PAGE單位規(guī)范采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)單位采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，提高采購(gòu)效率，保證采購(gòu)質(zhì)量，控制采購(gòu)成本，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內(nèi)部各部門及所屬單位的采購(gòu)活動(dòng)，包括貨物、工程和服務(wù)的采購(gòu)。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家法律法規(guī)和政策要求，遵守相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.公開(kāi)、公平、公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)公開(kāi)透明，對(duì)所有潛在供應(yīng)商一視同仁，確保公平競(jìng)爭(zhēng)，公正選擇供應(yīng)商。3.效益原則：在保證采購(gòu)質(zhì)量的前提下，追求采購(gòu)成本的最小化，提高采購(gòu)資金的使用效益。4.誠(chéng)信原則：采購(gòu)活動(dòng)各方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定，維護(hù)自身信譽(yù)和市場(chǎng)秩序。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)成立采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。負(fù)責(zé)審議采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)方式、采購(gòu)合同等重大采購(gòu)事項(xiàng)，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行決策和監(jiān)督。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門設(shè)立專門的采購(gòu)部門或指定相關(guān)部門負(fù)責(zé)采購(gòu)活動(dòng)的具體實(shí)施。采購(gòu)部門應(yīng)配備專業(yè)的采購(gòu)人員，負(fù)責(zé)采購(gòu)項(xiàng)目的策劃、組織、實(shí)施和合同管理等工作。其主要職責(zé)包括：1.根據(jù)單位需求和預(yù)算，編制采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)文件。2.發(fā)布采購(gòu)信息，組織供應(yīng)商報(bào)名、資格審查和投標(biāo)。3.組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等采購(gòu)活動(dòng)，確定中標(biāo)供應(yīng)商。4.簽訂采購(gòu)合同，并跟蹤合同執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決合同履行過(guò)程中的問(wèn)題。5.建立采購(gòu)檔案，保存采購(gòu)活動(dòng)相關(guān)資料。（三）需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出采購(gòu)需求，明確采購(gòu)項(xiàng)目的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、技術(shù)要求等，并對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的必要性和可行性進(jìn)行論證。在采購(gòu)過(guò)程中，配合采購(gòu)部門做好供應(yīng)商選擇、合同簽訂、驗(yàn)收等工作。（四）監(jiān)督部門設(shè)立獨(dú)立的監(jiān)督部門，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行全程監(jiān)督。監(jiān)督部門有權(quán)對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查和處理，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)。三、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.各需求部門應(yīng)根據(jù)年度工作計(jì)劃和業(yè)務(wù)需求，在每年規(guī)定時(shí)間內(nèi)編制采購(gòu)預(yù)算草案，明確采購(gòu)項(xiàng)目、數(shù)量、金額等內(nèi)容。2.采購(gòu)預(yù)算草案應(yīng)經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門和采購(gòu)部門匯總。3.財(cái)務(wù)部門會(huì)同采購(gòu)部門對(duì)各部門的采購(gòu)預(yù)算草案進(jìn)行審核和平衡，結(jié)合單位年度財(cái)務(wù)預(yù)算安排，編制單位年度采購(gòu)預(yù)算。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算組織采購(gòu)活動(dòng)，不得超預(yù)算采購(gòu)。2.因特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算的，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申報(bào)和審批。經(jīng)批準(zhǔn)調(diào)整的采購(gòu)預(yù)算，采購(gòu)部門方可組織實(shí)施。（三）預(yù)算監(jiān)督1.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期通報(bào)預(yù)算執(zhí)行情況。2.采購(gòu)部門應(yīng)建立采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行臺(tái)賬，記錄采購(gòu)項(xiàng)目的預(yù)算執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中的問(wèn)題。四、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)算金額、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等內(nèi)容，并提交相關(guān)證明材料。2.《采購(gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報(bào)采購(gòu)部門。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部門收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行初步審核，核實(shí)采購(gòu)需求的合理性和必要性。2.對(duì)于金額較大或復(fù)雜的采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行論證，并報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審批。3.采購(gòu)審批通過(guò)后，采購(gòu)部門方可開(kāi)展采購(gòu)活動(dòng)。（三）采購(gòu)實(shí)施1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的特點(diǎn)和需求，選擇合適的采購(gòu)方式，如公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)、詢價(jià)等。2.采用公開(kāi)招標(biāo)方式的，采購(gòu)部門應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等活動(dòng)。3.采用邀請(qǐng)招標(biāo)方式的，采購(gòu)部門應(yīng)向符合條件的供應(yīng)商發(fā)出投標(biāo)邀請(qǐng)書，組織開(kāi)標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等活動(dòng)。4.采用競(jìng)爭(zhēng)性談判方式的，采購(gòu)部門應(yīng)成立談判小組，與供應(yīng)商進(jìn)行談判，確定成交供應(yīng)商。5.采用單一來(lái)源采購(gòu)方式的，采購(gòu)部門應(yīng)說(shuō)明理由，報(bào)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組批準(zhǔn)后，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同。6.采用詢價(jià)方式的，采購(gòu)部門應(yīng)向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)通知書，對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較，確定成交供應(yīng)商。（四）合同簽訂1.采購(gòu)部門應(yīng)與中標(biāo)供應(yīng)商或成交供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.采購(gòu)合同應(yīng)包括采購(gòu)項(xiàng)目的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。3.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)將合同副本送財(cái)務(wù)部門、需求部門等相關(guān)部門備案。（五）驗(yàn)收1.采購(gòu)項(xiàng)目完成后，需求部門應(yīng)按照采購(gòu)合同的要求組織驗(yàn)收。2.驗(yàn)收人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等進(jìn)行檢查和測(cè)試，填寫《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》。3.驗(yàn)收合格的，需求部門應(yīng)在《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》上簽字確認(rèn)；驗(yàn)收不合格的，需求部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，直至驗(yàn)收合格。（六）付款1.財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購(gòu)合同和《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》，審核采購(gòu)項(xiàng)目的付款申請(qǐng)。2.審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理付款手續(xù)。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商庫(kù)，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。2.采購(gòu)部門應(yīng)通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判、單一來(lái)源采購(gòu)、詢價(jià)等方式，從供應(yīng)商庫(kù)中選擇合適的供應(yīng)商參與采購(gòu)活動(dòng)。3.在選擇供應(yīng)商時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)重點(diǎn)考察供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、業(yè)績(jī)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、售后服務(wù)等因素，確保選擇的供應(yīng)商具備良好的商業(yè)信譽(yù)和較強(qiáng)的履約能力。（二）供應(yīng)商評(píng)價(jià)1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的履約情況進(jìn)行評(píng)價(jià)，評(píng)價(jià)內(nèi)容包括合同履行情況、產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面。2.供應(yīng)商評(píng)價(jià)采用定性與定量相結(jié)合的方式，根據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于評(píng)價(jià)優(yōu)秀的供應(yīng)商，采購(gòu)部門可給予優(yōu)先采購(gòu)、增加采購(gòu)份額等獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于評(píng)價(jià)不合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)暫?；蛉∠鋮⑴c采購(gòu)活動(dòng)的資格。（三）供應(yīng)商淘汰1.對(duì)于出現(xiàn)嚴(yán)重違約行為、產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題、信譽(yù)不良等情況的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將其從供應(yīng)商庫(kù)中淘汰。2.被淘汰的供應(yīng)商在一定期限內(nèi)不得再次參與單位的采購(gòu)活動(dòng)。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，分析可能存在的風(fēng)險(xiǎn)因素，如市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別可采用問(wèn)卷調(diào)查、案例分析、專家咨詢等方法進(jìn)行。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的結(jié)果，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的可能性和影響程度。2.風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估可采用定性評(píng)估或定量評(píng)估的方法進(jìn)行，評(píng)估結(jié)果應(yīng)形成風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施，如風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門可通過(guò)市場(chǎng)調(diào)研、價(jià)格分析等方式，合理確定采購(gòu)價(jià)格，降低市場(chǎng)波動(dòng)對(duì)采購(gòu)成本的影響。3.對(duì)于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門可加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)督，建立供應(yīng)商信用檔案，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力較強(qiáng)的供應(yīng)商，降低供應(yīng)商違約的風(fēng)險(xiǎn)。4.對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格審查合同條款，確保合同的合法性、完整性和有效性，降低合同糾紛的風(fēng)險(xiǎn)。5.對(duì)于驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)驗(yàn)收管理，明確驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)和程序，確保采購(gòu)項(xiàng)目符合要求，降低驗(yàn)收不合格的風(fēng)險(xiǎn)。6.對(duì)于付款風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)付款管理，嚴(yán)格審核付款申請(qǐng)，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全，降低付款風(fēng)險(xiǎn)。七、采購(gòu)檔案管理（一）檔案范圍采購(gòu)檔案包括采購(gòu)活動(dòng)全過(guò)程中形成的各類文件、資料、記錄等，如采購(gòu)申請(qǐng)表、采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)文件、投標(biāo)文件、評(píng)標(biāo)報(bào)告、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、付款憑證等。（二）檔案整理采購(gòu)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案的整理和歸檔工作，按照檔案管理的要求，對(duì)采購(gòu)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、編目等處理，確保檔案的完整性和規(guī)范性。（三）檔案保管采購(gòu)檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案庫(kù)房或檔案柜中。檔案保管期限應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般采購(gòu)項(xiàng)目的檔案保管期限為[X]年，重要采購(gòu)項(xiàng)目的