PAGE刻章驗(yàn)證登記制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織印章管理，規(guī)范刻章驗(yàn)證登記行為，保障公司/組織合法權(quán)益，維護(hù)正常辦公秩序，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及所有涉及印章使用的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確?？陶买?yàn)證登記行為合法有效。2.安全保密原則：加強(qiáng)印章管理，防止印章被盜用、冒用，保護(hù)公司/組織機(jī)密信息安全。3.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在刻章驗(yàn)證登記過程中的職責(zé)，做到責(zé)任到人。二、印章種類及用途（一）公章代表公司/組織對外行使權(quán)力，具有最高法律效力。用于各類重要文件、合同、協(xié)議等的簽署，以及對外聯(lián)系、證明等事項(xiàng)。（二）財務(wù)專用章用于公司/組織財務(wù)核算、資金收付等相關(guān)業(yè)務(wù)，如開具發(fā)票、支票、匯票等。（三）法人章主要用于特定財務(wù)事項(xiàng)及法人授權(quán)的相關(guān)文件簽署。（四）合同專用章專門用于簽訂各類合同，明確合同的法律效力。（五）部門章由各部門根據(jù)工作需要自行刻制，用于本部門內(nèi)部文件、通知、報表等的蓋章確認(rèn)，不得對外使用。三、刻章申請與審批（一）申請流程1.各部門因工作需要刻制印章時，應(yīng)填寫《刻章申請表》，詳細(xì)說明印章名稱、用途、使用范圍等信息。2.將《刻章申請表》提交至本部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后簽字確認(rèn)。3.將經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后的《刻章申請表》提交至公司/組織印章管理部門。（二）審批流程1.印章管理部門收到《刻章申請表》后，對申請事項(xiàng)進(jìn)行初步審查，核實(shí)申請理由及印章用途的合理性。2.對于涉及重要業(yè)務(wù)或具有較高風(fēng)險的印章申請，印章管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行聯(lián)合審查，評估印章使用可能帶來的風(fēng)險及影響。3.經(jīng)審查通過的《刻章申請表》，由印章管理部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司/組織整體運(yùn)營情況及風(fēng)險評估結(jié)果，對刻章申請進(jìn)行最終審批。審批通過后，在《刻章申請表》上簽字確認(rèn)。（三）特殊情況處理如遇緊急情況需要刻制印章，可由申請部門提出書面申請，詳細(xì)說明緊急情況的原因及所需印章的用途，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、印章管理部門負(fù)責(zé)人及分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，先行刻制。事后應(yīng)及時補(bǔ)辦相關(guān)審批手續(xù)。四、刻章單位選擇與備案（一）刻章單位選擇1.公司/組織應(yīng)選擇具有合法資質(zhì)、信譽(yù)良好、設(shè)備先進(jìn)、技術(shù)精湛的正規(guī)刻章單位進(jìn)行印章刻制。2.在選擇刻章單位前，印章管理部門應(yīng)通過多種渠道對刻章單位進(jìn)行調(diào)查了解，包括查看其營業(yè)執(zhí)照、刻章資質(zhì)證書、行業(yè)口碑等，確保其具備合法經(jīng)營資格。3.與選定的刻章單位簽訂《刻章服務(wù)合同》，明確雙方權(quán)利義務(wù)，包括印章質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、刻制時間、保密責(zé)任、違約責(zé)任等條款。（二）備案要求1.刻章單位在完成印章刻制后，應(yīng)及時將印章樣本及相關(guān)信息報送至公安機(jī)關(guān)進(jìn)行備案。備案信息包括印章名稱、規(guī)格、材質(zhì)、印模等。2.公司/組織印章管理部門應(yīng)協(xié)助刻章單位辦理備案手續(xù)，并留存?zhèn)浒富貓?zhí)等相關(guān)資料，作為印章合法性的重要依據(jù)。3.對于未按規(guī)定進(jìn)行備案的印章，公司/組織有權(quán)拒絕使用，并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。五、印章領(lǐng)取與交付（一）領(lǐng)取流程1.印章刻制完成并備案后，由印章管理部門通知申請部門領(lǐng)取印章。2.申請部門指定專人攜帶有效身份證件，前往印章管理部門領(lǐng)取印章。領(lǐng)取時，應(yīng)在《印章領(lǐng)取登記表》上簽字確認(rèn)，注明領(lǐng)取時間、印章名稱、規(guī)格等信息。3.印章管理部門應(yīng)對領(lǐng)取印章的人員身份進(jìn)行核實(shí)，并確保領(lǐng)取過程的安全與規(guī)范。（二）交付方式1.對于重要印章，如公章、財務(wù)專用章等，原則上應(yīng)采用當(dāng)面交付的方式，確保印章安全送達(dá)申請部門指定人員手中。2.在交付印章時，印章管理部門應(yīng)向領(lǐng)取人員詳細(xì)介紹印章的使用注意事項(xiàng)、保管要求等，并提供相關(guān)培訓(xùn)或指導(dǎo)。3.如因特殊原因無法當(dāng)面交付印章，可采用郵寄等方式，但必須確保郵寄過程的安全可靠，并要求收件人在收到印章后及時反饋確認(rèn)信息。六、印章使用規(guī)范（一）使用范圍1.印章必須嚴(yán)格按照規(guī)定的使用范圍使用，不得超出授權(quán)范圍擅自使用。2.公章用于公司/組織對外的正式文件、合同、協(xié)議、信函、證明等的簽署；財務(wù)專用章用于財務(wù)相關(guān)業(yè)務(wù)；法人章用于特定財務(wù)事項(xiàng)及法人授權(quán)的文件簽署；合同專用章用于簽訂各類合同；部門章用于本部門內(nèi)部文件。（二）使用審批1.任何部門或個人使用印章時，均需填寫《印章使用申請表》，詳細(xì)說明用印事項(xiàng)（包括文件名稱、文號、內(nèi)容摘要等）、用印范圍、用印份數(shù)等信息。2.將《印章使用申請表》提交至本部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后簽字確認(rèn)。3.根據(jù)用印事項(xiàng)的性質(zhì)和重要程度，按照以下審批流程進(jìn)行審批：一般性文件用印，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，可直接由印章管理人員用印。涉及重要業(yè)務(wù)、重大合同、資金收付等事項(xiàng)的用印，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，方可用印。涉及公司/組織核心機(jī)密或重大決策的文件用印，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，報公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）用印要求1.用印前，印章管理人員應(yīng)對用印文件進(jìn)行認(rèn)真審核，確保文件內(nèi)容合法合規(guī)、格式規(guī)范、簽字齊全等。對于不符合要求的文件，應(yīng)拒絕用印，并要求申請部門進(jìn)行修改完善。2.用印時，應(yīng)在文件規(guī)定的位置準(zhǔn)確加蓋印章，確保印章清晰、端正、完整，不得模糊、歪斜或重疊。3.用印后，印章管理人員應(yīng)及時在《印章使用登記表》上記錄用印時間、用印事項(xiàng)、用印人等信息，并將用印文件妥善保管。（四）特殊情況處理1.如遇緊急情況需要臨時用印，且無法及時履行審批手續(xù)時，可由申請部門負(fù)責(zé)人電話向分管領(lǐng)導(dǎo)請示，經(jīng)同意后先行用印。事后應(yīng)立即補(bǔ)辦審批手續(xù)，并在《印章使用登記表》上注明情況。2.對于異地用印或因特殊原因無法回公司/組織用印的情況，可采用傳真、掃描等方式將用印文件傳輸至公司/組織，經(jīng)審批后，由印章管理人員在異地加蓋印章，并將蓋章后的文件及時返回公司/組織存檔。七、印章保管與存放（一）保管責(zé)任1.公司/組織應(yīng)明確印章保管責(zé)任人，負(fù)責(zé)印章的日常保管工作。保管責(zé)任人應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識，確保印章安全。2.印章保管責(zé)任人不得擅自將印章交予他人保管或使用，如因特殊原因需要委托他人代管，必須經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)交接手續(xù)。（二）存放要求1.印章應(yīng)存放在安全可靠的地方，如專門的印章保險柜或保管箱內(nèi)，并配備必要的防盜、防火、防潮等設(shè)施。2.財務(wù)專用章、法人章等重要印章應(yīng)實(shí)行雙人保管制度，分別由不同人員負(fù)責(zé)保管，使用時兩人同時在場。3.部門章應(yīng)存放在本部門指定的安全位置，由部門負(fù)責(zé)人或?qū)Ｈ素?fù)責(zé)保管，并建立相應(yīng)的保管登記制度。八、印章停用與銷毀（一）停用情形1.因公司/組織機(jī)構(gòu)變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，印章不再使用時，應(yīng)及時辦理停用手續(xù)。2.印章出現(xiàn)損壞、遺失等情況時，應(yīng)立即停止使用，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。（二）停用流程1.由印章使用部門或保管責(zé)任人填寫《印章停用申請表》，詳細(xì)說明印章停用原因、停用時間等信息，并提交至印章管理部門。2.印章管理部門收到《印章停用申請表》后，進(jìn)行審核確認(rèn)，并報公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，印章管理部門負(fù)責(zé)通知各相關(guān)部門及人員印章已停用，并收回印章。（三）銷毀流程1.對于停用的印章，原則上應(yīng)及時進(jìn)行銷毀。銷毀前，印章管理部門應(yīng)組織相關(guān)人員對印章進(jìn)行清點(diǎn)核實(shí)，確保印章數(shù)量準(zhǔn)確無誤。2.選擇具有資質(zhì)的銷毀單位進(jìn)行印章銷毀，并簽訂《印章銷毀服務(wù)合同》，明確銷毀方式、時間、地點(diǎn)等要求。3.在銷毀過程中，應(yīng)安排專人現(xiàn)場監(jiān)督，確保印章被徹底銷毀，防止印章信息泄露。4.銷毀完成后，銷毀單位應(yīng)出具《印章銷毀證明》，由印章管理部門留存?zhèn)浒?。九、監(jiān)督檢查與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織應(yīng)建立健全印章管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對印章使用、保管等情況進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括印章管理制度執(zhí)行情況、用印審批流程是否規(guī)范、印章保管是否安全等方面。3.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門或人員限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）責(zé)任追究1.對于違反本制度規(guī)范，擅自刻制、使用、保管印章，給公司/組織造成損失的，將依法追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。2.責(zé)任追究方式包括批評教育、警告處分、罰款、解除勞動合同等，情節(jié)嚴(yán)