PAGE資料員制度設計規(guī)范要求一、總則（一）目的為加強公司/組織資料管理工作，確保資料的完整性、準確性、規(guī)范性和安全性，提高資料利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及資料管理的部門和人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保資料管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：資料內(nèi)容必須真實可靠，數(shù)據(jù)準確無誤。3.完整規(guī)范原則：資料應涵蓋工作全過程，格式規(guī)范統(tǒng)一。4.安全保密原則：保障資料的安全，防止資料泄露、丟失或損壞，對涉及機密的資料嚴格保密。5.便捷高效原則：優(yōu)化資料管理流程，提高資料檢索、查閱和使用效率。二、資料分類與編號（一）資料分類1.行政文件類：包括公司/組織的章程、制度、決議、通知、報告等。2.業(yè)務文檔類：根據(jù)不同業(yè)務領域，如市場營銷、項目管理、財務管理等，分類存放相關業(yè)務文件。3.合同協(xié)議類：各類合同、協(xié)議、意向書等。4.技術資料類：產(chǎn)品研發(fā)資料、技術方案、圖紙、工藝文件等。5.人事檔案類：員工簡歷及相關人事信息、培訓記錄、績效考核資料等。6.財務資料類：財務報表、賬目憑證、審計報告等。7.客戶資料類：客戶信息、往來函件、合作記錄等。（二）編號規(guī)則1.采用層次編碼法，由類別代碼、年份代碼、流水號組成。2.類別代碼：根據(jù)資料分類確定，用大寫字母表示。3.年份代碼：取公元紀年的后兩位數(shù)字，如“23”表示2023年。4.流水號：按照資料產(chǎn)生的順序依次編號，從001開始。5.示例：行政文件類中2023年第5份文件編號為XZ23005。三、資料收集與整理（一）收集要求1.各部門應明確專人負責資料收集工作，確保資料及時、完整收集。2.對于外來文件，如上級部門文件、合作單位函件等，應及時簽收、登記，并按要求傳遞給相關人員。3.在業(yè)務活動中產(chǎn)生的資料，如會議紀要、項目報告等，承辦人員應在規(guī)定時間內(nèi)整理并提交。（二）整理要求1.資料收集后，應按照分類和編號規(guī)則進行整理，確保資料有序存放。2.對資料進行核對，檢查資料的完整性、準確性，對不符合要求的資料及時補充或修正。3.去除資料中的無關信息，如重復頁、空白頁等，保持資料簡潔明了。四、資料歸檔與存儲（一）歸檔流程1.資料整理完成后，由資料員填寫歸檔清單，注明資料名稱、編號、日期、來源等信息。2.將資料移交至檔案室，檔案室管理人員按照歸檔清單進行核對、簽收，并將資料存入相應檔案柜或存儲設備。3.建立電子檔案時，應按照電子文件管理要求進行分類存儲，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。（二）存儲方式1.紙質(zhì)資料應存放在專用檔案柜中，檔案柜應保持清潔、干燥，避免資料受潮、發(fā)霉或損壞。2.對于重要資料，應采用備份存儲方式，如光盤、硬盤等，并定期進行檢查和更新。3.電子資料應存儲在服務器或?qū)Ｓ么鎯υO備上，設置合理的存儲路徑和文件夾結構，便于檢索和管理。同時，應建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對電子資料進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放。五、資料查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱資料，應填寫查閱申請表，注明查閱目的、資料名稱、編號等信息，經(jīng)部門負責人審批后，到檔案室查閱。2.檔案室管理人員應根據(jù)查閱申請表提供相應資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱人姓名、部門、查閱時間、資料名稱、編號等信息。3.查閱人員應在指定地點查閱資料，不得擅自將資料帶出檔案室。如需復印或摘錄資料，應經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱資料的，應填寫借閱申請表，詳細說明借閱資料的用途、借閱期限等，經(jīng)部門負責人審核，分管領導批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管所借資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上涂改、污損或丟失。如發(fā)現(xiàn)資料損壞或丟失，應及時報告檔案室管理人員，并承擔相應責任。4.借閱到期后，借閱人員應按時歸還所借資料，檔案室管理人員應認真核對資料的完整性和準確性。六、資料保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司/組織機密的資料，應嚴格限制接觸范圍，明確保密責任人。2.保密責任人應與接觸機密資料的人員簽訂保密協(xié)議，明確保密義務和違約責任。3.在資料存儲、傳輸和使用過程中，應采取加密、訪問控制等技術手段，確保資料安全。4.嚴禁在非保密場所談論、傳播機密資料，嚴禁通過互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡傳輸機密資料。（二）安全管理1.檔案室應配備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設備，確保資料安全。2.定期對檔案室進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.加強對檔案室管理人員的安全教育，提高安全意識，確保資料管理工作安全有序進行。七、資料銷毀與處置（一）銷毀條件1.資料已超過保存期限，且無繼續(xù)保存價值的。2.資料內(nèi)容已失效或已被新的資料替代，且原資料無參考價值的。3.因公司/組織業(yè)務調(diào)整、機構撤銷等原因，相關資料不再需要的。（二）銷毀流程1.由資料管理部門提出資料銷毀申請，填寫銷毀清單，注明資料名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.經(jīng)部門負責人審核，分管領導批準后，組織實施銷毀工作。3.銷毀工作應在專人監(jiān)督下進行，確保資料徹底銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等方式。4.銷毀完成后，監(jiān)督人員應在銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單存檔。八、資料管理人員職責（一）資料員職責1.負責資料的收集、整理、歸檔、存儲等日常管理工作。2.按照資料分類和編號規(guī)則，對資料進行準確分類和編號，確保資料管理規(guī)范有序。3.建立資料臺賬，及時記錄資料的出入庫情況，定期對資料進行盤點，保證賬物相符。4.協(xié)助公司/組織內(nèi)部人員查閱和借閱資料，提供必要的服務和支持。5.負責資料的安全保密工作，對涉及機密的資料嚴格管理，防止泄露。6.定期對資料管理工作進行總結和分析，提出改進建議，提高資料管理水平。（二）檔案室管理人員職責1.負責檔案室的日常管理工作，包括檔案柜的維護、存儲設備的管理等。2.按照歸檔流程，對資料員移交的資料進行核對、簽收，并妥善保管。3.為查閱和借閱資料的人員提供服務，做好查閱和借閱記錄。4.定期對檔案室進行安全檢查，確保資料安全。5.協(xié)助資料管理部門做好資料銷毀工作，監(jiān)督銷毀過程。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.公司/組織設立資料管理監(jiān)督小組，定期對資料管理工作進行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應檢查資料管理制度的執(zhí)行情況，包括資料收集、整理、歸檔、存儲、查閱、借閱、保密、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核辦法1.建立資料管理工作考核制度，對資料管理部門和相關人員的工作進行考核評價。2.考核內(nèi)容包括資料管理工作的規(guī)范性、準確性、完整性、及時性、安全性等方面。3.根據(jù)考核結果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對存在問題的部門和個人進行