PAGE賬務(wù)存檔規(guī)范制度及流程一、總則1.目的本規(guī)范制度及流程旨在確保公司賬務(wù)存檔的完整性、準確性、規(guī)范性和安全性，為公司財務(wù)管理、審計監(jiān)督、稅務(wù)申報等提供可靠依據(jù)，同時滿足相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準要求。2.適用范圍本制度適用于公司各部門涉及的所有賬務(wù)活動及其存檔管理，包括但不限于會計憑證、賬簿、報表、合同、發(fā)票等各類財務(wù)資料。3.依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》以及相關(guān)行業(yè)財務(wù)規(guī)范制定。二、賬務(wù)存檔內(nèi)容規(guī)范1.會計憑證原始憑證：包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單、銀行對賬單、工資表等，應(yīng)真實、合法、有效，內(nèi)容完整，簽章齊全。發(fā)票需符合稅務(wù)部門規(guī)定，報銷單應(yīng)注明用途、審批流程等。記賬憑證：根據(jù)審核無誤的原始憑證編制，摘要清晰準確，會計科目使用正確，借貸平衡，附件齊全。記賬憑證應(yīng)連續(xù)編號，按月裝訂成冊。2.賬簿總賬：全面、系統(tǒng)地記錄公司所有經(jīng)濟業(yè)務(wù)的總括情況，按照會計科目分類設(shè)置賬戶，每月結(jié)賬并核對賬目。明細賬：根據(jù)總賬科目所屬明細科目設(shè)置，詳細記錄各項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的具體情況，如應(yīng)收賬款明細賬、應(yīng)付賬款明細賬等，應(yīng)逐筆登記，及時結(jié)出余額。日記賬：包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，由出納人員根據(jù)收付款憑證，按照業(yè)務(wù)發(fā)生順序逐筆登記，每日結(jié)出余額，做到日清月結(jié)。3.財務(wù)報表月度報表：包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等，應(yīng)按照會計準則和公司財務(wù)制度編制，數(shù)據(jù)準確、勾稽關(guān)系正確。報表編制完成后，需經(jīng)財務(wù)負責(zé)人審核簽字。年度報表：除月度報表外，還應(yīng)編制年度財務(wù)決算報表，包括年度資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及報表附注等。年度報表需經(jīng)會計師事務(wù)所審計，并出具審計報告。4.合同經(jīng)濟合同：涉及銷售、采購、租賃、借款、投資等各類經(jīng)濟業(yè)務(wù)的合同，應(yīng)妥善保管。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方權(quán)利義務(wù)、交易條款、金額、付款方式、履行期限等關(guān)鍵信息。合同存檔要求：合同簽訂后，應(yīng)及時將原件交財務(wù)部門存檔，同時留存復(fù)印件供相關(guān)部門查閱。合同如有變更、補充或終止，應(yīng)及時更新存檔資料，并注明變更原因和日期。5.發(fā)票增值稅發(fā)票：包括專用發(fā)票和普通發(fā)票，應(yīng)按照發(fā)票管理規(guī)定開具和取得。發(fā)票開具應(yīng)內(nèi)容真實、項目齊全、字跡清楚、全部聯(lián)次一次打印，發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)加蓋發(fā)票專用章。發(fā)票存檔：取得的發(fā)票應(yīng)及時進行審核，無誤后按照發(fā)票號碼順序裝訂成冊，并注明發(fā)票種類、開票日期、金額、購貨單位等信息。發(fā)票存根聯(lián)應(yīng)保存規(guī)定期限，以備稅務(wù)機關(guān)檢查。三、賬務(wù)存檔流程1.收集與整理各業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)發(fā)生后，應(yīng)及時將相關(guān)原始憑證傳遞給財務(wù)部門。財務(wù)人員對收到的原始憑證進行初步審核，檢查憑證的真實性、合法性和完整性，對不符合要求的憑證及時退回業(yè)務(wù)部門補充或更正。財務(wù)人員按照會計核算要求，對審核無誤的原始憑證進行分類整理，編制記賬憑證。記賬憑證編制完成后，應(yīng)將原始憑證附在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數(shù)。2.裝訂與編號每月末，財務(wù)人員將本月的記賬憑證按照編號順序進行整理，檢查憑證的連續(xù)性和完整性。然后使用專用的憑證裝訂機將記賬憑證裝訂成冊，在裝訂線上加蓋騎縫章。對裝訂成冊的會計憑證，應(yīng)在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼、記賬憑證張數(shù)等信息，并由裝訂人員和會計主管人員簽字或蓋章。3.賬簿登記與結(jié)賬總賬會計按照會計科目設(shè)置總賬賬戶，根據(jù)記賬憑證逐筆登記總賬。明細賬會計按照明細科目設(shè)置明細賬賬戶，根據(jù)記賬憑證及所附原始憑證逐筆登記明細賬。日記賬由出納人員按照業(yè)務(wù)發(fā)生順序逐日逐筆登記。每月末，總賬會計、明細賬會計和日記賬會計分別進行結(jié)賬工作，核對賬目余額，確保賬賬相符。結(jié)賬后，在賬簿的“本月合計”、“本年累計”行下劃紅線，以示結(jié)賬。4.報表編制與審核財務(wù)人員根據(jù)總賬和明細賬數(shù)據(jù)，按照規(guī)定的格式和編制方法編制月度財務(wù)報表。報表編制完成后，先由編制人員進行自查，檢查報表數(shù)據(jù)的準確性和勾稽關(guān)系的正確性。自查無誤后，將報表提交給財務(wù)負責(zé)人進行審核。財務(wù)負責(zé)人對報表進行全面審核，重點關(guān)注報表數(shù)據(jù)的真實性、合理性和合規(guī)性，對審核中發(fā)現(xiàn)的問題及時提出修改意見，編制人員根據(jù)意見進行修改完善。5.合同與發(fā)票管理業(yè)務(wù)部門簽訂經(jīng)濟合同后，應(yīng)在合同簽訂當(dāng)日將合同原件交財務(wù)部門存檔。財務(wù)人員對合同進行編號登記，建立合同臺賬，記錄合同的基本信息、簽訂日期、履行情況等。公司取得或開具發(fā)票后，業(yè)務(wù)人員應(yīng)及時將發(fā)票傳遞給財務(wù)人員。財務(wù)人員對發(fā)票進行審核，檢查發(fā)票的真實性、合法性和有效性，審核無誤后按照發(fā)票管理規(guī)定進行存檔保管。6.存檔保管會計憑證、賬簿、報表、合同、發(fā)票等各類賬務(wù)資料應(yīng)按照類別和時間順序進行整理存放，存放在專門的檔案柜中，并確保檔案柜的安全性。檔案管理人員應(yīng)對賬務(wù)存檔資料進行定期檢查，確保資料的完整性和安全性。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施進行處理。7.查閱與借閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱賬務(wù)存檔資料時，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱內(nèi)容、目的、時間等信息，經(jīng)部門負責(zé)人和財務(wù)負責(zé)人批準后，方可查閱。查閱時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制存檔資料。外部單位因?qū)徲嫛⒍悇?wù)檢查等原因需要借閱賬務(wù)存檔資料時，應(yīng)出具正式的借閱函，注明借閱內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，借閱期間借閱人員應(yīng)妥善保管資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在資料上進行任何標記或損壞。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時歸還資料，檔案管理人員應(yīng)對歸還資料進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時追究借閱人員責(zé)任。四、賬務(wù)存檔期限1.會計憑證原始憑證和記賬憑證的存檔期限為30年。2.賬簿總賬、明細賬、日記賬等賬簿的存檔期限為30年。3.財務(wù)報表月度、季度財務(wù)報表的存檔期限為10年，年度財務(wù)報表的存檔期限為永久。4.合同經(jīng)濟合同的存檔期限為自合同履行完畢或終止之日起10年。5.發(fā)票發(fā)票存根聯(lián)的存檔期限為5年。五、賬務(wù)存檔安全與保密1.安全措施賬務(wù)存檔場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案資料的安全存放。定期對賬務(wù)存檔資料進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.保密要求賬務(wù)存檔資料涉及公司商業(yè)機密和財務(wù)信息，所有接觸和保管存檔資料的人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得泄露公司賬務(wù)信息。未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準，任何人員不得擅自將賬務(wù)存檔資料帶出公司或提供給外部單位和個人。六、監(jiān)督與檢查1.內(nèi)部審計監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門定期對賬務(wù)存檔工作進行審計監(jiān)督，檢查賬務(wù)存檔資料的完整性、準確性、規(guī)范性和安全性，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.財務(wù)自查財務(wù)部門應(yīng)定期對賬務(wù)存檔工作進行自查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行糾正和完善。自查情況應(yīng)形成書面報告，報公