PAGE企業(yè)會議規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，特制定本制度。本制度旨在明確會議組織、召開、記錄、跟進等各環(huán)節(jié)的要求，使公司會議能夠有序、高效地進行，為公司決策、溝通、協(xié)作提供有力支持，促進公司各項工作順利開展。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于公司級會議、部門級會議、項目會議等。（三）會議原則1.高效務(wù)實原則：會議應(yīng)緊密圍繞公司目標和工作重點，注重實際效果，避免形式主義，精簡會議流程，提高會議效率。2.明確清晰原則：會議主題要明確，議題要清晰，參會人員職責(zé)要明確，確保會議討論方向不偏離，參會人員能夠充分理解會議目的和要求。3.充分溝通原則：鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分表達意見和建議，營造開放、民主的會議氛圍，促進信息共享和溝通交流。4.責(zé)任落實原則：會議形成的決議和任務(wù)要明確責(zé)任部門、責(zé)任人及完成時間節(jié)點，確保會議決策能夠得到有效執(zhí)行和跟進。二、會議分類及組織（一）公司級會議1.總經(jīng)理辦公會會議周期：每周[X]召開一次，如有特殊情況可臨時召開。參會人員：公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、各部門負責(zé)人等。會議內(nèi)容：主要討論公司重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營狀況、重要工作部署等事項。組織部門：總經(jīng)理辦公室負責(zé)會議的組織籌備工作，提前收集議題，確定會議時間、地點，并通知參會人員。會議前需準備好相關(guān)資料，如會議議程、匯報材料等。會議記錄由總經(jīng)理辦公室指定專人負責(zé)，會后整理會議紀要，經(jīng)總經(jīng)理審核后發(fā)布。2.公司月度例會會議周期：每月[X]日召開，如遇節(jié)假日則提前或順延。參會人員：公司全體員工。會議內(nèi)容：總結(jié)上月工作完成情況，分析存在的問題，部署本月重點工作任務(wù)。組織部門：由總經(jīng)理辦公室牽頭，各部門配合。會議前各部門需準備好上月工作總結(jié)和本月工作計劃，提交至總經(jīng)理辦公室匯總。會議記錄由總經(jīng)理辦公室負責(zé)，會后及時整理會議紀要，發(fā)送至全體員工。（二）部門級會議1.部門周會會議周期：每周[X]召開，具體時間由各部門自行確定。參會人員：部門全體員工。會議內(nèi)容：總結(jié)上周工作進展，安排本周工作任務(wù)，協(xié)調(diào)部門內(nèi)部工作事項。組織部門：各部門自行組織。部門負責(zé)人需提前確定會議主題和議程，通知參會人員。會議記錄由部門指定專人負責(zé)，會后整理會議紀要，在部門內(nèi)部存檔。2.部門專題會議會議周期：根據(jù)工作需要不定期召開。參會人員：與專題相關(guān)的部門人員或特定人員。會議內(nèi)容：針對某一專項工作或問題進行深入討論和研究，制定解決方案或推進措施。組織部門：由相關(guān)部門發(fā)起，確定會議主題、時間、地點和參會人員后組織召開。會議記錄由發(fā)起部門負責(zé)，會后形成專題報告，提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門。（三）項目會議1.項目啟動會會議周期：項目立項后，正式啟動前召開。參會人員：項目經(jīng)理、項目團隊成員、相關(guān)部門負責(zé)人等。會議內(nèi)容：介紹項目背景、目標、范圍、計劃等，明確項目團隊成員職責(zé)和分工，宣布項目啟動。組織部門：由項目經(jīng)理負責(zé)組織。會議前需準備好項目相關(guān)資料，如項目計劃書、項目任務(wù)分解表等。會議記錄由項目經(jīng)理指定專人負責(zé)，會后整理會議紀要，發(fā)送給項目團隊成員和相關(guān)部門。2.項目周會會議周期：每周[X]召開，具體時間由項目經(jīng)理確定。參會人員：項目團隊成員。會議內(nèi)容：匯報項目本周工作進展，討論解決項目中遇到的問題，安排下周工作計劃。組織部門：項目經(jīng)理負責(zé)組織。會議記錄由項目團隊成員輪流負責(zé)或指定專人負責(zé)，會后整理會議紀要，在項目組內(nèi)共享。3.項目階段總結(jié)會會議周期：在項目每個階段結(jié)束時召開。參會人員：項目團隊成員、相關(guān)部門負責(zé)人、客戶代表（如有）等。會議內(nèi)容：總結(jié)項目階段工作成果，評估項目進度、質(zhì)量、成本等指標，分析存在的問題，制定下一階段工作計劃。組織部門：由項目經(jīng)理組織。會議前需準備好項目階段總結(jié)報告、相關(guān)數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析等資料。會議記錄由項目經(jīng)理指定專人負責(zé)，會后形成正式的項目階段總結(jié)報告，提交給公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。三、會議準備（一）會議發(fā)起1.會議發(fā)起部門或個人應(yīng)提前填寫《會議申請表》，明確會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、會議目的等信息。2.《會議申請表》需經(jīng)部門負責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，提交至?xí)h組織部門。（二）資料準備1.根據(jù)會議主題和議程，準備相關(guān)資料，如匯報材料（PPT、Word文檔等）、數(shù)據(jù)報表、文件資料等。2.資料內(nèi)容應(yīng)準確、完整、簡潔，能夠支持會議討論和決策。資料需提前發(fā)送給參會人員，以便參會人員提前了解會議內(nèi)容，做好準備。（三）場地安排1.根據(jù)會議規(guī)模和參會人員數(shù)量，選擇合適的會議場地。會議場地應(yīng)具備良好的通風(fēng)、采光條件，音響、投影儀等設(shè)備齊全，確保會議能夠順利進行。2.提前檢查會議場地的設(shè)備設(shè)施是否正常運行，如發(fā)現(xiàn)問題及時聯(lián)系相關(guān)部門進行維修或更換。（四）通知發(fā)布1.會議組織部門應(yīng)提前[X]個工作日將會議通知發(fā)送給參會人員。會議通知應(yīng)包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等信息。2.對于重要會議，應(yīng)采用多種方式通知參會人員，如郵件、短信、即時通訊工具等，確保參會人員能夠及時收到通知。四、會議流程（一）會議簽到1.參會人員應(yīng)在會議開始前[X]分鐘到達會議場地，進行簽到。簽到方式可采用紙質(zhì)簽到或電子簽到。2.會議組織人員負責(zé)核對參會人員名單，確保參會人員按時簽到。對于未按時簽到的人員，應(yīng)及時聯(lián)系并了解原因。（二）會議開場1.會議主持人應(yīng)準時宣布會議開始，介紹會議主題、議程和參會人員。2.主持人簡要說明會議目的和要求，強調(diào)會議紀律，營造良好的會議氛圍。（三）會議討論1.按照會議議程，依次進行各項議題的討論。參會人員應(yīng)積極發(fā)言，充分表達自己的意見和建議。發(fā)言應(yīng)圍繞議題展開，簡潔明了，避免無關(guān)話題。2.主持人應(yīng)引導(dǎo)會議討論方向，確保討論不偏離主題，對于出現(xiàn)的爭議和分歧，應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決，促進達成共識。3.會議組織人員負責(zé)記錄會議討論內(nèi)容，包括發(fā)言要點、提出的問題、解決方案等。記錄應(yīng)準確、完整，能夠反映會議討論的全過程。（四）會議決策1.對于會議討論形成的決議和決策事項，應(yīng)明確責(zé)任部門、責(zé)任人及完成時間節(jié)點。2.決策事項應(yīng)形成書面記錄，經(jīng)參會人員確認后，作為會議紀要的重要內(nèi)容。（五）會議總結(jié)1.會議主持人對會議進行總結(jié)，回顧會議討論的主要內(nèi)容和形成的決議，強調(diào)決議的重要性和執(zhí)行要求。2.主持人感謝參會人員的參與和支持，宣布會議結(jié)束。五、會議記錄與紀要（一）會議記錄要求1.會議記錄人員應(yīng)認真記錄會議內(nèi)容，包括會議主題、議程、參會人員、發(fā)言要點、討論結(jié)果、決策事項等。記錄應(yīng)客觀、準確、完整，不得遺漏重要信息。2.會議記錄應(yīng)采用規(guī)范的格式和語言，使用統(tǒng)一的會議記錄模板。記錄內(nèi)容應(yīng)清晰、易懂，便于查閱和整理。3.會議記錄人員應(yīng)在會議過程中及時記錄，不得事后補記。對于重要的發(fā)言和討論內(nèi)容，應(yīng)盡量記錄原話。（二）會議紀要撰寫1.會議結(jié)束后，會議記錄人員應(yīng)及時整理會議紀要。會議紀要應(yīng)突出會議重點，概括會議討論的主要內(nèi)容、形成的決議和決策事項。2.會議紀要的語言應(yīng)簡潔明了，邏輯清晰，避免冗長和復(fù)雜的表述。紀要內(nèi)容應(yīng)經(jīng)會議主持人審核后發(fā)布。3.會議紀要的發(fā)布范圍應(yīng)根據(jù)會議性質(zhì)和決策事項確定，確保相關(guān)人員能夠及時了解會議精神和工作要求。（三）會議記錄與紀要存檔1.會議記錄和紀要應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定進行存檔，保存期限根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司要求確定。2.會議記錄和紀要應(yīng)建立電子和紙質(zhì)檔案，便于查閱和檢索。電子檔案應(yīng)定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。六、會議跟進與執(zhí)行（一）決議事項跟進1.會議組織部門負責(zé)對會議決議事項進行跟進，建立《會議決議事項跟蹤表》，明確責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時間節(jié)點、進展情況等信息。2.責(zé)任部門應(yīng)按照會議決議要求，按時完成工作任務(wù)，并及時將進展情況反饋給會議組織部門。會議組織部門定期對決議事項的執(zhí)行情況進行檢查和督促，確保決議事項得到有效落實。（二）問題解決跟進1.對于會議討論中提出的問題，應(yīng)明確問題解決的責(zé)任部門和責(zé)任人。責(zé)任部門應(yīng)制定問題解決方案，并按照計劃推進問題解決。2.會議組織部門負責(zé)跟蹤問題解決進展情況，及時協(xié)調(diào)相關(guān)部門和人員，促進問題得到妥善解決。對于未能按時解決的問題，應(yīng)分析原因，采取相應(yīng)措施，確保問題得到持續(xù)關(guān)注和解決。（三）執(zhí)行情況反饋1.責(zé)任部門應(yīng)定期將會議決議事項的執(zhí)行情況和問題解決情況反饋給會議組織部門。反饋內(nèi)容應(yīng)包括工作進展、取得的成果、存在的問題及下一步計劃等。2.會議組織部門根據(jù)責(zé)任部門的反饋情況，及時更新《會議決議事項跟蹤表》，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報會議決議事項的執(zhí)行情況和問題解決情況。七、會議紀律（一）按時參會1.參會人員應(yīng)嚴格按照會議通知要求的時間和地點參加會議，不得遲到、早退。如有特殊情況不能按時參會，應(yīng)提前向會議組織部門請假，并說明原因。2.對于無故遲到、早退的參會人員，會議組織部門應(yīng)進行記錄，并在公司內(nèi)部進行通報批評。（二）遵守秩序1.參會人員應(yīng)遵守會議紀律，保持會議場地安靜，不得隨意走動、交頭接耳、接聽電話等。2.會議期間，如需發(fā)言或提問，應(yīng)先舉手示意，經(jīng)主持人同意后再發(fā)言。發(fā)言應(yīng)簡潔明了，避免冗長和無關(guān)的發(fā)言。（三）尊重他人1.參會人員應(yīng)尊重他人的發(fā)言和意見，不得打斷他人發(fā)言，不得進行人身攻擊或惡意詆毀。2.對于不同意見和觀點，應(yīng)通過理性溝通和討論來解決，共同營造良好的