PAGE公司公文制度規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司公文管理，確保公文處理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，提高公文質(zhì)量和辦理效率，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本制度規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間、公司與外部單位之間的公文往來(lái)，包括但不限于請(qǐng)示、報(bào)告、通知、函、會(huì)議紀(jì)要等各類公文。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則：公文內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，符合法律法規(guī)和政策要求，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時(shí)高效原則：公文處理應(yīng)及時(shí)、迅速，確保信息傳遞的時(shí)效性，提高工作效率。3.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，確保公文在傳遞、處理過(guò)程中的安全，防止信息泄露。4.精簡(jiǎn)實(shí)用原則：公文應(yīng)精簡(jiǎn)扼要，內(nèi)容務(wù)實(shí)，注重針對(duì)性和可操作性，避免冗長(zhǎng)繁瑣。二、公文種類及適用范圍（一）請(qǐng)示適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。如遇重大事項(xiàng)、重要決策、資金使用、人事任免等需要上級(jí)機(jī)關(guān)明確意見(jiàn)的情況，應(yīng)使用請(qǐng)示。（二）報(bào)告適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。包括工作進(jìn)展報(bào)告、工作總結(jié)報(bào)告、專項(xiàng)工作報(bào)告等。（三）通知適用于發(fā)布、傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文。如會(huì)議通知、工作安排通知、人事任免通知等。（四）函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。包括商洽函、詢問(wèn)函、答復(fù)函、請(qǐng)批函等。（五）會(huì)議紀(jì)要適用于記載會(huì)議主要情況和議定事項(xiàng)。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確反映會(huì)議內(nèi)容，明確會(huì)議議定的事項(xiàng)和要求，便于傳達(dá)和執(zhí)行。三、公文格式（一）頁(yè)面設(shè)置公文應(yīng)采用A4紙型，頁(yè)邊距上、下各為2.54厘米，左、右各為3.17厘米。（二）字體字號(hào)1.標(biāo)題：一般用二號(hào)小標(biāo)宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，長(zhǎng)短適宜，間距恰當(dāng)，標(biāo)題排列應(yīng)當(dāng)使用梯形或菱形。2.主送機(jī)關(guān)：編排于標(biāo)題下空一行位置，居左頂格，回行時(shí)仍頂格，最后一個(gè)機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多導(dǎo)致公文首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)當(dāng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記。3.正文：一般用三號(hào)仿宋體字，編排于主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個(gè)自然段左空二字，回行頂格。文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標(biāo)注。4.附件說(shuō)明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有多個(gè)附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與上一行附件名稱的首字對(duì)齊。5.發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期和印章：加蓋印章的公文：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)行文時(shí)，一般在成文日期之上、以成文日期為準(zhǔn)居中編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，使發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。聯(lián)合行文時(shí)，一般將各發(fā)文機(jī)關(guān)署名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序整齊排列在相應(yīng)位置，并將印章一一對(duì)應(yīng)、端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名，最后一個(gè)印章端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心,首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)。不加蓋印章的公文：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)行文時(shí)，在正文（或附件說(shuō)明）下空一行右空二字編排發(fā)文機(jī)關(guān)署名，在發(fā)文機(jī)關(guān)署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機(jī)關(guān)署名首字右移二字，如成文日期長(zhǎng)于發(fā)文機(jī)關(guān)署名，應(yīng)當(dāng)使成文日期右空二字編排，并相應(yīng)增加發(fā)文機(jī)關(guān)署名右空字?jǐn)?shù)。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)署名，其余發(fā)文機(jī)關(guān)署名依次向下編排。加蓋簽發(fā)人簽名章的公文：?jiǎn)我粰C(jī)關(guān)制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時(shí)，在正文（或附件說(shuō)明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標(biāo)注簽發(fā)人職務(wù)，以簽名章為準(zhǔn)上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯(lián)合行文時(shí)，應(yīng)當(dāng)先編排主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章，其余機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章依次向下編排，與主辦機(jī)關(guān)簽發(fā)人職務(wù)、簽名章上下對(duì)齊；每行只編排一個(gè)機(jī)關(guān)的簽發(fā)人職務(wù)、簽名章；簽發(fā)人職務(wù)應(yīng)當(dāng)標(biāo)注全稱。簽名章一般用紅色。6.附注：如有附注，居左空二字加圓括號(hào)編排在成文日期下一行。7.附件：附件應(yīng)當(dāng)另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱?hào)用三號(hào)黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標(biāo)題居中編排在版心第三行。附件順序號(hào)和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說(shuō)明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。（三）排版要求1.公文排版一般每面排22行，每行排28個(gè)字，并撐滿版心。特定情況可以作適當(dāng)調(diào)整。2.公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后、發(fā)文機(jī)關(guān)署名之前注明附件的名稱和件數(shù)，不可只寫(xiě)“附件如文”或者只寫(xiě)“附件X件”。四）公文處理流程（一）收文處理1.簽收登記：公司辦公室收到外部來(lái)文后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收，并按照來(lái)文的類別、密級(jí)、緊急程度等進(jìn)行詳細(xì)登記。登記內(nèi)容包括來(lái)文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)、文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、緊急程度、份數(shù)、承辦部門等。2.分發(fā)傳閱：辦公室根據(jù)來(lái)文內(nèi)容和公司領(lǐng)導(dǎo)分工，及時(shí)將來(lái)文分發(fā)給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和承辦部門。對(duì)于需要傳閱的文件，應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進(jìn)行傳閱，并做好傳閱記錄。傳閱記錄應(yīng)包括傳閱日期、傳閱人姓名、意見(jiàn)等。3.承辦辦理：承辦部門收到文件后，應(yīng)按照文件要求及時(shí)辦理。對(duì)于需要答復(fù)的文件，承辦部門應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給辦公室。對(duì)于涉及多個(gè)部門的文件，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與協(xié)辦部門溝通協(xié)調(diào)，共同做好文件的辦理工作。4.催辦督辦：辦公室應(yīng)對(duì)文件的辦理情況進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件按時(shí)辦理完畢。對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)重點(diǎn)催辦督辦，并及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)辦理進(jìn)展情況。5.歸檔保存：文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)將文件正本、附件、領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理結(jié)果等相關(guān)材料整理齊全，交辦公室歸檔保存。辦公室應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)文件進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)，確保文件的安全和完整。（二）發(fā)文處理1.擬稿審核：各部門需要發(fā)文時(shí)，應(yīng)指定專人擬稿。擬稿人應(yīng)根據(jù)發(fā)文目的和要求，認(rèn)真撰寫(xiě)公文內(nèi)容，確保公文表述準(zhǔn)確、邏輯清晰、格式規(guī)范。擬稿完成后，應(yīng)將文稿交本部門負(fù)責(zé)人審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審核公文內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和政策要求，是否與公司整體工作部署一致，文字表述是否準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔等。審核通過(guò)后，在文稿上簽署意見(jiàn)并簽名。2.會(huì)簽核稿：對(duì)于涉及多個(gè)部門的公文，應(yīng)進(jìn)行會(huì)簽。會(huì)簽部門應(yīng)認(rèn)真審核文稿內(nèi)容，提出意見(jiàn)和建議，并在文稿上簽署意見(jiàn)和簽名。會(huì)簽完成后，由主辦部門將文稿交公司辦公室核稿。辦公室核稿人員應(yīng)重點(diǎn)審核公文格式是否符合要求，內(nèi)容是否完整，發(fā)文程序是否合規(guī)等。核稿通過(guò)后，在文稿上簽署意見(jiàn)并簽名。3.簽發(fā)印發(fā)：核稿后的文稿報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)公文內(nèi)容和職責(zé)分工，認(rèn)真審閱文稿，簽署簽發(fā)意見(jiàn)。簽發(fā)后的文稿由辦公室負(fù)責(zé)印發(fā)。辦公室應(yīng)按照公文格式要求進(jìn)行排版、校對(duì)、印刷，并加蓋公司印章。印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)文件的發(fā)送范圍和實(shí)際需要確定。4.發(fā)文登記：辦公室在印發(fā)公文后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行發(fā)文登記。登記內(nèi)容包括發(fā)文日期、發(fā)文機(jī)關(guān)、文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)、緊急程度、份數(shù)、主送機(jī)關(guān)、抄送機(jī)關(guān)等。發(fā)文登記應(yīng)準(zhǔn)確、完整，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。5.歸檔保存：辦公室應(yīng)將發(fā)文的正本、附件、簽發(fā)稿、印刷清樣等相關(guān)材料整理齊全，交公司檔案室歸檔保存。檔案室應(yīng)按照檔案管理的要求，對(duì)發(fā)文進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)，確保發(fā)文的安全和完整。五、公文管理職責(zé)（一）公司辦公室職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司公文制度的制定、修訂和解釋工作。2.負(fù)責(zé)公司公文的收發(fā)、登記、傳閱、催辦、歸檔等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)對(duì)各部門公文處理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期檢查公文處理情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。4.負(fù)責(zé)公司重要公文的起草、審核、會(huì)簽、印發(fā)等工作。5.負(fù)責(zé)公司公文的保密管理工作，確保公文在傳遞、處理過(guò)程中的安全。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門公文的擬稿、審核、會(huì)簽、承辦等工作，確保公文質(zhì)量和辦理效率。2.負(fù)責(zé)本部門收到的公文的簽收、登記、傳閱、承辦、催辦、歸檔等工作，按照公司公文制度的要求及時(shí)處理公文。3.負(fù)責(zé)本部門與其他部門之間的公文往來(lái)，主動(dòng)溝通協(xié)調(diào)，確保工作順利開(kāi)展。4.負(fù)責(zé)本部門公文的保密管理工作，嚴(yán)格遵守公司保密制度，防止信息泄露。（三）公司領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.負(fù)責(zé)對(duì)公司重要公文進(jìn)行簽發(fā)，對(duì)公文內(nèi)容和質(zhì)量負(fù)責(zé)。2.指導(dǎo)和督促公司各部門做好公文處理工作，確保公司公文制度的有效執(zhí)行。六、公文保密管理（一）密級(jí)劃分公司公文的密級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三級(jí)。1.絕密級(jí)公文：是指涉及公司核心商業(yè)秘密、重大決策、戰(zhàn)略規(guī)劃等，一旦泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受特別嚴(yán)重?fù)p害的公文。2.機(jī)密級(jí)公文：是指涉及公司重要業(yè)務(wù)信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、技術(shù)資料等，一旦泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受嚴(yán)重?fù)p害的公文。3.秘密級(jí)公文：是指涉及公司一般業(yè)務(wù)信息、工作安排等，一旦泄露會(huì)使公司的權(quán)益和利益遭受一定損害的公文。（二）保密措施1.嚴(yán)格控制公文的知悉范圍，按照規(guī)定的密級(jí)和保密期限進(jìn)行管理。對(duì)于絕密級(jí)公文，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)保管，嚴(yán)格限制接觸人員；對(duì)于機(jī)密級(jí)公文，應(yīng)在一定范圍內(nèi)傳閱，并要求傳閱人員簽字確認(rèn)；對(duì)于秘密級(jí)公文，應(yīng)按照常規(guī)程序進(jìn)行處理，但也要注意保密。2.采用加密存儲(chǔ)、加密傳輸?shù)燃夹g(shù)手段，確保公文在電子存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中的安全。對(duì)于涉及敏感信息的公文，應(yīng)進(jìn)行加密處理，并設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限。3.加強(qiáng)對(duì)公文處理場(chǎng)所的安全