PAGE會計(jì)檔案管理規(guī)范制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會計(jì)檔案管理，保證會計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)會計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本規(guī)范制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)的會計(jì)檔案管理工作。（三）定義1.會計(jì)檔案：是指公司在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。2.會計(jì)檔案管理：是指對會計(jì)檔案的收集、整理、保管、鑒定、銷毀等一系列工作的總稱。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司總部負(fù)責(zé)制定統(tǒng)一的會計(jì)檔案管理制度，各分支機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本單位會計(jì)檔案的具體管理工作，并接受公司總部的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.依法管理原則。嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保會計(jì)檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則。采取有效措施保證會計(jì)檔案的安全，防止會計(jì)檔案被篡改、損毀、丟失，同時嚴(yán)格控制會計(jì)檔案的查閱和使用，確保信息不泄露。4.便于利用原則。在保證會計(jì)檔案安全和保密的前提下，充分考慮公司內(nèi)部各部門對會計(jì)檔案的利用需求，提高會計(jì)檔案的利用效率。二、會計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報銷單、借款單等。2.記賬憑證，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的內(nèi)容加以分類，并據(jù)以確定會計(jì)分錄后所填制的會計(jì)憑證。（二）會計(jì)賬簿1.總賬，按照總分類賬戶分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)分類賬戶分類登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的賬簿。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時間先后順序逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺賬等。（三）財務(wù)會計(jì)報告1.月度、季度、年度財務(wù)報表及其附注，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.財務(wù)情況說明書，對公司一定會計(jì)期間內(nèi)財務(wù)、成本等情況進(jìn)行分析總結(jié)的書面文字報告。（四）其他會計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表。2.銀行對賬單。3.納稅申報表。4.會計(jì)檔案移交清冊。5.會計(jì)檔案保管清冊。6.會計(jì)檔案銷毀清冊。7.其他具有保存價值的會計(jì)資料，如會計(jì)電算化數(shù)據(jù)備份、財務(wù)軟件升級記錄等。三、會計(jì)檔案的收集與整理（一）收集要求1.各會計(jì)崗位人員應(yīng)按照會計(jì)核算工作流程，及時將辦理完畢的會計(jì)資料整理齊全，定期移交本單位檔案管理部門或?qū)Ｈ恕?.對于從外部取得的會計(jì)資料，如發(fā)票、銀行對賬單等，應(yīng)確保其真實(shí)性、完整性和合法性，并按照規(guī)定進(jìn)行簽收和登記。（二）整理方法1.會計(jì)憑證的整理按照記賬憑證的編號順序，將原始憑證附在相應(yīng)記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。對原始憑證進(jìn)行分類整理，如將發(fā)票按照業(yè)務(wù)類型、時間順序排列，將收據(jù)、報銷單等分別歸類。對于紙張規(guī)格不一致的原始憑證，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼，使其規(guī)格統(tǒng)一，并在粘貼處加蓋經(jīng)辦人印章。2.會計(jì)賬簿的整理拆除賬簿的封皮、封底，將賬頁逐張分開，檢查賬頁是否有破損、缺頁等情況。按照賬簿啟用時間順序，對賬頁進(jìn)行編號，并在每本賬簿首頁附上“賬簿啟用表”，注明賬簿名稱、啟用日期、記賬人員和會計(jì)主管人員姓名等信息。將整理好的賬頁重新裝訂成冊，在裝訂處加蓋騎縫章。3.財務(wù)會計(jì)報告的整理按照月度、季度、年度順序，將財務(wù)報表及其附注、財務(wù)情況說明書等資料依次排列。在每份財務(wù)報告首頁附上“財務(wù)報告封面”，注明公司名稱、報告所屬期間、編制單位、單位負(fù)責(zé)人、主管會計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會計(jì)主管人員）簽名并蓋章等信息。將整理好的財務(wù)報告裝訂成冊，一式多份，分別保存于不同部門或按照規(guī)定進(jìn)行歸檔。4.其他會計(jì)資料的整理銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等應(yīng)按照時間順序整理，并與相關(guān)會計(jì)憑證、賬簿進(jìn)行核對，確保數(shù)據(jù)一致。納稅申報表應(yīng)按照稅種、申報期間進(jìn)行分類整理，并與相關(guān)會計(jì)資料進(jìn)行核對。會計(jì)檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等應(yīng)按照規(guī)定格式填寫，內(nèi)容完整、準(zhǔn)確。（三）整理標(biāo)識1.在整理好的會計(jì)檔案上應(yīng)加蓋整理人員印章，并注明整理日期。2.對于經(jīng)過整理后需要重新編號的會計(jì)檔案，應(yīng)編制新的編號，并在相應(yīng)位置注明原編號和新編號。四、會計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會計(jì)憑證保管期限為30年。2.會計(jì)賬簿保管期限為30年。3.財務(wù)會計(jì)報告中，月度、季度財務(wù)報表保管期限為10年，年度財務(wù)會計(jì)報告永久保管。4.其他會計(jì)資料中，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，會計(jì)檔案移交清冊保管期限為30年，會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊永久保管。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的會計(jì)檔案保管庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.會計(jì)檔案保管庫房應(yīng)配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器等。3.電子會計(jì)檔案應(yīng)存儲在磁性介質(zhì)或光盤等存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）保管要求1.會計(jì)檔案應(yīng)分類存放，按照會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財務(wù)會計(jì)報告、其他會計(jì)資料的順序排列，并在檔案柜或貨架上標(biāo)明類別、年度、月份等信息，便于查找和管理。2.對于電子會計(jì)檔案，應(yīng)建立電子檔案目錄，注明檔案名稱、存儲位置、保管期限等信息，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的可讀性和完整性。3.會計(jì)檔案管理人員應(yīng)定期對會計(jì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等是否與保管清冊一致，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告并處理。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入會計(jì)檔案保管庫房，確需查閱或使用會計(jì)檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。五、會計(jì)檔案的查閱與復(fù)制（一）查閱范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱會計(jì)檔案的，應(yīng)經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.外部單位因?qū)徲?jì)、稅務(wù)檢查等工作需要查閱公司會計(jì)檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司財務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫“會計(jì)檔案查閱申請表”，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并簽字確認(rèn)。2.“會計(jì)檔案查閱申請表”經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱人到會計(jì)檔案保管庫房進(jìn)行查閱。3.查閱人只能在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱會計(jì)檔案，不得擅自將會計(jì)檔案帶出庫房或進(jìn)行拍照、復(fù)印、抄錄等行為。如需復(fù)制會計(jì)檔案，應(yīng)另行辦理審批手續(xù)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。（三）復(fù)制要求1.復(fù)制會計(jì)檔案應(yīng)使用質(zhì)量良好的紙張和設(shè)備，確保復(fù)制件清晰、完整。2.復(fù)制件應(yīng)加蓋公司檔案管理部門印章，并注明“此件與原件一致，僅供[查閱用途]使用”字樣。3.檔案管理人員應(yīng)對復(fù)制會計(jì)檔案的情況進(jìn)行登記，注明復(fù)制日期、復(fù)制內(nèi)容、查閱人等信息。六、會計(jì)檔案的移交與交接（一）移交1.公司內(nèi)部各分支機(jī)構(gòu)應(yīng)定期將本單位的會計(jì)檔案移交至公司總部檔案管理部門。移交時，應(yīng)編制“會計(jì)檔案移交清冊”，詳細(xì)列明移交的會計(jì)檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。2.“會計(jì)檔案移交清冊”一式三份，交接雙方各執(zhí)一份，存檔一份。交接雙方應(yīng)在“會計(jì)檔案移交清冊”上簽字確認(rèn)，注明移交日期。（二）交接1.會計(jì)檔案管理人員因工作調(diào)動、離職等原因需要辦理交接手續(xù)的，應(yīng)在公司財務(wù)負(fù)責(zé)人的監(jiān)督下，與接管人員辦理交接手續(xù)。2.交接時，應(yīng)編制“會計(jì)檔案交接清單”，詳細(xì)列明交接的會計(jì)檔案名稱、數(shù)量、保管期限、存放位置等信息，并對會計(jì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行核對。3.交接雙方應(yīng)在“會計(jì)檔案交接清單”上簽字確認(rèn)，注明交接日期。交接過程中發(fā)現(xiàn)問題的，應(yīng)由原會計(jì)檔案管理人員負(fù)責(zé)處理，處理完畢后再辦理交接手續(xù)。七、會計(jì)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.公司應(yīng)定期對已到保管期限的會計(jì)檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由公司財務(wù)部門牽頭，并會同檔案管理部門、審計(jì)部門等組成鑒定小組進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和公司會計(jì)檔案管理規(guī)定，對會計(jì)檔案的保管期限、保管價值等進(jìn)行全面審查和評估，提出鑒定意見。3.對于仍有保存價值的會計(jì)檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并繼續(xù)保管；對于確無保存價值的會計(jì)檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定可以銷毀的會計(jì)檔案，應(yīng)編制“會計(jì)檔案銷毀清冊”，詳細(xì)列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.“會計(jì)檔案銷毀清冊”一式三份，公司財務(wù)部門、檔案管理部門、審計(jì)部門各執(zhí)一份。3.銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)由公司