PAGE資料與信息管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司資料與信息的管理，確保資料的完整性、準確性、安全性和信息的有效利用，提高公司運營效率，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、分支機構(gòu)及全體員工在資料與信息管理方面的活動。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標準，確保資料與信息管理活動合法合規(guī)。2.準確性原則：資料與信息應(yīng)真實、準確、完整，如實反映公司業(yè)務(wù)活動和經(jīng)營狀況。3.安全性原則：采取有效措施保護資料與信息的安全，防止泄露、篡改和丟失。4.及時性原則：及時收集、整理、傳遞和更新資料與信息，保證其時效性。5.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等予以嚴格保密，防止信息不當擴散。二、資料管理（一）資料分類1.行政文件：包括公司各類規(guī)章制度、會議紀要、通知、報告等。2.業(yè)務(wù)資料：涵蓋市場調(diào)研、銷售合同、采購訂單、生產(chǎn)記錄、財務(wù)報表等與公司業(yè)務(wù)直接相關(guān)的資料。3.人事檔案：員工個人基本信息、勞動合同、績效考核記錄、培訓(xùn)經(jīng)歷等。4.技術(shù)文檔：產(chǎn)品設(shè)計圖紙、技術(shù)研發(fā)報告、工藝文件等。5.客戶資料：客戶基本信息、交易記錄及溝通往來資料等。（二）資料收集1.各部門應(yīng)指定專人負責資料的收集工作，按照規(guī)定的時間和要求及時收集各類資料。2.對于外部獲取的資料，如政府文件、行業(yè)報告等，應(yīng)確保來源可靠，并進行登記備案。3.在業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的資料，相關(guān)人員應(yīng)及時整理并移交至資料管理部門。（三）資料整理與歸檔1.資料收集后，應(yīng)進行分類整理，去除重復(fù)、無效的資料。2.按照預(yù)先確定的分類標準和編號規(guī)則，對資料進行編號標識，便于查找和管理。3.定期將整理好的資料歸檔至相應(yīng)的檔案存儲區(qū)域，建立檔案目錄索引，方便快速檢索。（四）資料存儲1.根據(jù)資料的重要性、保密性和使用頻率等因素，選擇合適的存儲方式，如紙質(zhì)檔案存儲、電子文檔存儲等。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)存放在專門的檔案柜中，保持存放環(huán)境干燥、通風，防止受潮、發(fā)霉和損壞。3.電子文檔應(yīng)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時，要設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，確保數(shù)據(jù)安全。（五）資料查閱與借閱1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱資料時，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱目的、資料名稱等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到資料管理部門查閱。2.如需借閱資料，借閱人應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，詳細說明借閱期限、用途等，經(jīng)部門負責人和資料管理部門負責人審批同意后，方可借閱。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管所借資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、摘錄或傳播。4.查閱和借閱涉及公司機密的資料，應(yīng)嚴格遵守公司保密制度，履行保密義務(wù)。（六）資料銷毀1.對于已失去保存價值的資料，由資料管理部門定期進行清理，并填寫《資料銷毀申請表》。2.申請表應(yīng)詳細列出擬銷毀資料的名稱、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)相關(guān)部門負責人審核，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可進行銷毀。3.資料銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞?，如粉碎、焚燒等，確保資料無法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。三、信息管理（一）信息分類1.內(nèi)部信息：包括公司運營數(shù)據(jù)、管理決策信息、員工動態(tài)等。2.外部信息：涵蓋市場動態(tài)、行業(yè)趨勢、政策法規(guī)變化等。（二）信息收集與整合1.建立多元化的信息收集渠道，如行業(yè)網(wǎng)站、社交媒體、專業(yè)數(shù)據(jù)庫、政府信息發(fā)布平臺等，及時獲取各類信息。2.安排專人負責信息的收集、篩選和整理工作，對收集到的信息進行分析和評估，提取有價值的信息。3.將內(nèi)部信息和外部信息進行整合，形成全面、系統(tǒng)的信息資源庫，為公司決策提供支持。（三）信息傳遞與共享1.根據(jù)信息的性質(zhì)和使用對象，確定信息傳遞的方式和范圍，如通過內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、即時通訊工具等進行傳遞。2.對于重要信息，應(yīng)及時通知相關(guān)部門和人員，并確保信息傳遞的準確性和及時性。3.建立信息共享平臺和機制，促進公司內(nèi)部各部門之間的信息共享與交流，提高工作協(xié)同效率。（四）信息分析與利用1.定期對信息資源庫中的信息進行分析，挖掘信息背后的潛在規(guī)律和趨勢，為公司戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)決策、市場營銷等提供依據(jù)。2.針對特定的業(yè)務(wù)問題或項目需求，開展專題信息分析，為解決問題提供針對性的數(shù)據(jù)支持和建議。3.鼓勵員工積極利用信息資源，發(fā)揮信息在工作中的價值，并對提出有價值信息利用建議的員工給予適當獎勵。（五）信息安全與保密1.建立信息安全管理體系，采取技術(shù)防護措施，如防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密等，防止信息泄露、被篡改或遭受網(wǎng)絡(luò)攻擊。2.對涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)，設(shè)置嚴格的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。3.加強員工的信息安全和保密意識培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，明確員工在信息管理方面的責任和義務(wù)，防止因人為疏忽導(dǎo)致信息安全事故。四、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立資料與信息管理監(jiān)督小組，由公司管理層、資料管理部門負責人及相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表組成，負責對資料與信息管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對各部門資料與信息管理工作進行抽查，檢查資料收集、整理、存儲、查閱、借閱及信息管理等環(huán)節(jié)的工作是否符合制度要求。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。（二）考核辦法1.將資料與信息管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及員工在資料與信息管理方面的工作表現(xiàn)進行量化考核。2.考核指標包括資料完整性、準確性、及時性、保密性，信息分析利用價值，信息安全管理情況等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對在資料與信息管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人給予表彰和獎勵，對未達標的部門和個人進行相應(yīng)的處罰