PAGE企業(yè)文件管理制度規(guī)范一、總則（一）目的為加強公司文件管理，確保文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，提高工作效率，促進公司各項工作的順利開展，特制定本制度規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構(gòu)及全體員工在工作中形成、使用、傳遞和保管的各類文件。（三）文件管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件管理工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由行政部門負責(zé)歸口管理，確保文件管理的一致性和規(guī)范性。2.分級負責(zé)原則：各部門負責(zé)人為本部門文件管理的第一責(zé)任人，負責(zé)本部門文件的收集、整理、保管和利用等工作，并指定專人負責(zé)具體文件管理事務(wù)。3.及時準(zhǔn)確原則：文件的形成、處理和傳遞應(yīng)及時、準(zhǔn)確，確保文件內(nèi)容真實、有效，能夠反映公司工作實際情況。4.安全保密原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度，確保文件的安全和保密，防止文件泄露、丟失和損壞。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)等行政公文；公司內(nèi)部的會議紀(jì)要、工作簡報、大事記等。2.業(yè)務(wù)文件：涉及公司業(yè)務(wù)經(jīng)營活動的各類文件，如合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報表、市場調(diào)研報告、項目方案、技術(shù)文件等。3.人事文件：有關(guān)公司人力資源管理的文件，包括員工檔案、招聘錄用文件、培訓(xùn)文件、績效考核文件、薪酬福利文件等。4.財務(wù)文件：公司財務(wù)管理方面的文件，如預(yù)算報告、財務(wù)報表、審計報告、稅務(wù)文件等。5.其他文件：不屬于上述分類的其他各類文件，如宣傳資料、客戶資料、榮譽證書等。（二）文件編號1.文件編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，確保每個文件都有唯一的編號標(biāo)識，便于文件的識別、查詢和管理。2.編號規(guī)則：行政文件編號：[公司簡稱]XZ[年份][流水號]“公司簡稱”為公司名稱的縮寫；“XZ”表示行政文件類別；“年份”為文件形成年份的后兩位數(shù)字；“流水號”為該年份內(nèi)行政文件的順序編號。業(yè)務(wù)文件編號：[公司簡稱]YW[業(yè)務(wù)板塊代碼][年份][流水號]“公司簡稱”為公司名稱的縮寫；“YW”表示業(yè)務(wù)文件類別；“業(yè)務(wù)板塊代碼”根據(jù)公司業(yè)務(wù)板塊劃分設(shè)定相應(yīng)代碼；“年份”為文件形成年份的后兩位數(shù)字；“流水號”為該年份內(nèi)業(yè)務(wù)文件的順序編號。人事文件編號：[公司簡稱]RS[年份][流水號]“公司簡稱”為公司名稱的縮寫；“RS”表示人事文件類別；“年份”為文件形成年份的后兩位數(shù)字；“流水號”為該年份內(nèi)人事文件的順序編號。財務(wù)文件編號：[公司簡稱]CW[年份][流水號]“公司簡稱”為公司名稱的縮寫；“CW”表示財務(wù)文件類別；“年份”為文件形成年份的后兩位數(shù)字；“流水號”為該年份內(nèi)財務(wù)文件的順序編號。其他文件編號：[公司簡稱]QT[年份][流水號]“公司簡稱”為公司名稱的縮寫；“QT”表示其他文件類別；“年份”為文件形成年份的后兩位數(shù)字；“流水號”為該年份內(nèi)其他文件的順序編號。三、文件形成與起草（一）文件形成要求1.文件的形成應(yīng)根據(jù)公司實際工作需要，遵循相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保文件內(nèi)容合法、合規(guī)、合理。2.文件起草應(yīng)主題明確、邏輯清晰、語言簡潔、格式規(guī)范，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或矛盾的表述。（二）起草職責(zé)1.行政文件：由行政部門或相關(guān)職能部門負責(zé)起草，涉及多個部門的文件，由牽頭部門組織相關(guān)部門共同起草。2.業(yè)務(wù)文件：根據(jù)業(yè)務(wù)內(nèi)容由相應(yīng)業(yè)務(wù)部門負責(zé)起草，專業(yè)性較強的文件可邀請專業(yè)人員參與起草。3.人事文件：由人力資源部門負責(zé)起草。4.財務(wù)文件：由財務(wù)部門負責(zé)起草。5.其他文件：根據(jù)文件性質(zhì)由相關(guān)責(zé)任部門或人員負責(zé)起草。（三）起草流程1.明確文件起草目的、范圍和主要內(nèi)容，收集相關(guān)資料和信息。2.進行文件初稿撰寫，內(nèi)容應(yīng)包括標(biāo)題、正文、附件（如有）等部分。3.初稿完成后，起草人應(yīng)進行自我審核，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范。4.將初稿提交部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，提出修改意見，并對文件的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性負責(zé)。四、文件審核與審批（一）審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門或人員進行審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性、完整性、邏輯性和格式規(guī)范性等方面。2.審核人應(yīng)認(rèn)真閱讀文件內(nèi)容，對存在的問題提出明確的修改意見，并簽字確認(rèn)審核結(jié)果。3.對于涉及重要事項、重大決策或與多個部門相關(guān)的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，充分征求各方面意見，確保文件的科學(xué)性和可行性。（二）審批1.經(jīng)審核通過的文件，應(yīng)按照公司審批流程提交審批。審批人應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和職責(zé)權(quán)限，對文件進行全面審查，做出批準(zhǔn)、不批準(zhǔn)或修改后批準(zhǔn)的決定。2.一般文件由部門負責(zé)人審批；涉及公司重大決策、重要事項或需公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文件，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.文件審批通過后，審批人應(yīng)簽字確認(rèn)，并注明審批意見和日期。五、文件印發(fā)與發(fā)放（一）文件印發(fā)1.文件經(jīng)審批通過后，由行政部門負責(zé)按照規(guī)定格式進行排版、印制。2.印制文件應(yīng)確保字跡清晰、紙張質(zhì)量良好、格式規(guī)范統(tǒng)一，符合存檔和使用要求。3.文件印制數(shù)量應(yīng)根據(jù)實際需要合理確定，避免浪費。印制完成后，行政部門應(yīng)及時對文件進行清點、登記，并妥善保管。（二）文件發(fā)放1.行政文件：由行政部門負責(zé)發(fā)放至相關(guān)部門和人員，并做好發(fā)放記錄。發(fā)放記錄應(yīng)包括文件名稱、編號、發(fā)放日期、發(fā)放部門或人員等信息。2.業(yè)務(wù)文件：由業(yè)務(wù)部門按照業(yè)務(wù)流程和工作需要發(fā)放至相關(guān)部門、分支機構(gòu)或客戶，并做好發(fā)放登記。3.人事文件：由人力資源部門根據(jù)工作安排發(fā)放至相關(guān)部門和人員，并做好發(fā)放記錄。4.財務(wù)文件：由財務(wù)部門按照財務(wù)管理規(guī)定發(fā)放至相關(guān)部門和人員，并做好發(fā)放記錄。5.其他文件：根據(jù)文件性質(zhì)由相關(guān)責(zé)任部門負責(zé)發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。六、文件簽收與登記（一）文件簽收1.文件接收部門或人員收到文件后，應(yīng)及時進行簽收。簽收人應(yīng)在文件發(fā)放記錄上簽字確認(rèn)，注明簽收日期。2.對于重要文件或緊急文件，簽收人應(yīng)優(yōu)先處理，并及時向部門負責(zé)人匯報。（二）文件登記1.各部門應(yīng)建立本部門文件登記臺賬，對收到的文件進行詳細登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、編號、來源、日期、發(fā)放部門或人員、簽收人等信息。2.文件登記應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、完整，確保文件流轉(zhuǎn)過程清晰可查。七、文件傳閱與處理（一）文件傳閱1.對于需要多個部門或人員傳閱的文件，行政部門應(yīng)按照規(guī)定的傳閱范圍和順序進行傳閱，并做好傳閱記錄。2.傳閱記錄應(yīng)包括文件名稱、編號、傳閱日期、傳閱部門或人員、傳閱意見等信息。傳閱人應(yīng)在傳閱記錄上簽字，注明傳閱意見和日期。3.傳閱過程中，傳閱人應(yīng)及時閱讀文件內(nèi)容，并根據(jù)工作需要提出處理意見或建議。如遇文件內(nèi)容涉及重要事項或需要緊急處理的問題，應(yīng)及時向部門負責(zé)人匯報。（二）文件處理1.文件傳閱結(jié)束后，相關(guān)部門或人員應(yīng)根據(jù)文件要求和領(lǐng)導(dǎo)批示及時進行處理。處理結(jié)果應(yīng)及時反饋給行政部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。2.對于需要辦理的文件，承辦部門應(yīng)明確辦理責(zé)任人，制定辦理計劃，確保文件得到及時、有效的處理。辦理過程中，承辦人應(yīng)做好相關(guān)記錄，包括辦理步驟、時間節(jié)點、處理結(jié)果等信息。3.文件處理完成后，承辦部門應(yīng)將處理結(jié)果形成書面報告或文件，按照規(guī)定流程提交審核和審批，并將相關(guān)文件資料整理歸檔。八、文件歸檔與保管（一）文件歸檔1.文件處理完畢后，承辦部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定及時將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，能夠反映文件形成過程和處理結(jié)果。2.歸檔文件應(yīng)按照文件分類和編號順序進行排列，編制歸檔目錄，注明文件名稱、編號、日期、來源等信息，便于查找和利用。3.對于電子文件，應(yīng)按照電子檔案管理要求進行分類存儲，確保電子文件的可讀性和可追溯性。同時，應(yīng)建立電子文件備份制度，防止電子文件丟失或損壞。（二）文件保管1.公司設(shè)立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，確保文件的安全保管。檔案室內(nèi)應(yīng)保持整潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜。2.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中存在的問題，如文件損壞、霉變、丟失等。3.嚴(yán)格遵守檔案查閱和借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自進入檔案室查閱或借閱檔案。檔案查閱和借閱應(yīng)進行登記，注明查閱或借閱人姓名、部門、日期、查閱或借閱文件名稱及編號等信息。查閱或借閱結(jié)束后，應(yīng)及時歸還檔案，并確保檔案的完整性和保密性。九、文件查閱與借閱（一）文件查閱1.公司員工因工作需要查閱文件，應(yīng)填寫《文件查閱申請表》，注明查閱文件名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到行政部門或檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表提供相應(yīng)文件，并在現(xiàn)場監(jiān)督查閱過程，確保文件安全。查閱人不得擅自將文件帶出檔案室或進行復(fù)制、拍照等操作（特殊情況需經(jīng)批準(zhǔn)）。3.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)在《文件查閱登記表》上簽字確認(rèn)，歸還所查閱文件。（二）文件借閱1.因工作需要借閱文件的，應(yīng)填寫《文件借閱申請表》，詳細說明借閱文件名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門負責(zé)人審核，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱人應(yīng)按照批準(zhǔn)的借閱期限及時歸還文件，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理部門應(yīng)及時催還，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)處理。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱文件，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自更改、涂抹、污損文件內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)文件損壞或丟失，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。十、文件保密與銷毀（一）文件保密1.公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)信息、人事信息等重要文件進行保密。2.在文件形成、處理、傳遞、保管和使用過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止文件泄露。如對文件進行加密存儲、限制訪問權(quán)限、在涉密場所處理文件等。3.嚴(yán)禁在非工作場合談?wù)撋婕肮緳C密的文件內(nèi)容，嚴(yán)禁將涉密文件帶出公司或在未經(jīng)授權(quán)的情況下向外部人員透露。（二）文件銷毀1.對于已失去保存價值或需銷毀的文件，由檔案管理部門定期進行清理和鑒定，并編制《文件銷毀清單》。2.《文件銷毀清單》應(yīng)包括文件名稱、編號、日期、來源、銷毀原因等信