PAGE外部來訪接待制度規(guī)范一、總則（一）目的為規(guī)范公司外部來訪接待工作，展現(xiàn)公司良好形象，加強(qiáng)與外部單位的溝通與合作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門接待外部來訪人員的活動(dòng)。（三）基本原則1.熱情周到原則：以熱情、禮貌的態(tài)度接待來訪人員，提供周到的服務(wù)，讓來訪人員感受到公司的友好與尊重。2.對(duì)口接待原則：根據(jù)來訪人員的目的和性質(zhì)，由對(duì)口部門負(fù)責(zé)接待，確保接待工作的專業(yè)性和針對(duì)性。3.勤儉節(jié)約原則：在接待過程中，合理安排費(fèi)用，杜絕鋪張浪費(fèi)，做到務(wù)實(shí)高效。4.安全保密原則：確保來訪人員的人身安全和公司信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止公司機(jī)密信息泄露。二、接待準(zhǔn)備（一）信息收集1.接到外部來訪通知后，接待部門應(yīng)及時(shí)了解來訪人員的基本信息，包括姓名、單位、職務(wù)、來訪目的、人數(shù)、行程安排等。2.對(duì)于重要來訪，還需了解來訪人員的背景、興趣愛好等，以便更好地安排接待活動(dòng)。（二）制定接待方案1.根據(jù)來訪人員的信息，接待部門制定詳細(xì)的接待方案，明確接待流程、陪同人員、活動(dòng)安排、餐飲住宿等事項(xiàng)。2.接待方案應(yīng)報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核，重要來訪需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）場(chǎng)地安排1.根據(jù)來訪人員的人數(shù)和活動(dòng)內(nèi)容，合理安排會(huì)議室、洽談室、參觀場(chǎng)地等。2.提前對(duì)場(chǎng)地進(jìn)行清潔、整理，確保環(huán)境整潔、舒適。（四）資料準(zhǔn)備1.根據(jù)來訪目的，準(zhǔn)備相關(guān)的公司資料，如公司簡(jiǎn)介、產(chǎn)品介紹、宣傳冊(cè)等。2.如需進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談，準(zhǔn)備好相關(guān)的業(yè)務(wù)資料、合同文本等。（五）人員安排1.確定陪同人員，陪同人員應(yīng)熟悉業(yè)務(wù)，具備良好的溝通能力和接待禮儀。2.安排接待人員負(fù)責(zé)來訪人員的引導(dǎo)、接待、服務(wù)等工作。三、接待流程（一）迎接1.根據(jù)來訪人員的行程安排，提前到達(dá)指定地點(diǎn)迎接。2.迎接人員應(yīng)佩戴公司標(biāo)識(shí)，主動(dòng)與來訪人員打招呼，自我介紹，熱情歡迎來訪人員。3.幫助來訪人員提取行李，引導(dǎo)來訪人員上車，前往公司。（二）簽到1.將來訪人員引導(dǎo)至簽到區(qū)，安排專人負(fù)責(zé)簽到登記。2.請(qǐng)來訪人員填寫《外部來訪人員登記表》，內(nèi)容包括姓名、單位、職務(wù)、來訪時(shí)間、來訪目的等。（三）參觀公司1.根據(jù)接待方案，安排來訪人員參觀公司展廳、生產(chǎn)車間、研發(fā)中心等。2.在參觀過程中，由陪同人員向來訪人員介紹公司的發(fā)展歷程、企業(yè)文化、產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)等情況。3.注意參觀秩序，確保來訪人員的安全。（四）業(yè)務(wù)洽談1.根據(jù)來訪目的，安排相關(guān)部門與來訪人員進(jìn)行業(yè)務(wù)洽談。2.洽談過程中，應(yīng)保持禮貌、專業(yè)，認(rèn)真傾聽來訪人員的意見和需求，積極回應(yīng)，尋求合作機(jī)會(huì)。3.做好洽談?dòng)涗?，明確雙方的觀點(diǎn)和共識(shí)，為后續(xù)合作提供依據(jù)。（五）餐飲安排1.根據(jù)來訪人員的人數(shù)和接待標(biāo)準(zhǔn)，合理安排餐飲。2.如需安排宴請(qǐng)，應(yīng)提前確定宴請(qǐng)時(shí)間、地點(diǎn)、菜單等。3.宴請(qǐng)過程中，注意飲食禮儀，控制飲酒量，避免出現(xiàn)不文明行為。（六）住宿安排1.如來訪人員需要住宿，根據(jù)接待標(biāo)準(zhǔn)，安排合適的酒店或賓館。2.提前與酒店或賓館溝通，確保房間預(yù)訂、入住手續(xù)等事宜順利辦理。3.告知來訪人員酒店或賓館的地址、聯(lián)系方式等信息。（七）送客1.根據(jù)來訪人員的行程安排，提前安排車輛送客。2.將來訪人員送至指定地點(diǎn)，與來訪人員握手道別，感謝來訪人員的光臨。3.送客后，及時(shí)與來訪人員保持聯(lián)系，了解來訪人員的反饋意見，為今后的接待工作提供參考。四、接待標(biāo)準(zhǔn)（一）住宿標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)來訪人員的身份和接待級(jí)別，確定住宿標(biāo)準(zhǔn)。一般情況下，來訪人員的住宿費(fèi)用應(yīng)控制在公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)。（二）餐飲標(biāo)準(zhǔn)1.早餐：根據(jù)公司實(shí)際情況，提供簡(jiǎn)單的早餐，如面包、牛奶、雞蛋等。2.午餐和晚餐：根據(jù)接待級(jí)別和來訪人員的人數(shù)，合理安排餐飲標(biāo)準(zhǔn)。一般情況下，接待普通來訪人員的餐飲標(biāo)準(zhǔn)為每人每餐[X]元左右；接待重要來訪人員的餐飲標(biāo)準(zhǔn)可適當(dāng)提高，但應(yīng)控制在公司規(guī)定的范圍內(nèi)。3.宴請(qǐng)：根據(jù)接待需要，安排宴請(qǐng)。宴請(qǐng)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)根據(jù)來訪人員的身份和接待級(jí)別確定，一般情況下，宴請(qǐng)費(fèi)用應(yīng)控制在公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)。（三）交通標(biāo)準(zhǔn)1.接送機(jī)（站）：根據(jù)來訪人員的行程安排，安排車輛接送機(jī)（站）。接送機(jī)（站）車輛應(yīng)選擇舒適、安全的車型，確保來訪人員的出行方便。2.市內(nèi)交通：根據(jù)來訪人員的活動(dòng)安排，合理安排市內(nèi)交通。一般情況下，可安排車輛接送來訪人員前往公司、酒店、參觀地點(diǎn)等；對(duì)于短途活動(dòng)，也可提供公共交通信息，由來訪人員自行前往。五、費(fèi)用管理（一）費(fèi)用預(yù)算1.接待部門在制定接待方案時(shí)，應(yīng)同時(shí)編制接待費(fèi)用預(yù)算，明確各項(xiàng)費(fèi)用的支出標(biāo)準(zhǔn)和金額。2.接待費(fèi)用預(yù)算應(yīng)報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核，重要來訪需報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）費(fèi)用報(bào)銷1.接待活動(dòng)結(jié)束后，接待部門應(yīng)及時(shí)整理相關(guān)票據(jù)，按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行報(bào)銷。2.報(bào)銷票據(jù)應(yīng)真實(shí)、合法、有效，符合公司財(cái)務(wù)報(bào)銷規(guī)定。3.接待費(fèi)用報(bào)銷應(yīng)注明來訪人員的姓名、單位、來訪時(shí)間、來訪目的等信息，以便財(cái)務(wù)部門審核。（三）費(fèi)用控制1.公司財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)接待費(fèi)用的管理和監(jiān)督，定期對(duì)接待費(fèi)用進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，確保接待費(fèi)用控制在預(yù)算范圍內(nèi)。2.對(duì)于超出預(yù)算的接待費(fèi)用，應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批，說明原因和必要性。六、保密管理（一）保密教育1.接待人員應(yīng)接受公司保密教育，了解公司保密制度和規(guī)定，掌握保密知識(shí)和技能。2.在接待過程中，接待人員應(yīng)向來訪人員宣傳公司保密制度，提醒來訪人員遵守保密規(guī)定。（二）保密措施1.對(duì)于涉及公司機(jī)密信息的資料、文件等，應(yīng)妥善保管，不得隨意擺放或泄露。2.在業(yè)務(wù)洽談過程中，如需提供公司機(jī)密信息，應(yīng)事先經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并與來訪人員簽