PAGE監(jiān)督工作專用函制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織內(nèi)部監(jiān)督工作的規(guī)范化、制度化建設(shè)，確保監(jiān)督工作的有效開(kāi)展，提高監(jiān)督效率和質(zhì)量，保障公司/組織各項(xiàng)工作的合法合規(guī)運(yùn)行，特制定本監(jiān)督工作專用函制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)以及全體員工在監(jiān)督工作中的函件往來(lái)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：監(jiān)督工作專用函的使用必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及公司/組織的相關(guān)規(guī)章制度。2.客觀公正原則：函件內(nèi)容應(yīng)基于客觀事實(shí)，公正地反映問(wèn)題，不得偏袒任何一方。3.及時(shí)有效原則：對(duì)于監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)發(fā)出函件，并確保函件能夠得到有效處理和反饋。4.保密原則：涉及敏感信息的監(jiān)督工作專用函，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、監(jiān)督工作專用函的分類及適用情形（一）警示函1.適用情形當(dāng)發(fā)現(xiàn)部門(mén)或員工存在輕微違規(guī)行為、潛在風(fēng)險(xiǎn)或不良工作傾向，但尚未造成嚴(yán)重后果時(shí)，發(fā)出警示函。例如，工作流程執(zhí)行不規(guī)范、業(yè)務(wù)操作存在小失誤、考勤出現(xiàn)偶爾遲到早退等情況。2.函件內(nèi)容要求明確指出存在的問(wèn)題，說(shuō)明可能產(chǎn)生的影響，提出整改要求和期限，并提醒對(duì)方重視，避免問(wèn)題進(jìn)一步惡化。（二）整改函1.適用情形針對(duì)已經(jīng)確認(rèn)的違規(guī)行為、不符合標(biāo)準(zhǔn)的工作事項(xiàng)或存在的風(fēng)險(xiǎn)隱患，要求相關(guān)部門(mén)或員工進(jìn)行整改時(shí)發(fā)出整改函。如財(cái)務(wù)賬目不符、業(yè)務(wù)合同存在漏洞、安全設(shè)施未達(dá)標(biāo)等問(wèn)題。2.函件內(nèi)容要求詳細(xì)列出問(wèn)題清單，明確整改目標(biāo)、整改措施和整改期限。要求對(duì)方制定具體的整改計(jì)劃，并定期報(bào)送整改進(jìn)展情況。（三）督辦函1.適用情形對(duì)于重要事項(xiàng)、重點(diǎn)工作或涉及多個(gè)部門(mén)協(xié)同的任務(wù)，在推進(jìn)過(guò)程中出現(xiàn)延誤、執(zhí)行不力等情況時(shí)，發(fā)出督辦函。例如，重大項(xiàng)目進(jìn)度滯后、跨部門(mén)合作事項(xiàng)受阻等。2.函件內(nèi)容要求強(qiáng)調(diào)事項(xiàng)的重要性和緊迫性，明確督辦事項(xiàng)的具體要求和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。跟蹤督辦事項(xiàng)的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決執(zhí)行過(guò)程中遇到的問(wèn)題。（四）問(wèn)責(zé)函1.適用情形當(dāng)違規(guī)行為造成嚴(yán)重后果、給公司/組織帶來(lái)重大損失或影響時(shí)，對(duì)相關(guān)責(zé)任部門(mén)或人員進(jìn)行問(wèn)責(zé)時(shí)發(fā)出問(wèn)責(zé)函。如重大安全事故、嚴(yán)重經(jīng)濟(jì)損失、違反法律法規(guī)等情況。2.函件內(nèi)容要求嚴(yán)肅指出違規(guī)行為的性質(zhì)和后果，并依據(jù)公司/組織的相關(guān)規(guī)定，明確提出問(wèn)責(zé)措施，如警告、罰款、降職、辭退等。要求責(zé)任方對(duì)問(wèn)責(zé)結(jié)果進(jìn)行回應(yīng)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。三、監(jiān)督工作專用函的格式與內(nèi)容（一）函頭1.公司/組織標(biāo)識(shí)：使用公司/組織統(tǒng)一的標(biāo)識(shí)，位于函件頁(yè)面上方顯著位置。2.函件編號(hào)：按照一定的編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編制，便于存檔和查詢。編號(hào)格式為[年份][序號(hào)]，如[2023]01號(hào)。3.發(fā)函日期：明確函件發(fā)出的具體年月日。（二）主送單位寫(xiě)明接收監(jiān)督工作專用函的部門(mén)、分支機(jī)構(gòu)或個(gè)人的全稱。（三）正文1.引言：簡(jiǎn)要說(shuō)明發(fā)函的目的和依據(jù)，引出函件的主題。2.問(wèn)題描述：詳細(xì)、準(zhǔn)確地闡述監(jiān)督中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，包括事實(shí)經(jīng)過(guò)、涉及的具體事項(xiàng)、數(shù)據(jù)等。3.要求與建議：根據(jù)不同類型的函件，明確提出相應(yīng)的要求，如整改要求、執(zhí)行期限、報(bào)送材料等。同時(shí)，可針對(duì)問(wèn)題提出建設(shè)性的意見(jiàn)和建議，幫助對(duì)方更好地解決問(wèn)題。4.附件：如有相關(guān)證據(jù)材料、文件、圖表等支持函件內(nèi)容的，應(yīng)在正文后注明附件名稱及數(shù)量，并隨函一并發(fā)送。（四）結(jié)尾1.結(jié)束語(yǔ)：根據(jù)函件性質(zhì)，使用恰當(dāng)?shù)慕Y(jié)束語(yǔ)。如警示函可使用“請(qǐng)引起重視，及時(shí)糾正”；整改函可使用“請(qǐng)按時(shí)完成整改，并將整改情況書(shū)面報(bào)送我部”；督辦函可使用“請(qǐng)嚴(yán)格按照要求推進(jìn)工作，確保按時(shí)完成任務(wù)”；問(wèn)責(zé)函可使用“請(qǐng)對(duì)上述問(wèn)責(zé)結(jié)果進(jìn)行確認(rèn)，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任”等。2.發(fā)函部門(mén)：加蓋公司/組織負(fù)責(zé)監(jiān)督工作的部門(mén)公章。3.聯(lián)系人及聯(lián)系方式：注明發(fā)函部門(mén)的聯(lián)系人姓名、職務(wù)以及聯(lián)系電話、電子郵箱等，方便對(duì)方溝通聯(lián)系。四、監(jiān)督工作專用函的發(fā)送與接收（一）發(fā)送流程1.監(jiān)督發(fā)現(xiàn)：監(jiān)督部門(mén)通過(guò)日常檢查、專項(xiàng)審計(jì)、投訴舉報(bào)等渠道發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后，進(jìn)行詳細(xì)調(diào)查核實(shí)。2.函件起草：根據(jù)問(wèn)題情況和函件類型，由專人負(fù)責(zé)起草監(jiān)督工作專用函，確保函件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、規(guī)范。3.審核審批：函件起草完成后，提交部門(mén)負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核函件內(nèi)容是否符合事實(shí)、要求是否合理、格式是否規(guī)范等。審核通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。對(duì)于涉及重大問(wèn)題或問(wèn)責(zé)事項(xiàng)的函件，需經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。4.編號(hào)登記：經(jīng)審批后的函件進(jìn)行編號(hào)登記，記錄函件的編號(hào)、發(fā)函日期、主送單位、抄送單位、內(nèi)容摘要等信息，建立監(jiān)督工作專用函臺(tái)賬。5.發(fā)送送達(dá)：通過(guò)正式發(fā)文渠道，如紙質(zhì)文件郵寄、內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)送等方式，將監(jiān)督工作專用函送達(dá)主送單位，并要求對(duì)方簽收確認(rèn)。對(duì)于重要函件，可同時(shí)抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和其他有關(guān)部門(mén)。（二）接收流程1.簽收登記：主送單位收到監(jiān)督工作專用函后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收，并在公司/組織內(nèi)部的文件簽收登記簿上記錄函件的編號(hào)、收到日期、發(fā)函單位等信息。2.傳達(dá)部署：主送單位負(fù)責(zé)人應(yīng)立即將函件傳達(dá)給相關(guān)責(zé)任人員，組織研究函件內(nèi)容，部署整改或執(zhí)行工作。3.反饋回復(fù)：按照函件要求的期限和方式，主送單位將整改情況、執(zhí)行結(jié)果或?qū)?wèn)責(zé)的回應(yīng)等以書(shū)面形式反饋給發(fā)函部門(mén)。反饋內(nèi)容應(yīng)實(shí)事求是，如有特殊情況需說(shuō)明原因。五、監(jiān)督工作專用函執(zhí)行情況的跟蹤與反饋（一）跟蹤機(jī)制1.定期跟蹤：發(fā)函部門(mén)建立監(jiān)督工作專用函執(zhí)行情況跟蹤臺(tái)賬，定期對(duì)函件的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查。對(duì)于整改函和督辦函，一般每周或每?jī)芍芨櫼淮芜M(jìn)展情況；對(duì)于警示函和問(wèn)責(zé)函，根據(jù)實(shí)際情況適時(shí)進(jìn)行跟蹤。2.實(shí)地檢查：對(duì)于重要事項(xiàng)或整改難度較大的問(wèn)題，發(fā)函部門(mén)可組織實(shí)地檢查，深入了解執(zhí)行情況，核實(shí)整改措施的落實(shí)效果。3.溝通協(xié)調(diào)：在跟蹤過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)執(zhí)行過(guò)程中存在困難或需要協(xié)調(diào)解決的問(wèn)題，發(fā)函部門(mén)應(yīng)及時(shí)與主送單位進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，共同研究解決方案，推動(dòng)工作順利進(jìn)行。（二）反饋機(jī)制1.及時(shí)反饋：主送單位應(yīng)按照函件要求的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，及時(shí)向發(fā)函部門(mén)反饋執(zhí)行情況。反饋內(nèi)容應(yīng)包括已采取的措施、取得的成效、尚未完成的工作及原因等。2.書(shū)面報(bào)告：對(duì)于整改函和督辦函的反饋，應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，詳細(xì)說(shuō)明整改或執(zhí)行情況。報(bào)告應(yīng)附相關(guān)證明材料，如整改方案、執(zhí)行記錄、數(shù)據(jù)報(bào)表等，確保反饋內(nèi)容真實(shí)可靠。3.結(jié)果確認(rèn)：發(fā)函部門(mén)收到反饋報(bào)告后，對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行審核確認(rèn)。如認(rèn)為整改或執(zhí)行結(jié)果不符合要求，應(yīng)及時(shí)提出意見(jiàn)，要求主送單位進(jìn)一步補(bǔ)充完善或重新整改，直至達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。六、監(jiān)督工作專用函的歸檔與保管（一）歸檔要求1.分類歸檔：監(jiān)督工作專用函按照函件類型、年份進(jìn)行分類歸檔，建立紙質(zhì)檔案和電子檔案。紙質(zhì)檔案應(yīng)將函件原件及相關(guān)附件整理成冊(cè)，按順序編號(hào)存放；電子檔案應(yīng)將函件的掃描件或電子文檔按照分類目錄進(jìn)行存儲(chǔ)，便于查詢和檢索。2.內(nèi)容完整：歸檔的函件應(yīng)包括函件正文、附件、簽收記錄、反饋報(bào)告等相關(guān)材料，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。3.標(biāo)識(shí)清晰：在檔案封面和文件夾上注明檔案名稱、年份、保管期限等信息，便于識(shí)別和管理。（二）保管期限1.一般函件：警示函、整改函、督辦函等一般監(jiān)督工作專用函的保管期限為[X]年。2.重要函件：涉及重大問(wèn)題、問(wèn)責(zé)事項(xiàng)以及具有重要參考價(jià)值的函件，保管期限為[X]年或長(zhǎng)期保存，具體根據(jù)公司/組織的檔案管理制度確定。（三）查閱與借閱1.查閱規(guī)定：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱監(jiān)督工作專用函檔案的，應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)進(jìn)行查閱。查閱時(shí)應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或復(fù)制。2.借閱規(guī)定：因特殊原因需要借閱監(jiān)督工作專用函檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理