PAGE口述檔案規(guī)范管理制度一、總則（一）目的為了加強公司口述檔案的管理，確?？谑鰴n案的真實性、完整性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮口述檔案在公司各項工作中的作用，特制定本規(guī)范管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門以及參與公司相關(guān)口述檔案搜集、整理、保管、利用等工作的所有人員。（三）定義1.口述檔案：是指公司在職人員或離職人員通過口頭講述，經(jīng)相關(guān)整理后形成的、具有保存價值的各種信息記錄，包括但不限于公司發(fā)展歷程、業(yè)務(wù)經(jīng)驗、技術(shù)傳承、人物事跡等方面的內(nèi)容。2.整理：對口述內(nèi)容進行文字記錄、編輯、分類、編號等處理，使其便于保存和利用。3.保管：對口述檔案進行安全存儲，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.利用：通過查閱、借閱、復(fù)制等方式，使口述檔案為公司的決策、研究、宣傳、培訓(xùn)等工作服務(wù)。（四）管理原則1.真實性原則：口述檔案應(yīng)如實記錄講述者的陳述，確保檔案內(nèi)容真實可靠，不得篡改、歪曲或虛構(gòu)。2.完整性原則：全面收集與公司相關(guān)的口述信息，保證檔案內(nèi)容涵蓋公司發(fā)展的各個方面，避免遺漏重要信息。3.系統(tǒng)性原則：對口述檔案進行科學(xué)分類、編號和整理，建立有序的檔案體系，便于查找和利用。4.保密性原則：對于涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的口述檔案，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。二、口述檔案的收集（一）收集范圍1.公司創(chuàng)始人、歷任領(lǐng)導(dǎo)的口述回憶，包括公司創(chuàng)立背景、發(fā)展戰(zhàn)略、重大決策等方面的內(nèi)容。2.各部門業(yè)務(wù)骨干的工作經(jīng)驗、技術(shù)訣竅、項目案例等口述記錄。3.公司重大事件、重要活動的親歷者的講述，如公司周年慶典、重要業(yè)務(wù)合作、技術(shù)創(chuàng)新突破等。4.對公司有突出貢獻的員工的事跡介紹，包括工作成果、創(chuàng)新思路、團隊協(xié)作等方面。5.其他與公司發(fā)展相關(guān)的具有保存價值的口述信息。（二）收集方式1.訪談：由檔案管理部門或相關(guān)部門安排專人，與講述者進行面對面訪談。訪談前應(yīng)制定詳細的訪談提綱，明確訪談目的、內(nèi)容和要求。訪談過程中，應(yīng)使用錄音設(shè)備進行全程錄音，確保記錄的準確性。訪談結(jié)束后，及時將錄音內(nèi)容整理成文字稿，并由講述者進行核對確認。2.會議記錄：對于公司內(nèi)部重要會議、研討會等活動，安排專人負責(zé)記錄會議中涉及的重要口述信息。會議記錄應(yīng)詳細、準確，包括發(fā)言者姓名、職務(wù)、發(fā)言內(nèi)容等。會后，對會議記錄進行整理和完善，形成口述檔案的一部分。3.主動提供：鼓勵公司員工主動向檔案管理部門提供與公司相關(guān)的口述信息。員工可通過書面材料、電子郵件等方式提交口述內(nèi)容，檔案管理部門應(yīng)及時進行登記和整理。（三）收集要求1.收集人員應(yīng)具備良好的溝通能力和專業(yè)素養(yǎng)，尊重講述者，保護講述者的合法權(quán)益。2.收集過程中，應(yīng)注意引導(dǎo)講述者圍繞主題進行講述，確保口述內(nèi)容的針對性和有效性。3.對于涉及多個方面的口述信息，應(yīng)進行全面收集，避免片面或不完整的記錄。4.收集到的口述信息應(yīng)及時進行整理和歸檔，不得積壓或延誤。三、口述檔案的整理（一）文字記錄1.根據(jù)錄音內(nèi)容，逐字逐句整理成文字稿。整理過程中，應(yīng)保持語言通順、邏輯清晰，忠實于講述者的原意。2.對于講述者表述不清、存在方言或口語化表述的部分，應(yīng)進行適當(dāng)?shù)淖⑨尰蜣D(zhuǎn)換，確保文字稿易于理解。3.文字稿應(yīng)注明講述者姓名、職務(wù)、講述時間、地點等基本信息。（二）編輯校對1.對整理好的文字稿進行編輯，刪除重復(fù)、冗余的內(nèi)容，調(diào)整語序，使表述更加簡潔明了。2.校對文字稿中的錯別字、語法錯誤、標點符號錯誤等，確保文字質(zhì)量。3.邀請講述者或相關(guān)專家對文字稿進行審核，核對內(nèi)容的準確性和完整性，根據(jù)審核意見進行修改完善。（三）分類編號1.分類：根據(jù)口述檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將其分為公司歷史、業(yè)務(wù)發(fā)展、技術(shù)創(chuàng)新、人物風(fēng)采、企業(yè)文化等類別。每個類別下可再細分若干二級類目，如公司歷史可分為創(chuàng)立與發(fā)展、重大事件等。2.編號：為每一份口述檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年份和順序號。例如，“LS2023001”表示公司歷史類2023年的第一份口述檔案。3.建立分類編號索引，便于快速查找和管理口述檔案。（四）裝訂成冊1.將編輯校對后的文字稿按照分類編號順序進行裝訂，每冊厚度適中，便于翻閱和保存。2.在每冊口述檔案的封面注明檔案類別、編號、名稱、講述者姓名、整理日期等信息。四、口述檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的口述檔案保管庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并按照分類編號順序進行排列，便于檔案的存放和查找。3.庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)妥善裝訂成冊，裝入檔案盒，存放在檔案柜中；電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)可選用光盤、硬盤等，并定期進行檢查和更新。2.建立口述檔案保管賬目，詳細記錄檔案的類別、編號、名稱、數(shù)量、存放位置等信息，做到賬物相符。3.定期對保管的口述檔案進行清查盤點，檢查檔案的完整性和實體狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。（三）安全保密1.嚴格限制非檔案管理人員進入保管庫房，檔案管理人員進入庫房時應(yīng)進行登記。2.對涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的口述檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。3.檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，不得擅自將口述檔案內(nèi)容透露給無關(guān)人員。五、口述檔案的利用（一）利用范圍1.為公司領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)，如了解公司歷史、業(yè)務(wù)發(fā)展情況，借鑒以往經(jīng)驗，制定未來發(fā)展戰(zhàn)略。2.用于公司內(nèi)部培訓(xùn)和教育，如向新員工介紹公司發(fā)展歷程、企業(yè)文化，傳授業(yè)務(wù)知識和技能。3.作為公司宣傳資料，展示公司形象和成就，提升公司知名度和美譽度。4.支持公司的研究工作，如對公司業(yè)務(wù)、技術(shù)、文化等方面進行深入研究，為撰寫研究報告、論文等提供素材。（二）利用方式1.查閱：公司內(nèi)部人員因工作需要查閱口述檔案時，應(yīng)填寫《口述檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案類別和編號等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理人員應(yīng)在指定地點提供查閱服務(wù)，并對查閱過程進行監(jiān)督。2.借閱：因特殊情況需要借閱口述檔案的，應(yīng)填寫《口述檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，到期及時歸還。3.復(fù)制：如需復(fù)制口述檔案內(nèi)容，應(yīng)填寫《口述檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制用途、檔案類別和編號等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，由檔案管理人員進行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用記錄1.建立口述檔案利用登記制度，對每一次查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細記錄，包括利用時間（年/月/日）、利用者姓名、所在部門、利用目的、檔案類別和編號、利用方式、歸還時間（借閱時）等信息。2.利用記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計分析。六、口述檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)公司發(fā)展需要和檔案保管期限，定期對口述檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果準確可靠。（二）鑒定組織成立口述檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家、檔案管理人員等組成。鑒定小組負責(zé)對口述檔案進行鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的真實性、完整性和系統(tǒng)性。2.檔案對公司當(dāng)前和未來工作的參考價值。3.檔案是否涉及公司商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息。（四）鑒定程序1.檔案管理部門定期整理出需要鑒定的口述檔案清單，提交鑒定小組。2.鑒定小組對清單中的檔案進行逐一審查，查閱檔案內(nèi)容，聽取相關(guān)人員意見，綜合評估檔案的保存價值。3.鑒定小組根據(jù)審查結(jié)果，填寫《口述檔案鑒定意見書》，明確檔案的保存期限、銷毀意見等。保存期限分為永久保存、長期保存（[X]年）、短期保存（[X]年）。4.鑒定意見經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。（五）銷毀1.對于失去保存價值的口述檔案，經(jīng)審批后進行銷毀。銷毀前，應(yīng)編制《口述檔案銷毀清單》，注明檔案類別、編號、名稱、數(shù)量等信息。2.銷毀工作應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)監(jiān)督部門共同實施，確保銷毀過程徹底、安全。3.銷毀后，在《口述檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單歸檔保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司設(shè)立口述檔案管理監(jiān)督小組，由公司紀檢部門人員、檔案管理部門負責(zé)人等組成，負責(zé)對口述檔案管理工作進行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期或不定期對口述檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況，包括收集、整理、保管、利用、鑒定與銷毀等環(huán)節(jié)的操作是否符合本制度規(guī)定。2.檔案質(zhì)量，檢查口述檔案的文字記錄是否準確、完整，分類編號是否規(guī)范，裝訂是否整齊等。3.安全保密措施落實情況，如保管場所的安全設(shè)施是否完好，檔案管理人員是否遵守保密制度等。4.利用記錄是否完整、準確，利用手續(xù)是否齊全。（三）整改措施1.