PAGE綜合辦公室辦事規(guī)范制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)綜合辦公室管理，規(guī)范辦公室各項(xiàng)工作流程，提高工作效率和服務(wù)質(zhì)量，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本辦事規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于綜合辦公室全體工作人員，以及公司各部門與綜合辦公室有業(yè)務(wù)往來的相關(guān)人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)工作合法合規(guī)。2.高效務(wù)實(shí)原則：優(yōu)化工作流程，提高工作效率，注重工作實(shí)效，為公司發(fā)展提供有力支持。3.服務(wù)至上原則：樹立服務(wù)意識(shí)，以公司各部門和員工需求為導(dǎo)向，提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。4.團(tuán)結(jié)協(xié)作原則：加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，形成工作合力，共同完成各項(xiàng)工作任務(wù)。二、崗位職責(zé)（一）辦公室主任崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)綜合辦公室的全面管理工作，制定工作計(jì)劃和目標(biāo)，并組織實(shí)施。2.協(xié)調(diào)公司各部門之間的工作關(guān)系，確保各項(xiàng)工作順利銜接。3.負(fù)責(zé)辦公室人員的工作安排、績效考核和培訓(xùn)發(fā)展。4.審核重要文件、報(bào)告等，確保文件質(zhì)量和工作準(zhǔn)確性。5.代表綜合辦公室與外部單位進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，維護(hù)公司良好形象。（二）行政事務(wù)崗崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司行政文件的收發(fā)、登記、傳閱、歸檔等工作。2.安排公司會(huì)議、活動(dòng)，做好會(huì)議記錄和活動(dòng)組織工作。3.管理公司辦公用品、設(shè)備，做好采購、發(fā)放和維護(hù)工作。4.負(fù)責(zé)公司車輛調(diào)度、使用管理和駕駛員的日常管理。5.辦理公司員工的入職、離職、請(qǐng)假等手續(xù)，維護(hù)員工人事檔案。（三）后勤保障崗崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)公司辦公區(qū)域的環(huán)境衛(wèi)生、安全保衛(wèi)工作。2.管理公司食堂，確保飲食安全和質(zhì)量，合理安排餐飲服務(wù)。3.維護(hù)公司水電、空調(diào)等設(shè)施設(shè)備，及時(shí)處理故障和維修需求。4.負(fù)責(zé)公司宿舍的管理，為員工提供必要的生活保障。5.做好公司節(jié)能減排工作，倡導(dǎo)綠色辦公理念。（四）檔案管理崗崗位職責(zé)1.制定公司檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目和歸檔工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案查詢和利用。4.做好檔案的保管、保密工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的完整性和有效性。三、工作流程規(guī)范（一）文件管理流程1.收文處理辦公室收到外部文件后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行簽收、登記，注明文件來源、文號(hào)、標(biāo)題、日期等信息。對(duì)文件進(jìn)行初步審核，根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，確定傳閱范圍和處理意見。將文件按照傳閱范圍進(jìn)行傳閱，相關(guān)人員應(yīng)在文件傳閱單上簽字確認(rèn)，注明傳閱時(shí)間和意見。對(duì)于需要辦理或回復(fù)的文件，由辦公室主任指定專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，及時(shí)處理，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)部門和人員。文件處理完畢后，按照檔案管理要求進(jìn)行歸檔保存。2.發(fā)文處理各部門需要發(fā)文時(shí)，應(yīng)填寫發(fā)文審批表，注明發(fā)文事由、文件內(nèi)容、主送單位、抄送單位等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交綜合辦公室。辦公室對(duì)發(fā)文審批表進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合法律法規(guī)和公司政策，格式是否規(guī)范，語言是否準(zhǔn)確等。審核通過后，由辦公室負(fù)責(zé)文件的起草、校對(duì)和排版工作，確保文件質(zhì)量。文件排版完成后，經(jīng)辦公室主任審核簽字，加蓋公司公章后印發(fā)。辦公室負(fù)責(zé)將發(fā)文的紙質(zhì)文件和電子文件進(jìn)行歸檔保存，并按照規(guī)定的范圍進(jìn)行分發(fā)。（二）會(huì)議管理流程1.會(huì)議籌備根據(jù)會(huì)議需求，由辦公室確定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議主題等信息，并提前通知相關(guān)人員。準(zhǔn)備會(huì)議資料，如會(huì)議議程、匯報(bào)材料、發(fā)言稿等，確保資料齊全、準(zhǔn)確。安排會(huì)議場地，調(diào)試音響、投影儀等設(shè)備，確保會(huì)議設(shè)施正常運(yùn)行。準(zhǔn)備會(huì)議所需的文具、茶水等物品，為參會(huì)人員提供良好的會(huì)議環(huán)境。2.會(huì)議組織會(huì)議開始前，辦公室工作人員應(yīng)提前到達(dá)會(huì)場，檢查會(huì)議準(zhǔn)備情況，引導(dǎo)參會(huì)人員簽到入場。會(huì)議期間，做好會(huì)議記錄，詳細(xì)記錄會(huì)議討論內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任人和完成時(shí)間節(jié)點(diǎn)等信息。維護(hù)會(huì)議秩序，確保會(huì)議順利進(jìn)行，如有突發(fā)情況及時(shí)進(jìn)行處理。3.會(huì)議紀(jì)要會(huì)議結(jié)束后，辦公室應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議記錄，形成會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確、客觀地反映會(huì)議主要內(nèi)容和決議事項(xiàng)，經(jīng)辦公室主任審核后，發(fā)送給參會(huì)人員和相關(guān)部門。相關(guān)部門應(yīng)按照會(huì)議紀(jì)要要求，及時(shí)落實(shí)會(huì)議決議事項(xiàng)，并將執(zhí)行情況反饋給辦公室。（三）辦公用品管理流程1.需求申報(bào)各部門根據(jù)工作需要，填寫辦公用品需求申請(qǐng)表，注明辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時(shí)間等信息，提交給綜合辦公室。辦公室對(duì)需求申請(qǐng)表進(jìn)行審核，結(jié)合庫存情況，合理確定辦公用品的采購數(shù)量和時(shí)間。2.采購審批辦公室根據(jù)審核后的需求申請(qǐng)表，編制辦公用品采購計(jì)劃，填寫采購審批表，經(jīng)辦公室主任審批后，提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。公司領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，辦公室負(fù)責(zé)辦公用品的采購工作。3.采購執(zhí)行辦公室按照采購審批表確定的供應(yīng)商和采購方式進(jìn)行采購，確保采購的辦公用品質(zhì)量合格、價(jià)格合理。采購過程中，應(yīng)與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)，確保采購活動(dòng)的合法性和規(guī)范性。4.驗(yàn)收入庫辦公用品采購到貨后，辦公室應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收，檢查辦公用品的規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合采購合同要求。驗(yàn)收合格的辦公用品應(yīng)及時(shí)辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單，注明辦公用品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時(shí)間等信息，并將入庫單交財(cái)務(wù)部門記賬。5.發(fā)放領(lǐng)用各部門需要領(lǐng)用辦公用品時(shí)，應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，到辦公室領(lǐng)取。辦公室工作人員根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表，按照庫存情況進(jìn)行發(fā)放，并在領(lǐng)用申請(qǐng)表上簽字確認(rèn)。定期對(duì)辦公用品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。（四）車輛管理流程1.車輛調(diào)度公司各部門因工作需要使用車輛時(shí)，應(yīng)提前填寫車輛使用申請(qǐng)表，注明用車事由、目的地、用車時(shí)間等信息，提交給綜合辦公室。辦公室根據(jù)車輛使用情況和駕駛員工作安排，合理調(diào)度車輛，確保車輛使用需求得到滿足。對(duì)于緊急用車需求，辦公室應(yīng)優(yōu)先安排車輛，并及時(shí)通知駕駛員做好出車準(zhǔn)備。2.車輛使用駕駛員接到出車任務(wù)后，應(yīng)提前檢查車輛狀況，確保車輛性能良好、安全設(shè)施齊全。出車過程中遵守交通規(guī)則，安全駕駛，不得擅自改變行車路線和用車用途。如遇特殊情況需要臨時(shí)改變行車路線或延長用車時(shí)間，駕駛員應(yīng)及時(shí)向辦公室報(bào)告，并征得同意。3.車輛維護(hù)辦公室應(yīng)制定車輛維護(hù)計(jì)劃，定期安排車輛進(jìn)行保養(yǎng)、維修，確保車輛性能良好。駕駛員發(fā)現(xiàn)車輛故障或異常情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)向辦公室報(bào)告，并將車輛送到指定的維修廠進(jìn)行維修。維修廠維修車輛后，駕駛員應(yīng)檢查維修質(zhì)量，確認(rèn)無誤后在維修清單上簽字，并將維修清單交辦公室審核。辦公室根據(jù)維修清單進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，并做好車輛維修記錄。4.車輛費(fèi)用管理車輛費(fèi)用包括燃油費(fèi)、維修費(fèi)（含保養(yǎng)費(fèi)）、保險(xiǎn)費(fèi)、年檢費(fèi)、停車費(fèi)等。駕駛員應(yīng)妥善保管車輛費(fèi)用相關(guān)票據(jù)，定期交辦公室審核報(bào)銷。辦公室按照公司財(cái)務(wù)制度對(duì)車輛費(fèi)用進(jìn)行審核，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。四、服務(wù)規(guī)范（一）接待服務(wù)規(guī)范1.接待準(zhǔn)備接到接待任務(wù)后，辦公室應(yīng)了解來訪人員的基本情況、來訪目的、行程安排等信息，并制定詳細(xì)的接待方案。根據(jù)接待方案，安排接待人員，準(zhǔn)備接待資料，如公司簡介、產(chǎn)品資料、會(huì)議室等。提前與來訪人員溝通，確認(rèn)接待時(shí)間、地點(diǎn)、方式等細(xì)節(jié)，確保接待工作順利進(jìn)行。2.接待實(shí)施接待人員應(yīng)提前到達(dá)接待地點(diǎn)，做好迎接準(zhǔn)備工作，如擺放歡迎牌、準(zhǔn)備茶水等。接待過程中，接待人員應(yīng)熱情、禮貌、周到地為來訪人員提供服務(wù)，介紹公司情況，解答疑問，安排參觀考察等活動(dòng)。如有會(huì)議安排，應(yīng)提前調(diào)試好會(huì)議設(shè)備，準(zhǔn)備好會(huì)議資料，確保會(huì)議順利進(jìn)行。接待結(jié)束后，接待人員應(yīng)與來訪人員保持聯(lián)系，及時(shí)了解來訪人員對(duì)接待工作的反饋意見，不斷改進(jìn)接待服務(wù)質(zhì)量。（二）電話服務(wù)規(guī)范1.接聽電話辦公室工作人員應(yīng)在電話鈴響三聲內(nèi)接聽電話，使用禮貌用語，如“您好，[公司名稱]綜合辦公室”。認(rèn)真傾聽對(duì)方講話，記錄重要信息，如對(duì)方姓名、單位、聯(lián)系電話、事項(xiàng)內(nèi)容等。對(duì)于能夠當(dāng)場解答的問題，應(yīng)及時(shí)給予準(zhǔn)確答復(fù)；對(duì)于不能當(dāng)場解答的問題，應(yīng)告知對(duì)方會(huì)及時(shí)轉(zhuǎn)達(dá)相關(guān)人員，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)給予回復(fù)。2.撥打電話撥打電話前，應(yīng)明確通話目的，整理好通話內(nèi)容，確保表達(dá)清晰、準(zhǔn)確。接通電話后，先確認(rèn)對(duì)方身份，使用禮貌用語，如“您好，請(qǐng)問是[對(duì)方姓名]嗎？”簡要說明通話事由，避免冗長和無關(guān)的話題，如有重要事項(xiàng)需要詳細(xì)溝通，應(yīng)提前征得對(duì)方同意。通話結(jié)束時(shí)，應(yīng)使用禮貌用語，如“感謝您的接聽，再見！”（三）郵件服務(wù)規(guī)范1.郵件發(fā)送發(fā)送郵件前，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)收件人郵箱地址、郵件主題、郵件內(nèi)容等信息，確保準(zhǔn)確無誤。郵件內(nèi)容應(yīng)簡潔明了、條理清晰，語言規(guī)范，避免使用模糊、歧義或容易引起誤解的詞匯。重要郵件應(yīng)提前進(jìn)行備份，并在郵件中注明相關(guān)事項(xiàng)的緊急程度和重要性。發(fā)送郵件后，應(yīng)及時(shí)確認(rèn)郵件是否成功發(fā)送，并關(guān)注收件人是否有回復(fù)。2.郵件接收定期查看郵箱，及時(shí)接收郵件，對(duì)于重要郵件應(yīng)優(yōu)先處理。認(rèn)真閱讀郵件內(nèi)容，理解郵件意圖，如有疑問及時(shí)與發(fā)件人溝通。根據(jù)郵件內(nèi)容和工作需要，及時(shí)進(jìn)行回復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)、存檔等操作，并做好郵件管理工作。五、保密規(guī)范（一）保密制度1.綜合辦公室應(yīng)建立健全保密制度，明確保密工作的范圍、責(zé)任、措施等內(nèi)容。2.對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息、客戶信息等重要信息進(jìn)行嚴(yán)格保密管理。3.加強(qiáng)對(duì)辦公室工作人員的保密教育，提高保密意識(shí)，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。（二）文件保密1.嚴(yán)格控制文件的傳閱范圍，按照規(guī)定的流程進(jìn)行傳閱，不得私自擴(kuò)大傳閱范圍。2.對(duì)涉及保密內(nèi)容的文件，應(yīng)在文件上加蓋“機(jī)密”“秘密”等保密標(biāo)識(shí)，并采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施。3.文件傳閱完畢后，應(yīng)及時(shí)收回，不得隨意放置或丟失。如需借閱，應(yīng)辦理借閱手續(xù)，限期歸還。（三）信息系統(tǒng)保密1.加強(qiáng)對(duì)公司信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問公司信息系統(tǒng)。2.對(duì)信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.在使用信息系統(tǒng)過程中，不得泄露系統(tǒng)賬號(hào)、密碼等信息，不得在非工作時(shí)間使用公司信息系統(tǒng)進(jìn)行與工作無關(guān)的操作。（四）人員保密1.辦公室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得將公司機(jī)密信息泄露給外部人員。2.在對(duì)外交往中，應(yīng)注意言行舉止，不得隨意透露公司敏感信息。3.離職人員應(yīng)在離職前辦理保密資料交接手續(xù)，歸還所有涉及公司機(jī)密的文件、資料、設(shè)備等。六、考核與獎(jiǎng)懲（一）考核1.綜合辦公室定期對(duì)工作人員的工作表現(xiàn)進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括工作任務(wù)完成情況、工作質(zhì)量、工作效率、服務(wù)態(tài)度、團(tuán)隊(duì)協(xié)作等方面。2.考核方式采用自評(píng)、上級(jí)評(píng)價(jià)、同事評(píng)價(jià)相結(jié)合的方式，確保考核結(jié)果客觀、