【管理制度】員工個人信息管理辦法一、總則（一）目的為切實加強員工個人信息管理，保障員工個人信息的安全與隱私，確保公司在獲取、使用、存儲和共享員工個人信息過程中遵循合法、正當、必要的原則，依據(jù)相關法律法規(guī)，結合公司實際情況，特制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于公司內所有員工個人信息的管理活動，涵蓋公司在職員工、試用期員工、實習員工等。同時，適用于與公司有業(yè)務往來的第三方在獲取、使用公司員工個人信息的相關場景。（三）定義員工個人信息是指以電子或者其他方式記錄的能夠單獨或者與其他信息結合識別特定員工身份或者反映特定員工活動情況的各種信息，包括但不限于員工的姓名、性別、民族、出生日期、身份證號碼、聯(lián)系方式、家庭住址、學歷信息、工作經(jīng)歷、健康狀況、財務信息等。二、管理職責（一）人力資源部門1.信息收集與錄入負責按照公司業(yè)務需要，合法、合規(guī)地收集員工個人信息。在收集過程中，明確告知員工收集信息的目的、方式和范圍，并獲得員工的同意。將收集到的員工信息準確無誤地錄入公司人力資源管理系統(tǒng)。2.信息維護與更新定期對員工個人信息進行維護和更新，確保信息的準確性和時效性。當員工個人信息發(fā)生變更時，及時指導員工提交相關證明材料，并完成系統(tǒng)信息的修改。3.信息安全管理制定并執(zhí)行員工個人信息安全管理制度，采取必要的技術和管理措施，防止員工個人信息泄露、篡改和丟失。對涉及員工個人信息的訪問進行嚴格的權限管理，確保只有經(jīng)過授權的人員才能訪問相關信息。（二）信息技術部門1.系統(tǒng)安全保障負責公司人力資源管理系統(tǒng)及相關信息存儲設備的安全保障工作，定期進行系統(tǒng)安全檢測和維護，及時修復系統(tǒng)漏洞，防止黑客攻擊和數(shù)據(jù)泄露事件的發(fā)生。2.數(shù)據(jù)備份與恢復建立完善的數(shù)據(jù)備份機制，定期對員工個人信息進行備份，并妥善存儲備份數(shù)據(jù)。制定數(shù)據(jù)恢復預案，在發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞時，能夠及時、有效地恢復數(shù)據(jù)。（三）各部門負責人1.信息使用監(jiān)督監(jiān)督本部門員工對員工個人信息的使用情況，確保員工嚴格遵守公司的相關規(guī)定，不得擅自泄露、濫用員工個人信息。2.信息需求審核對本部門提出的員工個人信息使用需求進行審核，確保需求的合理性和必要性。對于不必要的信息使用需求，予以拒絕。三、員工個人信息收集（一）收集原則1.合法合規(guī)嚴格遵守國家相關法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度，在收集員工個人信息時，確保獲得員工的明確同意，并明確告知員工收集信息的目的、方式和范圍。2.必要適度僅收集與公司業(yè)務運營、人力資源管理等相關的必要信息，避免過度收集員工個人信息。（二）收集方式1.入職信息收集在員工入職時，通過填寫入職登記表、提交相關證明材料等方式收集員工的基本信息、學歷信息、工作經(jīng)歷等。收集過程中，向員工說明信息的使用目的和范圍，并要求員工簽字確認。2.日常工作信息收集在員工日常工作過程中，根據(jù)工作需要收集員工的考勤信息、績效信息、培訓信息等。這些信息的收集通過公司的考勤系統(tǒng)、績效管理系統(tǒng)等進行，確保信息收集的準確性和及時性。（三）收集流程1.需求提出各部門根據(jù)工作需要，向人力資源部門提出員工個人信息收集需求，說明收集信息的目的、范圍和使用期限。2.審核批準人力資源部門對收集需求進行審核，評估需求的合理性和必要性。對于符合要求的需求，報公司相關領導批準。3.信息收集經(jīng)批準后，人力資源部門按照規(guī)定的方式和范圍收集員工個人信息。在收集過程中，注意保護員工的合法權益，不得采取強制、欺詐等手段獲取信息。四、員工個人信息使用（一）使用原則1.目的明確公司使用員工個人信息的目的必須明確，且與收集信息時所告知的目的一致。不得將員工個人信息用于未經(jīng)員工同意的其他目的。2.最小必要在使用員工個人信息時，僅使用完成特定業(yè)務所需的最少信息，避免過度使用或濫用員工個人信息。（二）使用范圍1.人力資源管理用于員工的招聘、錄用、培訓、績效考核、薪酬管理、晉升等人力資源管理活動。2.公司業(yè)務運營用于公司的日常業(yè)務運營，如考勤管理、安全保衛(wèi)、客戶服務等。3.法律法規(guī)要求根據(jù)法律法規(guī)的要求，向相關部門提供員工個人信息，如稅務部門、社保部門等。（三）使用流程1.需求提出各部門根據(jù)工作需要，向人力資源部門提出員工個人信息使用需求，說明使用信息的目的、范圍和使用期限。2.審核批準人力資源部門對使用需求進行審核，評估需求的合理性和必要性。對于符合要求的需求，報公司相關領導批準。3.信息提供經(jīng)批準后，人力資源部門按照規(guī)定的方式和范圍向使用部門提供員工個人信息。使用部門在使用信息過程中，應嚴格遵守公司的相關規(guī)定，不得擅自泄露、轉讓信息。五、員工個人信息存儲（一）存儲原則1.安全可靠選擇安全可靠的存儲設備和存儲環(huán)境，確保員工個人信息的安全性和完整性。采取必要的技術措施，如加密存儲、訪問控制等，防止信息泄露和篡改。2.合理分類對員工個人信息進行合理分類，按照信息的敏感程度和使用頻率進行存儲，便于管理和使用。（二）存儲方式1.系統(tǒng)存儲將員工個人信息存儲在公司的人力資源管理系統(tǒng)中，由信息技術部門負責系統(tǒng)的日常維護和管理。2.物理存儲對于一些重要的紙質員工個人信息，如入職登記表、勞動合同等，進行妥善的物理存儲，存放在專門的文件柜或檔案室中，并采取防火、防潮、防盜等措施。（三）存儲期限1.根據(jù)法律法規(guī)的要求和公司的實際情況，確定員工個人信息的存儲期限。一般情況下，員工離職后，個人信息應至少保存[X]年。2.超過存儲期限的員工個人信息，應按照公司的規(guī)定進行安全銷毀，確保信息不會被非法獲取和使用。六、員工個人信息共享（一）共享原則1.合法合規(guī)在與第三方共享員工個人信息時，嚴格遵守國家相關法律法規(guī)和公司的規(guī)章制度，確保獲得員工的明確同意，并簽訂保密協(xié)議。2.必要適度僅在必要的情況下與第三方共享員工個人信息，且共享的信息應僅限于完成特定業(yè)務所需的最少信息。（二）共享范圍1.業(yè)務合作伙伴為了完成公司的業(yè)務合作項目，如與招聘機構、培訓供應商等共享員工的部分信息，如招聘需求信息、培訓記錄等。2.法律法規(guī)要求根據(jù)法律法規(guī)的要求，向相關部門共享員工個人信息，如稅務部門、社保部門等。（三）共享流程1.需求提出各部門根據(jù)工作需要，向人力資源部門提出員工個人信息共享需求，說明共享信息的目的、范圍、共享對象和使用期限。2.審核批準人力資源部門對共享需求進行審核，評估需求的合理性和必要性。對于符合要求的需求，報公司相關領導批準。3.簽訂協(xié)議經(jīng)批準后，公司與共享對象簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權利和義務，確保共享信息的安全。4.信息共享按照保密協(xié)議的要求，向共享對象提供員工個人信息，并要求共享對象對信息進行妥善保管和使用，不得擅自泄露、轉讓信息。七、員工個人信息安全保護（一）技術措施1.數(shù)據(jù)加密對存儲在公司系統(tǒng)中的員工個人信息進行加密處理，采用先進的加密算法，確保信息在傳輸和存儲過程中的安全性。2.訪問控制建立嚴格的訪問控制機制，對員工個人信息的訪問進行身份驗證和授權管理。只有經(jīng)過授權的人員才能訪問相關信息，并記錄訪問日志。3.安全審計定期對公司的信息系統(tǒng)進行安全審計，檢查系統(tǒng)的安全性和合規(guī)性。及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患，防止信息泄露事件的發(fā)生。（二）管理措施1.安全培訓定期組織員工進行信息安全培訓，提高員工的信息安全意識和防范能力。培訓內容包括信息安全法律法規(guī)、公司信息安全制度、個人信息保護方法等。2.應急處理制定員工個人信息安全應急預案，明確應急處理流程和責任分工。在發(fā)生信息泄露等安全事件時，能夠及時、有效地采取措施，減少損失和影響。3.監(jiān)督檢查建立健全信息安全監(jiān)督檢查機制，定期對公司的員工個人信息管理工作進行監(jiān)督檢查。對違反信息安全規(guī)定的行為，進行嚴肅處理。八、員工權利保障（一）知情權員工有權了解公司收集、使用、存儲和共享其個人信息的情況，包括信息的目的、方式、范圍等。公司應在收集信息時向員工明確說明，并在必要時提供相關的說明和解釋。（二）更正權員工發(fā)現(xiàn)公司持有的其個人信息存在錯誤、不準確或不完整的情況時，有權要求公司進行更正。公司應在收到員工的更正請求后，及時進行核實和處理，并將處理結果告知員工。（三）刪除權在符合法律法規(guī)規(guī)定的情況下，員工有權要求公司刪除其個人信息。公司應在收到員工的刪除請求后，及時進行核實和處理，并將處理結果告知員工。（四）投訴權員工對公司的員工個人信息管理工作存在異議或認為公司侵犯其個人信息權益時，有權向公司相關部門進行投訴。公司應在收到員工的投訴后，及時進行調查和處理，并將處理結果告知員工。九、違規(guī)處理（一）內部處罰對于違反公司員工個人信息管理辦法的員工，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、記過、降職、辭退等。同時，對造成嚴重