PAGE學院規(guī)范發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為加強學院發(fā)文管理，確保學院各類文件的規(guī)范化、標準化，提高文件處理效率和質量，保證學院各項工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學院各部門、各單位以學院名義制發(fā)的各類公文，包括但不限于決定、通知、通報、報告、請示、批復、函等。（三）基本原則1.準確規(guī)范原則：文件內容應準確表達意圖，語言規(guī)范、邏輯清晰，符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標準及學院相關規(guī)定。2.及時高效原則：嚴格按照規(guī)定的程序和時限處理文件，確保文件傳遞迅速、辦理及時，提高工作效率。3.安全保密原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保文件在起草、審核、印發(fā)、傳遞、保管等環(huán)節(jié)的安全保密，防止文件泄露。4.精簡實用原則：精簡文件數(shù)量，控制文件篇幅，突出文件重點，提高文件的針對性和實用性。二、發(fā)文流程（一）擬稿1.承辦部門根據(jù)工作需要確定文件主題，明確發(fā)文目的、內容和要求。2.擬稿人應認真收集相關資料，進行深入調研和分析，確保文件內容真實、準確、完整。3.擬稿人應按照學院公文格式要求起草文件，做到語言通順、條理清晰、格式規(guī)范。文件內容應避免使用模糊、歧義或易引起誤解的詞匯和表述。（二）審核1.擬稿完成后，由擬稿部門負責人對文件內容進行初審，重點審核文件的必要性、準確性、規(guī)范性和可行性。2.初審通過后，將文件送學院辦公室審核。學院辦公室主要審核文件的格式、文字表述、發(fā)文程序等是否符合規(guī)定。3.對于涉及重要事項、政策法規(guī)、資金使用等文件，學院辦公室應組織相關部門進行會審，廣泛征求意見，確保文件的科學性和合理性。（三）簽發(fā)1.經(jīng)審核通過的文件，按照學院領導分工呈送相關領導簽發(fā)。2.一般文件由分管領導簽發(fā)；重要文件、涉及全局性工作的文件由學院主要領導簽發(fā)。3.領導簽發(fā)文件時，應認真審閱文件內容，簽署明確意見，并注明簽發(fā)日期。如對文件內容有修改意見，應及時反饋給擬稿部門進行修改。（四）編號1.學院辦公室負責對已簽發(fā)的文件進行編號。編號應遵循唯一性和連續(xù)性原則，確保文件編號準確、清晰。2.文件編號格式為：[學院簡稱][年份][序號]，例如：[XX學院][20XX][001]。（五）印發(fā)1.學院辦公室根據(jù)領導簽發(fā)意見和文件編號，對文件進行排版、校對和印制。2.印制文件應使用符合質量要求的紙張和印刷設備，確保文件字跡清晰、格式規(guī)范、裝訂牢固。3.文件印發(fā)份數(shù)應根據(jù)工作需要合理確定，嚴格控制文件印發(fā)范圍，避免文件濫發(fā)。（六）分發(fā)1.學院辦公室按照文件規(guī)定的發(fā)送范圍及時將文件分發(fā)至各部門、各單位。2.文件分發(fā)應采用適當?shù)姆绞?，如專人送達、機要交換、電子郵件等，并做好文件簽收記錄。3.對于需要保密的文件，應嚴格按照保密規(guī)定進行傳遞，確保文件安全。三、發(fā)文格式（一）頁面設置1.公文用紙采用A4型紙，幅面尺寸為210mm×297mm。2.頁邊距：上白邊（天頭）為37mm，下白邊（地腳）為35mm，左白邊為28mm，右白邊為26mm。（二）字體字號1.標題：一般用二號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。2.主送機關：編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多導致公文首頁不能顯示正文時，應當將主送機關名稱移至版記。3.正文：一般用三號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數(shù)依次可以用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。4.附件說明：如有附件，在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數(shù)字標注附件順序號（如“附件：1.XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時，應當與上一行附件名稱的首字對齊。5.發(fā)文機關署名、成文日期和印章：加蓋印章的公文：成文日期一般右空四字編排，印章用紅色，不得出現(xiàn)空白印章。單一機關行文時，一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發(fā)文機關署名，印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，使發(fā)文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。聯(lián)合行文時，一般將各發(fā)文機關署名按照發(fā)文機關順序整齊排列在相應位置，并將印章一一對應、端正、居中下壓發(fā)文機關署名，最后一個印章端正、居中下壓發(fā)文機關署名和成文日期，印章之間排列整齊、互不相交或相切，每排印章兩端不得超出版心，首排印章頂端應當上距正文（或附件說明）一行之內。不加蓋印章的公文：單一機關行文時，在正文（或附件說明）下空一行右空二字編排發(fā)文機關署名，在發(fā)文機關署名下一行編排成文日期，首字比發(fā)文機關署名首字右移二字，如成文日期長于發(fā)文機關署名，應當使成文日期右空二字編排，并相應增加發(fā)文機關署名右空字數(shù)。聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關署名，其余發(fā)文機關署名依次向下編排。加蓋簽發(fā)人簽名章的公文：單一機關制發(fā)的公文加蓋簽發(fā)人簽名章時，在正文（或附件說明）下空二行右空四字加蓋簽發(fā)人簽名章，簽名章左空二字標注簽發(fā)人職務，以簽名章為準上下居中排布。在簽發(fā)人簽名章下空一行右空四字編排成文日期。聯(lián)合行文時，應當先編排主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章，其余機關簽發(fā)人職務、簽名章依次向下編排，與主辦機關簽發(fā)人職務、簽名章上下對齊；每行只編排一個機關的簽發(fā)人職務、簽名章；簽發(fā)人職務應當標注全稱。簽名章一般用紅色。6.附注：如有附注，居左空二字加圓括號編排在成文日期下一行。7.附件：附件應當另面編排，并在版記之前，與公文正文一起裝訂?！案郊倍旨案郊樞蛱栍萌柡隗w字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件與正文不能一起裝訂，應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。（三）排版要求1.公文應雙面印刷，頁碼套正，兩面誤差不超過±4mm。2.公文的版記頁前有空白頁的，空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時，頁碼應當連續(xù)編排。3.公文標題一般不超過一行或兩行，如需分行，應當按照詞意和語法結構合理分行，避免割裂詞義。四、發(fā)文種類及適用范圍（一）決定適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或者撤銷下級機關不適當?shù)臎Q定事項。（二）通知適用于發(fā)布、傳達要求下級機關執(zhí)行和有關單位周知或者執(zhí)行的事項，批轉、轉發(fā)公文。（三）通報適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。（四）報告適用于向上級機關匯報工作、反映情況，回復上級機關的詢問。（五）請示適用于向上級機關請求指示、批準。（六）批復適用于答復下級機關請示事項。（七）函適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。五、發(fā)文管理要求（一）嚴格控制發(fā)文數(shù)量各部門、各單位應嚴格按照工作需要行文，可通過內部溝通、會議協(xié)調等方式解決的問題，不得隨意發(fā)文。對于可合并發(fā)文的事項，應盡量合并發(fā)文，避免重復行文。（二）明確發(fā)文責任擬稿人對文件內容的真實性、準確性、規(guī)范性負責；審核人對文件審核把關負責；簽發(fā)人對文件簽發(fā)負責。各環(huán)節(jié)人員應各司其職，確保文件質量。（三）加強文件保密管理涉及國家秘密、學院機密的文件，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，明確密級和保密期限，采取相應的保密措施，防止文件泄露。（四）做好文件存檔工作文件印發(fā)后，承辦部門應及時將文件原稿及相關資料整理歸檔，確保文件資料的完整性和可查性。學院辦公室應定期對文件存檔情況進行檢查和指導。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查學院辦公室負責對各部門、各單位發(fā)文管理情況進行定期或不定期監(jiān)督檢查，重點檢查發(fā)文程序是否規(guī)范、文件格式是否符合要求、文件內容是否準確等。對于發(fā)現(xiàn)的問題，及時督促相關部門進行整