PAGE合同模板規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規(guī)范合同模板的使用，提高合同起草、審核、簽訂及履行的效率和質(zhì)量，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在對外簽訂合同、協(xié)議、意向書等各類具有法律約束力的文件（以下統(tǒng)稱“合同”）時，對合同模板的使用、管理活動。（三）基本原則1.合法性原則合同模板的制定、使用必須符合國家法律法規(guī)、政策以及行業(yè)標準的要求，確保合同內(nèi)容合法有效。2.規(guī)范性原則合同模板應具備統(tǒng)一、規(guī)范的格式和條款，語言表達準確、清晰，避免模糊不清或歧義性表述。3.實用性原則合同模板應緊密結(jié)合公司業(yè)務實際，滿足不同業(yè)務場景下的合同需求，具有可操作性。4.保密性原則涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息的合同模板，應嚴格保密，防止信息泄露。二、合同模板的制定（一）職責分工1.法務部門負責牽頭組織合同模板的制定工作，對合同模板的合法性、合規(guī)性進行審核把關。2.業(yè)務部門根據(jù)本部門業(yè)務特點和實際需求，提出合同模板的初稿，并配合法務部門進行修改完善。3.其他相關部門如財務部門、行政部門等，根據(jù)各自職責對合同模板涉及的相關內(nèi)容提供專業(yè)意見和建議。（二）制定流程1.需求收集業(yè)務部門定期梳理本部門業(yè)務中常見的合同類型及需求，填寫《合同模板需求申請表》，詳細說明合同名稱、適用場景、主要條款等內(nèi)容，提交至法務部門。2.初稿起草法務部門會同業(yè)務部門，根據(jù)需求申請表，由業(yè)務部門負責起草合同模板初稿。初稿應涵蓋合同的基本要素，包括當事人信息、標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任、爭議解決方式等。3.審核修改法務部門對合同模板初稿進行合法性審核，重點審查合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風險。同時，組織相關部門對合同模板進行會簽，各部門根據(jù)職責對合同模板提出修改意見和建議。業(yè)務部門根據(jù)審核意見對合同模板進行修改完善，形成送審稿。4.審批發(fā)布送審稿經(jīng)公司分管領導審批后，由法務部門統(tǒng)一編號、發(fā)布。合同模板發(fā)布后，應在公司內(nèi)部共享平臺上予以公示，供各部門查閱和使用。（三）模板內(nèi)容要求1.條款完備合同模板應包含合同必備的各項條款，確保合同內(nèi)容完整，避免出現(xiàn)重大遺漏。2.表述準確合同條款的語言表達應準確無誤，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯和語句。3.邏輯清晰合同條款的排列應符合邏輯順序，層次分明，便于理解和執(zhí)行。4.權(quán)利義務對等合同雙方的權(quán)利和義務應明確、對等，避免出現(xiàn)顯失公平的條款。三、合同模板的使用（一）選用原則1.優(yōu)先選用原則各部門在簽訂合同前，應首先從公司已發(fā)布的合同模板中選用合適的模板。如現(xiàn)有模板能夠滿足業(yè)務需求，不得另行起草合同文本。2.特殊情況說明如因業(yè)務特殊需要，現(xiàn)有合同模板無法完全適用的，業(yè)務部門應在選用模板時詳細說明原因，并在合同起草過程中對模板進行必要的修改和補充。修改后的合同文本應按照本制度規(guī)定的審核流程進行審核。（二）使用流程1.合同起草業(yè)務人員根據(jù)選用的合同模板，結(jié)合具體業(yè)務情況，填寫合同模板中的空白部分，起草合同文本。合同文本應使用公司統(tǒng)一規(guī)定的格式和字體，確保排版規(guī)范。2.部門審核合同起草完成后，業(yè)務部門負責人應首先對合同文本進行審核，重點審查合同內(nèi)容是否符合業(yè)務實際需求，條款是否完整、準確，權(quán)利義務是否對等。審核通過后，將合同文本提交至法務部門進行合法性審核。3.法務審核法務部門對合同文本進行合法性審核，主要審查合同條款是否符合法律法規(guī)規(guī)定，是否存在法律風險，合同格式是否規(guī)范等。法務部門應出具書面審核意見，對于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，業(yè)務部門應及時進行修改。4.領導審批經(jīng)法務審核通過的合同文本，按照公司審批權(quán)限規(guī)定，提交至相應領導進行審批。領導審批同意后，合同方可簽訂。（三）禁止行為1.未經(jīng)授權(quán)擅自修改合同模板任何人不得擅自對公司發(fā)布的合同模板進行修改，如需修改，應按照本制度規(guī)定的流程進行申請和審批。2.使用未經(jīng)審核或?qū)徍宋赐ㄟ^的合同模板各部門在簽訂合同前，必須確保使用的合同模板已經(jīng)過審核且審核通過，不得使用未經(jīng)審核或?qū)徍宋赐ㄟ^的合同模板。四、合同模板的修訂（一）修訂情形1.法律法規(guī)、政策發(fā)生變化當國家法律法規(guī)、政策發(fā)生重大變化，導致合同模板中的部分條款不符合新規(guī)定時，應及時對合同模板進行修訂。2.公司業(yè)務調(diào)整隨著公司業(yè)務的發(fā)展、調(diào)整或轉(zhuǎn)型，原有的合同模板可能無法滿足新的業(yè)務需求，需要對合同模板進行修訂。3.合同履行過程中發(fā)現(xiàn)問題在合同履行過程中，如發(fā)現(xiàn)合同模板存在缺陷或漏洞，導致合同履行出現(xiàn)困難或糾紛，應及時對合同模板進行修訂。4.其他原因如行業(yè)慣例發(fā)生變化、公司內(nèi)部管理要求調(diào)整等原因，需要對合同模板進行修訂的。（二）修訂流程合同模板的修訂流程與制定流程相同，由業(yè)務部門提出修訂申請，經(jīng)法務部門審核、公司分管領導審批后，進行修訂和發(fā)布。（三）版本管理合同模板發(fā)布后，應建立版本管理機制，對每次修訂的版本進行編號和記錄。版本編號應清晰反映修訂的時間和順序，以便于各部門查閱和使用最新版本的合同模板。五、合同模板的保管與存檔（一）保管職責1.法務部門負責合同模板的統(tǒng)一保管，建立合同模板保管臺賬，記錄合同模板的名稱、編號、版本、發(fā)布時間、修訂記錄等信息。2.業(yè)務部門負責本部門使用的合同模板的日常保管，確保合同模板的安全完整。（二）存檔要求1.電子存檔合同模板應以電子文檔形式進行存檔，存儲在公司指定的服務器或存儲設備上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子文檔應按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進行命名，便于查找和管理。2.紙質(zhì)存檔對于重要的合同模板，可根據(jù)實際情況進行紙質(zhì)存檔。紙質(zhì)存檔應與電子存檔內(nèi)容一致，并按照檔案管理規(guī)定進行分類、編號、裝訂和保管。（三）查閱與借閱1.內(nèi)部查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同模板的，應填寫《合同模板查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到法務部門查閱。查閱過程中應遵守保密規(guī)定，不得擅自復制、傳播合同模板內(nèi)容。2.外部借閱因特殊情況需要將合同模板借閱給外部單位或個人的，必須經(jīng)公司分管領導批準，并簽訂保密協(xié)議。借閱期限屆滿后，應及時收回合同模板，并檢查是否有損壞或丟失情況。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.法務部門定期對各部門合同模板的使用情況進行檢查，重點檢查合同模板的選用是否合規(guī)、合同起草是否規(guī)范、審核流程是否執(zhí)行到位等。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，法務部門應及時向相關部門發(fā)出整改通知，要求限期整改，并跟蹤整改情況。（二）考核機制1.將合同模板規(guī)范管理工作納入公司績效考核體系，對各部門合同模板使用的規(guī)范性、審核通過率、合同履行情