PAGE公文撰寫規(guī)范制度范本一、總則（一）目的為了提高公司公文撰寫的質(zhì)量和效率，確保公文的規(guī)范性、準(zhǔn)確性和嚴(yán)肅性，使公文能夠準(zhǔn)確傳達(dá)公司的決策、意圖和信息，特制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間、公司與外部單位之間往來的各類公文，包括但不限于通知、報(bào)告、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要等。（三）基本原則1.合法性原則：公文撰寫必須符合國家法律法規(guī)以及公司的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.準(zhǔn)確性原則：公文內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)、事實(shí)、觀點(diǎn)等要真實(shí)可靠，表述清晰明確，避免歧義。3.規(guī)范性原則：公文格式、語言表達(dá)、行文規(guī)則等應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保公文的規(guī)范性和一致性。4.時效性原則：公文應(yīng)及時撰寫、傳遞和處理，確保信息的及時傳達(dá)和工作的高效開展。二、公文格式規(guī)范（一）頁面設(shè)置1.紙張：一般采用A4紙，左側(cè)裝訂。2.頁邊距：上、下頁邊距為2.54厘米，左、右頁邊距為3.17厘米。（二）字體字號1.標(biāo)題：一般用二號宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當(dāng)。2.主送機(jī)關(guān)：一般用三號仿宋體字，編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號。3.正文：一般用三號仿宋體字，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。4.附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件名稱較長需回行時，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對齊。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名：單一機(jī)關(guān)行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名；聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說明）一行之內(nèi)。6.成文日期：用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，年份應(yīng)標(biāo)全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。7.附注：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。（三）排版要求1.行距：一般采用固定值28磅，以保證文檔的美觀和易讀性。2.頁碼：一般用四號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，編排在公文版心下邊緣之下，數(shù)字左右各放一條一字線；一字線上距版心下邊緣7毫米。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。三、行文規(guī)則（一）行文關(guān)系1.公司各部門之間根據(jù)工作需要和隸屬關(guān)系，可相互行文。上行文應(yīng)主送一個上級機(jī)關(guān)，如需同時送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級機(jī)關(guān)。下行文可以主送多個下屬部門，重要行文應(yīng)當(dāng)同時抄送發(fā)文機(jī)關(guān)的直接上級機(jī)關(guān)。2.公司與外部單位之間的行文，應(yīng)根據(jù)雙方的業(yè)務(wù)關(guān)系和工作需要，選擇合適的文種和行文方式。（二）請示與報(bào)告1.請示：適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。請示應(yīng)當(dāng)一文一事，不得在報(bào)告等非請示性公文中夾帶請示事項(xiàng)。請示的主送機(jī)關(guān)只能是一個上級機(jī)關(guān)，如需同時送其他機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用抄送形式。請示一般不得越級請示，因特殊情況必須越級請示時，應(yīng)當(dāng)抄送被越過的上級機(jī)關(guān)。2.報(bào)告：適用于向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，回復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。報(bào)告不得夾帶請示事項(xiàng)。（三）批復(fù)與函1.批復(fù)：適用于答復(fù)下級機(jī)關(guān)請示事項(xiàng)。批復(fù)應(yīng)當(dāng)針對請示事項(xiàng)進(jìn)行明確答復(fù)，不得答非所問。2.函：適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。函的使用范圍較為廣泛，應(yīng)根據(jù)具體情況選擇合適的函種，如商洽函、詢問函、答復(fù)函、請求批準(zhǔn)函等。（四）會議紀(jì)要會議紀(jì)要應(yīng)如實(shí)反映會議內(nèi)容和議定事項(xiàng)，重點(diǎn)突出，條理清晰。會議紀(jì)要由會議主持人審定簽發(fā)，根據(jù)需要發(fā)送參會人員及相關(guān)部門。四、公文內(nèi)容規(guī)范（一）主題明確公文應(yīng)圍繞一個明確的主題展開，主題要鮮明、集中，避免內(nèi)容分散、主旨不明。（二）結(jié)構(gòu)合理公文一般應(yīng)包括標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、附注等部分。正文部分應(yīng)層次分明，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，一般可分為開頭、主體和結(jié)尾三個部分。開頭應(yīng)簡要說明發(fā)文的目的、依據(jù)或背景；主體部分應(yīng)詳細(xì)闡述公文的主要內(nèi)容；結(jié)尾部分應(yīng)根據(jù)公文的性質(zhì)和內(nèi)容，提出要求、做出結(jié)論或發(fā)出號召等。（三）內(nèi)容準(zhǔn)確1.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確：公文中涉及的數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，來源準(zhǔn)確，計(jì)算無誤。對于重要數(shù)據(jù)，應(yīng)注明出處或提供相關(guān)依據(jù)。2.事實(shí)清楚：公文中所陳述的事實(shí)應(yīng)客觀、真實(shí)，不得夸大或縮小，不得隱瞞或歪曲事實(shí)真相。對于涉及多個方面的事實(shí)，應(yīng)按照一定的邏輯順序進(jìn)行敘述，做到條理清晰。3.觀點(diǎn)正確：公文中所表達(dá)的觀點(diǎn)應(yīng)符合國家法律法規(guī)、公司政策方針以及客觀實(shí)際，不得出現(xiàn)錯誤觀點(diǎn)或誤導(dǎo)性信息。（四）語言規(guī)范1.用詞準(zhǔn)確：應(yīng)使用規(guī)范的現(xiàn)代漢語詞匯，避免使用生僻、晦澀、歧義的詞匯。用詞要恰當(dāng)、貼切，能夠準(zhǔn)確表達(dá)公文的意圖。2.表述簡潔：公文語言應(yīng)簡潔明了，避免冗長、繁瑣的表述。要做到言簡意賅，能用簡短的文字表達(dá)清楚的內(nèi)容，就不要使用復(fù)雜的句子結(jié)構(gòu)。3.語法正確：公文語言應(yīng)符合語法規(guī)則，句子結(jié)構(gòu)完整，成分搭配合理，避免出現(xiàn)語法錯誤。4.標(biāo)點(diǎn)規(guī)范：應(yīng)正確使用標(biāo)點(diǎn)符號，避免標(biāo)點(diǎn)符號使用不當(dāng)造成歧義或影響公文的準(zhǔn)確性。五、公文撰寫流程（一）擬稿1.公文擬稿人應(yīng)根據(jù)工作需要和領(lǐng)導(dǎo)指示，確定公文的主題、內(nèi)容和文種。2.在擬稿過程中，要認(rèn)真收集相關(guān)資料，進(jìn)行充分的調(diào)查研究，確保公文內(nèi)容的準(zhǔn)確性和可靠性。3.擬稿人應(yīng)按照公文格式規(guī)范和內(nèi)容規(guī)范要求，撰寫公文初稿。初稿完成后，要認(rèn)真進(jìn)行審核，檢查公文的格式、內(nèi)容、語言等方面是否符合要求，如有問題及時修改完善。（二）審核1.公文初稿完成后，應(yīng)由擬稿部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。初審主要審核公文的內(nèi)容是否符合工作實(shí)際、是否符合相關(guān)政策法規(guī)、是否與其他部門的工作協(xié)調(diào)一致等。初審?fù)ㄟ^后，將公文初稿提交給公司辦公室進(jìn)行審核。2.公司辦公室應(yīng)組織相關(guān)人員對公文進(jìn)行全面審核。審核內(nèi)容包括公文的格式、內(nèi)容、語言、行文規(guī)則等方面。審核人員應(yīng)認(rèn)真細(xì)致地進(jìn)行審核，提出審核意見，對于不符合要求的公文，應(yīng)退回?cái)M稿部門進(jìn)行修改。3.審核過程中，如發(fā)現(xiàn)公文內(nèi)容涉及多個部門的工作，應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會簽，確保公文內(nèi)容的準(zhǔn)確性和協(xié)調(diào)性。（三）簽發(fā)1.經(jīng)過審核的公文，應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)認(rèn)真審閱公文內(nèi)容，對公文的準(zhǔn)確性、規(guī)范性、可行性等方面進(jìn)行全面把關(guān)。2.對于重要公文或涉及公司重大決策、重要事項(xiàng)的公文，應(yīng)由公司主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)；對于一般性公文，可由公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。3.簽發(fā)人應(yīng)在公文的發(fā)文稿紙上簽署意見，并注明簽發(fā)日期。（四）印發(fā)1.公文簽發(fā)后，由公司辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。印發(fā)人員應(yīng)按照公文格式規(guī)范要求，對公文進(jìn)行排版、校對，確保公文的格式正確、內(nèi)容無誤。2.印發(fā)過程中，如發(fā)現(xiàn)公文存在問題，應(yīng)及時與相關(guān)部門或人員溝通協(xié)調(diào)，進(jìn)行修改完善。3.公文印發(fā)后，應(yīng)按照規(guī)定的范圍進(jìn)行分發(fā)，并做好登記備案工作。六、公文歸檔與保管（一）歸檔范圍公司內(nèi)部形成的具有保存價(jià)值的各類公文，包括紙質(zhì)公文、電子公文等，均應(yīng)進(jìn)行歸檔。（二）歸檔要求1.公文歸檔應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，確保歸檔文件的系統(tǒng)性和完整性。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，包括公文的正文、附件、發(fā)文稿紙、領(lǐng)導(dǎo)批示等相關(guān)材料。3.歸檔文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行整理編目，編制歸檔文件目錄、全宗卷等，便于查找和利用。（三）保管期限公文的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的公文主要是反映公司重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務(wù)等方面的文件；長期保管的公文一般是保存15年至50年的文件，主要是涉及公司重要業(yè)務(wù)活動、重要規(guī)章制度等方面的文件；短期保管的公文一般是保存5年以下的文件，主要是一般性的文件材料。（四）保管方式1.紙質(zhì)公文應(yīng)采用紙質(zhì)檔案盒進(jìn)行裝訂、存放，