PAGE內(nèi)部督察函詢制度規(guī)范一、總則（一）目的為進(jìn)一步加強(qiáng)公司內(nèi)部管理，規(guī)范內(nèi)部督察工作，確保公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)合法合規(guī)、高效有序開展，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問(wèn)題，特制定本內(nèi)部督察函詢制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)及其全體員工。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求以及公司內(nèi)部規(guī)章制度開展督察函詢工作。2.客觀公正原則：以事實(shí)為依據(jù)，客觀、公正地進(jìn)行調(diào)查、分析和判斷，確保督察結(jié)果真實(shí)可靠。3.及時(shí)有效原則：對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行函詢，督促相關(guān)責(zé)任主體迅速整改，提高工作效率，避免問(wèn)題擴(kuò)大化。4.保密性原則：在督察函詢過(guò)程中，對(duì)涉及的商業(yè)秘密、敏感信息等予以嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、內(nèi)部督察機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）督察機(jī)構(gòu)設(shè)置公司設(shè)立獨(dú)立的內(nèi)部督察部門，配備專業(yè)的督察人員，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)內(nèi)部督察函詢工作。（二）主要職責(zé)1.制定和完善內(nèi)部督察函詢工作制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織開展對(duì)公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)、內(nèi)部控制制度執(zhí)行情況的定期和不定期督察。3.針對(duì)督察中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)向相關(guān)部門或人員發(fā)出函詢通知，要求其作出解釋、說(shuō)明或提供相關(guān)資料。4.對(duì)函詢回復(fù)進(jìn)行審核分析，必要時(shí)進(jìn)行實(shí)地核實(shí)，形成督察意見和報(bào)告。5.跟蹤督促問(wèn)題整改落實(shí)情況，對(duì)整改不力的責(zé)任主體提出問(wèn)責(zé)建議。6.定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和管理層匯報(bào)內(nèi)部督察函詢工作開展情況及發(fā)現(xiàn)的重大問(wèn)題。三、督察函詢的啟動(dòng)（一）主動(dòng)督察引發(fā)的函詢1.內(nèi)部督察部門按照年度工作計(jì)劃、專項(xiàng)督察安排或根據(jù)公司管理層的要求，對(duì)特定業(yè)務(wù)領(lǐng)域、項(xiàng)目或時(shí)間段進(jìn)行全面或?qū)ｍ?xiàng)督察。在督察過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)存在疑問(wèn)、異常情況或可能涉及違規(guī)違紀(jì)問(wèn)題時(shí)，啟動(dòng)函詢程序。2.督察人員通過(guò)查閱文件資料、賬目憑證、業(yè)務(wù)記錄，訪談相關(guān)人員，實(shí)地查看業(yè)務(wù)現(xiàn)場(chǎng)等方式收集線索和證據(jù)，確定需要函詢的事項(xiàng)和對(duì)象。（二）被動(dòng)線索引發(fā)的函詢1.公司內(nèi)部其他部門、員工發(fā)現(xiàn)可能存在問(wèn)題并向上級(jí)報(bào)告，或外部監(jiān)管機(jī)構(gòu)、合作伙伴、客戶等反饋涉及公司的相關(guān)問(wèn)題線索，經(jīng)評(píng)估后認(rèn)為需要進(jìn)一步核實(shí)的，由內(nèi)部督察部門啟動(dòng)函詢。2.對(duì)收到的舉報(bào)、投訴等信息，內(nèi)部督察部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記、分析，判斷是否屬于本制度適用范圍，并決定是否開展函詢調(diào)查。四、函詢的實(shí)施（一）函詢通知的發(fā)出1.確定函詢對(duì)象后，內(nèi)部督察部門制作《內(nèi)部督察函詢通知書》，明確函詢的事由、范圍、要求、回復(fù)期限等內(nèi)容。2.《內(nèi)部督察函詢通知書》應(yīng)加蓋公司內(nèi)部督察部門公章，并通過(guò)專人送達(dá)、郵寄或電子郵件等方式發(fā)送給函詢對(duì)象。送達(dá)時(shí)應(yīng)要求函詢對(duì)象簽收，留存送達(dá)憑證。（二）函詢內(nèi)容要求1.函詢內(nèi)容應(yīng)具體、明確，針對(duì)性強(qiáng)，圍繞發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題展開，要求函詢對(duì)象對(duì)相關(guān)事項(xiàng)作出詳細(xì)說(shuō)明、解釋原因、提供證據(jù)材料等。2.涉及財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)交易、合同履行等方面的函詢，應(yīng)明確要求函詢對(duì)象提供準(zhǔn)確的數(shù)字、金額、日期、交易對(duì)手等關(guān)鍵信息，并對(duì)數(shù)據(jù)來(lái)源、計(jì)算依據(jù)、業(yè)務(wù)流程等進(jìn)行清晰闡述。（三）函詢對(duì)象的回復(fù)1.函詢對(duì)象應(yīng)在規(guī)定的回復(fù)期限內(nèi)，按照通知書要求認(rèn)真撰寫回復(fù)函，確?；貜?fù)內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.回復(fù)函應(yīng)加蓋單位公章，并由函詢對(duì)象負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。回復(fù)函應(yīng)采用書面形式，如因特殊情況無(wú)法書面回復(fù)，需提前向內(nèi)部督察部門申請(qǐng)并說(shuō)明原因，經(jīng)同意后可采用口頭回復(fù)方式，但內(nèi)部督察部門應(yīng)做好記錄，并要求函詢對(duì)象在記錄上簽字確認(rèn)。3.函詢對(duì)象對(duì)函詢事項(xiàng)如有異議，應(yīng)在回復(fù)函中明確提出，并說(shuō)明理由和依據(jù)，同時(shí)提供相關(guān)補(bǔ)充材料或證據(jù)。（四）函詢過(guò)程的溝通與協(xié)調(diào)1.在函詢過(guò)程中，內(nèi)部督察部門與函詢對(duì)象之間可就函詢事項(xiàng)進(jìn)行必要的溝通。如函詢對(duì)象對(duì)函詢內(nèi)容存在疑問(wèn)或需要進(jìn)一步明確要求時(shí)，可及時(shí)與內(nèi)部督察部門聯(lián)系，內(nèi)部督察部門應(yīng)給予解釋和指導(dǎo)。2.對(duì)于函詢對(duì)象提出的合理訴求和困難，內(nèi)部督察部門應(yīng)視情況進(jìn)行研究和協(xié)調(diào)解決，確保函詢工作順利進(jìn)行。但不得因溝通協(xié)調(diào)影響函詢的嚴(yán)肅性和公正性，不得為函詢對(duì)象隱瞞問(wèn)題或減輕責(zé)任提供便利。五、函詢回復(fù)的審核與分析（一）審核流程1.內(nèi)部督察部門收到函詢對(duì)象的回復(fù)后，由專人負(fù)責(zé)對(duì)回復(fù)內(nèi)容進(jìn)行初步審核，檢查回復(fù)是否完整、格式是否符合要求、簽字蓋章是否齊全等。2.對(duì)初步審核通過(guò)的回復(fù)，組織相關(guān)專業(yè)人員進(jìn)行詳細(xì)審核分析。審核人員應(yīng)根據(jù)函詢內(nèi)容，結(jié)合公司業(yè)務(wù)知識(shí)、法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等，對(duì)回復(fù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、合理性進(jìn)行綜合判斷。3.對(duì)于涉及重大問(wèn)題、復(fù)雜事項(xiàng)或存在明顯疑點(diǎn)的回復(fù)，可組織內(nèi)部討論或邀請(qǐng)外部專家進(jìn)行咨詢論證，確保審核結(jié)果客觀公正。（二）審核要點(diǎn)1.真實(shí)性審核：核實(shí)回復(fù)內(nèi)容所涉及的事實(shí)是否真實(shí)發(fā)生，相關(guān)證據(jù)材料是否可靠，是否存在虛構(gòu)、隱瞞、篡改等情況。2.準(zhǔn)確性審核：檢查回復(fù)中的數(shù)據(jù)、信息是否準(zhǔn)確無(wú)誤，邏輯關(guān)系是否清晰合理，對(duì)問(wèn)題的解釋和說(shuō)明是否準(zhǔn)確到位。3.合規(guī)性審核：判斷回復(fù)內(nèi)容是否符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)監(jiān)管要求以及公司內(nèi)部規(guī)章制度，是否存在違規(guī)操作或違法違紀(jì)行為。4.完整性審核：審查回復(fù)是否涵蓋了函詢通知書要求的所有內(nèi)容，有無(wú)遺漏重要信息或回避關(guān)鍵問(wèn)題的情況。（三）分析判斷1.根據(jù)審核結(jié)果，對(duì)函詢對(duì)象的回復(fù)進(jìn)行分析判斷，確定其回復(fù)是否能夠有效解釋和說(shuō)明問(wèn)題，是否能夠消除疑點(diǎn)。2.如回復(fù)內(nèi)容存在疑問(wèn)或不能充分證明問(wèn)題不存在，內(nèi)部督察部門應(yīng)進(jìn)一步與函詢對(duì)象溝通核實(shí)，要求其補(bǔ)充提供相關(guān)材料或作出進(jìn)一步說(shuō)明。3.對(duì)于函詢對(duì)象拒不配合回復(fù)、提供虛假回復(fù)或故意拖延回復(fù)的，內(nèi)部督察部門應(yīng)采取相應(yīng)措施，如進(jìn)行實(shí)地調(diào)查、要求相關(guān)部門協(xié)助核實(shí)等，以獲取真實(shí)準(zhǔn)確的信息。六、督察意見與報(bào)告（一）督察意見的形成1.經(jīng)過(guò)對(duì)函詢回復(fù)的審核與分析，內(nèi)部督察部門根據(jù)最終核實(shí)情況，形成《內(nèi)部督察函詢意見書》。2.《內(nèi)部督察函詢意見書》應(yīng)明確指出函詢事項(xiàng)的調(diào)查結(jié)果，對(duì)函詢對(duì)象的回復(fù)是否認(rèn)可，以及是否存在問(wèn)題、問(wèn)題的性質(zhì)、影響程度等內(nèi)容。3.如發(fā)現(xiàn)函詢對(duì)象存在違規(guī)違紀(jì)行為或問(wèn)題，應(yīng)在意見書中提出整改要求和建議，明確整改責(zé)任主體、整改期限和整改目標(biāo)。（二）督察報(bào)告的撰寫1.內(nèi)部督察部門根據(jù)督察函詢工作開展情況及形成的督察意見，撰寫《內(nèi)部督察函詢工作報(bào)告》。2.報(bào)告內(nèi)容應(yīng)包括函詢工作的背景、目的、范圍、實(shí)施過(guò)程、主要發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、督察意見及建議等。3.報(bào)告應(yīng)附相關(guān)證據(jù)材料、函詢通知書、回復(fù)函及審核分析記錄等，確保報(bào)告內(nèi)容詳實(shí)、依據(jù)充分。（三）報(bào)告的審批與報(bào)送1.《內(nèi)部督察函詢工作報(bào)告》完成后，按照公司內(nèi)部報(bào)告審批流程進(jìn)行審核和審批。報(bào)告應(yīng)依次報(bào)送內(nèi)部督察部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)、公司主要領(lǐng)導(dǎo)。2.經(jīng)審批通過(guò)的報(bào)告，由內(nèi)部督察部門負(fù)責(zé)向相關(guān)部門或人員進(jìn)行傳達(dá)和通報(bào)，確保公司管理層及各部門及時(shí)了解督察函詢工作情況及發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。3.根據(jù)需要，部分重要的督察函詢工作報(bào)告可在一定范圍內(nèi)進(jìn)行公開披露，以增強(qiáng)公司內(nèi)部管理的透明度和公信力。七、問(wèn)題整改與跟蹤（一）整改責(zé)任落實(shí)1.公司管理層根據(jù)督察函詢工作報(bào)告中提出的問(wèn)題和建議，明確整改責(zé)任主體，下達(dá)《整改通知書》，要求責(zé)任部門制定詳細(xì)的整改方案并組織實(shí)施。2.整改責(zé)任部門應(yīng)成立整改工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確專人負(fù)責(zé)整改工作，確保整改任務(wù)落實(shí)到具體崗位和人員。（二）整改方案制定1.整改責(zé)任部門應(yīng)根據(jù)督察意見和公司要求，結(jié)合本部門實(shí)際情況，制定切實(shí)可行的整改方案。整改方案應(yīng)包括整改目標(biāo)、整改措施、整改期限、責(zé)任人等內(nèi)容。2.整改措施應(yīng)具有針對(duì)性和可操作性，能夠有效解決存在的問(wèn)題，防止類似問(wèn)題再次發(fā)生。整改期限應(yīng)明確具體，確保整改工作按時(shí)完成。（三）整改實(shí)施與跟蹤1.整改責(zé)任部門按照整改方案組織實(shí)施整改工作，定期向內(nèi)部督察部門匯報(bào)整改進(jìn)展情況。2.內(nèi)部督察部門負(fù)責(zé)對(duì)整改工作進(jìn)行跟蹤檢查，通過(guò)查閱整改資料、實(shí)地查看、訪談相關(guān)人員等方式，及時(shí)掌握整改工作動(dòng)態(tài)。3.如發(fā)現(xiàn)整改工作進(jìn)展緩慢、整改措施落實(shí)不到位或整改效果不明顯等情況，內(nèi)部督察部門應(yīng)及時(shí)發(fā)出《整改督辦函》，督促整改責(zé)任部門加快整改進(jìn)度，確保整改工作按要求完成。（四）整改結(jié)果驗(yàn)收1.整改期限屆滿后，整改責(zé)任部門應(yīng)向內(nèi)部督察部門提交《整改工作報(bào)告》，申請(qǐng)整改結(jié)果驗(yàn)收。報(bào)告應(yīng)包括整改工作完成情況、整改成效、存在問(wèn)題及下一步工作計(jì)劃等內(nèi)容。2.內(nèi)部督察部門組織相關(guān)人員對(duì)整改結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收，通過(guò)審核整改報(bào)告、檢查相關(guān)資料、實(shí)地核實(shí)等方式，判斷整改工作是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。3.如整改結(jié)果驗(yàn)收合格，內(nèi)部督察部門出具《整改結(jié)果驗(yàn)收意見書》；如驗(yàn)收不合格，應(yīng)要求整改責(zé)任部門繼續(xù)整改，直至達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。八、問(wèn)責(zé)與激勵(lì)（一）問(wèn)責(zé)機(jī)制1.對(duì)于在督察函詢過(guò)程中發(fā)現(xiàn)存在違規(guī)違紀(jì)行為或因工作失誤給公司造成重大損失的責(zé)任部門和人員，公司將按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行問(wèn)責(zé)。2.問(wèn)責(zé)方式包括批評(píng)教育、警告、罰款、降職、撤職等，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。3.問(wèn)責(zé)決定由公司管理層根據(jù)內(nèi)部督察部門提供的調(diào)查結(jié)果和建議作出，并以書面形式通知被問(wèn)責(zé)對(duì)象。（二）激勵(lì)措施1.對(duì)在督察函詢工作中積極配合、如實(shí)反映問(wèn)題、主動(dòng)整改且整改成效顯著的部門和個(gè)人，公司給予一