PAGE大學(xué)檔案工作制度規(guī)范一、總則（一）目的為了加強(qiáng)大學(xué)檔案工作，提高檔案管理水平，有效地保護(hù)和利用檔案，為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本校實(shí)際情況，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各單位以及全體教職員工和學(xué)生在從事教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由學(xué)校綜合檔案室歸口管理全校各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映學(xué)校各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則全面收集學(xué)校在各個(gè)歷史時(shí)期形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校秘密和個(gè)人隱私的檔案，采取相應(yīng)的保密措施，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為學(xué)校各項(xiàng)工作和社會(huì)利用提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本校檔案工作規(guī)章制度并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理全校各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編目和提供利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門、各單位的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動(dòng)。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.參與學(xué)校重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和規(guī)范整理。（二）各部門、各單位檔案工作小組1.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確一名負(fù)責(zé)人分管檔案工作，并指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。2.按照學(xué)校檔案工作要求，建立健全本部門、本單位的檔案管理制度，確保檔案工作有序開展。3.對(duì)本部門、本單位形成的各類檔案進(jìn)行分類整理，定期向?qū)W校綜合檔案室移交檔案。4.積極配合學(xué)校綜合檔案室開展檔案業(yè)務(wù)工作，接受檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督檢查。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.黨群類檔案包括學(xué)校黨委、工會(huì)、團(tuán)委等組織在工作中形成的文件材料，如會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要活動(dòng)資料等。2.行政類檔案學(xué)校行政部門在行政管理活動(dòng)中形成的文件材料，如學(xué)校規(guī)劃、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、請(qǐng)示報(bào)告、人事任免文件、財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.教學(xué)類檔案涵蓋教學(xué)管理、教學(xué)實(shí)踐、教學(xué)研究等方面形成的文件材料，如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、學(xué)生成績(jī)冊(cè)、實(shí)習(xí)報(bào)告、畢業(yè)論文等。4.科研類檔案科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究、結(jié)題等過程中產(chǎn)生的文件材料，如科研項(xiàng)目申請(qǐng)書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、學(xué)術(shù)論文、專利證書等。5.基本建設(shè)類檔案學(xué)?；窘ㄔO(shè)項(xiàng)目從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收全過程形成的文件材料，如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、工程決算等。6.儀器設(shè)備類檔案學(xué)校購(gòu)置、使用和管理儀器設(shè)備過程中產(chǎn)生的文件材料，如設(shè)備購(gòu)置合同、說明書、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、維修記錄等。7.財(cái)會(huì)類檔案學(xué)校財(cái)務(wù)工作中形成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和財(cái)務(wù)報(bào)告等文件材料。8.學(xué)生類檔案學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)整個(gè)學(xué)習(xí)期間形成的個(gè)人檔案，包括高考報(bào)名材料、錄取通知書、學(xué)籍檔案、獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)成績(jī)單等。（二）歸檔要求1.各部門、各單位應(yīng)按照檔案形成的規(guī)律和特點(diǎn)，及時(shí)收集本部門、本單位在各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的文件材料，并進(jìn)行分類整理。2.歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、真實(shí)準(zhǔn)確，字跡清晰，載體形式符合要求。對(duì)于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.歸檔文件材料應(yīng)按照規(guī)定的分類方案和編號(hào)方法進(jìn)行整理編號(hào)，編制目錄，便于查找和利用。4.各部門、各單位應(yīng)在每年[具體時(shí)間]前，將上一年度形成的檔案整理完畢，并向?qū)W校綜合檔案室移交。重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目的檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔移交。四、檔案的整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類方法1.黨群類檔案按照《歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行分類，可分為黨務(wù)工作、組織工作、宣傳工作、統(tǒng)戰(zhàn)工作、紀(jì)檢工作等類別。2.行政類檔案按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，如20XX年永久校長(zhǎng)辦公室、20XX年長(zhǎng)期教務(wù)處等。3.教學(xué)類檔案按照教學(xué)環(huán)節(jié)和類別進(jìn)行分類，如教學(xué)管理、課程建設(shè)、實(shí)踐教學(xué)、教學(xué)研究等。4.科研類檔案按照科研項(xiàng)目類別和階段進(jìn)行分類，如自然科學(xué)研究、社會(huì)科學(xué)研究、科研項(xiàng)目立項(xiàng)、科研項(xiàng)目研究、科研項(xiàng)目結(jié)題等。5.基本建設(shè)類檔案按照項(xiàng)目建設(shè)階段和文件性質(zhì)進(jìn)行分類，如項(xiàng)目前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工驗(yàn)收文件等。6.儀器設(shè)備類檔案按照設(shè)備類別和型號(hào)進(jìn)行分類，如通用設(shè)備、專用設(shè)備、辦公設(shè)備等。7.財(cái)會(huì)類檔案按照會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行分類，如會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等。8.學(xué)生類檔案按照學(xué)生個(gè)人信息和檔案內(nèi)容進(jìn)行分類，如學(xué)籍檔案、成績(jī)檔案、獎(jiǎng)懲檔案等。（三）編號(hào)與編目1.對(duì)整理后的檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號(hào)方法應(yīng)根據(jù)檔案分類方案確定，便于檔案的標(biāo)識(shí)和管理。2.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。目錄應(yīng)打印或手寫清晰，一式多份，一份留存檔案室，一份供查閱利用，其他可根據(jù)需要分發(fā)。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定以及學(xué)校檔案保管期限表，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值，確保檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性。（二）鑒定組織成立由學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)、綜合檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行鑒定工作。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的形成背景、來(lái)源、作用和歷史價(jià)值，確定檔案的保管期限。2.參考國(guó)家和學(xué)校檔案保管期限表，結(jié)合學(xué)校實(shí)際情況進(jìn)行綜合判斷。對(duì)于介于兩種保管期限之間的檔案，一般從長(zhǎng)確定保管期限。3.對(duì)涉及學(xué)校重要?dú)v史事件、重大決策、關(guān)鍵技術(shù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊(cè)經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由綜合檔案室負(fù)責(zé)組織銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。3.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字，并注明銷毀日期。檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所學(xué)校綜合檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等要求，確保檔案的安全保管。庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，排列有序，便于查找和利用。不同保管期限、不同門類的檔案應(yīng)分開存放。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂或裝盒保管，對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案載體的安全。3.建立檔案保管賬目，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，做到賬物相符。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。七、檔案的利用（一）利用原則按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，積極主動(dòng)地為學(xué)校各項(xiàng)工作和社會(huì)利用提供檔案服務(wù)，同時(shí)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息安全。（二）利用方式1.查閱利用本校教職員工和學(xué)生因工作、學(xué)習(xí)需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門或單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。查閱重要檔案或涉及機(jī)密的檔案，需經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱利用因特殊情況需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱期限和用途，經(jīng)所在部門或單位負(fù)責(zé)人簽字、學(xué)校綜合檔案室負(fù)責(zé)人審核、學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[具體天數(shù)]，到期應(yīng)及時(shí)歸還。借閱檔案應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失。3.出具證明根據(jù)利用者的需求，綜合檔案室可為其出具檔案證明。檔案證明應(yīng)依據(jù)檔案原件如實(shí)出具，加蓋學(xué)校綜合檔案室印章。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用內(nèi)容、檔案編號(hào)等信息。利用登記冊(cè)應(yīng)永久保存。八、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為學(xué)校提供便捷、高效的檔案信息服務(wù)。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)建立涵蓋檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等全過程的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)化管理和資源共享。2.檔案數(shù)字化加工對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和檢索利用。3.數(shù)據(jù)安全管理加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶認(rèn)證、訪問控制等措施，確保檔案信息安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的功能模塊，滿足檔案管理工作的實(shí)際需求，如檔案錄入、分類編目、檢索查詢、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、借閱管理、權(quán)限設(shè)置等。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步管理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致、格式規(guī)范。電子檔案應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，定期進(jìn)行備份和維護(hù)。3.加強(qiáng)檔案信息化人才隊(duì)伍建設(shè)，提高檔案管理人員的信息化業(yè)務(wù)水平，確保檔案信息化建設(shè)工作的順利開展。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體學(xué)校綜合檔案室負(fù)責(zé)對(duì)全校檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，定期或不定期對(duì)各部門、各單位的檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)和督促。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案工作制度的執(zhí)行情況，包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)的工作是否符合規(guī)定要求。2.檔案管理機(jī)構(gòu)和人員的配備情況，檔案管理人員是否具備相應(yīng)的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能。3.檔案工作經(jīng)費(fèi)的落實(shí)和使用情況，是否?？顚Ｓ?，保障檔案工作的正常開展。4.檔案信息化