PAGE如何制定歸檔制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本歸檔制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各類文件材料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：歸檔的文件材料必須是真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作活動的原始記錄，不得偽造、篡改。3.完整性原則：歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整，能夠全面反映公司/組織的工作歷程和業(yè)務(wù)活動。4.準(zhǔn)確性原則：歸檔的文件材料應(yīng)準(zhǔn)確無誤，包括文件的內(nèi)容、格式、日期等信息。5.系統(tǒng)性原則：歸檔的文件材料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和排列順序進(jìn)行整理，保持其內(nèi)在的系統(tǒng)性和邏輯性。6.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄露。二、歸檔范圍（一）行政管理類1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、組織機(jī)構(gòu)代碼證等。2.公司/組織年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.公司/組織各類會議文件，包括會議通知、議程、紀(jì)要、決議等。4.公司/組織發(fā)布的各類規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等。5.公司/組織行政事務(wù)管理文件，如公文處理、印章管理、辦公用品管理等。6.公司/組織人事管理文件，包括員工招聘、培訓(xùn)、考核、晉升、獎懲、離職等相關(guān)材料。7.公司/組織財(cái)務(wù)管理文件，如財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告、會計(jì)憑證等。8.公司/組織資產(chǎn)管理文件，包括固定資產(chǎn)登記、清查、處置等相關(guān)材料。9.公司/組織安全管理文件，如安全制度、應(yīng)急預(yù)案、安全檢查記錄等。10.公司/組織對外聯(lián)絡(luò)文件，如函件、合同、協(xié)議等。（二）業(yè)務(wù)管理類1.公司/組織業(yè)務(wù)項(xiàng)目規(guī)劃、方案、報(bào)告等。2.業(yè)務(wù)項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件，包括項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、成本核算報(bào)告等。3.業(yè)務(wù)項(xiàng)目相關(guān)的合同、協(xié)議、訂單等。4.業(yè)務(wù)項(xiàng)目客戶資料，包括客戶基本信息、需求調(diào)研、反饋意見等。5.業(yè)務(wù)項(xiàng)目市場調(diào)研資料，如市場分析報(bào)告、競爭對手資料等。6.業(yè)務(wù)項(xiàng)目技術(shù)文檔，包括設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、工藝流程等。7.業(yè)務(wù)項(xiàng)目驗(yàn)收文件，如驗(yàn)收報(bào)告、驗(yàn)收證書等。（三）生產(chǎn)管理類1.生產(chǎn)計(jì)劃、調(diào)度、統(tǒng)計(jì)等文件。2.生產(chǎn)工藝文件，如操作規(guī)程、工藝流程圖等。3.生產(chǎn)設(shè)備管理文件，包括設(shè)備臺賬、維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修檔案等。4.生產(chǎn)質(zhì)量控制文件，如質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)記錄、質(zhì)量分析報(bào)告等。5.生產(chǎn)安全管理文件，如安全生產(chǎn)制度、安全操作規(guī)程、事故報(bào)告等。6.生產(chǎn)現(xiàn)場管理文件，如現(xiàn)場5S管理記錄、環(huán)境監(jiān)測報(bào)告等。（四）科研開發(fā)類1.科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請書、可行性研究報(bào)告等。2.科研項(xiàng)目研究過程中的各類文件，包括實(shí)驗(yàn)記錄、數(shù)據(jù)分析報(bào)告、研究論文等。3.科研項(xiàng)目成果鑒定文件，如成果鑒定證書、專利證書等。4.科研項(xiàng)目知識產(chǎn)權(quán)管理文件，包括專利申請文件、商標(biāo)注冊文件等。（五）其他類1.公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌等相關(guān)材料。2.公司/組織參加各類活動的文件，如活動方案、照片、視頻等。3.員工個人重要工作成果材料，如發(fā)表的論文、著作、發(fā)明創(chuàng)造等。4.其他對公司/組織具有保存價值的文件材料。三、歸檔要求（一）文件材料的形成1.各部門及員工應(yīng)在工作活動中及時形成各類文件材料，并確保其真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文件材料應(yīng)使用A4紙打印或書寫，字跡清晰，內(nèi)容完整。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行保存，確保其可讀性和可追溯性。（二）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除無關(guān)的材料，確保歸檔文件的質(zhì)量。3.對于重要的文件材料，應(yīng)進(jìn)行備份，防止丟失或損壞。（三）文件材料的整理1.歸檔的文件材料應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類整理，同一類文件應(yīng)按照時間順序或重要程度進(jìn)行排列。2.每份文件應(yīng)編制頁碼，并在首頁加蓋文件章，注明文件名稱、日期、編號等信息。3.電子文件應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)，確保文件的有序管理。（四）文件材料的裝訂1.歸檔的文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。2.裝訂時應(yīng)去除文件材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。3.對于幅面過大的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊，使其幅面尺寸符合A4紙要求。（五）文件材料的編目1.歸檔的文件材料應(yīng)編制卷內(nèi)目錄，卷內(nèi)目錄應(yīng)包括文件編號、文件名稱、日期、頁碼等信息。2.卷內(nèi)目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式兩份，一份裝訂在卷內(nèi)，一份放在卷盒內(nèi)。3.歸檔的文件材料應(yīng)編制案卷目錄，案卷目錄應(yīng)包括案卷編號、案卷名稱、保管期限、起止日期、卷內(nèi)頁數(shù)等信息。4.案卷目錄應(yīng)打印或書寫清晰，一式三份，一份裝訂成冊，一份放在檔案庫房，一份作為電子文檔保存。（六）文件材料的裝盒1.歸檔的文件材料應(yīng)裝入檔案盒，檔案盒應(yīng)標(biāo)明案卷編號、案卷名稱、保管期限等信息。2.檔案盒應(yīng)按照案卷順序排列，存放在檔案庫房的貨架上。3.對于電子文件，應(yīng)存儲在光盤、硬盤等存儲介質(zhì)上，并標(biāo)明存儲介質(zhì)編號、文件名稱、日期等信息，存放在檔案庫房的存儲柜中。四、歸檔流程（一）文件材料的收集與整理1.各部門在工作活動中形成的文件材料，由部門指定專人負(fù)責(zé)收集，并按照歸檔要求進(jìn)行初步整理。2.初步整理后的文件材料，應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)移交至公司/組織檔案管理部門。（二）檔案管理部門的審核與整理1.檔案管理部門收到各部門移交的文件材料后，應(yīng)進(jìn)行審核，檢查文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對于不符合要求的文件材料，檔案管理部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.審核通過的文件材料，檔案管理部門應(yīng)按照歸檔要求進(jìn)行進(jìn)一步整理，包括分類、編目、裝訂、裝盒等。（三）檔案的存儲與保管1.整理后的檔案應(yīng)按照保管期限和分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲，存放在檔案庫房的貨架上或存儲柜中。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全和完整。3.對于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲在不同的存儲介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）檔案的查閱與利用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序?yàn)椴殚喨藛T提供檔案，并做好查閱記錄。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.公司/組織外部單位或個人因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信或個人有效身份證件，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。5.檔案管理部門應(yīng)按照國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定，嚴(yán)格控制檔案的查閱范圍，確保檔案信息的安全。五、保管期限（一）永久保管1.公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件材料。2.公司/組織年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等重要文件材料。3.公司/組織發(fā)布的各類規(guī)章制度、辦法、細(xì)則等具有長期指導(dǎo)作用的文件材料。4.公司/組織人事管理文件中涉及員工基本信息、重要崗位任職等具有長期保存價值的文件材料。5.公司/組織財(cái)務(wù)管理文件中涉及財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、審計(jì)報(bào)告等重要文件材料。6.公司/組織資產(chǎn)管理文件中涉及固定資產(chǎn)登記、清查、處置等重要文件材料。7.公司/組織安全管理文件中涉及安全制度、應(yīng)急預(yù)案等重要文件材料。8.公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌等相關(guān)材料。9.其他對公司/組織具有長期保存價值的文件材料。（二）定期保管1.定期保管期限分為30年和10年。2.公司/組織業(yè)務(wù)項(xiàng)目規(guī)劃、方案、報(bào)告等文件材料，保管期限為30年。3.業(yè)務(wù)項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件，如項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、成本核算報(bào)告等，保管期限為30年。4.業(yè)務(wù)項(xiàng)目相關(guān)的合同、協(xié)議、訂單等，保管期限為30年。5.業(yè)務(wù)項(xiàng)目客戶資料，如客戶基本信息、需求調(diào)研、反饋意見等，保管期限為30年。6.業(yè)務(wù)項(xiàng)目市場調(diào)研資料，如市場分析報(bào)告、競爭對手資料等，保管期限為30年。7.業(yè)務(wù)項(xiàng)目技術(shù)文檔，如設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)方案、工藝流程等，保管期限為30年。8.業(yè)務(wù)項(xiàng)目驗(yàn)收文件，如驗(yàn)收報(bào)告、驗(yàn)收證書等，保管期限為30年。9.公司/組織行政事務(wù)管理文件中涉及一般性事務(wù)的文件材料，保管期限為10年。10.公司/組織人事管理文件中涉及員工日?？己?、培訓(xùn)記錄等一般性文件材料，保管期限為10年。11.公司/組織財(cái)務(wù)管理文件中涉及會計(jì)憑證、賬簿等一般性文件材料，保管期限為30年。12.公司/組織資產(chǎn)管理文件中涉及設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、維修檔案等一般性文件材料，保管期限為10年。13.公司/組織安全管理文件中涉及安全檢查記錄等一般性文件材料，保管期限為10年。14.公司/組織參加各類活動的文件，如活動方案、照片、視頻等，保管期限為10年。15.員工個人重要工作成果材料，如發(fā)表的論文、著作、發(fā)明創(chuàng)造等，保管期限為30年。16.其他對公司/組織具有一定保存價值的文件材料，保管期限為10年或30年。六、鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組進(jìn)行。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.