PAGE信息辦理工作規(guī)范制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司信息辦理工作流程，提高信息處理效率和質(zhì)量，確保信息的準確性、完整性和安全性，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司實際情況，特制定本工作規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及全體員工在信息辦理過程中的各項活動，包括但不限于信息的收集、整理、傳遞、存儲、使用和銷毀等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：信息辦理工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保信息處理活動的合法性。2.準確及時原則：信息應(yīng)準確無誤地反映實際情況，并在規(guī)定的時間內(nèi)完成處理和傳遞，以滿足公司決策和業(yè)務(wù)開展的需要。3.安全保密原則：高度重視信息安全，采取有效措施保護公司機密信息，防止信息泄露、篡改或丟失。4.規(guī)范統(tǒng)一原則：建立統(tǒng)一的信息辦理流程和標準，確保各部門和員工在信息處理過程中有章可循，保持工作的一致性和規(guī)范性。二、信息收集（一）收集渠道1.內(nèi)部渠道各部門定期提交的工作報告、統(tǒng)計數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)文檔等。員工通過工作匯報、內(nèi)部溝通平臺等方式主動提供的信息。公司內(nèi)部會議、培訓(xùn)、活動等產(chǎn)生的信息記錄。2.外部渠道政府部門發(fā)布的政策法規(guī)、行業(yè)動態(tài)、統(tǒng)計信息等。行業(yè)協(xié)會、專業(yè)機構(gòu)提供的研究報告、行業(yè)標準、市場數(shù)據(jù)等。媒體報道、網(wǎng)絡(luò)資訊、社交媒體等公開信息平臺?？蛻舴答仭⒑献骰锇樘峁┑臉I(yè)務(wù)信息、市場需求等。（二）收集要求1.明確收集內(nèi)容：根據(jù)公司業(yè)務(wù)需求和管理要求，明確各部門和崗位需要收集的信息種類、范圍和格式，確保收集的信息具有針對性和實用性。2.確保信息真實：收集信息的人員應(yīng)認真核實信息來源，確保信息內(nèi)容真實可靠，不得收集虛假、誤導(dǎo)性或未經(jīng)證實的信息。3.及時收集反饋：各部門和員工應(yīng)按照規(guī)定的時間和頻率及時收集和反饋相關(guān)信息，避免信息延誤或遺漏。對于重要緊急信息，應(yīng)立即報告并采取相應(yīng)措施。4.做好記錄備案：對收集到的信息應(yīng)進行詳細記錄，包括信息來源、收集時間、內(nèi)容摘要等，并妥善保存相關(guān)原始資料，以備后續(xù)查詢和核對。三、信息整理（一）分類標準1.按照業(yè)務(wù)類型分類：如銷售業(yè)務(wù)信息、財務(wù)信息、人力資源信息、行政辦公信息等，便于不同業(yè)務(wù)部門對相關(guān)信息進行管理和使用。2.按照信息性質(zhì)分類：分為文件類信息（如合同、報告、通知等）、數(shù)據(jù)類信息（如統(tǒng)計報表、財務(wù)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)指標等）、圖像音頻視頻類信息（如照片、錄音、視頻等），以便采用不同的存儲和管理方式。3.按照信息級別分類：分為絕密信息、機密信息、秘密信息和公開信息，根據(jù)信息的敏感程度采取相應(yīng)的保密措施。（二）整理方法1.數(shù)據(jù)清洗：對收集到的數(shù)據(jù)信息進行審核和清理，去除重復(fù)、錯誤或無效的數(shù)據(jù)記錄，確保數(shù)據(jù)的準確性和一致性。2.文件歸檔：對文件類信息進行分類整理，按照一定的編號規(guī)則和目錄結(jié)構(gòu)進行歸檔存儲，便于查找和檢索。3.內(nèi)容摘要：對于篇幅較長或內(nèi)容復(fù)雜的信息，應(yīng)編寫內(nèi)容摘要，提煉關(guān)鍵要點，以便快速了解信息核心內(nèi)容。4.標注索引：為整理后的信息添加標注和索引，注明信息的主題、關(guān)鍵詞、日期、來源等，方便用戶快速定位所需信息。（三）整理流程1.初步篩選：收集人員對收集到的信息進行初步篩選，剔除無關(guān)或無用的信息，保留有價值的信息進入整理環(huán)節(jié)。2.詳細整理：由專門的信息整理人員按照分類標準和整理方法對篩選后的信息進行詳細整理，確保信息的規(guī)范性和完整性。3.審核校對：整理完成后，由相關(guān)負責(zé)人對整理結(jié)果進行審核校對，檢查信息的準確性、一致性和合規(guī)性，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正。4.存儲備案：審核通過的信息按照規(guī)定的存儲方式進行存儲，并做好相應(yīng)的備案記錄，以便日后查詢和追溯。四、信息傳遞（一）傳遞方式1.內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺：利用公司內(nèi)部的辦公自動化系統(tǒng)、電子郵件系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)平臺進行信息傳遞，實現(xiàn)信息的快速共享和實時交流。2.紙質(zhì)文件傳遞：對于一些重要的文件或需要簽字確認的信息，可采用紙質(zhì)文件傳遞的方式，通過專人送達、郵寄或內(nèi)部流轉(zhuǎn)等途徑進行傳遞。3.面對面溝通：涉及重要決策、復(fù)雜問題或緊急事項的信息傳遞，可通過面對面溝通的方式進行，確保信息傳遞的準確性和及時性，同時便于溝通雙方進行深入交流和討論。（二）傳遞流程1.發(fā)起傳遞：信息傳遞人員根據(jù)信息的性質(zhì)、接收對象和傳遞要求，選擇合適的傳遞方式，并填寫信息傳遞申請表或相關(guān)表單，詳細注明信息內(nèi)容、傳遞對象、傳遞時間等信息。2.審核批準：申請表提交后，由相關(guān)負責(zé)人進行審核批準，確保信息傳遞的必要性、準確性和合規(guī)性。對于涉及重要機密或敏感信息的傳遞，需經(jīng)過更嚴格的審批流程。3.傳遞執(zhí)行：按照批準后的傳遞方式和時間要求，信息傳遞人員及時將信息傳遞給接收對象。在傳遞過程中，要確保信息的完整性和保密性，避免信息丟失或泄露。4.接收確認：接收對象收到信息后，應(yīng)及時進行確認，并對信息的內(nèi)容進行認真閱讀和理解。如發(fā)現(xiàn)信息存在問題或疑問，應(yīng)及時與傳遞人員溝通反饋。（三）傳遞要求1.確保傳遞準確：傳遞信息的人員應(yīng)認真核對信息內(nèi)容，確保傳遞的信息準確無誤，避免因信息錯誤導(dǎo)致工作失誤或決策偏差。2.明確傳遞責(zé)任：建立信息傳遞責(zé)任制度，明確傳遞人員和接收人員的職責(zé)，確保信息傳遞過程中各環(huán)節(jié)責(zé)任落實到人。3.嚴格保密措施：對于涉及公司機密或敏感信息的傳遞，應(yīng)采取加密、專人傳遞等嚴格的保密措施，防止信息泄露。4.跟蹤傳遞狀態(tài)：信息傳遞過程中，傳遞人員應(yīng)及時跟蹤傳遞狀態(tài)，確保信息按時、準確地送達接收對象。對于重要信息的傳遞，應(yīng)及時向相關(guān)負責(zé)人匯報傳遞進展情況。五、信息存儲（一）存儲方式1.電子存儲：利用公司內(nèi)部服務(wù)器、磁盤陣列、云存儲等電子存儲設(shè)備對信息進行存儲，建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)信息的數(shù)字化存儲和管理。2.紙質(zhì)存儲：對于一些重要的紙質(zhì)文件，如合同、協(xié)議、證書等，應(yīng)按照檔案管理要求進行分類裝訂、編號歸檔，并存儲在專門的檔案庫房中。3.備份存儲：為防止信息丟失或損壞，應(yīng)對重要信息進行定期備份存儲，備份方式可采用磁帶備份、光盤備份、異地存儲等多種方式，確保備份數(shù)據(jù)的安全性和可用性。（二）存儲管理1.建立存儲目錄：按照信息分類標準建立統(tǒng)一的存儲目錄結(jié)構(gòu)，對不同類型和級別的信息進行分類存儲，便于查找和管理。2.設(shè)置訪問權(quán)限：根據(jù)信息的敏感程度和使用需求，設(shè)置不同的訪問權(quán)限，限制無關(guān)人員對信息的訪問。對于機密信息，應(yīng)嚴格控制訪問范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問。3.定期清理維護：定期對存儲的信息進行清理和維護，刪除過期、無用或重復(fù)的信息，確保存儲空間的合理利用和信息的時效性。同時，對存儲設(shè)備進行檢查和維護，確保設(shè)備正常運行，防止信息丟失或損壞。4.安全防護措施：加強對存儲設(shè)備和信息系統(tǒng)的安全防護，安裝防火墻、殺毒軟件、入侵檢測系統(tǒng)等安全防護軟件，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染等安全事件的發(fā)生，保障信息存儲安全。（三）存儲期限1.根據(jù)法律法規(guī)和行業(yè)標準確定存儲期限：對于一些涉及法律法規(guī)要求或行業(yè)規(guī)范規(guī)定的信息，應(yīng)按照相應(yīng)的規(guī)定確定存儲期限，確保公司信息管理活動符合法律要求。2.結(jié)合公司業(yè)務(wù)需求確定存儲期限：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點和管理需要，對不同類型的信息確定合理的存儲期限。例如，財務(wù)報表、合同協(xié)議等重要業(yè)務(wù)信息應(yīng)長期保存，以便進行審計、查詢和追溯；一些臨時性的業(yè)務(wù)文件或通知等可根據(jù)實際情況確定較短的存儲期限。3.存儲期限到期后的處理：對于存儲期限到期的信息，應(yīng)按照規(guī)定的程序進行銷毀或歸檔處理。銷毀信息時，應(yīng)確保信息無法恢復(fù)，防止信息泄露風(fēng)險。歸檔處理的信息應(yīng)繼續(xù)妥善保存，以備后續(xù)可能的查詢需求。六、信息使用（一）使用權(quán)限1.明確信息使用范圍：根據(jù)信息的級別和性質(zhì)，明確不同人員或部門對信息的使用范圍，確保信息的合理使用和安全保密。例如，絕密信息僅限公司高層管理人員在特定情況下使用；機密信息僅限相關(guān)業(yè)務(wù)部門和授權(quán)人員使用。2.審批使用流程：對于超出信息使用范圍或涉及重要決策、敏感事項的信息使用申請，應(yīng)建立嚴格的審批流程。使用人員需填寫信息使用申請表，詳細說明使用目的、使用內(nèi)容、使用時間等信息，經(jīng)相關(guān)負責(zé)人審核批準后方可使用。3.使用記錄備案：對信息使用情況進行詳細記錄，包括使用人員、使用時間、使用內(nèi)容、使用目的等信息，并妥善保存相關(guān)記錄，以便進行審計和追溯。（二）使用規(guī)范1.遵循信息使用目的：信息使用人員應(yīng)嚴格按照信息的使用目的使用信息，不得擅自改變信息用途或用于其他非法目的。2.保護信息安全：在信息使用過程中，應(yīng)采取必要的安全措施保護信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。例如，不得在未授權(quán)的設(shè)備上存儲或處理公司機密信息；不得將信息隨意轉(zhuǎn)發(fā)給無關(guān)人員。3.合理使用信息資源：充分利用信息資源為公司業(yè)務(wù)發(fā)展和決策提供支持，但應(yīng)避免過度使用或濫用信息資源，造成資源浪費。4.及時反饋信息使用情況：信息使用人員在使用信息過程中如發(fā)現(xiàn)信息存在問題或?qū)π畔⑹褂眯Ч蟹答佉庖?，?yīng)及時向信息管理部門或相關(guān)負責(zé)人反饋，以便及時進行調(diào)整和改進。七、信息銷毀（一）銷毀范圍1.存儲期限到期的信息：按照存儲期限規(guī)定，對到期的信息進行銷毀處理，確保信息不再占用存儲空間，同時防止過期信息被不當(dāng)使用。2.已失去使用價值的信息：對于一些因業(yè)務(wù)變更、政策調(diào)整等原因已不再具有使用價值的信息，應(yīng)及時進行銷毀，避免信息冗余和管理負擔(dān)。3.涉及違規(guī)違法或敏感問題的信息：對于涉及公司違規(guī)違法活動或敏感問題的信息，無論存儲期限是否到期，均應(yīng)立即進行銷毀，防止信息泄露引發(fā)法律風(fēng)險或不良影響。（二）銷毀方式1.電子信息銷毀：對于電子存儲的信息，可采用數(shù)據(jù)擦除、格式化、物理銷毀存儲設(shè)備等方式進行銷毀，確保信息無法恢復(fù)。數(shù)據(jù)擦除應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件，按照規(guī)定的擦除標準進行操作；物理銷毀存儲設(shè)備可采用粉碎、消磁等方式，確保存儲介質(zhì)徹底損壞。2.紙質(zhì)信息銷毀：對于紙質(zhì)文件，可采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀。焚燒應(yīng)在符合環(huán)保要求的場所進行，確保文件徹底焚毀；粉碎可使用專業(yè)的碎紙機將文件粉碎成無法識別的碎片。3.其他信息載體銷毀：對于其他信息載體，如圖像音頻視頻類信息存儲的光盤、磁帶等，應(yīng)根據(jù)其特性采用相應(yīng)的銷毀方式，確保信息徹底銷毀。（三）銷毀流程1.提出銷毀申請：由信息管理部門或相關(guān)業(yè)務(wù)部門根據(jù)信息銷毀范圍，提出信息銷毀申請，詳細說明銷毀信息的種類、數(shù)量、存儲位置等信息。2.審核批準：申請?zhí)峤缓螅上嚓P(guān)負責(zé)人進行審核批準，確保銷毀信息的必要性和合規(guī)性。對于涉及重要機密或敏感信息的銷毀申請，需經(jīng)過更嚴格的審批流程。3.組織實施銷毀：經(jīng)批準后，由專門的信息銷毀人員按照規(guī)定的銷毀方式和流程組織實施銷毀工作。在銷毀過程中，應(yīng)安排專人進行監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、規(guī)范進行。4.銷毀記錄備案：對信息銷毀過程進行詳細記錄，包括銷毀時間、銷毀方式、銷毀人員、監(jiān)督人員等信息，并妥善保存相關(guān)記錄，以備后續(xù)查詢和審計。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.內(nèi)部審計監(jiān)督：公司內(nèi)部審計部門定期對信息辦理工作進行審計檢查，重點檢查信息處理流程的合規(guī)性、信息安全措施的執(zhí)行情況、信息使用和銷毀的規(guī)范性等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.日常監(jiān)督檢查：信息管理部門負責(zé)對日常信息辦理工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正信息處理過程中的不規(guī)范行為。同時，建立信息辦理工作臺賬，對信息的收集、整理、傳遞、存儲、使用和銷毀等環(huán)節(jié)進行詳細記錄，便于監(jiān)督和追溯。3.投訴舉報機制：建立信息辦理工作投訴舉報渠道，鼓勵員工對信息辦理過程中的違規(guī)行為進行投訴舉報。對于收到的投訴舉報信息，應(yīng)及時進行調(diào)查核實，并根據(jù)調(diào)查結(jié)果進行相應(yīng)處理。（二）考核指標1.信息準確性：考核信息收集、整理過程中信息的準確程度，通過定期抽查和審核信息內(nèi)容，計算信息錯誤率等指標進行評估。2.信息及時性：根據(jù)信息傳遞的時間要求，考核信息傳遞的及時性，統(tǒng)計信息延誤次數(shù)、延誤時間等指標，評估信息傳遞效率。3.信息安全性：通過檢查信息安全防護措施的執(zhí)行情況、信息泄露事件發(fā)生次數(shù)等指標，考核信息安全管理水平。對于因信息安全問題導(dǎo)致公司遭受損失的，將進行嚴肅問責(zé)。4.信息使用效益：評估信息在公司業(yè)務(wù)決策、運營管理等方面的使用效果，通過分析信息對業(yè)務(wù)發(fā)展的支持作用、決策依據(jù)的準確性等方面，考核信息使用的效益。5.制度執(zhí)行情況：考核各部門和員工對信息辦理工作規(guī)范制度的執(zhí)行情況，通過檢查工作記錄、現(xiàn)場觀察等方式，統(tǒng)計制度執(zhí)行的符合率，確保制度得到有效貫徹落實。（三）考核結(jié)果應(yīng)用1.績效獎金掛鉤：將信息辦理工作考核結(jié)果與員工績效獎金掛鉤，根據(jù)考核得分情況發(fā)放相應(yīng)的績效獎金，激勵員工積極做好信息辦理工作。2.晉升評優(yōu)參考：考核結(jié)果作為員工晉升、評優(yōu)的重要參考依據(jù)之一。對于在信息辦理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀、成績突出的員工，在晉升、評優(yōu)等方面給予優(yōu)先考慮；對于考核不達標或存在違規(guī)行為的員工，進行相應(yīng)的批評教育、崗位調(diào)整或其他處理。3.持續(xù)改進依據(jù)：通過對考核結(jié)果的分析，總結(jié)信息辦理工作中存在的問題和不足，為公司進一步完善信息辦