PAGE費(fèi)用報(bào)銷單填寫規(guī)范制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)管理，規(guī)范費(fèi)用報(bào)銷流程，確保費(fèi)用報(bào)銷的真實(shí)性、合理性、合法性，提高財(cái)務(wù)管理效率，特制定本費(fèi)用報(bào)銷單填寫規(guī)范制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工在日常工作中發(fā)生的各類費(fèi)用報(bào)銷事項(xiàng)。3.基本原則費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)遵循真實(shí)性、合理性、相關(guān)性、合法性的原則。報(bào)銷費(fèi)用必須是實(shí)際發(fā)生的，與公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)相關(guān)，且符合國(guó)家法律法規(guī)和公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定。二、費(fèi)用報(bào)銷單填寫要求1.基本信息報(bào)銷日期：填寫實(shí)際報(bào)銷的日期。員工姓名：填寫報(bào)銷人的姓名，應(yīng)與公司人事檔案一致。部門：填寫報(bào)銷人所在的部門。員工編號(hào)：填寫公司為員工分配的唯一編號(hào)。2.費(fèi)用明細(xì)費(fèi)用項(xiàng)目：詳細(xì)填寫費(fèi)用的具體內(nèi)容，如差旅費(fèi)、辦公用品費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等，應(yīng)與公司費(fèi)用報(bào)銷分類一致。金額：填寫實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用金額，大小寫必須一致，不得涂改。附件張數(shù)：填寫所附報(bào)銷憑證的張數(shù)，確保附件完整、清晰。3.報(bào)銷事由簡(jiǎn)要描述費(fèi)用發(fā)生的原因和用途，應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，能夠反映費(fèi)用的實(shí)際情況。對(duì)于差旅費(fèi)，應(yīng)注明出差時(shí)間、地點(diǎn)、事由等；對(duì)于業(yè)務(wù)招待費(fèi)，應(yīng)注明招待對(duì)象、目的等。4.審批簽字部門負(fù)責(zé)人：對(duì)費(fèi)用的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，并簽字確認(rèn)。財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)人員對(duì)費(fèi)用報(bào)銷的合規(guī)性、票據(jù)的真實(shí)性等進(jìn)行審核，并簽字確認(rèn)?？偨?jīng)理審批：根據(jù)公司授權(quán)，總經(jīng)理對(duì)重大費(fèi)用報(bào)銷進(jìn)行審批簽字。三、費(fèi)用報(bào)銷分類及填寫規(guī)范1.差旅費(fèi)定義：?jiǎn)T工因工作需要到外地出差所發(fā)生的交通、住宿、餐飲等費(fèi)用。填寫規(guī)范交通費(fèi)用：填寫乘坐交通工具的類型、起止地點(diǎn)、票價(jià)等信息，并附上相應(yīng)的車票、機(jī)票等憑證。住宿費(fèi)用：填寫住宿酒店名稱、地址、住宿時(shí)間、房?jī)r(jià)等信息，并附上酒店開(kāi)具的發(fā)票。餐飲補(bǔ)貼：按照公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)填寫補(bǔ)貼金額，并注明補(bǔ)貼天數(shù)。其他費(fèi)用：如市內(nèi)交通費(fèi)、通訊費(fèi)等，應(yīng)詳細(xì)填寫費(fèi)用明細(xì)，并附上相應(yīng)憑證。2.辦公用品費(fèi)定義：公司購(gòu)買日常辦公所需的文具、紙張、設(shè)備等費(fèi)用。填寫規(guī)范購(gòu)買日期：填寫辦公用品的購(gòu)買日期。物品名稱：詳細(xì)列出所購(gòu)買辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等。單價(jià)：填寫每件辦公用品的價(jià)格。金額：根據(jù)單價(jià)和數(shù)量計(jì)算得出的總金額。供應(yīng)商名稱：填寫提供辦公用品的供應(yīng)商名稱。發(fā)票號(hào)碼：附上購(gòu)買辦公用品的發(fā)票號(hào)碼。3.業(yè)務(wù)招待費(fèi)定義：公司為開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)而發(fā)生的招待客戶的餐飲、住宿、娛樂(lè)等費(fèi)用。填寫規(guī)范招待日期：填寫業(yè)務(wù)招待的具體日期。招待對(duì)象：詳細(xì)列出招待客戶的單位名稱、人員姓名等。招待事由：說(shuō)明招待客戶的原因和目的。費(fèi)用明細(xì)：分別列出餐飲、住宿、娛樂(lè)等各項(xiàng)費(fèi)用的金額，并附上相應(yīng)發(fā)票。審批依據(jù)：注明本次業(yè)務(wù)招待是否符合公司業(yè)務(wù)招待標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)審批程序。4.通訊費(fèi)定義：?jiǎn)T工因工作需要發(fā)生的手機(jī)話費(fèi)、固定電話費(fèi)等費(fèi)用。填寫規(guī)范通訊類型：注明是手機(jī)話費(fèi)還是固定電話費(fèi)。號(hào)碼：填寫手機(jī)號(hào)碼或固定電話號(hào)碼。費(fèi)用期間：填寫通訊費(fèi)用發(fā)生的時(shí)間段。金額：填寫實(shí)際發(fā)生的通訊費(fèi)用金額。發(fā)票號(hào)碼：附上通訊費(fèi)發(fā)票。5.車輛費(fèi)用定義：公司車輛使用過(guò)程中發(fā)生的加油費(fèi)、維修費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等費(fèi)用。填寫規(guī)范車輛信息：填寫車輛的車牌號(hào)、車型等。費(fèi)用項(xiàng)目：分別填寫加油費(fèi)、維修費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)等具體費(fèi)用項(xiàng)目。金額：填寫各項(xiàng)費(fèi)用的實(shí)際金額，并附上相應(yīng)發(fā)票。使用部門：注明車輛的使用部門。6.會(huì)議費(fèi)定義：公司組織召開(kāi)會(huì)議所發(fā)生的場(chǎng)地租賃、會(huì)議設(shè)備租賃、餐飲、住宿等費(fèi)用。填寫規(guī)范會(huì)議名稱：填寫會(huì)議的具體名稱。會(huì)議時(shí)間：注明會(huì)議召開(kāi)的起止時(shí)間。會(huì)議地點(diǎn)：填寫會(huì)議召開(kāi)的地點(diǎn)。參會(huì)人數(shù)：統(tǒng)計(jì)參加會(huì)議的人數(shù)。費(fèi)用明細(xì)：分別列出場(chǎng)地租賃、設(shè)備租賃、餐飲、住宿等各項(xiàng)費(fèi)用金額，并附上相應(yīng)發(fā)票。會(huì)議議程：簡(jiǎn)要描述會(huì)議的主要議程和內(nèi)容。7.培訓(xùn)費(fèi)定義：公司員工參加外部培訓(xùn)所發(fā)生的培訓(xùn)費(fèi)用，包括學(xué)費(fèi)、教材費(fèi)、住宿費(fèi)等。填寫規(guī)范培訓(xùn)課程名稱：填寫參加培訓(xùn)的具體課程名稱。培訓(xùn)機(jī)構(gòu)名稱：注明培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的全稱。培訓(xùn)時(shí)間：填寫培訓(xùn)的起止時(shí)間。費(fèi)用明細(xì)：分別列出學(xué)費(fèi)、教材費(fèi)、住宿費(fèi)等各項(xiàng)費(fèi)用金額，并附上相應(yīng)發(fā)票。培訓(xùn)證書編號(hào)：如有培訓(xùn)證書，填寫證書編號(hào)。培訓(xùn)效果評(píng)估：簡(jiǎn)要描述培訓(xùn)后的收獲和對(duì)工作的幫助。四、費(fèi)用報(bào)銷流程1.報(bào)銷人準(zhǔn)備按照本制度要求填寫費(fèi)用報(bào)銷單，并將相關(guān)報(bào)銷憑證粘貼整齊，附在報(bào)銷單后面。確保報(bào)銷憑證真實(shí)、合法、有效，發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，收據(jù)應(yīng)加蓋財(cái)務(wù)專用章或發(fā)票專用章。2.部門負(fù)責(zé)人審核部門負(fù)責(zé)人對(duì)報(bào)銷費(fèi)用的真實(shí)性、合理性進(jìn)行審核，確認(rèn)費(fèi)用與工作相關(guān)，并簽字批準(zhǔn)。如發(fā)現(xiàn)費(fèi)用不合理或不符合公司規(guī)定，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)拒絕簽字，并要求報(bào)銷人作出解釋或補(bǔ)充相關(guān)資料。3.財(cái)務(wù)審核財(cái)務(wù)人員收到報(bào)銷單后進(jìn)行合規(guī)性審核，檢查報(bào)銷憑證是否齊全、合規(guī)，費(fèi)用計(jì)算是否正確，報(bào)銷金額是否符合公司標(biāo)準(zhǔn)等。對(duì)不符合要求的報(bào)銷單，財(cái)務(wù)人員應(yīng)及時(shí)與報(bào)銷人溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)信息。4.總經(jīng)理審批根據(jù)公司規(guī)定，對(duì)于超過(guò)一定金額的費(fèi)用報(bào)銷，需總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理對(duì)費(fèi)用報(bào)銷的必要性、合理性進(jìn)行最終審核，并簽字批準(zhǔn)。5.報(bào)銷支付經(jīng)總經(jīng)理審批后的報(bào)銷單，財(cái)務(wù)人員按照公司財(cái)務(wù)流程進(jìn)行報(bào)銷支付。報(bào)銷款項(xiàng)一般通過(guò)銀行轉(zhuǎn)賬方式支付到報(bào)銷人指定的銀行賬戶，特殊情況需現(xiàn)金支付的，應(yīng)嚴(yán)格按照公司現(xiàn)金管理規(guī)定執(zhí)行。五、費(fèi)用報(bào)銷時(shí)間規(guī)定1.員工應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后及時(shí)填寫報(bào)銷單，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交審批。一般情況下，費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后的[X]個(gè)工作日內(nèi)提交，特殊情況經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和財(cái)務(wù)部門同意后可適當(dāng)延長(zhǎng)，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。2.每月[具體日期]為集中報(bào)銷時(shí)間，財(cái)務(wù)部門集中處理當(dāng)月的費(fèi)用報(bào)銷事項(xiàng)。對(duì)于在集中報(bào)銷時(shí)間之后提交的報(bào)銷單，將順延至下一個(gè)月處理。六、費(fèi)用報(bào)銷的其他規(guī)定1.票據(jù)要求報(bào)銷憑證必須是正規(guī)發(fā)票或財(cái)政監(jiān)制的收據(jù)，發(fā)票內(nèi)容應(yīng)完整、準(zhǔn)確，包括發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)票日期、購(gòu)買方名稱、銷售方名稱、服務(wù)內(nèi)容、金額、稅率、稅額等。發(fā)票應(yīng)加蓋發(fā)票專用章，印章清晰、完整，不得加蓋其他印章或手寫蓋章。對(duì)于不符合規(guī)定的發(fā)票，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷。2.費(fèi)用分?jǐn)倢?duì)于多人共同發(fā)生的費(fèi)用，如差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)等，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行合理分?jǐn)?，并在?bào)銷單上注明分?jǐn)偡绞胶兔咳朔謹(jǐn)偟慕痤~。分?jǐn)傎M(fèi)用的報(bào)銷憑證可以是一張發(fā)票的復(fù)印件，但需在復(fù)印件上注明原件存放處，并由原件持有人簽字確認(rèn)。3.預(yù)付款項(xiàng)因業(yè)務(wù)需要預(yù)先支付的款項(xiàng)，如采購(gòu)預(yù)付款、出差借款等，應(yīng)填寫預(yù)付款申請(qǐng)單，并按照公司預(yù)付款審批流程進(jìn)行審批。預(yù)付款項(xiàng)在實(shí)際發(fā)生費(fèi)用后，應(yīng)及時(shí)辦理報(bào)銷手續(xù)，沖銷預(yù)付款。4.特殊情況處理對(duì)于因特殊原因無(wú)法取得正規(guī)發(fā)票的費(fèi)用報(bào)銷，應(yīng)填寫情況說(shuō)明，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理審批后，方可報(bào)銷。情況說(shuō)明應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明費(fèi)用發(fā)生的原因、金額、支付方式等信息。對(duì)于涉及外幣的費(fèi)用報(bào)銷，應(yīng)按照國(guó)家外匯管理規(guī)定進(jìn)行折算，并提供相關(guān)匯率依據(jù)。七、監(jiān)督與檢查1.公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)費(fèi)用報(bào)銷情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查，確保費(fèi)用報(bào)銷符合本制度規(guī)定。2.對(duì)于違反本制度的費(fèi)用報(bào)銷行為，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷，并責(zé)令報(bào)銷人改正