PAGE集團(tuán)公司總務(wù)部規(guī)范制度一、總則（一）目的本規(guī)范制度旨在明確集團(tuán)公司總務(wù)部的工作職責(zé)、工作流程和工作標(biāo)準(zhǔn)，確?？倓?wù)部各項(xiàng)工作的規(guī)范化、科學(xué)化和高效化，為集團(tuán)公司的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)提供有力的后勤保障。（二）適用范圍本規(guī)范制度適用于集團(tuán)公司總務(wù)部全體員工，以及與總務(wù)部工作相關(guān)的其他部門(mén)和人員。（三）基本原則1.服務(wù)至上原則：總務(wù)部工作以服務(wù)集團(tuán)公司各部門(mén)和員工為宗旨，樹(shù)立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，不斷提高服務(wù)質(zhì)量和水平。2.規(guī)范高效原則：建立健全各項(xiàng)規(guī)章制度和工作流程，嚴(yán)格按照規(guī)定辦事，提高工作效率，確保工作質(zhì)量。3.勤儉節(jié)約原則：合理利用資源，降低運(yùn)營(yíng)成本，杜絕浪費(fèi)，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。4.安全第一原則：加強(qiáng)安全管理，確保辦公區(qū)域、員工生活區(qū)域及各類(lèi)設(shè)施設(shè)備的安全，保障員工生命財(cái)產(chǎn)安全。二、組織架構(gòu)與職責(zé)（一）組織架構(gòu)總務(wù)部設(shè)部長(zhǎng)一名，副部長(zhǎng)若干名，下設(shè)行政辦公室、后勤保障科、安全保衛(wèi)科、物業(yè)管理科等科室。（二）職責(zé)分工1.部長(zhǎng)職責(zé)全面負(fù)責(zé)總務(wù)部的管理工作，制定部門(mén)工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。協(xié)調(diào)總務(wù)部與集團(tuán)公司其他部門(mén)之間的工作關(guān)系，確保各項(xiàng)工作順利開(kāi)展。負(fù)責(zé)總務(wù)部人員的管理和考核，提高部門(mén)整體素質(zhì)和工作效率。審核總務(wù)部各項(xiàng)費(fèi)用支出，控制成本，確保預(yù)算執(zhí)行。參與集團(tuán)公司重大決策，提供后勤保障方面的意見(jiàn)和建議。2.副部長(zhǎng)職責(zé)協(xié)助部長(zhǎng)開(kāi)展工作，負(fù)責(zé)分管科室的日常管理。組織實(shí)施分管科室的工作計(jì)劃和任務(wù)，確保工作質(zhì)量和進(jìn)度。協(xié)調(diào)分管科室與其他科室之間的工作關(guān)系，及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的問(wèn)題。對(duì)分管科室的工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查，提出改進(jìn)意見(jiàn)和建議。完成部長(zhǎng)交辦的其他工作任務(wù)。3.行政辦公室職責(zé)負(fù)責(zé)集團(tuán)公司公文的起草、審核、印發(fā)和歸檔工作。組織安排集團(tuán)公司各類(lèi)會(huì)議、活動(dòng)，做好會(huì)議記錄和活動(dòng)總結(jié)。負(fù)責(zé)集團(tuán)公司辦公用品、辦公設(shè)備的采購(gòu)、發(fā)放和管理。管理集團(tuán)公司印章，嚴(yán)格按照規(guī)定使用印章。負(fù)責(zé)集團(tuán)公司車(chē)輛的調(diào)度、維修和保養(yǎng)，確保車(chē)輛正常運(yùn)行。做好集團(tuán)公司對(duì)外聯(lián)絡(luò)和接待工作，樹(shù)立良好的企業(yè)形象。4.后勤保障科職責(zé)負(fù)責(zé)集團(tuán)公司辦公區(qū)域、員工生活區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生清掃和保潔工作。管理集團(tuán)公司食堂，確保食品安全和飯菜質(zhì)量，為員工提供優(yōu)質(zhì)的餐飲服務(wù)。負(fù)責(zé)集團(tuán)公司員工宿舍的管理，為員工提供良好的住宿條件。做好集團(tuán)公司水電暖等能源供應(yīng)的保障工作，及時(shí)維修和處理設(shè)施設(shè)備故障。負(fù)責(zé)集團(tuán)公司各類(lèi)物資的倉(cāng)庫(kù)管理，做好物資的出入庫(kù)登記和盤(pán)點(diǎn)工作。5.安全保衛(wèi)科職責(zé)制定并實(shí)施集團(tuán)公司安全保衛(wèi)制度，維護(hù)辦公區(qū)域和生活區(qū)域的安全秩序。負(fù)責(zé)集團(tuán)公司門(mén)禁管理，嚴(yán)格人員和車(chē)輛出入登記。組織開(kāi)展安全檢查和隱患排查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。制定安全應(yīng)急預(yù)案，組織開(kāi)展應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。負(fù)責(zé)集團(tuán)公司消防安全工作，確保消防設(shè)施設(shè)備完好有效。協(xié)助公安機(jī)關(guān)處理各類(lèi)治安案件和突發(fā)事件。6.物業(yè)管理科職責(zé)負(fù)責(zé)集團(tuán)公司辦公場(chǎng)所及附屬設(shè)施的物業(yè)管理，簽訂物業(yè)管理合同并監(jiān)督執(zhí)行。對(duì)物業(yè)管理公司的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督和考核，定期評(píng)估物業(yè)管理效果。協(xié)調(diào)處理物業(yè)管理中的各類(lèi)糾紛和問(wèn)題，維護(hù)業(yè)主和使用人的合法權(quán)益。參與集團(tuán)公司辦公場(chǎng)所的裝修改造項(xiàng)目，提出物業(yè)管理方面的意見(jiàn)和建議。負(fù)責(zé)集團(tuán)公司物業(yè)費(fèi)用的核算和支付，審核物業(yè)管理公司的費(fèi)用報(bào)表。三、工作流程與標(biāo)準(zhǔn)（一）辦公用品管理流程1.需求申報(bào)：各部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)辦公用品需求申請(qǐng)表，注明辦公用品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量等信息，提交至行政辦公室。2.審核匯總：行政辦公室對(duì)各部門(mén)提交的需求申請(qǐng)表進(jìn)行審核，匯總后形成辦公用品采購(gòu)計(jì)劃。3.采購(gòu)實(shí)施：根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，行政辦公室選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)過(guò)程中要嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)、詢(xún)價(jià)等操作，確保采購(gòu)物品的質(zhì)量和價(jià)格合理。4.驗(yàn)收入庫(kù)：辦公用品到貨后，行政辦公室組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的辦公用品辦理入庫(kù)手續(xù)，填寫(xiě)入庫(kù)單，注明物品名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。5.發(fā)放領(lǐng)用：各部門(mén)根據(jù)工作需要，到行政辦公室領(lǐng)用辦公用品。領(lǐng)用人填寫(xiě)領(lǐng)用單，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后領(lǐng)取辦公用品。行政辦公室定期對(duì)辦公用品的領(lǐng)用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。（二）會(huì)議組織流程1.會(huì)議申請(qǐng)：各部門(mén)如需組織會(huì)議，提前填寫(xiě)會(huì)議申請(qǐng)表，注明會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息，提交至行政辦公室。2.審核安排：行政辦公室對(duì)會(huì)議申請(qǐng)表進(jìn)行審核，根據(jù)會(huì)議規(guī)模和重要性安排會(huì)議場(chǎng)地、通知參會(huì)人員等。3.會(huì)議準(zhǔn)備：行政辦公室負(fù)責(zé)會(huì)議資料的準(zhǔn)備，如會(huì)議文件、發(fā)言稿、投影儀等設(shè)備的調(diào)試。后勤保障科負(fù)責(zé)會(huì)議期間的茶水、點(diǎn)心等服務(wù)。4.會(huì)議記錄：安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議內(nèi)容、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。5.會(huì)議總結(jié)：會(huì)議結(jié)束后，行政辦公室及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)送給參會(huì)人員，并督促相關(guān)部門(mén)落實(shí)會(huì)議決議事項(xiàng)。（三）車(chē)輛管理流程1.用車(chē)申請(qǐng)：?jiǎn)T工因工作需要用車(chē)，提前填寫(xiě)用車(chē)申請(qǐng)表，注明用車(chē)時(shí)間、地點(diǎn)、事由等信息，提交至行政辦公室。2.調(diào)度安排：行政辦公室根據(jù)車(chē)輛使用情況和申請(qǐng)順序進(jìn)行調(diào)度安排，合理調(diào)配車(chē)輛資源。3.出車(chē)登記：駕駛員接到出車(chē)任務(wù)后，填寫(xiě)出車(chē)登記表，記錄出車(chē)時(shí)間、地點(diǎn)、里程等信息。4.車(chē)輛使用：駕駛員按照規(guī)定路線(xiàn)和時(shí)間安全駕駛車(chē)輛，確保乘車(chē)人員安全。5.車(chē)輛維修：車(chē)輛出現(xiàn)故障或需要保養(yǎng)時(shí)，駕駛員及時(shí)向行政辦公室報(bào)告。行政辦公室安排車(chē)輛維修和保養(yǎng)工作，選擇合格的維修廠(chǎng)家進(jìn)行維修，維修費(fèi)用經(jīng)審核后報(bào)銷(xiāo)。6.車(chē)輛歸還：用車(chē)結(jié)束后，駕駛員將車(chē)輛清洗干凈，停放在指定位置，并將出車(chē)登記表交回行政辦公室。（四）食堂管理流程1.食材采購(gòu)：后勤保障科根據(jù)食堂用餐人數(shù)和菜譜，制定食材采購(gòu)計(jì)劃。選擇合格的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)，確保食材的新鮮度和質(zhì)量安全。采購(gòu)的食材要進(jìn)行驗(yàn)收，填寫(xiě)驗(yàn)收單，注明食材名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息。2.食品加工：食堂工作人員按照衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)程進(jìn)行食品加工，確保飯菜的口味和質(zhì)量。加工過(guò)程中要嚴(yán)格遵守食品安全相關(guān)規(guī)定，做好食品留樣工作。3.飯菜供應(yīng)：按照規(guī)定的時(shí)間和標(biāo)準(zhǔn)為員工提供飯菜。后勤保障科負(fù)責(zé)食堂的環(huán)境衛(wèi)生清掃和餐具消毒工作，確保食堂環(huán)境整潔衛(wèi)生。4.意見(jiàn)收集：定期收集員工對(duì)食堂飯菜質(zhì)量、服務(wù)等方面的意見(jiàn)和建議，及時(shí)進(jìn)行整改和改進(jìn)。（五）安全保衛(wèi)工作流程1.人員出入管理：安全保衛(wèi)科在辦公區(qū)域入口設(shè)置門(mén)禁系統(tǒng)，嚴(yán)格人員出入登記。外來(lái)人員進(jìn)入集團(tuán)公司需經(jīng)被訪(fǎng)部門(mén)或人員同意，并進(jìn)行登記，領(lǐng)取臨時(shí)出入證后方可進(jìn)入。2.車(chē)輛出入管理：車(chē)輛進(jìn)入集團(tuán)公司時(shí)，駕駛員需出示有效證件，經(jīng)安全保衛(wèi)人員檢查后登記放行。外來(lái)車(chē)輛需經(jīng)被訪(fǎng)部門(mén)或人員同意，并進(jìn)行登記，按指定路線(xiàn)停放。3.安全檢查：安全保衛(wèi)科定期組織開(kāi)展安全檢查，包括消防設(shè)施設(shè)備檢查、電氣安全檢查、治安防范檢查等。對(duì)檢查中發(fā)現(xiàn)的安全隱患及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，督促相關(guān)部門(mén)或人員進(jìn)行整改。4.應(yīng)急處置：發(fā)生突發(fā)事件時(shí)，安全保衛(wèi)人員按照應(yīng)急預(yù)案迅速采取措施進(jìn)行處置。及時(shí)報(bào)告上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，并協(xié)助相關(guān)部門(mén)做好現(xiàn)場(chǎng)保護(hù)、人員疏散等工作。5.消防安全管理：定期組織開(kāi)展消防安全培訓(xùn)和演練，提高員工的消防安全意識(shí)和應(yīng)急處置能力。確保消防設(shè)施設(shè)備完好有效，疏散通道暢通無(wú)阻。四、物資管理（一）物資采購(gòu)1.總務(wù)部根據(jù)集團(tuán)公司實(shí)際需求，制定物資采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間等信息。2.物資采購(gòu)應(yīng)遵循公開(kāi)、公平、公正的原則，選擇合格的供應(yīng)商。對(duì)于大額物資采購(gòu)，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)。3.采購(gòu)合同應(yīng)明確物資的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，確保雙方權(quán)益。4.物資到貨后，采購(gòu)人員應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格的物資辦理入庫(kù)手續(xù)，驗(yàn)收不合格的物資應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商處理。（二）物資庫(kù)存管理1.設(shè)立物資倉(cāng)庫(kù)，對(duì)各類(lèi)物資進(jìn)行分類(lèi)存放。物資應(yīng)按照類(lèi)別、規(guī)格、型號(hào)等進(jìn)行標(biāo)識(shí)，便于查找和管理。2.建立物資庫(kù)存臺(tái)賬，詳細(xì)記錄物資的出入庫(kù)情況，包括物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、出入庫(kù)時(shí)間、領(lǐng)用部門(mén)等信息。3.定期對(duì)物資進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。盤(pán)點(diǎn)結(jié)果應(yīng)形成報(bào)告，對(duì)盤(pán)盈、盤(pán)虧等情況進(jìn)行分析和處理。4.物資倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持良好的通風(fēng)、防潮、防火等條件，確保物資質(zhì)量不受影響。（三）物資領(lǐng)用與發(fā)放1.各部門(mén)因工作需要領(lǐng)用物資時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)物資領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字后提交至總務(wù)部。2.總務(wù)部根據(jù)物資庫(kù)存情況和領(lǐng)用申請(qǐng)表進(jìn)行審核，審核通過(guò)后發(fā)放物資。發(fā)放物資時(shí)應(yīng)填寫(xiě)物資發(fā)放登記表，注明物資名稱(chēng)、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門(mén)、領(lǐng)用人等信息。3.對(duì)于貴重物資或限量發(fā)放的物資，應(yīng)嚴(yán)格控制領(lǐng)用數(shù)量和審批程序，確保物資的合理使用。五、費(fèi)用管理（一）預(yù)算管理1.總務(wù)部根據(jù)集團(tuán)公司年度工作計(jì)劃和實(shí)際需求，編制部門(mén)年度費(fèi)用預(yù)算。費(fèi)用預(yù)算應(yīng)包括辦公用品費(fèi)用、辦公設(shè)備購(gòu)置費(fèi)用、車(chē)輛費(fèi)用、食堂費(fèi)用、物業(yè)管理費(fèi)用、安全保衛(wèi)費(fèi)用等各項(xiàng)支出。2.費(fèi)用預(yù)算編制應(yīng)遵循科學(xué)合理、勤儉節(jié)約的原則，充分考慮各項(xiàng)費(fèi)用的必要性和合理性。預(yù)算編制過(guò)程中應(yīng)與相關(guān)部門(mén)進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，確保預(yù)算的準(zhǔn)確性和可行性。3.年度費(fèi)用預(yù)算經(jīng)集團(tuán)公司審批后，嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行申報(bào)和審批。（二）費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)1.員工發(fā)生的與總務(wù)部工作相關(guān)的費(fèi)用，應(yīng)按照集團(tuán)公司費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度的規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)。報(bào)銷(xiāo)時(shí)應(yīng)填寫(xiě)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單，注明費(fèi)用明細(xì)、金額、事由等信息，并附上相關(guān)發(fā)票、收據(jù)等憑證。2.費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至總務(wù)部審核?？倓?wù)部審核人員應(yīng)根據(jù)費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)制度和相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審核，確保報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用真實(shí)、合理、合規(guī)。3.審核通過(guò)的費(fèi)用報(bào)銷(xiāo)單提交至財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行報(bào)銷(xiāo)付款。財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)嚴(yán)格按照財(cái)務(wù)制度進(jìn)行審核和支付，確保資金安全。（三）費(fèi)用控制1.總務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各項(xiàng)費(fèi)用的控制和管理，定期對(duì)費(fèi)用支出情況進(jìn)行分析和統(tǒng)計(jì)。對(duì)于超預(yù)算或不合理費(fèi)用支出，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。2.通過(guò)優(yōu)化工作流程、合理配置資源、降低消耗等方式，降低總務(wù)部運(yùn)營(yíng)成本。如辦公用品實(shí)行限量領(lǐng)用、車(chē)輛合理調(diào)度、食堂節(jié)約食材等。3.建立費(fèi)用考核機(jī)制，將費(fèi)用控制指標(biāo)納入部門(mén)和員工的績(jī)效考核體系，激勵(lì)員工積極參與費(fèi)用控制工作。六、人員管理（一）招聘與培訓(xùn)1.根據(jù)總務(wù)部工作需要，制定人員招聘計(jì)劃。招聘計(jì)劃應(yīng)明確招聘崗位、人數(shù)、任職要求等信息。2.通過(guò)多種渠道進(jìn)行人員招聘，如招聘網(wǎng)站、人才市場(chǎng)、校園招聘等。對(duì)應(yīng)聘人員進(jìn)行面試、筆試、體檢等環(huán)節(jié)，選拔合適的人才。3.新員工入職后，組織開(kāi)展入職培訓(xùn)。入職培訓(xùn)內(nèi)容包括集團(tuán)公司概況、總務(wù)部工作職責(zé)、規(guī)章制度、工作流程等，幫助新員工盡快熟悉工作環(huán)境和工作要求。4.根據(jù)員工崗位需求和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，定期組織開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和技能培訓(xùn)。培訓(xùn)方式可采用內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線(xiàn)學(xué)習(xí)等多種形式，提高員工業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（二）績(jī)效考核1.建立總務(wù)部員工績(jī)效考核制度，明確考核指標(biāo)、考核標(biāo)準(zhǔn)、考核周期等內(nèi)容?？己酥笜?biāo)應(yīng)包括工作業(yè)績(jī)、工作態(tài)度、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面。2.定期對(duì)員工進(jìn)行績(jī)效考核，考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個(gè)等級(jí)?？己私Y(jié)果與員工的薪酬調(diào)整、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤。3.對(duì)于績(jī)效考核不合格的員工，應(yīng)進(jìn)行輔導(dǎo)和培訓(xùn)，幫助其改進(jìn)工作。如連續(xù)兩次績(jī)效考核不合格，可按照規(guī)定進(jìn)行辭退處理。（三）薪酬福利1.按照集團(tuán)公司薪酬制度，制定總務(wù)部員工薪酬方案。薪酬方案應(yīng)包