會(huì)議組織協(xié)調(diào)與溝通制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國企業(yè)法》《中華人民共和國安全生產(chǎn)法》《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》及相關(guān)行業(yè)規(guī)范，參照集團(tuán)母公司《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》及下屬單位內(nèi)部管理要求，結(jié)合公司實(shí)際運(yùn)營需求，為防控專項(xiàng)管理風(fēng)險(xiǎn)、規(guī)范業(yè)務(wù)流程、提升組織協(xié)同效率制定。制度旨在明確會(huì)議組織協(xié)調(diào)與溝通的管理要求，防范因溝通不暢或協(xié)調(diào)不力引發(fā)的決策失誤、資源浪費(fèi)及合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，確保管理決策的科學(xué)性、執(zhí)行的有效性及風(fēng)險(xiǎn)防控的完整性。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工，涵蓋但不限于以下場(chǎng)景：（一）公司年度經(jīng)營計(jì)劃、重大投資項(xiàng)目、突發(fā)事件處置等會(huì)議的組織協(xié)調(diào)；（二）跨部門協(xié)作業(yè)務(wù)（如采購、研發(fā)、市場(chǎng)等）的溝通對(duì)接；（三）內(nèi)部培訓(xùn)、績效考核、合規(guī)審查等管理活動(dòng)的協(xié)同執(zhí)行；（四）業(yè)務(wù)部門與下屬單位之間的指令傳達(dá)與反饋。第三條本制度涉及的核心術(shù)語定義如下：（一）“會(huì)議專項(xiàng)管理”指通過標(biāo)準(zhǔn)化流程、責(zé)任分工及動(dòng)態(tài)監(jiān)控，確保會(huì)議組織效率、決策質(zhì)量及合規(guī)性的系統(tǒng)性管理活動(dòng)；（二）“溝通協(xié)調(diào)風(fēng)險(xiǎn)”指因信息傳遞滯后、職責(zé)界定模糊或利益沖突導(dǎo)致的決策延誤、執(zhí)行偏差或資源沖突；（三）“合規(guī)要求”指會(huì)議組織須遵守的法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及公司內(nèi)部管理制度，包括議題合法性、參與權(quán)限、決策程序等。第四條會(huì)議專項(xiàng)管理的核心原則包括：（一）全面覆蓋：管理范圍覆蓋所有層級(jí)會(huì)議及跨部門溝通；（二）責(zé)任到人：明確牽頭部門、參與方及基層執(zhí)行崗位的協(xié)同責(zé)任；（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向：重點(diǎn)關(guān)注決策延誤、資源閑置及合規(guī)瑕疵風(fēng)險(xiǎn)；（四）持續(xù)改進(jìn)：通過動(dòng)態(tài)評(píng)估優(yōu)化流程及工具支持；（五）高效協(xié)同：以目標(biāo)導(dǎo)向整合資源，減少重復(fù)溝通與決策冗余。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)公司會(huì)議專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌制度落實(shí)、重大事項(xiàng)決策及風(fēng)險(xiǎn)管控；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)專項(xiàng)管理制度的修訂、監(jiān)督及考核。第六條設(shè)立會(huì)議專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組，成員由分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，包括辦公室、人力資源部、風(fēng)控合規(guī)部等相關(guān)部門負(fù)責(zé)人，主要職能為：（一）統(tǒng)籌制定及修訂專項(xiàng)管理制度；（二）協(xié)調(diào)跨部門重大會(huì)議的議題、資源及決策；（三）監(jiān)督考核各部門執(zhí)行情況，定期通報(bào)問題。第七條劃分三類主體職責(zé)：（一）牽頭部門（辦公室）：負(fù)責(zé)統(tǒng)籌會(huì)議專項(xiàng)管理，包括制度建設(shè)、流程優(yōu)化、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控及培訓(xùn)宣貫；（二）專責(zé)部門（風(fēng)控合規(guī)部）：負(fù)責(zé)合規(guī)審核，確保會(huì)議議題合法性、決策程序合規(guī)性；（三）業(yè)務(wù)部門/下屬單位：落實(shí)本領(lǐng)域會(huì)議組織要求，開展日常風(fēng)險(xiǎn)防控，配合跨部門協(xié)調(diào)。第八條基層執(zhí)行崗位須履行以下合規(guī)操作責(zé)任：（一）嚴(yán)格按流程發(fā)起會(huì)議需求，如實(shí)填寫議題及預(yù)期目標(biāo)；（二）遵守會(huì)議紀(jì)律，未經(jīng)授權(quán)不得擅自變更議題或擴(kuò)大參會(huì)范圍；（三）及時(shí)上報(bào)溝通協(xié)調(diào)中的異常情況，如資源沖突或決策分歧。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第九條會(huì)議需求管理：會(huì)議發(fā)起方須提前提交需求申請(qǐng)，包括議題、參會(huì)人員、預(yù)期成果及資源需求，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報(bào)辦公室統(tǒng)籌。禁止隨意增設(shè)臨時(shí)議題，重大事項(xiàng)需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。第十條議題合法性審查：專責(zé)部門對(duì)會(huì)議議題的合規(guī)性進(jìn)行前置審核，重點(diǎn)核查是否涉及以下風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)：（一）違反《反不正當(dāng)競(jìng)爭(zhēng)法》的關(guān)聯(lián)交易決策；（二）未經(jīng)審批的財(cái)務(wù)預(yù)算調(diào)整；（三）涉及員工權(quán)益的敏感議題。第十一條參會(huì)權(quán)限管理：明確各級(jí)會(huì)議的參會(huì)層級(jí)及決策權(quán)限，避免決策權(quán)旁落或越級(jí)指揮。例如，部門例會(huì)須由部門負(fù)責(zé)人主持，涉及跨單位協(xié)作議題需邀請(qǐng)相關(guān)單位負(fù)責(zé)人參會(huì)。第十二條溝通記錄規(guī)范：會(huì)議記錄須完整保存，包括議題、發(fā)言要點(diǎn)、決策事項(xiàng)及責(zé)任分工，由辦公室定期歸檔。禁止選擇性記錄或隱瞞爭(zhēng)議性意見。第十三條決策程序規(guī)范：重大決策會(huì)議須遵循民主集中制，形成會(huì)議紀(jì)要后由專責(zé)部門核對(duì)流程合規(guī)性，存檔備查。禁止未經(jīng)討論的“一言堂”式?jīng)Q策。第十四條資源協(xié)調(diào)機(jī)制：跨部門會(huì)議需提前協(xié)調(diào)會(huì)議室、設(shè)備等資源，由辦公室統(tǒng)一調(diào)度，避免資源閑置或沖突。第十五條風(fēng)險(xiǎn)防控要點(diǎn)：（一）決策延誤風(fēng)險(xiǎn)：建立議題優(yōu)先級(jí)排序機(jī)制，對(duì)緊急事項(xiàng)設(shè)置“加急通道”；（二）信息不對(duì)稱風(fēng)險(xiǎn)：通過信息共享平臺(tái)確保關(guān)鍵數(shù)據(jù)透明；（三）資源浪費(fèi)風(fēng)險(xiǎn)：通過會(huì)議效益評(píng)估，限制低價(jià)值會(huì)議規(guī)模。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十六條動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：辦公室每年聯(lián)合專責(zé)部門評(píng)估制度有效性，根據(jù)法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整及時(shí)修訂。例如，若集團(tuán)母公司發(fā)布新的會(huì)議管理要求，須在X個(gè)月內(nèi)完成對(duì)標(biāo)修訂。第十七條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警：每季度開展專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)排查，由專責(zé)部門匯總形成《風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警清單》，明確風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)及應(yīng)對(duì)措施。例如，發(fā)現(xiàn)某部門會(huì)議決策頻次異常，需啟動(dòng)專項(xiàng)調(diào)查。第十八條合規(guī)審查嵌入業(yè)務(wù)：將會(huì)議專項(xiàng)管理納入合同簽訂、項(xiàng)目啟動(dòng)等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的合規(guī)審查流程，實(shí)行“未經(jīng)審查不得實(shí)施”。例如，對(duì)外合作會(huì)議需經(jīng)法務(wù)部審核議題合法性。第十九條風(fēng)險(xiǎn)處置流程：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)：由業(yè)務(wù)部門自行整改，專責(zé)部門監(jiān)督；（二）重大風(fēng)險(xiǎn)：啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，由領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)處置，必要時(shí)上報(bào)集團(tuán)母公司。第二十條責(zé)任追究：明確違規(guī)情形及處罰標(biāo)準(zhǔn)，例如：（一）未按流程發(fā)起會(huì)議，處部門負(fù)責(zé)人X萬元罰款；（二）會(huì)議決策導(dǎo)致重大損失，追究相關(guān)責(zé)任人的紀(jì)律處分。第二十一條評(píng)估改進(jìn)：每半年對(duì)專項(xiàng)管理體系有效性開展評(píng)估，通過問卷調(diào)查、案例復(fù)盤等方式優(yōu)化流程，形成改進(jìn)報(bào)告。第五章專項(xiàng)管理保障措施第二十二條組織保障：明確各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在專項(xiàng)管理中的推進(jìn)責(zé)任，分管領(lǐng)導(dǎo)定期召開協(xié)調(diào)會(huì)，解決跨部門沖突。第二十三條考核激勵(lì)機(jī)制：將專項(xiàng)合規(guī)情況納入部門年度考核，優(yōu)秀案例納入評(píng)優(yōu)體系，違規(guī)行為取消評(píng)優(yōu)資格。第二十四條培訓(xùn)宣傳：分層級(jí)開展專項(xiàng)培訓(xùn)，例如：（一）管理層：合規(guī)履職培訓(xùn)，強(qiáng)化決策程序意識(shí)；（二）基層員工：操作規(guī)范培訓(xùn)，提升會(huì)議記錄質(zhì)量。第二十五條信息化支撐：通過OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)會(huì)議需求自動(dòng)審批、會(huì)議紀(jì)要模板化、風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控。第二十六條文化建設(shè)：發(fā)布《會(huì)議專項(xiàng)管理手冊(cè)》，要求全員簽署合規(guī)承諾書，通過宣傳欄、內(nèi)刊等方式營造合規(guī)氛圍。第二十七條報(bào)告制度：明確風(fēng)險(xiǎn)事件、年度管理情況的上報(bào)流程，包括：（一）風(fēng)險(xiǎn)事件須在X小時(shí)內(nèi)上報(bào)至專責(zé)部門；（二）年度管理情況須在次年X月前報(bào)