PAGE物業(yè)服務(wù)員保密制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司物業(yè)管理服務(wù)過(guò)程中的保密工作，保護(hù)公司、業(yè)主及相關(guān)方的合法權(quán)益，防止因信息泄露引發(fā)的風(fēng)險(xiǎn)和損失，特制定本保密制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司全體物業(yè)服務(wù)員，包括但不限于客服人員、維修人員、安保人員、保潔人員等，以及因工作需要接觸公司保密信息的外部合作單位人員。（三）定義1.保密信息：指公司在物業(yè)管理服務(wù)過(guò)程中獲取或產(chǎn)生的，涉及公司商業(yè)秘密、業(yè)主個(gè)人隱私以及其他依照法律法規(guī)或合同約定需要保密的信息。包括但不限于業(yè)主資料、物業(yè)項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、管理策略、技術(shù)資料、維修記錄、監(jiān)控視頻等。2.知悉范圍：指根據(jù)工作需要，明確可以接觸和了解保密信息的人員范圍。（四）保密原則1.合法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保保密工作在合法框架內(nèi)進(jìn)行。2.最小化原則：嚴(yán)格限定保密信息的知悉范圍，僅將保密信息提供給因工作需要必須知悉的人員，確保信息接觸范圍最小化。3.預(yù)防為主原則：采取積極有效的預(yù)防措施，從制度建設(shè)、人員培訓(xùn)、技術(shù)防護(hù)等方面入手，防止保密信息泄露事件的發(fā)生。4.全程保密原則：對(duì)保密信息的收集、存儲(chǔ)、使用、傳輸、共享、銷(xiāo)毀等全過(guò)程實(shí)施保密管理，確保信息在各個(gè)環(huán)節(jié)的安全性。二、保密信息的范圍及分類(lèi)（一）公司商業(yè)秘密1.經(jīng)營(yíng)信息物業(yè)項(xiàng)目的經(jīng)營(yíng)策略、市場(chǎng)拓展計(jì)劃、客戶(hù)資源信息等。公司的財(cái)務(wù)預(yù)算、成本核算、資金運(yùn)作等財(cái)務(wù)信息。與供應(yīng)商、合作伙伴的合作協(xié)議、合作意向、商務(wù)談判內(nèi)容等。2.管理信息公司的組織架構(gòu)、人員配置、薪酬福利體系等內(nèi)部管理信息。物業(yè)管理服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、考核辦法、工作流程等管理規(guī)范。公司的應(yīng)急預(yù)案、安全防范措施、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估報(bào)告等安全管理信息。3.技術(shù)信息根據(jù)物業(yè)項(xiàng)目特點(diǎn)研發(fā)或采用的先進(jìn)物業(yè)管理技術(shù)、設(shè)備設(shè)施的技術(shù)參數(shù)、操作手冊(cè)等。智能化物業(yè)管理系統(tǒng)的軟件代碼、數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)、操作權(quán)限等技術(shù)資料。物業(yè)設(shè)施設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)技術(shù)、維修改造方案等技術(shù)文檔。（二）業(yè)主個(gè)人隱私1.基本信息：業(yè)主的姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、身份證號(hào)碼、家庭住址等。2.生活習(xí)慣：業(yè)主的作息時(shí)間、家庭成員情況、特殊生活需求等。3.消費(fèi)信息：業(yè)主的物業(yè)費(fèi)繳納記錄、水電費(fèi)使用情況、特約服務(wù)消費(fèi)記錄等。4.健康狀況：業(yè)主及其家庭成員的健康狀況、疾病史等（如涉及隱私保護(hù)特殊要求的信息）。（三）其他需保密信息1.政府部門(mén)或相關(guān)機(jī)構(gòu)要求保密的信息：在物業(yè)管理服務(wù)過(guò)程中，因與政府部門(mén)或相關(guān)機(jī)構(gòu)合作而獲取的，要求保密的各類(lèi)文件、數(shù)據(jù)、信息等。2.涉及第三方商業(yè)秘密的信息：在物業(yè)管理服務(wù)中，從第三方獲取的，涉及第三方商業(yè)秘密的信息，如與其他企業(yè)共用物業(yè)區(qū)域時(shí)涉及的對(duì)方商業(yè)信息等。3.公司認(rèn)為應(yīng)當(dāng)保密的其他信息：根據(jù)公司實(shí)際情況和業(yè)務(wù)需求，經(jīng)公司認(rèn)定需要保密的其他信息。三、保密措施（一）人員管理1.入職培訓(xùn)新入職物業(yè)服務(wù)員在上崗培訓(xùn)中，必須接受保密制度培訓(xùn)，明確保密義務(wù)和責(zé)任。培訓(xùn)內(nèi)容包括保密制度規(guī)范、保密信息范圍、保密工作流程、違規(guī)后果等，確保新員工對(duì)保密工作有全面的認(rèn)識(shí)。2.簽訂保密協(xié)議所有物業(yè)服務(wù)員入職時(shí)，均需簽訂保密協(xié)議，明確其在工作期間應(yīng)承擔(dān)的保密義務(wù)和違約責(zé)任。保密協(xié)議應(yīng)詳細(xì)規(guī)定保密信息的范圍、保密期限、保密措施、違約責(zé)任等條款，確保具有可操作性和法律效力。3.定期教育與提醒公司定期組織物業(yè)服務(wù)員進(jìn)行保密教育，通過(guò)案例分析、專(zhuān)題講座、內(nèi)部培訓(xùn)等形式，強(qiáng)化員工的保密意識(shí)。在重要節(jié)日、關(guān)鍵時(shí)期或涉及重要保密事項(xiàng)時(shí)，對(duì)員工進(jìn)行保密提醒，確保保密工作時(shí)刻不放松。4.離職管理物業(yè)服務(wù)員離職時(shí)，需提交保密承諾書(shū)，承諾離職后仍將遵守公司保密制度，不泄露公司保密信息。人力資源部門(mén)負(fù)責(zé)監(jiān)督離職員工辦理工作交接手續(xù)，確保其將所掌握的保密信息全部歸還公司，并刪除或銷(xiāo)毀相關(guān)存儲(chǔ)介質(zhì)中的保密信息。（二）信息存儲(chǔ)與保管1.存儲(chǔ)設(shè)備管理用于存儲(chǔ)保密信息的計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的登記和標(biāo)識(shí)管理，明確使用人員和保管責(zé)任。對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備設(shè)置必要的安全防護(hù)措施，如密碼保護(hù)、加密存儲(chǔ)等，防止未經(jīng)授權(quán)的訪(fǎng)問(wèn)。2.存儲(chǔ)場(chǎng)所管理保密信息應(yīng)存儲(chǔ)在專(zhuān)門(mén)的、安全的場(chǎng)所，如公司內(nèi)部的保密檔案室、專(zhuān)用服務(wù)器機(jī)房等。存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施，確保保密信息的物理安全。3.文件資料管理對(duì)涉及保密信息的文件、資料、檔案等，應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、登記，并嚴(yán)格按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行存放。重要保密文件資料應(yīng)實(shí)行專(zhuān)人專(zhuān)柜保管，限制查閱權(quán)限，查閱時(shí)需進(jìn)行登記。（三）信息使用與傳輸1.使用規(guī)范物業(yè)服務(wù)員在工作中如需使用保密信息，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途和范圍使用，不得擅自擴(kuò)大使用范圍或用于其他目的。在使用保密信息時(shí)，應(yīng)采取必要的安全措施，防止信息泄露。如在處理涉及業(yè)主隱私的信息時(shí)，應(yīng)確保操作環(huán)境安全，避免他人窺視。2.傳輸管理通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、郵件、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備等方式傳輸保密信息時(shí)，必須采取加密措施，確保信息傳輸過(guò)程中的安全性。禁止通過(guò)公共網(wǎng)絡(luò)傳輸涉及公司商業(yè)秘密或業(yè)主個(gè)人隱私的敏感信息。如需傳輸，應(yīng)使用公司內(nèi)部的加密傳輸系統(tǒng)或?qū)Ｓ玫陌踩ǖ?。（四）信息共享與披露1.共享原則嚴(yán)格控制保密信息的共享范圍，僅在因工作需要且經(jīng)過(guò)授權(quán)的情況下，方可與其他部門(mén)、單位或個(gè)人共享保密信息。在共享保密信息時(shí)，應(yīng)明確共享的目的、范圍、期限等，并要求接收方承擔(dān)相應(yīng)的保密義務(wù)。2.披露審批在特殊情況下，如法律法規(guī)要求、司法程序需要或公司利益需要披露保密信息時(shí)，必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批程序。由信息涉及部門(mén)提出申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明披露的原因、內(nèi)容、對(duì)象等，經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可進(jìn)行披露。（五）監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部監(jiān)督公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的保密管理崗位或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)保密工作的監(jiān)督檢查，定期對(duì)各部門(mén)的保密工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。檢查內(nèi)容包括保密制度的執(zhí)行情況、保密措施的落實(shí)情況、保密信息的存儲(chǔ)與使用情況等，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題。2.違規(guī)處理對(duì)于違反保密制度規(guī)范的物業(yè)服務(wù)員，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等。如因員工違規(guī)行為導(dǎo)致公司保密信息泄露，給公司或業(yè)主造成損失的，公司將依法追究其法律責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。四、保密信息的知悉范圍與審批程序獲取保密信息的情形及知悉范圍確定原則1.工作需要原則：物業(yè)服務(wù)員因履行工作職責(zé)，必須接觸和了解相關(guān)保密信息的，方可納入知悉范圍。例如，客服人員為處理業(yè)主問(wèn)題，需要知悉業(yè)主的基本信息和相關(guān)服務(wù)記錄；維修人員為進(jìn)行設(shè)施設(shè)備維修，需要了解設(shè)備的技術(shù)參數(shù)和維修歷史等。2.最小化原則：在確定知悉范圍時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵循最小化原則，僅將保密信息提供給直接參與相關(guān)工作且確實(shí)需要知悉的人員，避免不必要的信息擴(kuò)散。如對(duì)于涉及多個(gè)部門(mén)的物業(yè)項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)信息，僅向與項(xiàng)目規(guī)劃、施工管理直接相關(guān)的部門(mén)負(fù)責(zé)人及工作人員告知必要的部分信息。不同層級(jí)人員的知悉范圍界定1.基層物業(yè)服務(wù)員主要知悉與其具體工作崗位直接相關(guān)的保密信息，如負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)業(yè)主的日常服務(wù)需求信息、簡(jiǎn)單的設(shè)施設(shè)備維修情況等。知悉范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在完成本職工作所需的最小范圍內(nèi)，不得隨意打聽(tīng)或獲取其他無(wú)關(guān)的保密信息。2.部門(mén)主管知悉本部門(mén)工作涉及的保密信息，包括部門(mén)工作計(jì)劃、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶(hù)反饋等，以便進(jìn)行部門(mén)管理和決策。對(duì)涉及跨部門(mén)協(xié)作的保密信息，在授權(quán)范圍內(nèi)知悉相關(guān)內(nèi)容，確保部門(mén)間工作的協(xié)調(diào)與配合。3.公司高層管理人員知悉公司整體運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的重要保密信息，如公司戰(zhàn)略規(guī)劃、重大財(cái)務(wù)決策、重要項(xiàng)目進(jìn)展等，為公司的宏觀管理和戰(zhàn)略決策提供依據(jù)。根據(jù)工作需要，有權(quán)了解涉及公司全局的各類(lèi)保密信息，但應(yīng)承擔(dān)更高的保密責(zé)任。保密信息知悉范圍的審批程序1.基層物業(yè)服務(wù)員知悉范圍審批由所在部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)其崗位職責(zé)，確定其需要知悉的保密信息范圍，并填寫(xiě)《保密信息知悉范圍審批表》。審批表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報(bào)公司保密管理部門(mén)備案。2.部門(mén)主管知悉范圍審批部門(mén)主管如需知悉超出本部門(mén)常規(guī)工作范圍的保密信息，應(yīng)向公司分管領(lǐng)導(dǎo)提交申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明知悉信息的用途、必要性等。分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，在《保密信息知悉范圍審批表》上簽字批準(zhǔn)，并報(bào)公司保密管理部門(mén)備案。3.公司高層管理人員知悉范圍審批公司高層管理人員因工作需要知悉保密信息的，由本人提出申請(qǐng)，說(shuō)明知悉信息的具體事項(xiàng)和目的。經(jīng)公司總經(jīng)理審批同意后，報(bào)公司保密管理部門(mén)備案。對(duì)于涉及公司核心商業(yè)秘密或重大決策的信息，必要時(shí)需經(jīng)公司董事會(huì)或相關(guān)決策機(jī)構(gòu)批準(zhǔn)。五、保密信息的解密與銷(xiāo)毀保密信息的解密條件與程序1.解密條件保密信息在符合以下條件時(shí)，可進(jìn)行解密：保密期限屆滿(mǎn)。所涉及的事項(xiàng)已公開(kāi)或不再具有保密價(jià)值。根據(jù)法律法規(guī)要求或公司決定，需要解密的其他情形。2.解密程序由信息產(chǎn)生部門(mén)或原知悉人員提出解密申請(qǐng)，填寫(xiě)《保密信息解密申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明解密的原因、信息內(nèi)容等。經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司保密管理部門(mén)審批。保密管理部門(mén)應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門(mén)對(duì)申請(qǐng)解密的信息進(jìn)行評(píng)估，確認(rèn)是否符合解密條件。審批通過(guò)后，由保密管理部門(mén)負(fù)責(zé)通知相關(guān)部門(mén)和人員該保密信息已解密，并對(duì)解密后的信息進(jìn)行妥善管理（如需繼續(xù)留存）。保密信息的銷(xiāo)毀方式與要求1.銷(xiāo)毀方式對(duì)于紙質(zhì)保密文件資料，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷(xiāo)毀，確保信息無(wú)法恢復(fù)。對(duì)于存儲(chǔ)在電子介質(zhì)上的保密信息，應(yīng)采用格式化、刪除、數(shù)據(jù)覆蓋等技術(shù)手段進(jìn)行銷(xiāo)毀，必要時(shí)可進(jìn)行物理銷(xiāo)毀存儲(chǔ)介質(zhì)。2.銷(xiāo)毀要求建立保密信息銷(xiāo)毀登記制度，詳細(xì)記錄銷(xiāo)毀的信息內(nèi)容、銷(xiāo)毀方式、銷(xiāo)毀時(shí)間、執(zhí)行人員等信息。銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)在專(zhuān)人監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷(xiāo)毀徹底，防止信息泄露。監(jiān)督人員應(yīng)在銷(xiāo)毀記錄上簽字確認(rèn)。對(duì)于重要的保密信息銷(xiāo)毀，可考慮委托專(zhuān)業(yè)的保密銷(xiāo)毀機(jī)構(gòu)進(jìn)行處理，以確保銷(xiāo)毀工作的專(zhuān)業(yè)性和安全性。六、附則（一）解釋權(quán)本制度規(guī)范由公司[保密管理部門(mén)名稱(chēng)]負(fù)責(zé)解釋。在執(zhí)行過(guò)