PAGE電梯維保單保管制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司電梯維保單的保管與管理，確保維保單的完整性、準確性和可追溯性，保障電梯維護保養(yǎng)工作的規(guī)范開展，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司負責的所有電梯維保單的保管工作，包括電梯日常維護保養(yǎng)合同中涉及的維保單，以及因電梯維修、改造、更新等項目產(chǎn)生的維保單。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及電梯行業(yè)相關(guān)標準，確保維保單的保管工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：保障維保單的安全存儲，防止信息泄露，維護公司及客戶的合法權(quán)益。3.分類管理原則：按照維保單的類別、時間、項目等進行分類管理，便于查詢和使用。4.責任明確原則：明確各部門及人員在維保單保管過程中的職責，確保工作落實到位。二、維保單的分類與編號（一）分類1.日常維護保養(yǎng)維保單：記錄電梯日常維護保養(yǎng)工作的相關(guān)內(nèi)容，包括維護保養(yǎng)時間、項目、人員等信息。2.維修維保單：針對電梯出現(xiàn)故障或需要維修的情況，記錄維修工作的詳細信息，如維修時間、故障描述、維修措施、更換部件等。3.改造維保單：當電梯進行改造項目時，記錄改造的具體內(nèi)容、過程、驗收情況等信息。4.更新維保單：涉及電梯更新的項目，記錄更新的設備信息、安裝調(diào)試情況、驗收結(jié)果等。（二）編號1.維保單編號應具有唯一性，便于識別和管理。編號格式為：[年份][項目類別代碼][順序號]。2.年份：用四位數(shù)字表示維保單產(chǎn)生的年份，如“2023”。3.項目類別代碼：日常維護保養(yǎng)用“R”表示，維修用“W”表示，改造用“G”表示，更新用“X”表示。4.順序號：按照維保單產(chǎn)生的先后順序依次編號，從“001”開始。例如，2023年第5份維修維保單的編號為“2023W005”。三、維保單的獲取與填寫（一）獲取1.公司與電梯維護保養(yǎng)單位簽訂日常維護保養(yǎng)合同后，由維護保養(yǎng)單位負責提供維保單的空白表格。2.對于電梯維修、改造、更新項目，由項目負責人根據(jù)實際情況向相關(guān)部門或供應商索取維保單。（二）填寫要求1.維保單應使用黑色或藍色鋼筆、中性筆填寫，字跡清晰、工整，不得涂改。如有錯誤需要更正，應在更正處加蓋更正章或簽名確認。2.填寫內(nèi)容應完整、準確，包括電梯基本信息（如型號、編號、安裝位置等）、維護保養(yǎng)或維修改造項目內(nèi)容、時間、人員簽名等。3.對于維修、改造、更新項目，應詳細記錄故障原因、維修措施、更換部件清單及規(guī)格型號等信息。更換部件應注明品牌、產(chǎn)地、規(guī)格型號等，確?？勺匪菪?。4.維保單上的簽名應真實有效，相關(guān)人員應在規(guī)定位置簽字確認，不得代簽。四、維保單的審核與審批（一）審核1.維保單填寫完成后，由維護保養(yǎng)單位或項目負責人提交至本部門負責人進行審核。2.審核內(nèi)容包括維保單填寫的完整性、準確性、合規(guī)性等。審核人員應仔細核對各項信息，確保與實際工作情況相符，如有問題應及時要求填寫人員進行更正。（二）審批1.經(jīng)部門負責人審核通過的維保單，提交至公司分管領(lǐng)導進行審批。2.分管領(lǐng)導應根據(jù)公司相關(guān)規(guī)定和項目實際情況，對維保單進行審批。審批通過后，維保單方可生效。3.對于涉及金額較大、技術(shù)復雜或存在重大安全隱患的維修、改造、更新項目維保單，需經(jīng)公司總經(jīng)理審批。五、維保單的保管（一）保管部門1.日常維護保養(yǎng)維保單由公司電梯管理部門負責保管。2.維修、改造、更新維保單由項目實施部門負責保管，項目結(jié)束后移交至電梯管理部門統(tǒng)一保管。（二）保管方式1.紙質(zhì)維保單：應存放在專門的文件柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找。文件柜應具備防火、防潮、防蟲等功能，確保維保單的安全保存。2.電子維保單：對于已錄入電子系統(tǒng)的維保單，應定期進行備份，備份存儲介質(zhì)應妥善保管。電子維保單應建立索引目錄，方便快速查詢和檢索。（三）保管期限1.日常維護保養(yǎng)維保單的保管期限為電梯使用周期結(jié)束后至少2年。2.維修、改造、更新維保單的保管期限為該項目完成后至少5年。（四）保管要求1.保管人員應定期對維保單進行整理和核對，確保維保單的完整性和準確性。如發(fā)現(xiàn)維保單有缺失或損壞，應及時查明原因并采取相應措施進行處理。2.嚴格限制維保單的查閱和借閱權(quán)限，未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱、復印或借閱維保單。確因工作需要查閱或借閱維保單的，應填寫《維保單查閱/借閱申請表》，經(jīng)相關(guān)部門負責人和分管領(lǐng)導批準后，方可查閱或借閱，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。查閱或借閱人員應妥善保管維保單，不得隨意涂改、損壞或丟失。3.維保單保管期間，如遇公司內(nèi)部審計、外部檢查等情況，保管人員應積極配合，提供相關(guān)維保單資料。六、維保單的查閱與使用（一）查閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱維保單時，應填寫《維保單查閱申請表》，注明查閱原因、維保單編號、查閱內(nèi)容等信息。2.將申請表提交至電梯管理部門負責人審核，審核通過后，由電梯管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員不得擅自將維保單帶出指定查閱地點，如需復印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應經(jīng)電梯管理部門負責人批準，并在復印件或摘錄件上注明用途和日期。（二）使用范圍1.維保單主要用于電梯維護保養(yǎng)工作的記錄與追溯、故障分析與處理、質(zhì)量監(jiān)督與檢查、安全評估與管理等方面。2.公司內(nèi)部各部門在開展與電梯相關(guān)的工作時，如需參考維保單信息，應按照查閱流程進行查閱和使用。3.對外提供維保單信息時，應嚴格按照公司保密制度的規(guī)定進行審批，確保信息安全。未經(jīng)公司批準，不得向任何單位或個人提供維保單的全部或部分內(nèi)容。七、維保單的銷毀（一）銷毀條件1.維保單保管期限屆滿后，由電梯管理部門提出銷毀申請，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，方可進行銷毀。2.對于因特殊原因需要提前銷毀的維保單，應提供充分的理由和相關(guān)證明材料，經(jīng)公司總經(jīng)理批準后，方可實施銷毀。（二）銷毀方式1.紙質(zhì)維保單的銷毀應采用粉碎、焚燒等方式進行，確保維保單信息無法恢復。2.電子維保單的銷毀應通過專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進行格式化處理，防止數(shù)據(jù)被恢復。（三）銷毀記錄1.維保單銷毀過程應進行詳細記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、銷毀方式、維保單編號、數(shù)量等信息。2.銷毀記錄