PAGE行政后勤制度及流程規(guī)范一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司行政后勤工作流程，提高行政后勤服務(wù)質(zhì)量和效率，確保公司各項(xiàng)工作的順利開展，為公司的穩(wěn)定運(yùn)營(yíng)提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及與公司行政后勤工作相關(guān)的外部合作單位和個(gè)人。（三）基本原則1.合法性原則：行政后勤工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保公司運(yùn)營(yíng)活動(dòng)合法合規(guī)。2.服務(wù)性原則：以服務(wù)公司員工和業(yè)務(wù)發(fā)展為宗旨，提供高效、優(yōu)質(zhì)、便捷的行政后勤服務(wù)。3.規(guī)范化原則：建立健全各項(xiàng)行政后勤工作流程和標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。4.節(jié)約高效原則：合理配置資源，降低行政后勤成本，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)資源的最大化利用。二、行政辦公管理（一）辦公用品管理1.辦公用品采購根據(jù)公司各部門需求，每季度末由行政部門統(tǒng)一編制辦公用品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)列出辦公用品的名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。采購人員應(yīng)選擇具有良好信譽(yù)的供應(yīng)商進(jìn)行采購，確保所采購的辦公用品質(zhì)量合格、價(jià)格合理。采購過程中應(yīng)嚴(yán)格按照公司采購流程進(jìn)行，簽訂采購合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。2.辦公用品發(fā)放行政部門設(shè)立辦公用品倉庫，對(duì)采購回來的辦公用品進(jìn)行分類存放、登記造冊(cè)。員工領(lǐng)用辦公用品時(shí)，需填寫辦公用品領(lǐng)用申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到行政部門辦公用品倉庫領(lǐng)取。行政部門倉庫管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表上的物品名稱、規(guī)格、數(shù)量進(jìn)行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。3.辦公用品盤點(diǎn)每月末，行政部門應(yīng)對(duì)辦公用品倉庫進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)實(shí)際庫存數(shù)量與賬冊(cè)記錄是否一致。盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)編制辦公用品盤點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行分析總結(jié)。如發(fā)現(xiàn)賬實(shí)不符情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的處理措施。（二）文件管理1.文件分類與編號(hào)公司文件分為行政文件、業(yè)務(wù)文件、財(cái)務(wù)文件等類別。行政文件主要包括公司規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、通知等；業(yè)務(wù)文件主要涉及公司業(yè)務(wù)開展過程中的各類合同、協(xié)議、報(bào)告等；財(cái)務(wù)文件主要包括財(cái)務(wù)報(bào)表、預(yù)算計(jì)劃、審計(jì)報(bào)告等。對(duì)各類文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)管理，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于文件的識(shí)別、查詢和歸檔。編號(hào)格式為：[年份][文件類別代碼][流水號(hào)]，例如：2023XZ001，表示2023年行政類第1號(hào)文件。2.文件起草與審核文件起草由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)，起草人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、表述清晰。文件起草完成后，需提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，初審主要審核文件內(nèi)容是否符合公司政策和實(shí)際情況，格式是否規(guī)范等。重要文件或涉及多個(gè)部門的文件，在部門初審?fù)ㄟ^后，還需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，審核通過后方可正式印發(fā)。3.文件印發(fā)與存檔文件審核通過后，由行政部門負(fù)責(zé)按照規(guī)定的格式和份數(shù)進(jìn)行印發(fā)。印發(fā)過程中應(yīng)嚴(yán)格控制文件的發(fā)放范圍，確保文件只發(fā)放給相關(guān)人員。文件印發(fā)后，行政部門應(yīng)及時(shí)將文件原件及印發(fā)記錄進(jìn)行存檔。存檔文件應(yīng)按照類別和編號(hào)順序進(jìn)行排列，便于查詢和調(diào)閱。同時(shí)，應(yīng)建立電子文檔備份系統(tǒng)，對(duì)重要文件進(jìn)行電子存檔，確保文件的安全性和可追溯性。4.文件借閱與歸還公司員工因工作需要借閱文件時(shí)，需填寫文件借閱申請(qǐng)表，注明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到行政部門辦理借閱手續(xù)。行政部門文件管理人員應(yīng)按照申請(qǐng)表上的內(nèi)容進(jìn)行登記，并將文件提供給借閱人。借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的文件，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露文件內(nèi)容。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向行政部門提出申請(qǐng)。文件借閱人使用完畢后，應(yīng)按時(shí)歸還所借閱的文件。行政部門文件管理人員在收到歸還的文件后，應(yīng)進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，如發(fā)現(xiàn)文件有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（三）會(huì)議管理1.會(huì)議組織根據(jù)公司工作安排，由行政部門負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作。會(huì)議組織人員應(yīng)提前確定會(huì)議主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員等信息，并及時(shí)通知相關(guān)人員。對(duì)于重要會(huì)議，應(yīng)提前準(zhǔn)備會(huì)議資料，如會(huì)議議程、匯報(bào)材料、討論文件等。會(huì)議資料應(yīng)確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，能夠滿足會(huì)議討論和決策需要。2.會(huì)議記錄每次會(huì)議應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會(huì)議記錄。會(huì)議記錄人員應(yīng)如實(shí)記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議發(fā)言要點(diǎn)、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。會(huì)議記錄應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、完整，不得遺漏重要信息。會(huì)議記錄完成后，應(yīng)及時(shí)整理成會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議紀(jì)要應(yīng)突出會(huì)議重點(diǎn)和決議事項(xiàng)，明確責(zé)任人和完成時(shí)間。會(huì)議紀(jì)要經(jīng)會(huì)議主持人審核簽字后，印發(fā)給參會(huì)人員及相關(guān)部門。3.會(huì)議跟進(jìn)與落實(shí)行政部門負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議決議事項(xiàng)的執(zhí)行情況進(jìn)行跟進(jìn)和督促。定期檢查決議事項(xiàng)的完成進(jìn)度，及時(shí)向相關(guān)責(zé)任人了解執(zhí)行過程中遇到的問題，并協(xié)調(diào)解決。對(duì)于未能按時(shí)完成的決議事項(xiàng)，應(yīng)分析原因，提出改進(jìn)措施，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。確保會(huì)議決議事項(xiàng)能夠得到有效落實(shí)，推動(dòng)公司各項(xiàng)工作順利開展。三、后勤保障管理（一）辦公區(qū)域管理1.辦公環(huán)境維護(hù)行政部門負(fù)責(zé)定期對(duì)辦公區(qū)域進(jìn)行清潔衛(wèi)生打掃，包括地面、桌面、門窗、衛(wèi)生間等部位。保持辦公區(qū)域整潔、干凈、通風(fēng)良好。對(duì)辦公區(qū)域內(nèi)的水電設(shè)施、消防設(shè)施、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備存在故障或安全隱患，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)維修人員進(jìn)行維修處理。2.辦公設(shè)備管理公司為員工配備的辦公設(shè)備，如電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等，由行政部門統(tǒng)一登記管理。建立辦公設(shè)備臺(tái)賬，記錄設(shè)備的型號(hào)、配置情況、購置時(shí)間、使用部門等信息。員工應(yīng)妥善使用辦公設(shè)備，不得擅自拆卸、改裝設(shè)備。如設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告，由行政部門聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。維修費(fèi)用按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行報(bào)銷。對(duì)于因個(gè)人原因造成辦公設(shè)備損壞的，由責(zé)任人承擔(dān)相應(yīng)的維修費(fèi)用。3.辦公區(qū)域安全管理加強(qiáng)辦公區(qū)域的安全防范工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保辦公區(qū)域人員和財(cái)產(chǎn)安全。制定辦公區(qū)域安全管理制度，明確員工在安全方面的責(zé)任和義務(wù)。如嚴(yán)禁在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、使用明火，不得私拉亂接電線等。定期組織員工進(jìn)行安全培訓(xùn)和應(yīng)急演練，提高員工的安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。（二）車輛管理1.車輛調(diào)度與使用公司車輛由行政部門統(tǒng)一調(diào)度管理，根據(jù)工作需要合理安排車輛使用。員工因工作需要使用車輛時(shí)，需提前填寫車輛使用申請(qǐng)表，注明用車時(shí)間、地點(diǎn)、事由等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，提交行政部門車輛管理人員。車輛管理人員根據(jù)車輛使用申請(qǐng)表和車輛實(shí)際情況，進(jìn)行車輛調(diào)度安排。優(yōu)先保障公司重要公務(wù)活動(dòng)和緊急工作用車需求。對(duì)于多人同時(shí)申請(qǐng)用車的情況，應(yīng)根據(jù)工作緊急程度和用車需求進(jìn)行合理調(diào)配。2.車輛維修與保養(yǎng)行政部門負(fù)責(zé)建立車輛維修保養(yǎng)檔案，記錄車輛的維修保養(yǎng)情況。定期對(duì)車輛進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，按照車輛使用說明書的要求，及時(shí)更換機(jī)油、輪胎、剎車片等易損部件，確保車輛性能良好。車輛出現(xiàn)故障需要維修時(shí)，駕駛員應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。行政部門車輛管理人員根據(jù)車輛故障情況，聯(lián)系指定的維修廠家進(jìn)行維修。維修廠家應(yīng)提供正規(guī)的維修發(fā)票和維修清單，行政部門按照公司財(cái)務(wù)制度進(jìn)行審核報(bào)銷。3.車輛安全管理加強(qiáng)車輛安全管理，定期組織駕駛員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高駕駛員的安全意識(shí)和駕駛技能。駕駛員應(yīng)嚴(yán)格遵守交通法規(guī)，確保行車安全。要求駕駛員每日對(duì)車輛進(jìn)行安全檢查，包括車輛外觀、輪胎、剎車、燈光、儀表盤等部位，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。同時(shí)，做好車輛的日常清潔和保養(yǎng)工作，保持車輛整潔衛(wèi)生。行政部門應(yīng)定期對(duì)車輛進(jìn)行安全檢查和隱患排查，確保車輛安全性能符合要求。對(duì)于存在安全隱患的車輛，應(yīng)及時(shí)安排維修整改，嚴(yán)禁車輛帶“病”上路。（三）餐飲管理1.餐廳運(yùn)營(yíng)管理公司餐廳由行政部門負(fù)責(zé)運(yùn)營(yíng)管理，確保餐廳為員工提供安全、衛(wèi)生、營(yíng)養(yǎng)的餐飲服務(wù)。制定餐廳管理制度，規(guī)范餐廳工作人員的工作流程和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。餐廳工作人員應(yīng)持健康證上崗，嚴(yán)格遵守食品衛(wèi)生安全規(guī)定，做好餐廳的清潔消毒工作。2.餐飲供應(yīng)與質(zhì)量控制根據(jù)公司員工就餐需求，合理安排餐飲供應(yīng)。早餐提供多種選擇，如面包、牛奶、粥、雞蛋等；午餐和晚餐應(yīng)保證菜品豐富多樣，營(yíng)養(yǎng)均衡，包括主食、肉類、蔬菜、湯品等。加強(qiáng)對(duì)餐飲質(zhì)量的控制，定期對(duì)餐廳食材供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和篩選，確保食材新鮮、安全、無污染。建立食材驗(yàn)收制度，對(duì)采購回來的食材進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)，不符合質(zhì)量要求的食材不得進(jìn)入餐廳使用。定期收集員工對(duì)餐飲質(zhì)量的反饋意見，根據(jù)反饋意見及時(shí)調(diào)整菜品口味和種類，不斷提高餐飲服務(wù)質(zhì)量，滿足員工的就餐需求。3.餐廳費(fèi)用管理餐廳運(yùn)營(yíng)費(fèi)用由行政部門負(fù)責(zé)核算和管理，包括食材采購費(fèi)用、人員工資、水電費(fèi)、設(shè)備維護(hù)費(fèi)等。行政部門應(yīng)建立餐廳費(fèi)用臺(tái)賬，詳細(xì)記錄各項(xiàng)費(fèi)用支出情況。嚴(yán)格控制餐廳費(fèi)用支出，定期對(duì)餐廳費(fèi)用進(jìn)行分析和評(píng)估，采取有效措施降低成本。如優(yōu)化食材采購渠道，合理控制食材庫存，提高食材利用率等。同時(shí)，確保餐廳費(fèi)用支出符合公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定，做到賬目清晰、支出合理。四、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司