PAGE會議展覽管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司會議展覽活動的管理，規(guī)范會議展覽流程，提高會議展覽質量和效率，確保會議展覽活動的順利進行，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司內部組織的各類會議、研討會、培訓活動以及對外參加或舉辦的展覽展示活動。（三）基本原則1.合法性原則：會議展覽活動必須符合國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準的要求。2.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的流程和標準進行操作，確保活動的有序開展。3.高效性原則：優(yōu)化資源配置，提高會議展覽活動的效率和效果，避免資源浪費。4.責任明確原則：明確各部門及人員在會議展覽活動中的職責，確保責任落實到人。二、會議展覽活動策劃與籌備（一）需求提出1.各部門根據工作需要，提前向行政部門提交會議展覽活動的申請，說明活動的主題、目的、時間、地點、參與人員、預計規(guī)模等基本信息。2.申請應明確活動的必要性和預期效果，并提供初步的活動策劃方案。（二）策劃審核1.行政部門收到申請后，對活動的必要性、可行性、合規(guī)性進行審核，并組織相關部門進行討論。2.根據審核意見，對活動策劃方案進行完善，確定活動的具體內容、形式、議程安排等。3.對于重要的會議展覽活動，需提交公司領導審批，確?；顒臃瞎菊w戰(zhàn)略和發(fā)展方向。（三）籌備組織1.成立會議展覽活動籌備小組，明確小組成員的職責分工，負責活動的具體籌備工作。2.籌備小組根據活動策劃方案，制定詳細的籌備計劃，包括場地布置、設備租賃、資料準備、宣傳推廣、人員安排等方面的工作。3.按照籌備計劃，有序推進各項籌備工作，確?；顒影磿r、高質量完成。三、會議展覽活動實施（一）場地布置1.根據活動的主題和形式，設計合理的場地布置方案，營造良好的活動氛圍。2.確保場地的安全設施齊全，符合消防安全等相關要求。3.提前安排人員進行場地布置，檢查設備設施是否正常運行，確?；顒赢斕靾龅販蕚渚途w。（二）設備設施管理1.對活動所需的設備設施進行詳細登記和檢查，確保設備設施完好可用。2.安排專業(yè)技術人員負責設備設施的操作和維護，保障活動期間設備設施的正常運行。3.活動結束后，及時對設備設施進行清理、保養(yǎng)和歸還，做好設備設施的管理工作。（三）資料準備1.根據活動內容，準備相關的會議資料、展覽展品等，確保資料準確、完整。2.對資料進行分類整理和編號，方便活動期間的查閱和使用。3.在活動現場設置資料發(fā)放處，安排專人負責資料的發(fā)放和管理。（四）宣傳推廣1.根據活動的目標受眾和宣傳重點，制定有效的宣傳推廣方案，提高活動的知曉度和參與度。2.選擇合適的宣傳渠道，如公司官網、社交媒體、內部郵件、海報等，進行活動宣傳。3.及時發(fā)布活動信息，解答參與者的疑問，收集反饋意見，不斷優(yōu)化宣傳推廣工作。（五）人員安排1.根據活動的規(guī)模和需求，合理安排工作人員，明確各崗位的職責和工作要求。2.對工作人員進行培訓，使其熟悉活動流程和相關要求，提高服務意識和工作能力。3.在活動現場設置引導人員，為參與者提供必要的幫助和指導，確?；顒又刃蚓弧＃┗顒訄?zhí)行1.按照活動議程安排，有序推進會議展覽活動的各項環(huán)節(jié)，確?；顒禹樌M行。2.加強現場管理，維護活動秩序，及時處理突發(fā)情況，確保活動安全、有序。3.做好活動期間的記錄工作，包括會議紀要、照片、視頻等，為后續(xù)總結和評估提供依據。四、會議展覽活動預算管理（一）預算編制1.籌備小組根據活動策劃方案和籌備計劃，編制詳細的會議展覽活動預算，包括場地租賃、設備租賃、資料印刷、宣傳推廣、人員費用、餐飲住宿等各項費用。2.預算編制應遵循合理、節(jié)約的原則，確保費用支出與活動規(guī)模和效果相匹配。3.預算編制完成后，提交行政部門審核，經公司領導審批后執(zhí)行。（二）費用控制1.嚴格按照預算控制費用支出，確保各項費用支出符合規(guī)定的標準和范圍。2.加強對費用支出的審核和監(jiān)督，杜絕不合理的費用支出，避免浪費和超支現象的發(fā)生。3.對于因特殊情況需要調整預算的，應按照規(guī)定的程序進行審批，并及時調整預算執(zhí)行情況。（三）報銷結算1.活動結束后，相關人員應及時整理費用報銷憑證，按照公司財務制度的要求進行報銷。2.報銷憑證應真實、合法、有效，確保費用報銷的準確性和合規(guī)性。3.財務部門對報銷憑證進行審核后，及時辦理報銷結算手續(xù)，確保費用及時支付。五、會議展覽活動安全管理（一）安全責任1.明確會議展覽活動安全管理的責任主體，各部門負責人為活動安全管理的第一責任人。2.籌備小組應制定安全管理制度和應急預案，明確安全管理的具體措施和要求。3.加強對工作人員和參與者的安全教育，提高安全意識和自我保護能力。（二）安全措施1.確?；顒訄龅氐陌踩O施齊全，如消防設施、疏散通道、安全標識等，符合相關安全標準。2.對活動現場進行安全檢查，及時發(fā)現和排除安全隱患，確保活動現場安全。3.在活動期間，安排專人負責安全管理工作，加強現場巡查，及時處理安全問題。（三）應急預案1.制定完善的應急預案，包括火災、地震、突發(fā)疾病等各類突發(fā)事件的應急處置措施。2.定期組織應急演練，提高工作人員和參與者的應急處置能力。3.在活動現場設置應急指揮中心，確保在突發(fā)事件發(fā)生時能夠迅速、有效地進行指揮和處置。六、會議展覽活動質量管理（一）質量目標1.明確會議展覽活動的質量目標，如會議的決策科學性、展覽的展示效果等。2.質量目標應具體、可衡量、可操作，為活動質量管理提供明確的方向。（二）質量控制1.建立質量控制體系，對活動策劃、籌備、實施等各個環(huán)節(jié)進行質量監(jiān)控。2.制定質量標準和驗收流程，確?；顒舆_到預期的質量目標。3.加強對活動效果的評估和反饋，及時發(fā)現問題并采取改進措施，不斷提高活動質量。（三）質量改進1.根據活動質量評估結果，總結經驗教訓，提出質量改進的措施和建議。2.將質量改進措施納入下一次活動的策劃和籌備工作中，不斷完善活動質量管理體系。3.鼓勵工作人員和參與者提出質量改進的意見和建議，營造良好的質量改進氛圍。七、會議展覽活動后期管理（一）總結評估1.活動結束后，籌備小組應及時對活動進行總結評估，分析活動的成效和不足之處。2.總結評估內容包括活動目標達成情況、活動組織實施情況、活動效果反饋等方面。3.根據總結評估結果，撰寫總結報告，提交公司領導和相關部門。（二）資料歸檔1.將活動期間的各類資料進行整理歸檔，包括活動策劃方案、籌備計劃、會議紀要、照片、視頻、費用報銷憑證等。2.資料歸檔應按照公司檔案管理規(guī)定進行分類、編號和存儲，便于日后查閱和使用。（三）經驗分享1.組織召開經驗分享會，由籌備小組向公司內部相關人員分享活動組織經驗和心得體會。2