企業(yè)內(nèi)部會(huì)議管理制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)公司法》《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》等國(guó)家法律法規(guī)，以及集團(tuán)母公司關(guān)于全面加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控、提升治理效能的相關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際運(yùn)營(yíng)需求，為規(guī)范內(nèi)部會(huì)議管理、防控決策風(fēng)險(xiǎn)、提升管理效率而制定。同時(shí)，為適應(yīng)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境變化、完善內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)、夯實(shí)合規(guī)管理基礎(chǔ)，特明確會(huì)議管理的政策依據(jù)與實(shí)施路徑，確保各項(xiàng)管理要求落到實(shí)處。第二條本制度適用于公司各部門(mén)、下屬單位及全體員工。公司各層級(jí)會(huì)議，包括但不限于董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)、部門(mén)專題會(huì)議、項(xiàng)目評(píng)審會(huì)、員工代表大會(huì)等，均須遵循本制度執(zhí)行。凡涉及公司戰(zhàn)略決策、重大資產(chǎn)處置、核心業(yè)務(wù)調(diào)整、風(fēng)險(xiǎn)管控等會(huì)議，必須嚴(yán)格履行審批程序，確保決策科學(xué)、流程合規(guī)。第三條本制度涉及的核心術(shù)語(yǔ)定義如下：（一）“專項(xiàng)管理”是指公司針對(duì)特定領(lǐng)域（如風(fēng)險(xiǎn)防控、合規(guī)運(yùn)營(yíng)）制定的管理制度、操作流程及監(jiān)督機(jī)制，旨在通過(guò)系統(tǒng)性管控手段，實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)最小化、效益最大化。（二）“專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)”是指公司在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中可能面臨的系統(tǒng)性、區(qū)域性或特定環(huán)節(jié)的潛在損失，包括但不限于決策失誤風(fēng)險(xiǎn)、操作違規(guī)風(fēng)險(xiǎn)、信息安全風(fēng)險(xiǎn)、市場(chǎng)波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)等。（三）“合規(guī)”是指公司所有經(jīng)營(yíng)活動(dòng)、決策行為及員工履職必須符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及內(nèi)部管理制度要求，確保合法合規(guī)經(jīng)營(yíng)。第四條專項(xiàng)管理應(yīng)遵循以下核心原則：（一）“全面覆蓋”原則：確保所有會(huì)議類型、層級(jí)及環(huán)節(jié)納入管理制度范疇，不留管理空白。（二）“責(zé)任到人”原則：明確會(huì)議組織、參與、決策各環(huán)節(jié)責(zé)任主體，實(shí)現(xiàn)權(quán)責(zé)清晰、可追溯。（三）“風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向”原則：聚焦重大風(fēng)險(xiǎn)領(lǐng)域，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別與管控，提升決策前瞻性。（四）“持續(xù)改進(jìn)”原則：根據(jù)內(nèi)外部環(huán)境變化，定期評(píng)估并優(yōu)化會(huì)議管理機(jī)制，提升制度適應(yīng)性。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，承擔(dān)全面領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任；分管領(lǐng)導(dǎo)作為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度落實(shí)及監(jiān)督考核。公司應(yīng)建立會(huì)議管理決策機(jī)制，重大會(huì)議議題須經(jīng)主要負(fù)責(zé)人審批，確保決策科學(xué)性。第六條設(shè)立專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，由公司主要負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，分管領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任副組長(zhǎng)，各部門(mén)負(fù)責(zé)人及下屬單位代表為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)會(huì)議管理、決策審批、監(jiān)督評(píng)價(jià)，并定期召開(kāi)工作會(huì)議，研究解決管理難題。第七條專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，掛靠公司綜合管理部（或指定牽頭部門(mén)），具體職能包括：（一）統(tǒng)籌專項(xiàng)管理制度建設(shè)，組織修訂完善會(huì)議管理流程；（二）協(xié)調(diào)跨部門(mén)會(huì)議議題，確保決策效率與質(zhì)量；（三）監(jiān)督會(huì)議執(zhí)行情況，定期通報(bào)管理成效；（四）開(kāi)展培訓(xùn)宣貫，提升全員會(huì)議管理意識(shí)。第八條牽頭部門(mén)（綜合管理部）職責(zé)：（一）制定會(huì)議管理制度及操作細(xì)則，推動(dòng)制度落地；（二）組織專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，識(shí)別會(huì)議管理中的薄弱環(huán)節(jié)；（三）監(jiān)督考核各部門(mén)會(huì)議管理執(zhí)行情況，提出改進(jìn)建議；（四）建立會(huì)議管理臺(tái)賬，實(shí)行動(dòng)態(tài)跟蹤。第九條專責(zé)部門(mén)職責(zé)：（一）財(cái)務(wù)部：審核會(huì)議預(yù)算、資金審批權(quán)限及稅務(wù)合規(guī)性；（二）法務(wù)部：審查會(huì)議決議的合法性，提供合規(guī)支持；（三）信息中心：保障會(huì)議系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，防范信息安全風(fēng)險(xiǎn)；（四）人力資源部：組織員工培訓(xùn)，提升會(huì)議管理能力。第十條業(yè)務(wù)部門(mén)/下屬單位職責(zé)：（一）落實(shí)會(huì)議管理要求，確保本領(lǐng)域會(huì)議合規(guī)開(kāi)展；（二）開(kāi)展日常風(fēng)險(xiǎn)防控，及時(shí)上報(bào)異常情況；（三）配合領(lǐng)導(dǎo)小組監(jiān)督考核，參與制度優(yōu)化。第十一條基層執(zhí)行崗責(zé)任：（一）簽署崗位合規(guī)承諾，嚴(yán)格執(zhí)行會(huì)議操作規(guī)范；（二）主動(dòng)識(shí)別并上報(bào)風(fēng)險(xiǎn)事件，如會(huì)議資料泄露、決策程序缺失等；（三）參與培訓(xùn)考核，達(dá)到崗位合規(guī)要求。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條會(huì)議分類管理：（一）戰(zhàn)略類會(huì)議：包括董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)，須由公司主要負(fù)責(zé)人主持，確保決策與公司戰(zhàn)略一致；（二）經(jīng)營(yíng)類會(huì)議：包括總經(jīng)理辦公會(huì)，聚焦季度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)管控等，須有法務(wù)部前置審核；（三）專項(xiàng)類會(huì)議：包括項(xiàng)目評(píng)審會(huì)、安全會(huì)議等，需明確議題清單、決策權(quán)限及后續(xù)執(zhí)行方案。第十三條議題管理要求：（一）議題提交：各部門(mén)須提前X天提交會(huì)議議題，附帶可行性分析及風(fēng)險(xiǎn)預(yù)案；（二）議題篩選：牽頭部門(mén)對(duì)議題進(jìn)行必要性、合規(guī)性評(píng)估，避免冗余會(huì)議；（三）議題保密：涉及敏感議題的會(huì)議須采取分級(jí)管控，參會(huì)人員嚴(yán)格保密。第十四條預(yù)算管理：（一）會(huì)議費(fèi)用納入部門(mén)年度預(yù)算，超預(yù)算議題須另行審批；（二）供應(yīng)商選擇須遵循公開(kāi)公平原則，嚴(yán)禁利益輸送；（三）會(huì)議成果須與預(yù)算效益匹配，定期開(kāi)展效益評(píng)估。第十五條參會(huì)管理：（一）明確參會(huì)人員范圍，避免無(wú)關(guān)人員占用會(huì)議資源；（二）高管參會(huì)須優(yōu)先保障重大會(huì)議，確保決策效率；（三）遠(yuǎn)程參會(huì)須提前測(cè)試設(shè)備，確保會(huì)議流暢。第十六條決策程序規(guī)范：（一）重大決策須經(jīng)集體討論，形成會(huì)議紀(jì)要并存檔；（二）決策決議須明確責(zé)任部門(mén)、完成時(shí)限及考核標(biāo)準(zhǔn)；（三）違反決策程序?qū)е聯(lián)p失的，須啟動(dòng)責(zé)任追究。第十七條會(huì)后管理：（一）會(huì)議紀(jì)要須X小時(shí)內(nèi)完成歸檔，重要議題納入知識(shí)庫(kù)管理；（二）執(zhí)行情況須定期跟蹤，偏差較大的須重新審議；（三）制度執(zhí)行效果須納入部門(mén)績(jī)效考核。第十八條禁止性行為：（一）嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自召開(kāi)會(huì)議；（二）嚴(yán)禁泄露會(huì)議敏感信息；（三）嚴(yán)禁以會(huì)議形式規(guī)避決策程序；（四）嚴(yán)禁虛假匯報(bào)或瞞報(bào)風(fēng)險(xiǎn)事件。第十九條專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)防控：（一）決策風(fēng)險(xiǎn)：重大議題須進(jìn)行多角度論證，避免盲目決策；（二）操作風(fēng)險(xiǎn)：會(huì)議決議須細(xì)化執(zhí)行步驟，責(zé)任到崗到人；（三）信息安全風(fēng)險(xiǎn)：涉密會(huì)議須采取物理隔離或加密措施。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第二十條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：（一）每年X季度評(píng)估制度有效性，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整同步修訂；（二）重大政策調(diào)整須啟動(dòng)專項(xiàng)修訂程序，確保制度時(shí)效性；（三）修訂內(nèi)容須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審議，并組織全員宣貫。第二十一條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）牽頭部門(mén)每季度開(kāi)展會(huì)議管理風(fēng)險(xiǎn)排查，形成風(fēng)險(xiǎn)清單；（二）風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)分為一般、重大兩級(jí)，重大風(fēng)險(xiǎn)須立即上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組；（三）定期發(fā)布預(yù)警通知，明確風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施。第二十二條合規(guī)審查機(jī)制：（一）關(guān)鍵會(huì)議（如招標(biāo)、投資）須同步開(kāi)展合規(guī)審查，未經(jīng)審查不得實(shí)施；（二）法務(wù)部對(duì)決議合法性進(jìn)行事后復(fù)核，問(wèn)題突出的須重新審議；（三）審查結(jié)果納入部門(mén)績(jī)效考核，連續(xù)X次不達(dá)標(biāo)須啟動(dòng)問(wèn)責(zé)。第二十三條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門(mén)自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)須啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案；（二）應(yīng)急流程包括隔離處置、責(zé)任協(xié)同、上報(bào)決策等環(huán)節(jié)；（三）處置結(jié)果須及時(shí)反饋，并優(yōu)化后續(xù)防范措施。第二十四條責(zé)任追究機(jī)制：（一）違規(guī)情形包括會(huì)議程序缺失、決策不當(dāng)、信息泄露等，按情節(jié)輕重處罰；（二）處罰方式包括通報(bào)批評(píng)、績(jī)效考核扣分、紀(jì)律處分等；（三）重大責(zé)任事故須啟動(dòng)集團(tuán)級(jí)調(diào)查，結(jié)果向社會(huì)公示。第二十五條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）每年X月開(kāi)展制度有效性評(píng)估，通過(guò)問(wèn)卷調(diào)查、訪談等方式收集意見(jiàn)；（二）評(píng)估結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格三級(jí)，不合格的須立即整改；（三）優(yōu)化方案須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)小組審批，并納入次年工作計(jì)劃。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十六條組織保障：（一）各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)須簽訂專項(xiàng)管理責(zé)任書(shū)，明確年度目標(biāo)；（二）牽頭部門(mén)定期通報(bào)管理進(jìn)展，確保責(zé)任落實(shí)；（三）重大問(wèn)題須召開(kāi)專題會(huì)議，協(xié)調(diào)解決管理難題。第二十七條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）專項(xiàng)合規(guī)情況納入部門(mén)年度考核，權(quán)重不低于X%；（二）優(yōu)秀部門(mén)可優(yōu)先獲得資源傾斜，連續(xù)X次不合格須調(diào)整負(fù)責(zé)人；（三）個(gè)人考核結(jié)果與晉升評(píng)優(yōu)掛鉤，違規(guī)者取消評(píng)優(yōu)資格。第二十八條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）管理層每年參加合規(guī)履職培訓(xùn)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)制度解讀、風(fēng)險(xiǎn)管控；（二）一線員工須完成操作規(guī)范培訓(xùn)，考核合格后方可上崗；（三）定期發(fā)布合規(guī)手冊(cè)，強(qiáng)化全員意識(shí)。第二十九條信息化支撐：（一）開(kāi)發(fā)會(huì)議管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)議題在線提交、會(huì)議智能安排；（二）通過(guò)大數(shù)據(jù)分析，實(shí)時(shí)監(jiān)控風(fēng)險(xiǎn)指標(biāo)，自動(dòng)預(yù)警異常；（三）系統(tǒng)數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)、法務(wù)等模塊打通，確保信息閉環(huán)。第三十條文化建設(shè)：（一）發(fā)布公司合規(guī)宣言，明確行為規(guī)范；（二）組織合規(guī)承諾儀式，增強(qiáng)員工責(zé)任感；（三）設(shè)立合規(guī)獎(jiǎng)項(xiàng)，營(yíng)造崇尚合規(guī)氛圍。第三十一條報(bào)告制度：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件須X小時(shí)內(nèi)上報(bào)，內(nèi)容包括事件描述、處置措施、改進(jìn)建議；