PAGE規(guī)范送貨單簽收管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司送貨單簽收管理，確保貨物交付的準(zhǔn)確性、及時性和安全性，明確各方責(zé)任，維護(hù)公司正常運(yùn)營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及貨物配送及簽收的業(yè)務(wù)活動，包括但不限于原材料采購、產(chǎn)品銷售、內(nèi)部物資流轉(zhuǎn)等過程中送貨單的簽收管理。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：送貨單信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價、交貨地點(diǎn)、收貨單位等，確保雙方對交付內(nèi)容的清晰認(rèn)知。2.及時性原則：送貨人員應(yīng)按照約定時間及時送達(dá)貨物，并在規(guī)定時間內(nèi)完成簽收手續(xù)，避免因延誤造成不必要的損失。3.責(zé)任明確原則：明確送貨方、收貨方及相關(guān)人員在送貨單簽收過程中的責(zé)任，確保出現(xiàn)問題時能夠迅速追溯和界定責(zé)任。4.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保送貨單簽收管理活動合法合規(guī)。二、送貨單的開具（一）開具要求1.送貨單應(yīng)由送貨方根據(jù)實(shí)際發(fā)貨情況如實(shí)開具，內(nèi)容應(yīng)完整、清晰、準(zhǔn)確，不得涂改、偽造。2.送貨單應(yīng)包含以下基本信息：送貨單號：具有唯一性，便于查詢和管理。送貨日期：明確貨物發(fā)出的具體時間。收貨單位名稱、地址、聯(lián)系方式：確保貨物能準(zhǔn)確送達(dá)指定地點(diǎn)和單位。貨物明細(xì)：詳細(xì)列出貨物名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價、總價等信息。送貨方名稱、地址、聯(lián)系方式：便于收貨方在有疑問時及時溝通。備注：如有特殊要求或說明事項(xiàng)，可在此欄注明。3.送貨單應(yīng)一式多聯(lián)，分別為存根聯(lián)、客戶聯(lián)、記賬聯(lián)等，各聯(lián)用途應(yīng)明確標(biāo)注，確保各方留存的送貨單信息一致。（二）開具流程1.發(fā)貨部門在貨物準(zhǔn)備完畢后，由專人負(fù)責(zé)填寫送貨單。填寫人員應(yīng)仔細(xì)核對貨物信息，確保準(zhǔn)確無誤。2.送貨單填寫完成后，依次由發(fā)貨部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門審核。審核內(nèi)容包括貨物數(shù)量、金額的準(zhǔn)確性，客戶信息的完整性等。審核通過后，在送貨單上簽字確認(rèn)。3.發(fā)貨人員將審核后的送貨單加蓋公司公章或業(yè)務(wù)專用章，確保送貨單的法律效力。三、送貨與簽收（一）送貨安排1.送貨人員應(yīng)根據(jù)送貨單上的交貨時間和地點(diǎn)，合理安排運(yùn)輸車輛和送貨路線，確保貨物按時、安全送達(dá)。2.在送貨前，送貨人員應(yīng)對貨物進(jìn)行再次核對，檢查貨物的數(shù)量、質(zhì)量、包裝等是否與送貨單一致，如有問題應(yīng)及時與發(fā)貨部門溝通解決。3.送貨車輛應(yīng)保持良好的車況，確保貨物在運(yùn)輸過程中不受損壞。對于易損、易變質(zhì)等特殊貨物，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施。（二）簽收流程1.貨物送達(dá)目的地后，送貨人員應(yīng)及時通知收貨單位。收貨單位應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)簽收貨物，并在送貨單上簽字確認(rèn)。簽收人員應(yīng)仔細(xì)核對送貨單上的貨物信息與實(shí)際貨物是否一致，包括貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等。如發(fā)現(xiàn)貨物存在問題，應(yīng)立即在送貨單上注明，并要求送貨人員當(dāng)場解決。對于批量較大的貨物，收貨單位可根據(jù)實(shí)際情況，在送貨單上分批簽收，但應(yīng)確保每批簽收的貨物數(shù)量準(zhǔn)確無誤。2.簽收完成后，送貨人員應(yīng)要求收貨單位在送貨單上加蓋收貨章或簽字確認(rèn)收貨。收貨章應(yīng)與收貨單位在工商部門備案的印章一致，簽字人員應(yīng)具有合法的授權(quán)。3.送貨人員將簽收后的送貨單帶回公司，及時交予發(fā)貨部門。發(fā)貨部門應(yīng)將送貨單的客戶聯(lián)交予客戶，記賬聯(lián)交予財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理，存根聯(lián)由發(fā)貨部門留存歸檔。（三）特殊情況處理1.如收貨單位無法當(dāng)場簽收貨物，送貨人員應(yīng)與收貨單位協(xié)商確定代收人，并要求代收人在送貨單上簽字確認(rèn)代收情況。代收人應(yīng)具備合法的代收資格，并承擔(dān)相應(yīng)的代收責(zé)任。2.若貨物在運(yùn)輸過程中發(fā)生損壞、丟失等情況，送貨人員應(yīng)及時通知發(fā)貨部門，并會同收貨單位共同查明原因，分清責(zé)任。如因送貨方原因造成的損失，送貨方應(yīng)負(fù)責(zé)賠償；如因不可抗力等非送貨方原因造成的損失，雙方應(yīng)協(xié)商解決。3.對于收貨單位提出的貨物質(zhì)量異議，送貨人員應(yīng)及時反饋給發(fā)貨部門。發(fā)貨部門應(yīng)根據(jù)具體情況，組織相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。如確屬貨物質(zhì)量問題，應(yīng)按照合同約定或相關(guān)法律法規(guī)處理。四、簽收記錄與存檔（一）簽收記錄要求1.收貨單位應(yīng)建立完善的送貨單簽收記錄臺賬，詳細(xì)記錄每一次貨物簽收的日期、送貨單號、貨物名稱、規(guī)格、數(shù)量、簽收人等信息。簽收記錄臺賬應(yīng)定期進(jìn)行核對和整理，確保記錄的準(zhǔn)確性和完整性。對于重要客戶或頻繁發(fā)生業(yè)務(wù)往來的客戶，應(yīng)單獨(dú)建立簽收記錄檔案，便于查詢和追溯。2.送貨人員應(yīng)在每次送貨完成后，及時將送貨單的簽收情況反饋給發(fā)貨部門。發(fā)貨部門應(yīng)將相關(guān)信息錄入公司內(nèi)部的物流管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息共享。（二）存檔管理1.送貨單作為貨物交付的重要憑證，發(fā)貨部門應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行妥善存檔。存檔期限應(yīng)符合法律法規(guī)及公司內(nèi)部要求，一般為[X]年。2.送貨單存檔應(yīng)按照送貨單號順序進(jìn)行編號、裝訂，確保整齊有序。同時，應(yīng)建立電子檔案備份，以便于查詢和檢索。3.檔案管理人員應(yīng)定期對送貨單存檔情況進(jìn)行檢查，防止檔案丟失、損壞等情況發(fā)生。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督小組，負(fù)責(zé)對送貨單簽收管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。監(jiān)督小組應(yīng)由財(cái)務(wù)部門、審計(jì)部門、法務(wù)部門等相關(guān)人員組成。2.監(jiān)督小組應(yīng)定期對送貨單的開具、送貨、簽收等環(huán)節(jié)進(jìn)行抽查核實(shí)，檢查內(nèi)容包括送貨單信息的準(zhǔn)確性、簽收手續(xù)的完整性、貨物交付的及時性等。3.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時下達(dá)整改通知，要求責(zé)任部門限期整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底解決。（二）考核辦法1.將送貨單簽收管理工作納入公司績效考核體系，對發(fā)貨部門、送貨人員、收貨單位等相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行考核。2.考核指標(biāo)包括送貨單開具的準(zhǔn)確性、送貨的及時性、簽收手續(xù)的合規(guī)性、貨物交付的完整性等。具體考核標(biāo)準(zhǔn)如下：送貨單開具錯誤率：每出現(xiàn)一張錯誤送貨單，扣發(fā)貨部門相關(guān)責(zé)任人[X]分。送貨延誤次數(shù)：每發(fā)生一次送貨延誤，扣送貨人員[X]分。簽收手續(xù)不完整次數(shù)：每出現(xiàn)一次簽收手續(xù)不完整的情況，扣收貨單位相關(guān)責(zé)任人[X]分。貨物交付缺失率：每出現(xiàn)一次貨物交付缺失的情況，根據(jù)損失大小扣相關(guān)責(zé)任人[X][X]分。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵；對未達(dá)到考核標(biāo)準(zhǔn)的部門和個人進(jìn)行批評教育，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)處罰。六、培訓(xùn)與宣貫（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.為確保公司員工熟悉送貨單簽收管理制度，提高執(zhí)行能力，人力資源部門應(yīng)制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織相關(guān)培訓(xùn)活動。2.培訓(xùn)對象包括發(fā)貨部門、送貨人員、收貨單位相關(guān)人員等。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋送貨單的開具、送貨與簽收流程、特殊情況處理、簽收記錄與存檔要求、監(jiān)督與考核辦法等方面。3.培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、案例分析、模擬演練等多種形式，以提高培訓(xùn)效果。（二）宣貫措施1.通過公司內(nèi)部文件、公告欄、OA系統(tǒng)等渠道，向全體員工宣傳送貨單簽收管理制度的重要性和具體要求，確保制度深入人心。2.在新員工入職培訓(xùn)中，將送貨單簽收管理制度作為重要內(nèi)容進(jìn)行講解，使新員工盡快熟悉和掌握相關(guān)規(guī)定。3.定期組織制度宣貫會議，對制度執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題進(jìn)行總結(jié)和分析，及時調(diào)整和完善制度內(nèi)容，確保制度的有效性和適應(yīng)性。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司[具體部門]負(fù)責(zé)解釋。在制度執(zhí)行過程中，如遇有未盡事宜或?qū)χ贫葪l款理解不一致的情況，由解釋部門負(fù)責(zé)做出解釋和