PAGE二人簽字制度規(guī)范要求一、總則（一）目的為規(guī)范公司/組織各類文件、合同、協(xié)議等重要事項的簽署流程，確保簽署行為的合法性、真實性和有效性，明確相關(guān)責(zé)任，防范風(fēng)險，特制定本二人簽字制度規(guī)范要求。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部所有涉及需要二人簽字確認(rèn)的文件、合同、協(xié)議等業(yè)務(wù)活動，包括但不限于財務(wù)支出審批、項目立項與驗收、重要決策文件、對外合作協(xié)議等。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：簽字行為必須符合國家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保簽署文件的內(nèi)容和程序合法有效。2.真實準(zhǔn)確原則：簽字人應(yīng)確保所簽署內(nèi)容真實反映業(yè)務(wù)實際情況，不得虛假簽署或隱瞞重要信息。3.權(quán)責(zé)明確原則：明確不同簽字人的職責(zé)和權(quán)限，確保簽字行為與相應(yīng)的職責(zé)相匹配，避免出現(xiàn)責(zé)任不清的情況。4.相互監(jiān)督原則：二人簽字機制應(yīng)形成相互監(jiān)督的制衡關(guān)系，防止個人擅自決策或違規(guī)操作。二、簽字人員資格與職責(zé)（一）簽字人員資格1.公司/組織內(nèi)部具有相應(yīng)授權(quán)的管理人員、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人等，具體人員名單由公司/組織根據(jù)業(yè)務(wù)需求和管理架構(gòu)確定，并定期更新。2.簽字人員應(yīng)具備完全民事行為能力，熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)流程和法律法規(guī)，能夠獨立承擔(dān)簽字責(zé)任。（二）簽字人員職責(zé)1.主要簽字人對所簽署文件的內(nèi)容進行全面審核，確保其符合業(yè)務(wù)要求、法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定。對簽字事項的真實性、準(zhǔn)確性和完整性負(fù)責(zé)，如有疑問應(yīng)及時核實或要求補充信息。在簽字前充分了解簽字事項的背景和風(fēng)險，做出審慎的決策，并承擔(dān)相應(yīng)的決策責(zé)任。2.次要簽字人協(xié)助主要簽字人對簽字事項進行審核，提供必要的專業(yè)意見和建議。對主要簽字人審核通過的文件進行再次確認(rèn)，重點關(guān)注文件格式、簽字流程等合規(guī)性問題。在主要簽字人因故無法簽字時，按照規(guī)定履行簽字職責(zé)，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。三、簽字流程與要求（一）文件準(zhǔn)備1.發(fā)起簽字流程的部門或個人應(yīng)確保簽字文件內(nèi)容完整、格式規(guī)范，并附相關(guān)的支持材料和說明。2.文件應(yīng)明確簽字事項的背景、目的、主要內(nèi)容、實施步驟、預(yù)期效果等關(guān)鍵信息，以便簽字人進行準(zhǔn)確審核。（二）初審1.主要簽字人首先對簽字文件進行初審，仔細(xì)審查文件內(nèi)容的合法性、合理性和可行性。2.重點關(guān)注簽字事項是否符合公司/組織的戰(zhàn)略規(guī)劃、業(yè)務(wù)政策和財務(wù)預(yù)算等要求，如有不符應(yīng)及時提出修改意見或拒絕簽字。3.在初審過程中，主要簽字人可根據(jù)需要向相關(guān)部門或人員進行咨詢、核實情況，確保信息準(zhǔn)確無誤。（三）會簽1.對于涉及多個部門或業(yè)務(wù)領(lǐng)域的簽字文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進行會簽。2.會簽過程中，各部門應(yīng)從自身業(yè)務(wù)角度對文件進行審核，提出意見和建議，并在規(guī)定時間內(nèi)反饋給發(fā)起部門。3.文件發(fā)起部門負(fù)責(zé)匯總各部門的會簽意見，對文件進行修改完善后，再次提交主要簽字人進行審核。（四）終審與簽字1.主要簽字人對修改后的文件進行終審，確認(rèn)文件已充分考慮各方面意見，符合簽字要求后，在文件上簽署姓名和日期。2.次要簽字人按照規(guī)定在文件上進行再次簽字確認(rèn)，簽字順序應(yīng)明確規(guī)定，一般先主要簽字人后次要簽字人。3.簽字應(yīng)使用黑色或藍色墨水筆，確保字跡清晰、工整，不得使用鉛筆、圓珠筆或其他易褪色的筆簽字。（五）特殊情況處理1.如簽字人因出差、生病等特殊原因無法按時簽字，應(yīng)提前向公司/組織相關(guān)負(fù)責(zé)人說明情況，并委托具有相同簽字資格的人員代為簽字。委托時應(yīng)出具書面委托書，明確委托事項、委托期限等內(nèi)容，并由委托人及被委托人簽字確認(rèn)。2.對于緊急且必須立即簽署的文件，在無法按照正常流程完成二人簽字的情況下，經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可采取特殊的簽字方式，但事后應(yīng)及時補齊相關(guān)手續(xù)，并記錄特殊情況的處理過程。四、簽字文件的存檔與管理（一）存檔要求1.簽字后的文件應(yīng)及時進行存檔，確保文件的完整性和可追溯性。2.存檔文件應(yīng)按照類別、時間順序等進行分類整理，建立電子和紙質(zhì)檔案。電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并定期進行備份；紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，妥善保管。3.每份存檔文件應(yīng)注明文件名稱、編號、簽字日期、簽字人姓名、文件來源等關(guān)鍵信息，便于查詢和管理。（二）查閱與借閱管理1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱簽字文件時，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱文件名稱及編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門進行查閱，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。2.如需借閱簽字文件，借閱人應(yīng)填寫借閱申請表，詳細(xì)說明借閱用途、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并獲得批準(zhǔn)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的簽字文件，不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借或涂改文件內(nèi)容，如因保管不善導(dǎo)致文件損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）文件銷毀1.簽字文件的保存期限應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定執(zhí)行，一般重要文件保存期限為[X]年。2.超過保存期限的簽字文件，由檔案管理部門提出銷毀申請，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀文件名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.涉及公司/組織商業(yè)秘密、敏感信息等重要文件的銷毀，應(yīng)采取更為嚴(yán)格的保密措施，確保信息不被泄露。五、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計部門定期對二人簽字制度的執(zhí)行情況進行審計檢查，重點審查簽字文件的合規(guī)性、真實性和完整性。2.審計過程中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況，確保簽字制度得到有效執(zhí)行。（二）風(fēng)險管理部門監(jiān)督1.風(fēng)險管理部門負(fù)責(zé)對簽字事項可能存在的風(fēng)險進行評估和監(jiān)控，檢查簽字流程是否有效防范風(fēng)險。2.如發(fā)現(xiàn)簽字制度存在風(fēng)險漏洞或執(zhí)行不力的情況，應(yīng)及時向公司/組織管理層報告，并提出改進建議。（三）違規(guī)處理1.對于違反二人簽字制度規(guī)范要求的行為，公司/組織將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、降職、解除勞動合同等。2.如因簽字違規(guī)行為給公司/組織造成經(jīng)濟損失或其他不良影響的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償