PAGE規(guī)范宣傳品使用管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司宣傳品的管理，規(guī)范宣傳品的使用行為，確保宣傳品的使用符合公司形象塑造、市場推廣及相關(guān)法律法規(guī)要求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及所有涉及公司宣傳品使用的人員，包括但不限于員工、合作伙伴、外包團(tuán)隊(duì)等。（三）基本原則1.合法性原則：宣傳品的使用必須符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，不得含有違法、違規(guī)、侵權(quán)或誤導(dǎo)性內(nèi)容。2.規(guī)范性原則：宣傳品的設(shè)計(jì)、制作、發(fā)放、使用等環(huán)節(jié)應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范，確保公司形象的一致性和專業(yè)性。3.效益性原則：在保證宣傳效果的前提下，合理控制宣傳品的制作成本，提高宣傳資源的利用效率。4.責(zé)任性原則：明確宣傳品使用過程中各環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，確保責(zé)任落實(shí)到人，對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅追究。二、宣傳品定義與分類（一）定義本制度所稱宣傳品，是指公司為了宣傳企業(yè)形象、推廣產(chǎn)品或服務(wù)、傳播企業(yè)文化等目的而制作的各類物品，包括但不限于海報(bào)、宣傳單頁、宣傳冊、禮品、贈品、展示道具、視聽資料等。（二）分類1.品牌形象類：如公司標(biāo)志、標(biāo)準(zhǔn)字體、標(biāo)準(zhǔn)色、品牌宣傳海報(bào)、企業(yè)宣傳片等，用于塑造和傳播公司整體品牌形象。2.產(chǎn)品服務(wù)類：如產(chǎn)品手冊、服務(wù)指南、產(chǎn)品宣傳單頁、產(chǎn)品演示視頻等，旨在介紹公司的產(chǎn)品或服務(wù)特點(diǎn)與優(yōu)勢。3.活動推廣類：如活動海報(bào)、活動邀請函、活動禮品、活動現(xiàn)場布置道具等，用于宣傳公司舉辦的各類活動。4.文化傳播類：如企業(yè)文化手冊、員工手冊、內(nèi)部刊物、文化活動宣傳資料等，傳播公司企業(yè)文化和價值觀。5.禮品贈品類：如帶有公司標(biāo)志的禮品、贈品、紀(jì)念品等，用于商務(wù)往來、客戶回饋等活動。三、宣傳品管理職責(zé)（一）市場部1.負(fù)責(zé)制定公司宣傳品的年度規(guī)劃，根據(jù)公司戰(zhàn)略目標(biāo)和市場推廣需求，確定宣傳品的種類、數(shù)量、制作時間等。2.組織宣傳品的設(shè)計(jì)、制作、采購等工作，與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保宣傳品的質(zhì)量和制作進(jìn)度。3.建立宣傳品素材庫，收集、整理、存儲各類宣傳品素材，包括圖片、文字、視頻等，供各部門使用。4.對宣傳品的使用情況進(jìn)行跟蹤和評估，分析宣傳效果，為后續(xù)宣傳品的制作和使用提供參考依據(jù)。（二）各部門1.根據(jù)本部門業(yè)務(wù)需求，向市場部提出宣傳品使用申請，明確使用目的、數(shù)量、時間等要求。2.負(fù)責(zé)本部門宣傳品的領(lǐng)取、保管和使用，確保宣傳品的正確使用和妥善保管，不得擅自轉(zhuǎn)借、挪用或丟失。3.配合市場部對宣傳品的使用效果進(jìn)行反饋和評估，及時提供相關(guān)意見和建議。（三）行政部1.負(fù)責(zé)宣傳品的統(tǒng)一保管和發(fā)放工作，建立宣傳品出入庫臺賬，記錄宣傳品的領(lǐng)取、發(fā)放、庫存等情況。2.定期對宣傳品庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符，對過期、損壞或不再使用的宣傳品及時進(jìn)行清理和處理。3.協(xié)助市場部做好宣傳品的運(yùn)輸、配送等后勤保障工作。（四）法務(wù)部1.對宣傳品的內(nèi)容進(jìn)行合法性審查，確保宣傳品不違反法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，避免法律風(fēng)險。2.參與宣傳品使用過程中的重大決策，提供法律意見和建議，保障公司合法權(quán)益。四、宣傳品設(shè)計(jì)與制作（一）設(shè)計(jì)要求1.宣傳品的設(shè)計(jì)應(yīng)符合公司品牌形象和宣傳主題，體現(xiàn)公司的核心價值觀和企業(yè)文化內(nèi)涵。2.設(shè)計(jì)風(fēng)格應(yīng)簡潔大方、美觀實(shí)用，具有較強(qiáng)的視覺沖擊力和吸引力，易于識別和記憶。3.宣傳品的文字內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤、簡潔明了，避免出現(xiàn)錯別字、語病或歧義性表述。圖片、圖表等應(yīng)清晰、真實(shí)、準(zhǔn)確，與文字內(nèi)容相互配合，相得益彰。4.宣傳品的設(shè)計(jì)應(yīng)考慮不同受眾群體的特點(diǎn)和需求，具有針對性和適應(yīng)性，確保能夠有效傳達(dá)信息。（二）制作流程1.需求提交：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫宣傳品制作申請表，詳細(xì)說明宣傳品的名稱、用途、內(nèi)容要求、數(shù)量、制作時間等信息，提交至市場部。2.審核確認(rèn)：市場部對各部門提交的制作申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括宣傳品的設(shè)計(jì)風(fēng)格、內(nèi)容準(zhǔn)確性、制作成本等。審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.設(shè)計(jì)制作：市場部根據(jù)審核通過的申請，委托專業(yè)設(shè)計(jì)公司或制作單位進(jìn)行宣傳品的設(shè)計(jì)和制作。在設(shè)計(jì)制作過程中，市場部應(yīng)與設(shè)計(jì)公司或制作單位保持密切溝通，及時反饋修改意見，確保宣傳品符合要求。4.樣品審核：宣傳品制作完成后，市場部應(yīng)組織相關(guān)部門對樣品進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括宣傳品的質(zhì)量、外觀、內(nèi)容等是否符合設(shè)計(jì)要求。審核通過后，方可進(jìn)行批量制作。5.批量制作：根據(jù)樣品審核意見，對宣傳品進(jìn)行批量制作。制作過程中，行政部應(yīng)負(fù)責(zé)監(jiān)督制作質(zhì)量和進(jìn)度，確保宣傳品按時、按質(zhì)、按量完成。6.驗(yàn)收入庫：宣傳品制作完成后，行政部負(fù)責(zé)組織驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括宣傳品的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格等是否符合要求。驗(yàn)收合格后，辦理入庫手續(xù)，并登記入賬。五、宣傳品使用（一）使用申請1.各部門因業(yè)務(wù)需要使用宣傳品時，應(yīng)提前向市場部提交宣傳品使用申請表，詳細(xì)說明使用目的、宣傳品名稱、數(shù)量、使用時間、使用地點(diǎn)等信息。2.市場部對各部門提交的使用申請進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括宣傳品的使用目的是否合理、使用數(shù)量是否適當(dāng)、使用時間和地點(diǎn)是否符合公司規(guī)定等。審核通過后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，市場部通知行政部發(fā)放宣傳品。行政部根據(jù)審批意見，按照規(guī)定的數(shù)量和時間向申請部門發(fā)放宣傳品，并做好發(fā)放記錄。（二）使用規(guī)范1.宣傳品的使用應(yīng)嚴(yán)格按照公司規(guī)定的用途和范圍進(jìn)行，不得擅自改變使用目的或擴(kuò)大使用范圍。2.使用宣傳品時，應(yīng)確保宣傳品的完好無損，不得隨意丟棄、損壞或涂改宣傳品。如發(fā)現(xiàn)宣傳品有損壞或質(zhì)量問題，應(yīng)及時向行政部報(bào)告。3.宣傳品的擺放和展示應(yīng)符合公司形象和宣傳要求，不得隨意擺放或張貼在不適當(dāng)?shù)奈恢?。在活動現(xiàn)場使用宣傳品時，應(yīng)按照活動策劃方案進(jìn)行布置，確保宣傳效果。4.員工在對外宣傳活動中使用宣傳品時，應(yīng)注意言行舉止，文明禮貌，不得利用宣傳品進(jìn)行不當(dāng)宣傳或誤導(dǎo)消費(fèi)者。5.使用宣傳品過程中，如需對宣傳品進(jìn)行修改或調(diào)整，應(yīng)提前向市場部提出申請，經(jīng)審核批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。（三）使用記錄1.各部門在使用宣傳品后，應(yīng)及時填寫宣傳品使用記錄，詳細(xì)記錄宣傳品的使用時間、地點(diǎn)、使用數(shù)量、使用效果等信息，并將使用記錄提交至市場部備案。2.市場部應(yīng)定期對各部門的宣傳品使用記錄進(jìn)行整理和分析，了解宣傳品的使用情況和效果，為后續(xù)宣傳品的制作和使用提供參考依據(jù)。六、宣傳品保管與庫存管理（一）保管要求1.行政部應(yīng)設(shè)立專門的宣傳品倉庫，對宣傳品進(jìn)行分類存放，確保宣傳品的安全、整潔和完好。2.宣傳品倉庫應(yīng)配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設(shè)施，確保宣傳品的質(zhì)量不受影響。3.倉庫管理人員應(yīng)定期對宣傳品進(jìn)行盤點(diǎn)和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理宣傳品的損壞、變質(zhì)、過期等問題，并做好記錄。（二）庫存管理1.行政部應(yīng)建立宣傳品庫存臺賬，詳細(xì)記錄宣傳品的入庫時間、名稱、規(guī)格、數(shù)量、保質(zhì)期等信息，并定期進(jìn)行更新。2.根據(jù)宣傳品的使用頻率和庫存情況，行政部應(yīng)制定合理的庫存補(bǔ)充計(jì)劃，及時向市場部反饋庫存信息，以便市場部安排宣傳品的制作和采購。3.對于長期積壓或不再使用的宣傳品，行政部應(yīng)定期進(jìn)行清理和處理。處理方式包括報(bào)廢、捐贈、回收等，具體處理方式應(yīng)根據(jù)宣傳品的性質(zhì)和實(shí)際情況確定，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司成立宣傳品管理監(jiān)督小組，由市場部、行政部、法務(wù)部等相關(guān)部門人員組成。監(jiān)督小組負(fù)責(zé)對公司宣傳品的使用和管理情況進(jìn)行定期檢查和不定期抽查。2.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)宣傳品的管理工作，并配合監(jiān)督小組的檢查工作。對監(jiān)督小組提出的問題和整改意見，應(yīng)及時進(jìn)行整改落實(shí)。（二）檢查內(nèi)容1.宣傳品的設(shè)計(jì)、制作是否符合公司要求和相關(guān)法律法規(guī)規(guī)定。2.宣傳品的使用是否符合規(guī)定的用途和范圍，使用過程中是否存在違規(guī)行為。3.宣傳品的保管和庫存管理是否規(guī)范，是否存在宣傳品損壞、丟失、過期等問題。4.宣傳品使用記錄是否完整、準(zhǔn)確，是否及時提交至市場部備案。（三）違規(guī)處理1.對于違反本制度規(guī)定使用宣傳品的部門或個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括但不限于警告、罰款、通報(bào)批評、解除勞動合同等。2.因違