PAGE公司行文規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為了加強公司行文管理，確保公司各類文件的規(guī)范性、準確性和嚴肅性，提高工作效率，促進公司各項工作的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)以及全體員工在工作中形成、使用和流轉(zhuǎn)的各類文件，包括但不限于公文、報告、通知、函件、會議紀要等。（三）基本原則1.合法性原則：行文必須符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司的相關(guān)規(guī)定。2.準確性原則：文件內(nèi)容應準確無誤，表述清晰，邏輯嚴謹。3.規(guī)范性原則：文件格式、字體、排版等應符合統(tǒng)一規(guī)范要求。4.時效性原則：文件應及時起草、審核、發(fā)布和執(zhí)行，確保信息傳遞的及時性。5.保密性原則：涉及公司機密的文件應嚴格按照保密規(guī)定進行管理。二、行文種類及格式（一）公文1.定義：公文是公司在管理活動中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達公司決策、部署工作、溝通情況、請示報告等的重要工具。2.種類：主要包括決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等。3.格式版頭：由公司標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人等組成。主體：包括標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章、附注、附件等。版記：包括抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等。（二）報告1.定義：報告是向上級機關(guān)匯報工作、反映情況、提出意見或者建議，答復上級機關(guān)的詢問時使用的公文。2.格式標題：一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成。正文：開頭應簡要說明報告的目的和依據(jù)，主體部分詳細闡述報告的內(nèi)容，結(jié)尾可根據(jù)需要提出建議或請求。落款：注明報告單位和日期。（三）通知1.定義：通知是適用于發(fā)布、傳達要求下級機關(guān)執(zhí)行和有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)公文的公文。2.格式標題：可直接寫“通知”，也可根據(jù)內(nèi)容具體擬定標題。正文：寫明通知的緣由、事項和要求。落款：包括發(fā)文機關(guān)和日期。（四）函1.定義：函是不相隸屬機關(guān)之間商洽工作、詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項時使用的公文。2.格式標題：一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成。正文：開頭寫明發(fā)函的緣由，主體部分闡述函的事項，結(jié)尾可根據(jù)需要使用結(jié)束語。落款：注明發(fā)函單位和日期。（五）會議紀要1.定義：會議紀要是記載會議主要情況和議定事項的公文。2.格式標題：由會議名稱和文種組成。正文：開頭簡要介紹會議的基本情況，主體部分記錄會議的主要內(nèi)容和議定事項，結(jié)尾可根據(jù)需要提出要求或總結(jié)。落款：注明會議紀要的撰寫單位和日期。三、行文流程（一）起草1.各部門根據(jù)工作需要確定文件起草人員，起草人員應深入了解工作實際情況和相關(guān)政策法規(guī)，確保文件內(nèi)容真實、準確、完整。2.文件起草應使用規(guī)范的語言文字，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯和語句。3.起草過程中應注重文件結(jié)構(gòu)的合理性，邏輯清晰，層次分明。（二）審核1.文件起草完成后，應提交部門負責人進行初審，初審重點關(guān)注文件內(nèi)容是否符合工作實際、格式是否規(guī)范、語言是否準確等。2.初審通過后，將文件送交公司辦公室進行復審，辦公室復審人員應從文件的合法性、規(guī)范性、準確性等方面進行全面審核，并提出修改意見。3.文件起草人員應根據(jù)審核意見對文件進行修改完善，確保文件質(zhì)量。（三）簽發(fā)1.經(jīng)審核無誤的文件，按照公司文件審批權(quán)限規(guī)定，由相應的領導進行簽發(fā)。2.重要文件或涉及多個部門的文件，需經(jīng)公司主要領導簽發(fā)。3.文件簽發(fā)人應認真審閱文件內(nèi)容，對文件的準確性和規(guī)范性負責，并簽署明確的意見。（四）編號與印發(fā)1.文件簽發(fā)后，由公司辦公室進行編號登記，建立文件管理臺賬。2.根據(jù)文件的性質(zhì)和要求，確定印發(fā)范圍和印發(fā)方式，如紙質(zhì)印發(fā)、電子印發(fā)等。3.文件印發(fā)時應確保格式規(guī)范、印刷清晰，發(fā)放及時準確。（五）歸檔與保管1.文件印發(fā)后，應及時將文件的紙質(zhì)版和電子版進行歸檔保管，確保文件資料的完整性和可查性。2.公司辦公室應按照檔案管理規(guī)定，定期對文件進行整理、分類和裝訂，建立健全檔案管理制度。3.涉及公司機密的文件應按照保密規(guī)定進行單獨保管，嚴格限制查閱和使用范圍。四、行文要求（一）主題明確文件應圍繞一個明確的主題展開，避免內(nèi)容繁雜、主題分散。（二）內(nèi)容準確文件中的數(shù)據(jù)、事實、政策依據(jù)等應準確無誤，嚴禁虛假信息。（三）語言規(guī)范1.使用規(guī)范的漢字和標點符號，避免錯別字和語病。2.語言表達應簡潔明了，避免冗長、繁瑣的表述。3.用詞恰當，符合公文的語言風格和語境。（四）格式統(tǒng)一文件格式應嚴格按照本制度規(guī)定執(zhí)行，確保公司文件的一致性和規(guī)范性。（五）排版整齊文件排版應整齊美觀，字體、字號、行距等應符合規(guī)定要求，頁面布局合理。五、行文保密規(guī)定（一）保密范圍1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務信息、客戶信息等敏感內(nèi)容的文件。2.公司內(nèi)部尚未公開的決策、計劃、方案等文件。（二）保密措施1.對涉及保密內(nèi)容的文件，應在文件上加蓋“秘密”“機密”“絕密”等保密標識。2.嚴格控制文件的傳閱范圍，僅限相關(guān)人員閱讀和使用，嚴禁擅自擴大傳閱范圍。3.借閱保密文件需經(jīng)公司領導批準，并辦理借閱登記手續(xù)，借閱人應妥善保管文件，不得轉(zhuǎn)借他人或泄露文件內(nèi)容。4.對保密文件的電子版本應采取加密存儲、設置訪問權(quán)限等措施，防止信息泄露。（三）保密責任1.文件起草、審核、簽發(fā)、印發(fā)等環(huán)節(jié)的工作人員應嚴格遵守保密規(guī)定，對文件的保密負責。2.如發(fā)現(xiàn)保密文件丟失、泄露等情況，應立即采取措施進行補救，并及時向上級報告，追究相關(guān)人員的責任。六、行文監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司辦公室負責對各部門的行文情況進行定期監(jiān)督檢查，重點檢查文件的起草質(zhì)量、審核程序、格式規(guī)范、保密管理等方面。2.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時向相關(guān)部門提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核評價1.將行文規(guī)范管理納入公司績效考核體系，對各部門和員工的行文工作進行考核評價。2.考核內(nèi)容包括文件起草的及時性、準確性、規(guī)范性，審核把關(guān)的嚴格性，文件執(zhí)行的有效性等方面。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰獎勵，對存在問題的部門和個人進行批評教育，并責令限期整改。