PAGE婚紗訂貨管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司婚紗訂貨管理，規(guī)范訂貨流程，確保訂貨工作的順利進行，提高公司運營效率，保障公司及客戶的利益，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內部涉及婚紗訂貨的所有部門及人員，包括但不限于銷售部門、設計部門、采購部門、倉庫管理部門等。（三）基本原則1.合法性原則嚴格遵守國家相關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確?；榧営嗀浕顒雍戏ê弦?guī)。2.準確性原則訂貨信息必須準確無誤，包括婚紗款式、數量、尺寸、顏色、交貨時間等，避免因信息錯誤導致的損失。3.及時性原則各環(huán)節(jié)工作應按照規(guī)定的時間節(jié)點及時完成，確保訂貨流程順暢，不影響客戶需求和公司業(yè)務開展。4.責任明確原則明確各部門及人員在婚紗訂貨過程中的職責，做到責任到人，避免推諉扯皮現象。二、訂貨流程規(guī)范（一）客戶需求溝通1.銷售部門負責與客戶進行初步溝通，了解客戶對婚紗的款式、風格、預算、交貨時間等方面的需求。2.銷售代表應詳細記錄客戶需求信息，并及時反饋給設計部門，確保設計方向與客戶期望一致。（二）設計方案確定1.設計部門根據銷售部門反饋的客戶需求，進行婚紗設計方案的制定。2.設計方案應包括婚紗的款式草圖、面料選擇、顏色搭配、工藝要求等詳細內容。3.設計部門將設計方案提交給銷售部門，由銷售部門與客戶進行溝通確認。如客戶有修改意見，設計部門應根據意見及時調整設計方案，直至客戶滿意。（三）訂貨合同簽訂1.銷售部門根據客戶確認的設計方案，與客戶簽訂訂貨合同。2.訂貨合同應明確婚紗的具體規(guī)格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式等條款。3.合同簽訂前，銷售部門應仔細審核合同條款，確保合同內容準確無誤，避免出現法律風險和糾紛。4.訂貨合同簽訂后，銷售部門應及時將合同副本提交給采購部門、倉庫管理部門等相關部門，以便各部門做好后續(xù)工作準備。（四）采購計劃制定1.采購部門根據訂貨合同及設計方案，制定婚紗采購計劃。2.采購計劃應明確所需采購的婚紗面料、輔料、配飾等物資的種類、數量、規(guī)格、采購時間等信息。3.采購部門在制定采購計劃時，應充分考慮市場供應情況、供應商信譽及價格波動等因素，確保采購工作的順利進行。（五）供應商選擇與采購1.采購部門根據采購計劃，選擇合適的供應商進行采購。2.選擇供應商時，應綜合考慮供應商的產品質量、價格、交貨期、售后服務等因素，通過招標、詢價、比價等方式確定最優(yōu)供應商。3.采購部門與供應商簽訂采購合同，明確采購物資的規(guī)格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式等條款。4.采購部門應及時跟蹤供應商的生產進度，確?；榧啺磿r、按質、按量交付。如發(fā)現供應商存在問題，應及時與供應商溝通協商解決，必要時可更換供應商。（六）質量檢驗1.倉庫管理部門在婚紗到貨后，應及時組織質量檢驗工作。2.質量檢驗人員應按照設計方案及合同要求，對婚紗的面料、做工、尺寸、顏色等方面進行嚴格檢驗。3.如發(fā)現婚紗存在質量問題，應及時通知采購部門與供應商協商解決。對于不合格的婚紗，應按照合同約定進行處理，如退貨、換貨等。（七）入庫管理1.經質量檢驗合格的婚紗，倉庫管理部門應及時辦理入庫手續(xù)。2.入庫時，應按照婚紗的款式、規(guī)格、顏色等進行分類存放，并建立詳細的庫存臺賬，記錄婚紗的入庫時間、數量、規(guī)格、存放位置等信息。（八）發(fā)貨管理1.根據訂貨合同約定的交貨時間，銷售部門提前通知倉庫管理部門準備發(fā)貨。2.倉庫管理部門按照發(fā)貨清單進行發(fā)貨，確保發(fā)貨的婚紗數量、規(guī)格、款式等與訂單一致。3.發(fā)貨前，應對婚紗進行妥善包裝，避免在運輸過程中受損。同時，應提供詳細的產品說明書及售后服務承諾等資料。4.發(fā)貨后，倉庫管理部門應及時更新庫存臺賬，并將發(fā)貨信息反饋給銷售部門。三、各部門職責（一）銷售部門1.負責與客戶溝通，了解客戶需求，準確傳達客戶要求給設計部門。2.參與設計方案的溝通確認工作，確保設計方案符合客戶期望。3.簽訂訂貨合同，審核合同條款，確保合同內容準確無誤。4.跟蹤訂貨合同的執(zhí)行情況，協調各部門之間的工作，及時解決客戶問題。5.負責婚紗的銷售工作，及時反饋市場信息，為公司產品研發(fā)和訂貨管理提供參考。（二）設計部門1.根據銷售部門反饋的客戶需求，進行婚紗設計方案的制定。2.與銷售部門密切配合，及時調整設計方案，確保設計方案得到客戶認可。3.提供婚紗設計的技術支持，包括面料選擇、工藝要求等方面的建議。4.參與婚紗質量檢驗工作，對設計質量負責。（三）采購部門1.根據訂貨合同及設計方案，制定采購計劃。2.選擇合適的供應商，簽訂采購合同，確保采購物資的質量、價格、交貨期等符合要求。3.跟蹤采購進度，協調供應商解決采購過程中出現的問題。4.負責采購物資的驗收工作，確保采購物資與合同要求一致。（四）倉庫管理部門1.負責婚紗的入庫、存儲、保管及發(fā)貨工作。2.建立庫存臺賬，定期盤點庫存，確保庫存數量準確無誤。3.對入庫婚紗進行質量檢驗，發(fā)現問題及時通知相關部門處理。4.按照發(fā)貨清單進行發(fā)貨，確保發(fā)貨的準確性和及時性。（五）財務部門1.負責訂貨合同的財務審核，確保合同付款條款合理合規(guī)。2.按照合同約定進行付款操作，及時記錄財務收支情況。3.對訂貨成本進行核算和分析，為公司決策提供財務數據支持。四、訂貨風險管理（一）市場風險1.關注婚紗市場流行趨勢和客戶需求變化，及時調整產品設計和訂貨策略，以降低市場風險。2.加強市場調研，收集市場信息，分析市場動態(tài)，為公司訂貨決策提供參考。（二）供應商風險1.建立供應商評估體系，定期對供應商進行評估，確保供應商的信譽和供貨能力。2.與主要供應商簽訂長期合作協議，明確雙方的權利和義務，降低供應商違約風險。3.分散供應商來源，避免過度依賴單一供應商，降低因供應商問題導致的供貨中斷風險。（三）質量風險1.加強婚紗質量檢驗工作，嚴格按照設計方案和合同要求進行檢驗，確保產品質量合格。2.與供應商簽訂質量保證協議，明確質量責任和賠償條款，對質量不合格的產品及時進行處理。3.建立質量追溯體系，對出現質量問題的婚紗進行追溯，查明原因，采取措施防止類似問題再次發(fā)生。（四）合同風險1.加強訂貨合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同內容合法合規(guī)、準確無誤。2.明確合同雙方的權利和義務，避免合同糾紛。對于重大合同，可聘請法律顧問進行審核。3.跟蹤合同執(zhí)行情況，及時發(fā)現并解決合同履行過程中出現的問題，確保合同順利履行。五、信息管理（一）客戶信息管理1.銷售部門負責收集和整理客戶信息，包括客戶基本資料、需求信息、購買記錄等。2.建立客戶信息數據庫，對客戶信息進行分類存儲和管理，確保客戶信息的安全和保密。3.定期對客戶信息進行更新和維護，以便更好地了解客戶需求，提供個性化的服務。（二）訂貨信息管理1.各部門在婚紗訂貨過程中產生的相關信息，如設計方案、采購計劃、合同文件、質量檢驗報告等，應及時進行整理和歸檔。2.建立訂貨信息共享平臺，實現各部門之間訂貨信息的實時共享，提高工作效率和協同性。3.對訂貨信息進行定期備份，防止信息丟失或損壞。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設立專門的監(jiān)督小組，負責對婚紗訂貨管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對訂貨流程各環(huán)節(jié)進行檢查，發(fā)現問題及時督促相關部門整改。3.鼓勵員工對訂貨過程中的違規(guī)行為進行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。（二）考核制度1.建立訂貨管理工作考核指標體系，對各部門及人員在婚紗訂貨工作中的表現進行考核。2.