PAGE萬科會(huì)議管理規(guī)范制度一、總則（一）目的為了規(guī)范萬科會(huì)議管理流程，提高會(huì)議效率，確保會(huì)議決策的有效執(zhí)行，特制定本規(guī)范制度。本制度旨在明確會(huì)議組織、安排、記錄及后續(xù)跟進(jìn)等各環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)和要求，使會(huì)議成為公司信息溝通、問題解決、決策制定的高效平臺(tái)，促進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開展，符合房地產(chǎn)行業(yè)高效運(yùn)作及信息準(zhǔn)確傳遞的要求，同時(shí)遵循國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。（二）適用范圍本制度適用于萬科集團(tuán)總部及各下屬公司、項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組織召開的各類會(huì)議，包括但不限于工作例會(huì)、專題會(huì)議、項(xiàng)目評審會(huì)、跨部門協(xié)調(diào)會(huì)等。（三）基本原則1.高效原則：確保會(huì)議能夠快速、有效地達(dá)成預(yù)期目標(biāo)，避免冗長、無效的討論，提高會(huì)議效率。2.規(guī)范原則：明確會(huì)議流程和標(biāo)準(zhǔn)，保證會(huì)議組織、召開、記錄等環(huán)節(jié)的規(guī)范性和一致性。3.溝通原則：促進(jìn)信息在公司內(nèi)部的順暢流通，加強(qiáng)部門間的協(xié)作與溝通，及時(shí)解決問題。4.責(zé)任原則：明確會(huì)議相關(guān)人員的職責(zé)，確保會(huì)議各項(xiàng)任務(wù)得到落實(shí)，會(huì)議決策得以有效執(zhí)行。二、會(huì)議分類及定義（一）工作例會(huì)1.定義：定期召開的會(huì)議，旨在總結(jié)前段時(shí)間工作進(jìn)展，分析存在問題，部署下一階段工作任務(wù)。工作例會(huì)分為公司級、部門級和項(xiàng)目級。2.召開頻率：公司級工作例會(huì)每周[X]次，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)主持，各部門負(fù)責(zé)人參加。部門級工作例會(huì)每周[X]次，由部門負(fù)責(zé)人主持，部門內(nèi)部成員參加。項(xiàng)目級工作例會(huì)根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度和實(shí)際需要確定召開頻率，一般每周或每兩周召開一次，由項(xiàng)目經(jīng)理主持，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員參加。（二）專題會(huì)議1.定義：針對特定主題或問題召開的會(huì)議，旨在深入探討、研究解決方案。專題會(huì)議可分為業(yè)務(wù)專題會(huì)議、管理專題會(huì)議等。2.召開時(shí)機(jī)：根據(jù)工作需要，在出現(xiàn)特定業(yè)務(wù)問題、需要專項(xiàng)決策或推進(jìn)特定工作時(shí)及時(shí)召開。例如，當(dāng)項(xiàng)目遇到重大技術(shù)難題、銷售業(yè)績出現(xiàn)異常波動(dòng)等情況時(shí)，應(yīng)組織召開相關(guān)專題會(huì)議。（三）項(xiàng)目評審會(huì)1.定義：對項(xiàng)目的階段性成果或整體方案進(jìn)行評審的會(huì)議，參會(huì)人員包括公司內(nèi)部相關(guān)專家、領(lǐng)導(dǎo)及項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員，旨在評估項(xiàng)目是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)，是否符合公司標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.評審階段：項(xiàng)目的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，如項(xiàng)目規(guī)劃方案完成、重要施工節(jié)點(diǎn)完成、項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前等，根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況安排項(xiàng)目評審會(huì)。（四）跨部門協(xié)調(diào)會(huì)1.定義：涉及多個(gè)部門的工作協(xié)調(diào)、溝通會(huì)議，旨在解決跨部門合作中出現(xiàn)的問題，促進(jìn)部門間協(xié)同工作。2.召開情形：當(dāng)工作涉及多個(gè)部門且存在協(xié)調(diào)困難時(shí)，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同發(fā)起召開跨部門協(xié)調(diào)會(huì)。例如，在項(xiàng)目推進(jìn)過程中，涉及設(shè)計(jì)、工程、營銷等多個(gè)部門的工作銜接問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)組織召開跨部門協(xié)調(diào)會(huì)。三、會(huì)議組織與安排（一）會(huì)議發(fā)起1.發(fā)起主體：工作例會(huì)由各級負(fù)責(zé)人發(fā)起，提前確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)及參會(huì)人員。專題會(huì)議由相關(guān)業(yè)務(wù)部門或負(fù)責(zé)人根據(jù)工作需要發(fā)起，明確會(huì)議主題、目的、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及議程安排。項(xiàng)目評審會(huì)由項(xiàng)目負(fù)責(zé)人或相關(guān)業(yè)務(wù)部門發(fā)起，提前準(zhǔn)備好項(xiàng)目相關(guān)資料，如項(xiàng)目報(bào)告、方案設(shè)計(jì)等，確定評審標(biāo)準(zhǔn)和議程?？绮块T協(xié)調(diào)會(huì)由涉及的相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同發(fā)起，協(xié)商確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及需要協(xié)調(diào)解決的問題清單。2.發(fā)起流程：發(fā)起部門或負(fù)責(zé)人填寫《會(huì)議申請表》（見附件1），詳細(xì)說明會(huì)議基本信息、會(huì)議目的、議程安排、預(yù)計(jì)時(shí)長等內(nèi)容，經(jīng)上級領(lǐng)導(dǎo)審批后提交至行政部門或會(huì)議組織部門。（二）會(huì)議通知1.通知方式：行政部門或會(huì)議組織部門收到《會(huì)議申請表》并審批通過后，應(yīng)及時(shí)向參會(huì)人員發(fā)送會(huì)議通知。通知方式可采用郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)消息推送、短信等多種方式相結(jié)合，確保參會(huì)人員能夠及時(shí)收到通知。2.通知內(nèi)容：會(huì)議通知應(yīng)包含會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議議程、相關(guān)資料要求等信息。對于重要會(huì)議，還應(yīng)明確會(huì)議的背景和目的，以便參會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。例如，在發(fā)送項(xiàng)目評審會(huì)通知時(shí)，應(yīng)附上項(xiàng)目相關(guān)資料的下載鏈接或查閱方式，要求參會(huì)人員提前熟悉資料內(nèi)容。（三）會(huì)議準(zhǔn)備1.場地安排：根據(jù)會(huì)議規(guī)模和性質(zhì)，選擇合適的會(huì)議場地。會(huì)議場地應(yīng)具備良好的通風(fēng)、采光條件，音響、投影等設(shè)備齊全，能夠滿足會(huì)議的需求。對于大型會(huì)議或重要會(huì)議，還應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)場地布置，確保會(huì)議環(huán)境整潔、舒適。2.資料準(zhǔn)備：會(huì)議組織部門應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題和議程，提前準(zhǔn)備好相關(guān)資料，如會(huì)議文件、報(bào)告、數(shù)據(jù)圖表等。資料應(yīng)確保準(zhǔn)確、完整，并在會(huì)議前分發(fā)給參會(huì)人員，以便參會(huì)人員提前了解會(huì)議內(nèi)容，做好發(fā)言準(zhǔn)備。3.設(shè)備調(diào)試：提前對會(huì)議所需的音響、投影、燈光等設(shè)備進(jìn)行調(diào)試，確保設(shè)備正常運(yùn)行。對于視頻會(huì)議，還應(yīng)提前測試網(wǎng)絡(luò)連接，保證視頻畫面清晰、聲音流暢。（四）會(huì)議簽到1.簽到方式：在會(huì)議入口處設(shè)置簽到臺(tái)，參會(huì)人員應(yīng)在簽到表上簽到，注明姓名、部門、職務(wù)等信息。對于重要會(huì)議，可采用電子簽到方式，通過掃描二維碼或人臉識(shí)別等技術(shù)進(jìn)行簽到，提高簽到效率和準(zhǔn)確性。2.簽到記錄：會(huì)議組織人員應(yīng)及時(shí)整理簽到記錄，統(tǒng)計(jì)參會(huì)人員情況，對于未按時(shí)簽到的人員，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系并了解原因。四、會(huì)議主持與參會(huì)（一）會(huì)議主持1.主持人職責(zé)：會(huì)議主持人應(yīng)提前熟悉會(huì)議議程和相關(guān)資料，確保會(huì)議按照預(yù)定流程進(jìn)行。引導(dǎo)會(huì)議討論，控制會(huì)議節(jié)奏，避免出現(xiàn)偏離主題、討論混亂等情況。對于討論激烈的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行協(xié)調(diào)和引導(dǎo)，確保各方意見得到充分表達(dá)，同時(shí)能夠達(dá)成共識(shí)?？偨Y(jié)會(huì)議內(nèi)容，明確會(huì)議決策和下一步工作安排，并形成會(huì)議紀(jì)要。2.主持人要求：主持人應(yīng)具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力、溝通能力和決策能力，能夠熟練掌握會(huì)議流程和技巧，確保會(huì)議高效、有序進(jìn)行。（二）參會(huì)人員1.參會(huì)人員職責(zé)：按時(shí)參加會(huì)議，遵守會(huì)議紀(jì)律，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參會(huì)，應(yīng)提前向會(huì)議主持人請假，并安排合適人員代為參會(huì)。認(rèn)真準(zhǔn)備會(huì)議發(fā)言，積極參與會(huì)議討論，提供準(zhǔn)確、有價(jià)值的信息和建議。尊重他人發(fā)言，不得打斷他人講話，不得進(jìn)行與會(huì)議主題無關(guān)的討論或行為。按照會(huì)議決策和工作安排，認(rèn)真落實(shí)各項(xiàng)任務(wù)，及時(shí)反饋工作進(jìn)展情況。2.參會(huì)人員要求：參會(huì)人員應(yīng)具備與會(huì)議主題相關(guān)的專業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)，能夠積極參與會(huì)議討論，為解決問題、制定決策提供有效支持。五、會(huì)議記錄與紀(jì)要（一）會(huì)議記錄1.記錄人員：會(huì)議組織部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，記錄人員應(yīng)具備良好的文字記錄能力和溝通能力，能夠準(zhǔn)確、完整地記錄會(huì)議內(nèi)容。2.記錄內(nèi)容：會(huì)議記錄應(yīng)包括會(huì)議基本信息（會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等）、會(huì)議議程、會(huì)議發(fā)言內(nèi)容（包括發(fā)言人姓名、部門、職務(wù)及發(fā)言要點(diǎn)）、會(huì)議討論情況、會(huì)議決策及下一步工作安排等。記錄內(nèi)容應(yīng)盡量采用原話記錄，確保準(zhǔn)確性和客觀性。3.記錄方式：會(huì)議記錄可采用紙質(zhì)記錄或電子記錄方式。紙質(zhì)記錄應(yīng)使用統(tǒng)一的會(huì)議記錄本，記錄清晰、工整；電子記錄可使用電子表格、文檔編輯軟件等工具，便于整理和保存。（二）會(huì)議紀(jì)要1.紀(jì)要撰寫：會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議主持人應(yīng)及時(shí)組織撰寫會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)簡潔明了、重點(diǎn)突出，準(zhǔn)確概括會(huì)議主要內(nèi)容、決策結(jié)果及下一步工作安排，并經(jīng)主持人審核確認(rèn)。2.紀(jì)要審核：會(huì)議紀(jì)要初稿完成后，應(yīng)提交給參會(huì)人員進(jìn)行審核。參會(huì)人員如有意見或建議，應(yīng)及時(shí)反饋給會(huì)議主持人，由主持人對會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行修改完善。審核通過后的會(huì)議紀(jì)要應(yīng)加蓋公司公章或會(huì)議組織部門印章。3.紀(jì)要發(fā)放：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)及時(shí)發(fā)放給參會(huì)人員及相關(guān)部門，確保各方能夠及時(shí)了解會(huì)議決策和工作安排。發(fā)放方式可采用郵件、內(nèi)部辦公系統(tǒng)推送等方式。六、會(huì)議決策與執(zhí)行（一）會(huì)議決策1.決策形成：會(huì)議主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議討論情況，及時(shí)總結(jié)歸納各方意見，形成會(huì)議決策。會(huì)議決策應(yīng)明確、具體，具有可操作性，能夠指導(dǎo)下一步工作開展。2.決策記錄：會(huì)議紀(jì)要中應(yīng)詳細(xì)記錄會(huì)議決策內(nèi)容，包括決策事項(xiàng)、決策依據(jù)、責(zé)任部門及責(zé)任人、完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)等信息，確保決策記錄準(zhǔn)確、完整。（二）決策執(zhí)行1.責(zé)任落實(shí)：會(huì)議決策形成后，責(zé)任部門及責(zé)任人應(yīng)按照決策要求，制定具體的工作計(jì)劃和措施，明確工作步驟和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保決策得到有效執(zhí)行。2.進(jìn)度跟蹤：相關(guān)部門應(yīng)定期對決策執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握工作進(jìn)展情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)協(xié)調(diào)解決。對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的重大問題或偏差，應(yīng)及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并調(diào)整工作計(jì)劃和措施。3.結(jié)果反饋：責(zé)任部門及責(zé)任人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將決策執(zhí)行結(jié)果反饋給會(huì)議組織部門，并提交相關(guān)報(bào)告或資料。會(huì)議組織部門應(yīng)及時(shí)對決策執(zhí)行結(jié)果進(jìn)行評估和總結(jié)，為后續(xù)工作提供參考和借鑒。七、會(huì)議監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司內(nèi)部設(shè)立會(huì)議監(jiān)督小組，由行政部門、人力資源部門及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成，負(fù)責(zé)對會(huì)議組織、召開、決策執(zhí)行等環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組定期對會(huì)議情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.自我監(jiān)督：會(huì)議組織部門和參會(huì)人員應(yīng)加強(qiáng)自我監(jiān)督意識(shí)，自覺遵守會(huì)議管理規(guī)范制度，確保會(huì)議各項(xiàng)工作的順利開展。同時(shí)，鼓勵(lì)參會(huì)人員對會(huì)議組織和召開過程中存在的問題提出意見和建議，以便不斷改進(jìn)會(huì)議管理工作。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)：將會(huì)議管理工作納入公司績效考核體系，考核指標(biāo)包括會(huì)議組織的及時(shí)性、規(guī)范性，會(huì)議決策的執(zhí)行情況，會(huì)議效果評估等方面。2.考核方式：采用定期考核與不定期抽查相結(jié)合的方式，對各部門及相關(guān)人員的