PAGE餐飲采購制度及流程規(guī)范總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司餐飲采購行為，確保所采購的食品及相關(guān)物資符合質(zhì)量要求、安全標(biāo)準(zhǔn)，滿足公司餐飲運(yùn)營需求，同時控制采購成本，提高采購效率，保障公司餐飲服務(wù)的正常開展。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及餐飲采購的活動，包括但不限于食材、調(diào)料、飲料、餐具、廚具等物資的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先采購質(zhì)量可靠、安全衛(wèi)生的食品及物資，保障公司員工的飲食健康。成本效益原則：在保證質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高采購資金的使用效益。公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公正、透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。采購職責(zé)分工1.采購部門負(fù)責(zé)制定采購計(jì)劃，根據(jù)公司餐飲需求和庫存情況，合理安排采購數(shù)量和時間。尋找、篩選、評估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資質(zhì)和良好的信譽(yù)。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款明確、合法、有效。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題，確保物資按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)。定期對采購工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷優(yōu)化采購流程和供應(yīng)商管理。2.驗(yàn)收部門負(fù)責(zé)對采購的食品及物資進(jìn)行驗(yàn)收，確保所采購的物資符合質(zhì)量要求和合同約定。檢查物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等，對不合格物資及時與采購部門溝通，要求供應(yīng)商更換或處理。填寫驗(yàn)收記錄，詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括物資名稱、數(shù)量、規(guī)格、驗(yàn)收結(jié)果等，作為結(jié)算和質(zhì)量追溯的依據(jù)。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購合同，確保合同條款符合財(cái)務(wù)規(guī)定和公司利益。按照合同約定及時支付貨款，對采購資金進(jìn)行合理安排和監(jiān)督。參與采購成本分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持，協(xié)助控制采購成本。4.使用部門（餐飲部門）提出餐飲物資需求計(jì)劃，根據(jù)實(shí)際經(jīng)營情況和庫存狀況，準(zhǔn)確預(yù)估物資用量，為采購部門提供參考。參與供應(yīng)商評估，提供使用反饋意見，協(xié)助采購部門選擇合適的供應(yīng)商和物資。對采購回來的物資進(jìn)行妥善保管和使用，發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時反饋給采購部門和驗(yàn)收部門。采購流程規(guī)范1.需求預(yù)測與計(jì)劃制定餐飲部門應(yīng)定期對物資需求進(jìn)行預(yù)測，結(jié)合歷史數(shù)據(jù)、當(dāng)前經(jīng)營狀況和未來業(yè)務(wù)發(fā)展計(jì)劃，填寫物資需求申請表，詳細(xì)列出所需物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時間等信息。采購部門收到需求申請表后，進(jìn)行匯總和分析，結(jié)合庫存情況，制定采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的種類、數(shù)量、采購時間、預(yù)算金額等內(nèi)容，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商篩選采購部門通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。對供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，要求供應(yīng)商提供營業(yè)執(zhí)照、食品經(jīng)營許可證、產(chǎn)品質(zhì)量檢測報(bào)告等相關(guān)資質(zhì)證明文件。供應(yīng)商評估采購部門會同餐飲部門、驗(yàn)收部門等相關(guān)人員組成評估小組，對篩選出的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察和評估。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制體系、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。根據(jù)評估結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行打分，建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果等。供應(yīng)商分類管理根據(jù)供應(yīng)商的評估得分，將供應(yīng)商分為A、B、C三類。A類供應(yīng)商為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，具有良好的信譽(yù)和較高的質(zhì)量保障能力，應(yīng)作為主要合作對象；B類供應(yīng)商為合格供應(yīng)商，質(zhì)量和服務(wù)基本滿足要求，但有待進(jìn)一步提升；C類供應(yīng)商為需改進(jìn)供應(yīng)商，存在一定問題，需要加強(qiáng)管理和監(jiān)督。針對不同類別的供應(yīng)商，采取不同的管理策略，如增加采購份額、定期溝通、加強(qiáng)監(jiān)督等。3.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)審批后的采購計(jì)劃，向選定的供應(yīng)商發(fā)送采購訂單。采購訂單應(yīng)明確物資的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量要求等詳細(xì)信息。采購訂單發(fā)送后，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商確認(rèn)訂單內(nèi)容，確保雙方對訂單條款理解一致。如供應(yīng)商對訂單有任何疑問或異議，應(yīng)及時協(xié)商解決。4.采購合同簽訂對于金額較大或采購周期較長的采購項(xiàng)目，采購部門應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)符合《中華人民共和國民法典》等相關(guān)法律法規(guī)的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同內(nèi)容應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。合同簽訂前，采購部門應(yīng)將合同草案提交財(cái)務(wù)部門和法務(wù)部門審核，確保合同條款合法合規(guī)、風(fēng)險(xiǎn)可控。審核通過后，由公司授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。5.物資驗(yàn)收物資到貨前，采購部門應(yīng)提前通知驗(yàn)收部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。驗(yàn)收部門根據(jù)采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對到貨物資進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質(zhì)量等方面。驗(yàn)收人員應(yīng)認(rèn)真核對物資的外包裝、標(biāo)識、質(zhì)量證明文件等，檢查物資是否有損壞、變質(zhì)等情況。對于食品類物資，還應(yīng)檢查其生產(chǎn)日期、保質(zhì)期等信息。驗(yàn)收合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)在驗(yàn)收記錄上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)。驗(yàn)收不合格的物資，驗(yàn)收人員應(yīng)及時與采購部門溝通，要求供應(yīng)商更換或處理。采購部門應(yīng)跟蹤不合格物資的處理情況，確保問題得到妥善解決。6.貨款結(jié)算物資驗(yàn)收合格后，采購部門應(yīng)及時整理相關(guān)票據(jù)，如采購訂單、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票等，提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行貨款結(jié)算。財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同和相關(guān)票據(jù)，審核無誤后，按照合同約定的付款方式及時支付貨款。對于需要預(yù)付款或分期付款的采購項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合同執(zhí)行，確保資金安全。7.采購記錄與檔案管理采購部門應(yīng)建立完善的采購記錄檔案，對采購活動的全過程進(jìn)行詳細(xì)記錄。采購記錄應(yīng)包括采購計(jì)劃、采購訂單、采購合同、驗(yàn)收報(bào)告、發(fā)票、付款記錄等相關(guān)文件和資料。采購記錄檔案應(yīng)妥善保管，保存期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定的要求。采購記錄檔案應(yīng)便于查詢和追溯，為公司的采購管理、成本核算、質(zhì)量控制等提供有力支持。采購質(zhì)量控制1.質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)制定采購部門應(yīng)會同餐飲部門、驗(yàn)收部門等相關(guān)人員，根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司實(shí)際需求，制定詳細(xì)的采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確各類物資的質(zhì)量要求，如食品的感官指標(biāo)、理化指標(biāo)、微生物指標(biāo)等，以及物資的規(guī)格、型號、包裝等方面的要求。采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)定期進(jìn)行評估和修訂，確保其符合市場變化和公司發(fā)展的需要。2.供應(yīng)商質(zhì)量控制采購部門應(yīng)要求供應(yīng)商提供產(chǎn)品質(zhì)量證明文件，如質(zhì)量檢測報(bào)告、合格證等，確保所采購的物資質(zhì)量符合要求。定期對供應(yīng)商進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督和檢查，如實(shí)地考察供應(yīng)商的生產(chǎn)場所、質(zhì)量控制體系等，發(fā)現(xiàn)問題及時要求供應(yīng)商整改。對于質(zhì)量問題嚴(yán)重的供應(yīng)商，應(yīng)采取相應(yīng)的處罰措施，如減少采購份額、暫停合作等。3.驗(yàn)收環(huán)節(jié)質(zhì)量把控驗(yàn)收部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對物資進(jìn)行驗(yàn)收，確保不合格物資不進(jìn)入公司。驗(yàn)收過程中，如發(fā)現(xiàn)物資質(zhì)量問題，應(yīng)及時記錄并反饋給采購部門和供應(yīng)商，要求供應(yīng)商采取措施解決。加強(qiáng)驗(yàn)收人員的培訓(xùn)，提高驗(yàn)收人員的專業(yè)水平和責(zé)任意識，確保驗(yàn)收工作的準(zhǔn)確性和公正性。采購成本控制1.成本預(yù)算編制采購部門應(yīng)根據(jù)采購計(jì)劃和市場價格情況，編制采購成本預(yù)算。采購成本預(yù)算應(yīng)包括各類物資的采購數(shù)量、預(yù)計(jì)采購價格、運(yùn)輸費(fèi)用、倉儲費(fèi)用等項(xiàng)目，明確采購成本的控制目標(biāo)。采購成本預(yù)算應(yīng)報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，作為采購工作的成本控制依據(jù)。2.價格談判與采購策略采購部門應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行充分的價格談判，爭取合理的采購價格。在談判過程中，采購人員應(yīng)了解市場價格動態(tài)，掌握供應(yīng)商的成本結(jié)構(gòu)和利潤空間，通過比較不同供應(yīng)商的價格和服務(wù)，選擇最優(yōu)的采購方案。根據(jù)市場情況和公司需求，制定靈活的采購策略。對于價格波動較大的物資，可以采取套期保值、分批采購等方式，降低采購成本風(fēng)險(xiǎn)。3.成本分析與持續(xù)改進(jìn)定期對采購成本進(jìn)行分析，對比采購成本預(yù)算與實(shí)際支出情況，找出成本控制的薄弱環(huán)節(jié)和存在的問題。分析采購成本變動的原因，如市場價格變化、采購數(shù)量調(diào)整、供應(yīng)商選擇等因素，為成本控制提供決策依據(jù)。根據(jù)成本分析結(jié)果，采取針對性的措施進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。如優(yōu)化采購流程、加強(qiáng)供應(yīng)商管理、調(diào)整采購策略等，不斷降低采購成本，提高采購資金的使用效益。采購監(jiān)督與審計(jì)1.內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制公司應(yīng)建立健全采購內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對采購過程的全程監(jiān)督。采購部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)采購工作進(jìn)展情況，接受公司內(nèi)部審計(jì)部門和紀(jì)檢監(jiān)察部門的監(jiān)督檢查。采購部門應(yīng)建立內(nèi)部自查制度，定期對采購工作進(jìn)行自查自糾，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。同時，鼓勵公司員工對采購過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對舉報(bào)屬實(shí)的給予獎勵。2.審計(jì)與評估公司審計(jì)部門應(yīng)定期對采購項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)，審查采購合同的簽訂、執(zhí)行情況，采購資金的使用情況，物資的驗(yàn)收、入庫、保管等環(huán)節(jié)是否合規(guī)。審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題提出整改建議，并跟蹤整