PAGE食品原料采購制度與規(guī)范一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司食品原料采購行為，確保所采購的食品原料符合食品安全標(biāo)準(zhǔn)，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，維護(hù)消費(fèi)者的健康與安全。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及食品原料采購的部門、崗位及相關(guān)人員。3.基本原則合法性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購活動合法合規(guī)。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先采購質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商提供的食品原料，保障產(chǎn)品質(zhì)量。公平公正原則：在采購過程中，遵循公平、公正、公開的原則，維護(hù)公司利益。成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。二、采購計(jì)劃與預(yù)算1.采購計(jì)劃制定各部門應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需求，提前制定食品原料采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確原料名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間等詳細(xì)信息。采購計(jì)劃需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)采購部門匯總。采購部門根據(jù)匯總的采購計(jì)劃，結(jié)合庫存情況，制定公司整體采購計(jì)劃。2.采購預(yù)算編制采購部門應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃，編制采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)包括采購金額、運(yùn)輸費(fèi)用、倉儲費(fèi)用等各項(xiàng)支出。采購預(yù)算需經(jīng)財(cái)務(wù)部門審核，報(bào)公司管理層審批后執(zhí)行。三、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商篩選機(jī)制，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估和選擇。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、食品生產(chǎn)許可證、食品經(jīng)營許可證、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等相關(guān)資質(zhì)證明文件。采購部門應(yīng)對供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系等情況。經(jīng)考察合格的供應(yīng)商，納入公司合格供應(yīng)商名錄。2.供應(yīng)商評估與考核采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，評估周期為每年一次。評估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估檔案，記錄供應(yīng)商的評估結(jié)果。對評估不合格的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其限期整改。如整改后仍不符合要求，采購部門應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格。3.供應(yīng)商激勵(lì)與淘汰采購部門應(yīng)對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)募?lì)，如增加采購量、優(yōu)先付款等。對出現(xiàn)嚴(yán)重質(zhì)量問題、交貨期延誤、價(jià)格不合理等情況的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)及時(shí)淘汰，并在合格供應(yīng)商名錄中予以除名。四、采購流程1.采購申請各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需求，填寫采購申請表。采購申請表應(yīng)包括原料名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時(shí)間、用途等詳細(xì)信息。采購申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，對其進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括采購計(jì)劃、預(yù)算、供應(yīng)商選擇等方面。采購申請表經(jīng)采購部門審核通過后，報(bào)公司管理層審批。公司管理層根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，并簽署審批意見。3.采購實(shí)施采購部門根據(jù)審批通過的采購申請表，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。采購人員應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括原料名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購人員應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保原料按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。4.驗(yàn)收與入庫原料到貨后，采購部門應(yīng)及時(shí)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門進(jìn)行驗(yàn)收。質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，對原料的質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量等進(jìn)行檢驗(yàn)。經(jīng)檢驗(yàn)合格的原料，質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)出具檢驗(yàn)報(bào)告。采購人員憑檢驗(yàn)報(bào)告辦理入庫手續(xù)，將原料存入倉庫。經(jīng)檢驗(yàn)不合格的原料，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其退換貨或承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。五、采購合同管理1.合同簽訂采購人員應(yīng)在采購審批通過后，及時(shí)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括原料名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同簽訂后，采購人員應(yīng)將合同副本交公司相關(guān)部門存檔。2.合同執(zhí)行與變更采購人員應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保原料按時(shí)、按質(zhì)、按量交付。如因特殊原因需要變更采購合同，采購人員應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、雙方的權(quán)利和義務(wù)等條款。采購合同變更后，采購人員應(yīng)將變更協(xié)議副本交公司相關(guān)部門存檔。3.合同終止采購合同履行完畢后，采購人員應(yīng)及時(shí)辦理合同終止手續(xù)。合同終止手續(xù)包括清理貨款、結(jié)算費(fèi)用、退還保證金等。采購人員應(yīng)將合同終止情況及時(shí)通知公司相關(guān)部門，并將合同原件存檔。六、采購風(fēng)險(xiǎn)管理1.風(fēng)險(xiǎn)識別與評估采購部門應(yīng)建立采購風(fēng)險(xiǎn)識別與評估機(jī)制，對采購過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識別和評估。風(fēng)險(xiǎn)識別內(nèi)容包括市場風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等方面。采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施市場風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：采購部門應(yīng)密切關(guān)注市場動態(tài)，及時(shí)了解原料價(jià)格變化情況，合理安排采購計(jì)劃，避免因價(jià)格波動造成損失。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：采購部門應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的質(zhì)量管理，要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，對到貨原料進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)，確保原料質(zhì)量符合要求。供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商篩選機(jī)制，對潛在供應(yīng)商進(jìn)行評估和選擇，選擇信譽(yù)良好、生產(chǎn)能力強(qiáng)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠的供應(yīng)商。同時(shí)，采購部門應(yīng)加強(qiáng)對供應(yīng)商的管理，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和考核，及時(shí)淘汰不合格供應(yīng)商。合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施：采購部門應(yīng)加強(qiáng)對采購合同的管理，簽訂合同前應(yīng)仔細(xì)審查合同條款，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)、明確清晰。同時(shí)，采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，避免因合同糾紛造成損失。七、采購監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行監(jiān)督和審計(jì)，檢查采購制度的執(zhí)行情況、采購流程的合規(guī)性、采購合同的履行情況等。內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購活動中存在的問題，并提出整改意見和建議。采購部門應(yīng)根據(jù)內(nèi)部審計(jì)部門的意見和建議，及時(shí)進(jìn)行整改，確保采購活動合法合規(guī)