PAGE建筑公司文件制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司文件管理，確保文件的規(guī)范、準(zhǔn)確、及時流轉(zhuǎn)，提高公司運營效率，保障公司各項工作的順利開展，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各項目部以及所有與公司有業(yè)務(wù)往來的相關(guān)單位和個人。（三）文件管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司文件管理工作由綜合管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)，確保文件管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.分級負(fù)責(zé)原則：各部門、各項目部負(fù)責(zé)人為本部門文件管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門文件的收集、整理、保管和傳遞。3.及時準(zhǔn)確原則：文件的起草、審核、發(fā)布、傳遞等環(huán)節(jié)應(yīng)確保及時、準(zhǔn)確，避免延誤和錯誤。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件的安全和保密。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類通知、決定、通報、報告、請示、批復(fù)等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及工程建設(shè)、技術(shù)管理、質(zhì)量安全、市場營銷、財務(wù)管理等業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件。3.合同文件：公司簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。4.技術(shù)文件：工程設(shè)計圖紙、施工方案、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范等。5.資料文件：公司內(nèi)部資料、行業(yè)資料、參考資料等。（二）文件編號1.行政文件編號：[公司簡稱]XZ[年份][序號]“公司簡稱”為公司名稱的縮寫；“XZ”表示行政文件；“年份”為文件發(fā)布的年份，用四位數(shù)字表示；“序號”為文件的流水號，從001開始依次編排。2.業(yè)務(wù)文件編號：[公司簡稱]YW[業(yè)務(wù)領(lǐng)域代碼][年份][序號]“業(yè)務(wù)領(lǐng)域代碼”根據(jù)公司業(yè)務(wù)部門設(shè)置確定，如工程建設(shè)為GC，技術(shù)管理為JS等；其他部分含義同行政文件編號。3.合同文件編號：[公司簡稱]HT[年份][序號]含義同行政文件編號，但“HT”表示合同文件。4.技術(shù)文件編號：[公司簡稱]JS[專業(yè)代碼][年份][序號]“專業(yè)代碼”根據(jù)工程專業(yè)類別確定，如建筑工程為JZ，市政工程為SZ等；其他部分含義同行政文件編號。5.資料文件編號：[公司簡稱]ZL[年份][序號]含義同行政文件編號，但“ZL”表示資料文件。三、文件起草與審核（一）文件起草1.文件起草應(yīng)根據(jù)工作需要，由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)。起草人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、邏輯清晰，符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.文件應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，避免使用模糊、歧義或生僻的詞匯。標(biāo)題應(yīng)簡潔明了，概括文件主要內(nèi)容。3.涉及多個部門的文件，起草部門應(yīng)主動與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，征求意見，確保文件內(nèi)容的一致性和可操作性。（二）文件審核1.一般性文件由部門負(fù)責(zé)人審核，審核重點包括文件內(nèi)容是否符合公司政策、工作要求，格式是否規(guī)范等。2.重要文件、涉及公司重大決策或業(yè)務(wù)事項的文件，需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，必要時提交總經(jīng)理辦公會或董事會審議。審核內(nèi)容包括文件的合法性、合規(guī)性、合理性、可行性等。3.文件審核人應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，對審核意見負(fù)責(zé)。審核通過的文件，審核人應(yīng)簽署明確意見并簽字確認(rèn)；審核不通過的文件，應(yīng)提出修改意見，退回起草部門重新起草。四、文件發(fā)布與存檔（一）文件發(fā)布1.經(jīng)審核通過的文件，由綜合管理部統(tǒng)一編號、排版，并根據(jù)文件性質(zhì)和發(fā)布范圍進(jìn)行發(fā)布。2.行政文件、重要業(yè)務(wù)文件等以公司正式文件形式發(fā)布，通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)文件等方式傳達(dá)給相關(guān)部門和人員。3.一般性業(yè)務(wù)文件可在部門內(nèi)部發(fā)布，通過部門會議、工作群等方式傳達(dá)，但應(yīng)確保相關(guān)人員知曉。4.文件發(fā)布后，綜合管理部應(yīng)及時記錄文件的發(fā)布時間、發(fā)布范圍、接收人員等信息。（二）文件存檔1.文件發(fā)布后，起草部門應(yīng)及時將文件的紙質(zhì)版和電子版提交給綜合管理部存檔。2.綜合管理部應(yīng)按照文件分類和編號順序，對文件進(jìn)行整理、裝訂，建立文件檔案。檔案應(yīng)包括文件的原件、復(fù)印件、審批表、簽收回執(zhí)等相關(guān)資料。3.文件檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜或電子存儲設(shè)備中，并做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。4.定期對文件檔案進(jìn)行清查和盤點，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。對過期或不再使用的文件，應(yīng)按照公司檔案管理制度進(jìn)行銷毀。五、文件傳遞與簽收（一）文件傳遞1.文件傳遞應(yīng)遵循及時、準(zhǔn)確、安全的原則，確保文件能夠及時送達(dá)收件人手中。2.內(nèi)部文件傳遞主要通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)文件等方式進(jìn)行。重要文件或緊急文件應(yīng)優(yōu)先采用紙質(zhì)文件傳遞，并要求收件人簽字確認(rèn)。3.與外部單位的文件傳遞應(yīng)根據(jù)文件性質(zhì)和對方要求，選擇合適的方式，如郵寄、專人送達(dá)、電子郵件等。傳遞過程中應(yīng)做好記錄，確保文件的可追溯性。（二）文件簽收1.收件人收到文件后，應(yīng)及時進(jìn)行簽收。簽收方式包括在紙質(zhì)文件上簽字、在辦公系統(tǒng)中確認(rèn)接收等。2.對于重要文件或緊急文件，收件人應(yīng)在簽收后立即進(jìn)行處理，并將處理結(jié)果及時反饋給發(fā)文部門。3.如收件人發(fā)現(xiàn)文件存在問題或疑問，應(yīng)及時與發(fā)文部門溝通聯(lián)系，核實情況。六、文件借閱與查閱（一）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部辦理借閱手續(xù)。2.綜合管理部應(yīng)根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的文件，并做好借閱登記。借閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、涂改、損毀文件。如因保管不善造成文件丟失或損壞的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（二）文件查閱1.公司員工因工作需要查閱文件的，可直接到綜合管理部查閱。查閱時應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂寫、標(biāo)記、折疊等。2.外部單位人員查閱公司文件，需提前與公司相關(guān)部門聯(lián)系，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱內(nèi)容僅限于經(jīng)批準(zhǔn)的范圍，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照等。七、文件保密與銷毀（一）文件保密1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息等重要文件予以保密。2.對于機密文件，應(yīng)采取加密存儲、專人保管、限制訪問等措施，確保文件的安全。3.在文件起草、審核、發(fā)布、傳遞、存檔等過程中，應(yīng)明確保密責(zé)任，防止文件泄露。如發(fā)現(xiàn)文件泄露情況，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）文件銷毀1.對于過期、失效、不再使用或已完成歷史使命的文件，應(yīng)按照公司檔案管理制度進(jìn)行銷毀。2.文件銷毀前，綜合管理部應(yīng)填寫《文件銷毀申請表》，注明擬銷毀文件的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3