方、合同金額、履行期限等信息進(jìn)行詳細(xì)記錄。四、合同履行管理（一）履行通知1.合同簽訂后，項(xiàng)目發(fā)起部門應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，并組織召開合同履行啟動(dòng)會(huì)，明確各部門的職責(zé)和工作要求。2.合同履行過程中，如需要對(duì)方提供相關(guān)資料或文件，應(yīng)及時(shí)向?qū)Ψ桨l(fā)出書面通知，并明確要求對(duì)方回復(fù)的期限。（二）進(jìn)度跟蹤1.合同管理部門應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、款項(xiàng)支付等情況。2.項(xiàng)目發(fā)起部門應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同履行過程中的各項(xiàng)信息，包括工作進(jìn)展、質(zhì)量檢驗(yàn)情況、款項(xiàng)收付情況等，并定期向合同管理部門匯報(bào)。（三）款項(xiàng)支付1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定的支付方式和時(shí)間，及時(shí)辦理款項(xiàng)支付手續(xù)。支付款項(xiàng)前，應(yīng)審核相關(guān)發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等憑證，確保支付依據(jù)充分、合法合規(guī)。2.對(duì)于合同款項(xiàng)的支付，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行公司的資金審批制度，確保資金安全。（四）變更管理1.合同履行過程中，如需要變更合同條款，應(yīng)按照以下程序進(jìn)行：項(xiàng)目發(fā)起部門提出變更申請(qǐng)，說明變更的原因、內(nèi)容及對(duì)合同履行的影響。合同管理部門組織相關(guān)部門對(duì)變更申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核變更的必要性、可行性、合法性等。經(jīng)審核通過后，由合同管理部門與對(duì)方協(xié)商簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補(bǔ)充文件，與原合同具有同等法律效力。2.變更協(xié)議簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時(shí)將變更情況通知相關(guān)部門，并對(duì)合同臺(tái)賬進(jìn)行更新。（五）風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警1.合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)可能影響合同履行的風(fēng)險(xiǎn)因素，合同管理部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警通知，提醒相關(guān)部門采取措施防范風(fēng)險(xiǎn)。2.項(xiàng)目發(fā)起部門應(yīng)針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警通知，制定相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施，并及時(shí)向合同管理部門反饋落實(shí)情況。五、合同終止管理（一）終止原因合同終止的原因主要包括以下幾種：1.合同期滿，雙方不再續(xù)簽。2.合同約定的履行義務(wù)已經(jīng)全部完成。3.合同雙方協(xié)商一致，提前終止合同。4.因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因，導(dǎo)致合同無法繼續(xù)履行。5.一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方依法解除合同。（二）終止程序1.合同終止前，項(xiàng)目發(fā)起部門應(yīng)及時(shí)通知對(duì)方，并組織相關(guān)部門對(duì)合同履行情況進(jìn)行全面檢查和清理。2.合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)合同終止事項(xiàng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核合同終止的原因、程序是否合法合規(guī)，雙方的權(quán)利義務(wù)是否已經(jīng)清理完畢等。3.經(jīng)審核通過后，由合同管理部門與對(duì)方協(xié)商簽訂終止協(xié)議。終止協(xié)議應(yīng)明確合同終止的原因、時(shí)間、雙方的權(quán)利義務(wù)等內(nèi)容。4.合同終止后，合同管理部門應(yīng)及時(shí)將合同終止情況通知相關(guān)部門，并對(duì)合同臺(tái)賬進(jìn)行注銷。（三）后續(xù)事項(xiàng)處理1.合同終止后，雙方應(yīng)按照終止協(xié)議的約定，及時(shí)辦理相關(guān)手續(xù)，如款項(xiàng)結(jié)算、資產(chǎn)交接、資料返還等。2.對(duì)于因合同終止可能產(chǎn)生的糾紛或爭(zhēng)議，應(yīng)按照公司的糾紛處理制度進(jìn)行處理。六、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同管理部門應(yīng)及時(shí)收集合同正本、副本、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、終止協(xié)議、往來函件、會(huì)議紀(jì)要、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票等相關(guān)資料，并進(jìn)行整理歸檔。2.項(xiàng)目發(fā)起部門和其他相關(guān)部門應(yīng)積極配合合同管理部門，及時(shí)提供合同履行過程中產(chǎn)生的各類資料。（二）檔案整理1.合同管理部門應(yīng)按照合同類別、時(shí)間順序等對(duì)合同檔案進(jìn)行整理，確保檔案資料齊全、完整、有序。2.對(duì)于合同檔案中的重要文件，應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注，并建立索引目錄，方便查閱。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、保密的場(chǎng)所，并配備必要的防火、防潮、防蟲等設(shè)施。2.合同檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。對(duì)于重要合同檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保存。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到合同管理部門查閱。2.查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借合同檔案。如需復(fù)印合同檔案，應(yīng)經(jīng)合同管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱合同檔案，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由合同管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。七、合同糾紛處理（一）糾紛預(yù)防1.合同管理部門應(yīng)加強(qiáng)合同管理，定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決潛在的糾紛隱患。2.法務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)法律培訓(xùn)，提高員工的法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范能力，避免因合同條款不明確、履行不當(dāng)?shù)仍蛞l(fā)糾紛。（二）糾紛處理程序1.合同履行過程中如發(fā)生糾紛，項(xiàng)目發(fā)起部門應(yīng)及時(shí)向合同管理部門報(bào)告，并提供相關(guān)資料和信息。2.合同管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門對(duì)糾紛情況進(jìn)行調(diào)查和分析，制定糾紛處理方案。3.對(duì)于一般性糾紛，可由合同管理部門牽頭，組織雙方進(jìn)行協(xié)商解決。協(xié)商解決不成的，可根據(jù)合同約定的爭(zhēng)議解決方式，申請(qǐng)仲裁或提起訴訟。4.對(duì)于重大糾紛或涉及金額較大糾紛，應(yīng)及時(shí)報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)，并成立專門的糾紛處理小組，負(fù)責(zé)處理糾紛。糾紛處理小組應(yīng)包括合同管理部門、法務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)人員。（三）糾紛處理原則1.依法依規(guī)原則：糾紛處理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定，確保處理結(jié)果合法合規(guī)。2.公平公正原則：糾紛處理