PAGE縣應急局檔案制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強縣應急局檔案管理工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在應急管理工作中的作用，依據(jù)國家有關法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準，制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于縣應急局機關各科室、所屬事業(yè)單位以及參與應急管理工作的相關人員在履行職責過程中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：縣應急局檔案實行集中統(tǒng)一管理，由局辦公室負責檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則：檔案應如實反映應急管理工作的全過程，保證檔案內容的真實性和完整性，不得擅自篡改、偽造檔案。3.安全保密原則：加強檔案安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為應急管理工作提供及時、有效的檔案服務。二、檔案管理機構與職責（一）檔案管理領導小組成立以局主要領導為組長，各分管領導為副組長，各科室負責人為成員的檔案管理領導小組。領導小組負責審定檔案管理工作規(guī)劃、制度，協(xié)調解決檔案管理工作中的重大問題，監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況。（二）辦公室辦公室作為檔案管理的職能部門，具體負責檔案管理的日常工作，其職責如下：1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善本局檔案管理制度。2.負責接收、收集、整理、保管全局各類檔案，確保檔案的齊全、完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.按照規(guī)定向縣檔案行政管理部門移交應進館的檔案，并做好檔案統(tǒng)計工作。5.負責檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務水平。6.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳教育工作，提高全局人員的檔案意識和業(yè)務能力。7.對各科室檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。（三）各科室各科室負責本科室檔案的收集、整理、保管和移交工作，并指定專人負責檔案管理，其職責如下：1.負責本科室在工作中形成的各類文件材料的收集、整理，確保文件材料齊全、完整。2.按照檔案管理要求，對本科室文件材料進行分類、編號、裝訂等整理工作，并定期移交辦公室。3.負責本科室檔案的日常保管，確保檔案安全，防止檔案丟失、損壞。4.積極配合辦公室做好檔案的查詢、利用等工作，提供準確的檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機關下發(fā)的與應急管理工作相關的文件、指示、通知等。2.本局制定的各類應急預案、工作方案、規(guī)章制度、會議紀要、統(tǒng)計報表等。3.本局在應急處置、安全生產監(jiān)管、防災減災救災等工作中形成的文件材料，包括事故報告、現(xiàn)場照片、視頻資料、救援記錄等。4.本局與其他部門、單位簽訂的合同、協(xié)議、合作文件等。5.本局工作人員在業(yè)務活動中形成的個人工作記錄、調研報告、工作總結等。6.其他與應急管理工作相關的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各科室應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準確收集。2.收集的文件材料應保持原件的完整性，不得擅自剪裁、涂改、損毀文件。3.對于電子文件，應按照規(guī)定進行格式轉換和備份，確保電子文件的可讀性和可利用性。4.各科室應定期將收集的文件材料移交辦公室，移交時應填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認。（三）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容等因素進行分類，一般分為文書檔案、業(yè)務檔案、聲像檔案、電子檔案等類別。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.裝訂：對紙質文件進行裝訂，去除金屬物，確保文件整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號、頁數(shù)等信息，便于檔案的檢索和利用。四、檔案的保管（一）保管場所設立專門的檔案庫房，檔案庫房應符合國家有關檔案保管的安全標準，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。檔案庫房應配備必要的消防器材、溫濕度調節(jié)設備、防蟲藥品等設施。（二）檔案裝具采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，檔案裝具應堅固耐用，便于檔案的存放和管理。（三）檔案存放按照檔案的類別、年度、保管期限等進行分類存放，同一類檔案應集中存放，便于查找和利用。檔案存放應遵循從左到右、從上到下的順序，保持檔案排列的整齊有序。（四）檔案保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限，一般分為永久、長期（16年至50年）、短期（15年以下）三種。具體保管期限按照國家有關規(guī)定和本局實際情況確定。（五）檔案清查定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質量和存放位置準確無誤。清查中發(fā)現(xiàn)的問題應及時進行整改，對丟失、損壞的檔案應及時進行補充和修復。五、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應遵循依法依規(guī)、方便快捷、保守秘密的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為應急管理工作提供高效的檔案服務。（二）利用范圍1.本局工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級機關、其他部門因工作需要查閱本局檔案。3.司法機關、社會組織等因依法履行職責需要查閱本局檔案。（三）利用手續(xù)1.本局工作人員查閱、借閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，經所在科室負責人簽字同意后，到辦公室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.查閱、借閱檔案應在檔案庫房內進行，如需帶出庫房，應經辦公室負責人批準，并在規(guī)定時間內歸還。3.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自抽取、撤換檔案材料。4.借閱檔案應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自轉借他人，不得泄露檔案內容。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。（四）檔案復制因工作需要復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，經辦公室負責人批準后，由辦公室工作人員按照規(guī)定進行復制。復制的檔案應與原件核對無誤，并加蓋檔案管理專用章。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由辦公室負責人、業(yè)務骨干和檔案管理人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案存毀意見。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，按照國家有關檔案鑒定的標準和方法，對檔案進行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對到期檔案進行初步整理，列出擬銷毀檔案清單。2.鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標準，確定檔案的存毀意見。3.對確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，經局領導審批后，按照規(guī)定進行銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應采用符合保密要求的方式進行，一般采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無法恢復。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務水平。（二）數(shù)字化加工對紙質檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應符合國家有關標準要求，確保數(shù)字化檔案的清晰可讀。數(shù)字化加工過程中，應做好數(shù)據(jù)備份和質量檢查工作，確保數(shù)字化檔案的準確性和完整性。（三）數(shù)據(jù)錄入將數(shù)字化檔案的相關信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，包括檔案題名、年度、保管期限、檔號、頁數(shù)、密級等，建立檔案數(shù)據(jù)庫。（四）系統(tǒng)功能檔案信息化管理系統(tǒng)應具備檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等功能，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化、自動化。系統(tǒng)應設置用戶權限管理功能，確保不同用戶只能訪問和操作其權限范圍內的檔案信息。（五）數(shù)據(jù)安全加強檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、防火墻、入侵檢測等技術措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。定期對系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。八、檔案管理人員職責（一）檔案管理人員基本要求檔案管理人員應具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，具備較強的責任心和保密意識。（二）辦公室檔案管理人員職責1.負責檔案管理的日常工作，制定和執(zhí)行檔案管理制度。2.做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.負責檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，維護檔案信息化管理系統(tǒng)的正常運行。4.對各科室檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理工作中存在的問題。5.做好檔案統(tǒng)計工作，定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。6.保守檔案機密信息，不得泄露檔案內容。（三）各科室檔案管理人員職責1.負責本科室檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保本科室檔案的齊全、完整。2.按照檔案管理要求，對本科室文件材料進行分類、編號、裝訂等整理工作，并定期移交辦公室。3.負責本科室檔案的日常保管，確保檔案安全，防止檔案丟失、損壞。4.積極配合辦公室做好檔案的查詢、利用等工作，提供準確的檔案信息。九、監(jiān)督與考