PAGE會(huì)議紀(jì)要完善制度規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在通過對(duì)會(huì)議紀(jì)要的規(guī)范管理，確保會(huì)議決策和討論結(jié)果得到有效落實(shí)，提高公司/組織的工作效率和管理水平，促進(jìn)各項(xiàng)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化運(yùn)行，保障公司/組織的穩(wěn)健發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有部門及全體員工在各類會(huì)議活動(dòng)中形成的會(huì)議紀(jì)要。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：會(huì)議紀(jì)要應(yīng)如實(shí)記錄會(huì)議內(nèi)容，準(zhǔn)確反映會(huì)議討論的問題、形成的決策和達(dá)成的共識(shí)，不得歪曲或篡改會(huì)議原意。2.完整性原則：涵蓋會(huì)議的基本信息（如會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等）、主要議程、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)及責(zé)任分工等關(guān)鍵內(nèi)容，確保會(huì)議全貌得以呈現(xiàn)。3.及時(shí)性原則：會(huì)議結(jié)束后應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議紀(jì)要，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)發(fā)布，以便相關(guān)人員及時(shí)了解會(huì)議精神并開展工作。4.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的格式和撰寫要求，語(yǔ)言表達(dá)清晰、簡(jiǎn)潔、準(zhǔn)確，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，便于閱讀和理解。二、會(huì)議紀(jì)要的分類與要求（一）日常工作會(huì)議紀(jì)要1.部門例會(huì)紀(jì)要適用場(chǎng)景：各部門定期召開的工作會(huì)議，旨在總結(jié)上周工作進(jìn)展，安排本周工作任務(wù)，溝通協(xié)調(diào)部門內(nèi)部及與其他部門間的工作事項(xiàng)。內(nèi)容要求：詳細(xì)記錄會(huì)議討論的各項(xiàng)工作任務(wù)，明確任務(wù)負(fù)責(zé)人、完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)及預(yù)期成果；梳理工作中遇到的問題及解決方案；記錄部門成員提出的工作建議和意見。格式規(guī)范：標(biāo)題采用“[部門名稱]第[X]周例會(huì)紀(jì)要”；開頭注明會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員；正文按照工作任務(wù)、問題與解決、建議與意見等板塊依次記錄；結(jié)尾可對(duì)會(huì)議進(jìn)行簡(jiǎn)要總結(jié)，強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)工作和要求。2.跨部門協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要適用場(chǎng)景：涉及多個(gè)部門協(xié)同工作的項(xiàng)目推進(jìn)、問題解決等會(huì)議。內(nèi)容要求：重點(diǎn)記錄各部門在跨部門事務(wù)中的職責(zé)分工、工作銜接點(diǎn)、工作進(jìn)度及存在的問題；明確協(xié)調(diào)解決問題的措施和下一步工作計(jì)劃；記錄各方達(dá)成的共識(shí)和需要共同遵守的規(guī)則。格式規(guī)范：標(biāo)題采用“跨部門協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要[會(huì)議主題]”；開頭同部門例會(huì)紀(jì)要；正文根據(jù)不同部門的工作內(nèi)容和討論要點(diǎn)分板塊記錄，突出部門間的協(xié)作關(guān)系和問題協(xié)調(diào)情況；結(jié)尾總結(jié)會(huì)議成果，明確后續(xù)工作的牽頭部門和時(shí)間節(jié)點(diǎn)。（二）專項(xiàng)工作會(huì)議紀(jì)要1.項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議紀(jì)要適用場(chǎng)景：針對(duì)新開展的項(xiàng)目召開的首次會(huì)議，明確項(xiàng)目目標(biāo)、范圍、團(tuán)隊(duì)成員、工作進(jìn)度計(jì)劃等關(guān)鍵要素。內(nèi)容要求：詳細(xì)闡述項(xiàng)目背景和目標(biāo)；確定項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員及各自職責(zé)；制定項(xiàng)目總體進(jìn)度計(jì)劃，包括關(guān)鍵里程碑時(shí)間節(jié)點(diǎn)；討論項(xiàng)目實(shí)施過程中可能面臨的風(fēng)險(xiǎn)及應(yīng)對(duì)措施。格式規(guī)范：標(biāo)題采用“[項(xiàng)目名稱]啟動(dòng)會(huì)議紀(jì)要”；開頭介紹會(huì)議基本信息；正文依次記錄項(xiàng)目概述、團(tuán)隊(duì)組建、進(jìn)度計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估等內(nèi)容；結(jié)尾強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目啟動(dòng)的重要性和對(duì)團(tuán)隊(duì)成員的工作要求。2.項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)會(huì)議紀(jì)要適用場(chǎng)景：定期召開的項(xiàng)目進(jìn)展情況匯報(bào)會(huì)議，檢查項(xiàng)目執(zhí)行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題。內(nèi)容要求：各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人匯報(bào)項(xiàng)目當(dāng)前進(jìn)度，包括已完成的工作內(nèi)容、未完成的工作及原因分析；展示項(xiàng)目成果（如有）；匯報(bào)項(xiàng)目執(zhí)行過程中遇到的困難和問題，以及采取的解決措施；明確下一階段的工作任務(wù)和目標(biāo)。格式規(guī)范：標(biāo)題采用“[項(xiàng)目名稱]進(jìn)度匯報(bào)會(huì)議紀(jì)要[匯報(bào)周期]”；開頭記錄會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)人員等；正文按照項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的匯報(bào)順序，分項(xiàng)目記錄工作進(jìn)展、問題與解決、后續(xù)計(jì)劃等內(nèi)容；結(jié)尾總結(jié)項(xiàng)目整體進(jìn)展情況，對(duì)下一階段工作提出要求。3.項(xiàng)目總結(jié)會(huì)議紀(jì)要適用場(chǎng)景：項(xiàng)目結(jié)束后召開的總結(jié)會(huì)議，對(duì)項(xiàng)目整體情況進(jìn)行全面回顧和評(píng)價(jià)。內(nèi)容要求：總結(jié)項(xiàng)目目標(biāo)完成情況，評(píng)估項(xiàng)目成果的質(zhì)量和效益；分析項(xiàng)目實(shí)施過程中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，包括成功經(jīng)驗(yàn)分享和存在問題的反思；對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的工作表現(xiàn)進(jìn)行評(píng)價(jià)；提出對(duì)未來(lái)類似項(xiàng)目的改進(jìn)建議和啟示。格式規(guī)范：標(biāo)題采用“[項(xiàng)目名稱]總結(jié)會(huì)議紀(jì)要”；開頭介紹會(huì)議基本信息；正文依次記錄項(xiàng)目目標(biāo)完成情況、成果評(píng)估、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)、團(tuán)隊(duì)評(píng)價(jià)、改進(jìn)建議等內(nèi)容；結(jié)尾對(duì)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的辛勤付出表示感謝，強(qiáng)調(diào)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)對(duì)公司/組織發(fā)展的重要意義。（三）決策性會(huì)議紀(jì)要1.公司高層決策會(huì)議紀(jì)要適用場(chǎng)景：公司領(lǐng)導(dǎo)班子召開的涉及重大戰(zhàn)略決策、重要人事任免、重大項(xiàng)目投資等關(guān)鍵事項(xiàng)的會(huì)議。內(nèi)容要求：準(zhǔn)確記錄會(huì)議討論的重大事項(xiàng)內(nèi)容，包括決策背景、各方觀點(diǎn)闡述、決策依據(jù)和理由；明確最終決策結(jié)果，如戰(zhàn)略方向調(diào)整、項(xiàng)目立項(xiàng)或否決、人事任免決定等；記錄決策過程中的討論焦點(diǎn)和不同意見，以及如何達(dá)成最終共識(shí)。格式規(guī)范：標(biāo)題采用“公司高層決策會(huì)議紀(jì)要[會(huì)議日期]”；開頭詳細(xì)注明會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)及人員；正文按照決策事項(xiàng)的重要程度依次記錄，突出決策過程和結(jié)果；結(jié)尾對(duì)決策事項(xiàng)進(jìn)行簡(jiǎn)要強(qiáng)調(diào)，明確執(zhí)行要求和責(zé)任部門。2.董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要適用場(chǎng)景：公司董事會(huì)召開的會(huì)議，審議公司重大事項(xiàng)，做出決策并監(jiān)督公司運(yùn)營(yíng)。內(nèi)容要求：全面記錄董事會(huì)會(huì)議議程及各項(xiàng)議案內(nèi)容，包括議案提出背景、主要條款、審議情況及表決結(jié)果；記錄董事們的發(fā)言要點(diǎn)和意見分歧，以及如何進(jìn)行討論和決策；明確董事會(huì)決議事項(xiàng)，如通過年度報(bào)告、批準(zhǔn)預(yù)算方案、決定分紅政策等；記錄會(huì)議對(duì)公司治理和發(fā)展的重要指示和要求。格式規(guī)范：標(biāo)題采用“董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要[會(huì)議屆次及日期]”；開頭記錄會(huì)議基本信息，包括會(huì)議編號(hào)、召集人、主持人、出席董事、列席人員等；正文按照議案審議順序，詳細(xì)記錄議案內(nèi)容、審議過程、表決結(jié)果及董事意見等；結(jié)尾總結(jié)董事會(huì)會(huì)議成果，強(qiáng)調(diào)決議事項(xiàng)的執(zhí)行責(zé)任和監(jiān)督要求。三、會(huì)議紀(jì)要的撰寫與審核（一）撰寫流程1.會(huì)議記錄：會(huì)議期間，安排專人負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容，要求記錄準(zhǔn)確、完整，盡量采用原話記錄重要發(fā)言內(nèi)容。記錄人員可使用電子記錄設(shè)備或紙質(zhì)記錄，記錄過程中如有疑問及時(shí)向發(fā)言人確認(rèn)。2.初稿整理：會(huì)議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)完成會(huì)議紀(jì)要初稿的整理。初稿應(yīng)按照本制度規(guī)定的格式和內(nèi)容要求進(jìn)行編寫，確保條理清晰、邏輯連貫。對(duì)會(huì)議記錄中的內(nèi)容進(jìn)行分類、歸納和提煉，突出重點(diǎn)，避免冗長(zhǎng)和瑣碎的表述。3.內(nèi)容核對(duì)：初稿完成后，記錄人員應(yīng)將會(huì)議紀(jì)要初稿發(fā)送給參會(huì)人員進(jìn)行內(nèi)容核對(duì)。參會(huì)人員應(yīng)認(rèn)真審核會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容，如有異議應(yīng)及時(shí)反饋給記錄人員，記錄人員根據(jù)反饋意見進(jìn)行修改完善。（二）審核要點(diǎn)1.準(zhǔn)確性審核：審核會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容是否與會(huì)議實(shí)際討論情況一致，關(guān)鍵信息、數(shù)據(jù)、決議事項(xiàng)等是否準(zhǔn)確無(wú)誤。2.完整性審核：檢查會(huì)議紀(jì)要是否涵蓋了會(huì)議的主要議程、討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)及責(zé)任分工等必要內(nèi)容，有無(wú)遺漏重要信息。3.規(guī)范性審核：查看會(huì)議紀(jì)要的格式是否符合本制度要求，語(yǔ)言表達(dá)是否規(guī)范、簡(jiǎn)潔、清晰，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用是否正確。4.邏輯性審核：審查會(huì)議紀(jì)要的內(nèi)容結(jié)構(gòu)是否合理，邏輯是否嚴(yán)謹(jǐn)，各部分之間的銜接是否順暢，決議事項(xiàng)與責(zé)任分工是否匹配。（三）審核流程1.部門內(nèi)部審核：對(duì)于部門例會(huì)紀(jì)要和專項(xiàng)工作會(huì)議紀(jì)要，由部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)在收到會(huì)議紀(jì)要初稿后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核，并提出審核意見。審核通過后，部門負(fù)責(zé)人在會(huì)議紀(jì)要上簽字確認(rèn)。2.跨部門審核：跨部門協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要和涉及多個(gè)部門的專項(xiàng)工作會(huì)議紀(jì)要，需經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人共同審核。審核過程中，如遇意見分歧，由會(huì)議主持人或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決。審核通過后，各部門負(fù)責(zé)人在會(huì)議紀(jì)要上簽字確認(rèn)。3.高層審核：公司高層決策會(huì)議紀(jì)要和董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要，由公司高層領(lǐng)導(dǎo)或董事會(huì)成員進(jìn)行最終審核。審核通過后，由會(huì)議主持人或指定人員在會(huì)議紀(jì)要上簽字批準(zhǔn)。四、會(huì)議紀(jì)要的發(fā)布與存檔（一）發(fā)布方式1.內(nèi)部辦公系統(tǒng)發(fā)布：對(duì)于一般性的會(huì)議紀(jì)要，通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)布，方便全體員工查閱。發(fā)布時(shí)應(yīng)注明會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題、發(fā)布部門、發(fā)布日期等信息，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，確保不同人員只能查閱與其工作相關(guān)的會(huì)議紀(jì)要。2.郵件發(fā)送：對(duì)于涉及特定人員或部門的重要會(huì)議紀(jì)要，可通過郵件的方式發(fā)送給相關(guān)人員。郵件主題應(yīng)明確會(huì)議紀(jì)要的主題，并在郵件正文中簡(jiǎn)要介紹會(huì)議紀(jì)要的核心內(nèi)容，方便收件人快速了解郵件重點(diǎn)。3.紙質(zhì)印發(fā)：對(duì)于一些需要全體員工傳達(dá)的重要會(huì)議紀(jì)要，可采用紙質(zhì)印發(fā)的方式。印發(fā)范圍根據(jù)會(huì)議要求確定，確保相關(guān)人員能夠及時(shí)收到紙質(zhì)會(huì)議紀(jì)要。紙質(zhì)會(huì)議紀(jì)要應(yīng)加蓋公司/組織公章，并注明印發(fā)日期和份數(shù)。（二）發(fā)布時(shí)間1.日常工作會(huì)議紀(jì)要：部門例會(huì)紀(jì)要和跨部門協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)發(fā)布。2.專項(xiàng)工作會(huì)議紀(jì)要：項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)議紀(jì)要、項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)會(huì)議紀(jì)要和項(xiàng)目總結(jié)會(huì)議紀(jì)要應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況和會(huì)議要求及時(shí)發(fā)布，確保項(xiàng)目相關(guān)人員能夠及時(shí)了解會(huì)議精神并開展工作。3.決策性會(huì)議紀(jì)要：公司高層決策會(huì)議紀(jì)要和董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要應(yīng)在會(huì)議結(jié)束后的[X]個(gè)工作日內(nèi)發(fā)布，以便公司/組織各級(jí)人員及時(shí)了解重大決策事項(xiàng)并貫徹執(zhí)行。（三）存檔管理1.電子存檔：所有會(huì)議紀(jì)要均應(yīng)進(jìn)行電子存檔，建立專門的會(huì)議紀(jì)要文件夾，按照會(huì)議類別、年份、月份進(jìn)行分類存儲(chǔ)。電子文檔應(yīng)命名規(guī)范，便于查找和識(shí)別。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)電子存檔的會(huì)議紀(jì)要進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。2.紙質(zhì)存檔：對(duì)于紙質(zhì)印發(fā)的會(huì)議紀(jì)要，應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行存檔。存檔期限根據(jù)公司/組織相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，一般為[X]年。紙質(zhì)會(huì)議紀(jì)要應(yīng)裝訂成冊(cè)，編目造冊(cè)，注明會(huì)議紀(jì)要的名稱、年份、月份、期數(shù)等信息，便于查閱和管理。五、會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行與監(jiān)督（一）執(zhí)行要求1.責(zé)任落實(shí)：會(huì)議紀(jì)要中明確的決議事項(xiàng)和責(zé)任分工，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格按照要求認(rèn)真執(zhí)行。責(zé)任人應(yīng)制定具體的工作計(jì)劃和措施，確保工作任務(wù)按時(shí)、高質(zhì)量完成。2.進(jìn)度跟蹤：各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)本部門負(fù)責(zé)的會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)掌握工作進(jìn)展情況。對(duì)于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題和困難，應(yīng)及時(shí)協(xié)調(diào)解決，確保工作順利推進(jìn)。3.溝通協(xié)調(diào)：在會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行過程中，涉及多個(gè)部門協(xié)同工作的事項(xiàng)，相關(guān)部門之間應(yīng)加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，密切配合，形成工作合力。如遇意見分歧或工作沖突，應(yīng)及時(shí)通過溝通協(xié)商或上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)解決，確保工作目標(biāo)一致。（二）監(jiān)督機(jī)制1.定期檢查：公司/組織定期對(duì)會(huì)議紀(jì)要的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括決議事項(xiàng)的完成情況、責(zé)任落實(shí)情況、工作質(zhì)量和效果等。檢查方式可采用聽取匯報(bào)（書面或口頭）、查閱資料、實(shí)地調(diào)研等多種形式。2.績(jī)效掛鉤：將會(huì)議紀(jì)要執(zhí)行情況納入員工績(jī)效考核體系，對(duì)認(rèn)真執(zhí)行會(huì)議紀(jì)要決議事項(xiàng)、工作成績(jī)突出的員工給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)未按要求執(zhí)行會(huì)議紀(jì)要決議事項(xiàng)、工作不力的員工進(jìn)行