PAGE如何規(guī)范用印審批制度一、總則（一）目的為加強公司/組織印章管理，規(guī)范用印審批流程，保障公司/組織合法權益，防范用印風險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及印章使用的部門和人員。（三）印章種類及管理1.公司/組織公章：代表公司/組織對外行使權力，由公司/組織辦公室指定專人保管。2.法定代表人章：用于特定的法律文件或授權事項，由法定代表人指定專人保管。3.財務專用章：用于財務結算等相關業(yè)務，由財務部門指定專人保管。4.合同專用章：用于簽訂各類合同，由合同管理部門指定專人保管。5.部門印章：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，由各部門指定專人保管，并報公司/組織辦公室備案。（四）基本原則1.依法合規(guī)原則：用印審批必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保印章使用合法有效。2.審批規(guī)范原則：建立健全用印審批流程，明確審批環(huán)節(jié)和責任人，確保用印事項經(jīng)過嚴格審核。3.安全保密原則：加強印章保管和使用過程中的安全保密措施，防止印章被盜用、冒用或濫用。4.責任追究原則：對違反用印審批制度的行為，依法依規(guī)追究相關責任人的責任。二、用印審批流程（一）申請1.用印申請人需填寫《用印申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數(shù)、用途等信息。2.申請表需經(jīng)用印申請人所在部門負責人簽字確認，確保用印事項真實、合法、合規(guī)。（二）審核1.用印申請表提交至相關審核部門，審核部門根據(jù)職責對用印事項進行審核。2.審核內(nèi)容包括用印事項是否符合公司/組織規(guī)定、文件內(nèi)容是否準確無誤、審批流程是否完整等。3.審核部門負責人需在申請表上簽署審核意見，同意用印的，注明同意用印的印章種類和數(shù)量；不同意用印的，注明原因。（三）審批1.根據(jù)審核意見，用印申請表提交至相應的審批領導進行審批。2.審批領導根據(jù)公司/組織相關規(guī)定和實際情況，對用印事項進行最終審批。3.審批領導需在申請表上簽署審批意見，同意用印的，簽字確認；不同意用印的，注明原因并退回申請表。（四）用印1.經(jīng)審批同意用印的，用印申請人持審批通過的《用印申請表》到印章保管部門辦理用印手續(xù)。2.印章保管人員需認真核對用印申請表上的審批意見、用印事項、文件內(nèi)容等信息，確保無誤后在用印文件上加蓋相應印章。3.用印過程中，印章保管人員需嚴格按照規(guī)定的用印范圍和要求使用印章，不得擅自擴大用印范圍或改變用印內(nèi)容。4.用印完畢后，印章保管人員需在《用印申請表》上記錄用印時間、用印人等信息，并將申請表存檔。（五）登記與存檔1.印章保管部門需建立《印章使用登記簿》，對每次用印情況進行詳細登記，包括用印日期、用印文件名稱、用印申請人、審核意見、審批意見、用印人等信息。2.《印章使用登記簿》應妥善保管，以備查閱。3.用印文件及相關資料在用印完畢后，由用印申請人負責整理歸檔，保存期限按照公司/組織檔案管理規(guī)定執(zhí)行。三、特殊情況用印規(guī)定（一）緊急用印1.因工作緊急需要立即用印的，用印申請人可向所在部門負責人說明情況，經(jīng)部門負責人同意后，直接到印章保管部門辦理用印手續(xù)。2.印章保管部門在用印后，需及時將用印情況告知相關審核部門和審批領導，并補辦相關審批手續(xù)。（二）異地用印1.因業(yè)務需要在異地用印的，用印申請人需提前與當?shù)叵嚓P部門或單位溝通協(xié)調(diào)，確保用印事宜符合當?shù)匾?guī)定。2.異地用印可采用郵寄、傳真等方式將《用印申請表》及相關文件資料發(fā)送至印章保管部門，經(jīng)審核、審批同意后，由印章保管部門按照規(guī)定加蓋印章，并將用印文件及資料郵寄或傳真回用印申請人。3.用印申請人收到用印文件及資料后，需及時核對印章及文件內(nèi)容，并將用印情況反饋至印章保管部門。（三）電子印章使用1.公司/組織根據(jù)工作需要啟用電子印章的，應按照國家相關法律法規(guī)和行業(yè)標準制定電子印章管理辦法。2.電子印章的使用應遵循與實物印章相同的審批流程，確保用印事項合法、合規(guī)。3.電子印章的存儲、傳輸、使用等環(huán)節(jié)應采取安全可靠的技術措施，防止電子印章被盜用、冒用或濫用。四、印章保管與安全（一）保管要求1.印章保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，嚴格遵守印章保管制度。2.印章應存放在安全可靠的地方，配備必要的保險柜、密碼鎖等安全設施。3.印章保管人員不得擅自將印章轉借他人使用，不得在未經(jīng)批準的情況下攜帶印章外出。（二）安全措施1.加強印章保管場所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設備，確保印章保管區(qū)域安全。2.定期對印章保管設施進行檢查和維護，確保其正常運行。3.印章保管人員應定期更換印章保管密碼，防止密碼泄露。（三）印章交接1.印章保管人員因工作調(diào)動、離職等原因需要交接印章的，應提前辦理印章交接手續(xù)。2.印章交接時，交接雙方需認真核對印章數(shù)量、種類、完好情況等信息，并在《印章交接清單》上簽字確認。3.《印章交接清單》應一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份，同時報公司/組織辦公室備案。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織辦公室負責對印章使用情況進行定期檢查，確保用印審批制度執(zhí)行到位。2.審計部門負責對印章使用情況進行審計監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見。3.各部門應加強對本部門用印情況的自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并將自查情況報公司/組織辦公室。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、監(jiān)管部門等外部機構的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關資料和信息。2.對外部監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行整改，并將整改情況報告上級主管部門和監(jiān)管部門。六、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自用印的。2.超越審批范圍用印的。3.用印文件內(nèi)容虛假、違法的。4.未按規(guī)定保管印章，導致印章被盜用、冒用或濫用的。5.其他違反用印審批制度的行為。（二）責任追究方式1.對違規(guī)用印行為，視情節(jié)輕重給予相關責任人批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分。2.因違規(guī)用印給公司/組織造成經(jīng)濟損失的，相關責任人應承擔相應的賠償責任。3.