機(jī)關(guān)單位文書檔案作為記錄行政決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展、服務(wù)民生的核心載體，其規(guī)范化管理是保障工作連續(xù)性、提升治理效能的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。當(dāng)前部分機(jī)關(guān)存在檔案收集不及時(shí)、保管不規(guī)范、利用效率偏低等問(wèn)題，結(jié)合單位工作實(shí)際，制定本方案，旨在通過(guò)科學(xué)流程設(shè)計(jì)與保障機(jī)制建設(shè)，實(shí)現(xiàn)文書檔案“應(yīng)收盡收、應(yīng)管盡管、應(yīng)享盡享”的管理目標(biāo)，為單位決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展及社會(huì)查詢提供堅(jiān)實(shí)檔案支撐。一、總體要求（一）指導(dǎo)思想以新時(shí)代檔案工作“存史資政育人”使命為指引，立足機(jī)關(guān)職能定位，構(gòu)建“全程管控、安全高效、服務(wù)便捷”的文書檔案管理體系，推動(dòng)檔案資源從“靜態(tài)保管”向“動(dòng)態(tài)賦能”轉(zhuǎn)變，助力機(jī)關(guān)治理能力現(xiàn)代化。（二）基本原則1.源頭管控：從文書形成環(huán)節(jié)規(guī)范歸檔要求，明確“誰(shuí)經(jīng)辦、誰(shuí)歸檔”責(zé)任，確保檔案收集全面、準(zhǔn)確、及時(shí)。2.安全優(yōu)先：強(qiáng)化實(shí)體與信息安全，落實(shí)防火、防潮、防泄密等措施，保障檔案“實(shí)體安全、信息可用、管理合規(guī)”。3.高效利用：推進(jìn)檔案數(shù)字化與信息化建設(shè)，簡(jiǎn)化利用流程，提升服務(wù)響應(yīng)速度，讓檔案資源“活起來(lái)”。4.規(guī)范統(tǒng)一：嚴(yán)格遵循《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》《歸檔文件整理規(guī)則》等法規(guī)，確保管理流程、格式、標(biāo)準(zhǔn)符合行業(yè)規(guī)范。二、管理流程優(yōu)化（一）檔案收集1.范圍明確：涵蓋單位發(fā)文、收文、會(huì)議記錄、請(qǐng)示批復(fù)、合同協(xié)議、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等具有查考價(jià)值的文書材料，同步納入電子文件及元數(shù)據(jù)（如附件、簽報(bào)、修改痕跡）。2.方式規(guī)范：實(shí)行“業(yè)務(wù)部門初核+檔案室復(fù)核”的歸檔機(jī)制，文件辦理完畢后5個(gè)工作日內(nèi)移交；電子文件通過(guò)OA系統(tǒng)自動(dòng)捕獲與人工補(bǔ)錄結(jié)合，確保全要素歸檔。3.特殊處理：涉密文件、專項(xiàng)檔案（如審計(jì)、巡察材料）單獨(dú)登記、專柜保管，移交時(shí)履行“雙簽字”手續(xù)，明確責(zé)任邊界。（二）檔案整理1.分類編目：采用“年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限”分類法，以“件”為單位整理，編制件號(hào)、檔號(hào)，建立電子目錄與紙質(zhì)索引（索引標(biāo)注檔號(hào)、文件標(biāo)題、形成時(shí)間）。2.裝訂裝盒：去除金屬物，采用線裝或無(wú)酸紙裝訂；按分類順序裝盒，盒內(nèi)文件排列有序，盒脊標(biāo)注檔號(hào)、起止日期、件數(shù)，便于快速檢索。3.數(shù)字化加工：對(duì)2000年以后的文書檔案優(yōu)先數(shù)字化，掃描分辨率不低于300dpi，生成PDF/A格式文件，與紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)，實(shí)現(xiàn)“雙套制”管理。（三）檔案保管1.庫(kù)房管理：檔案庫(kù)房需滿足溫濕度（溫度14-24℃，濕度45-60%）、防盜、防火、防蟲(chóng)要求，配備恒溫恒濕設(shè)備、煙感報(bào)警器、滅火器、防蟲(chóng)藥劑，每月清潔消毒。2.實(shí)體保護(hù)：紙質(zhì)檔案存放于無(wú)酸檔案盒，遠(yuǎn)離水源、熱源；電子檔案存儲(chǔ)于專用服務(wù)器，每周增量備份、每月全量備份，異地保存?zhèn)浞輸?shù)據(jù)（距離主庫(kù)≥50公里）。3.臺(tái)賬管理：建立《檔案保管臺(tái)賬》，記錄檔案出入庫(kù)、借閱、修復(fù)等情況，每年年末盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。（四）檔案利用1.查閱服務(wù)：內(nèi)部人員憑工作證或?qū)徟鷨尾殚啠獠繂挝恍璩纸榻B信及有效證件；涉密檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批，僅限現(xiàn)場(chǎng)查閱，嚴(yán)禁復(fù)制。2.數(shù)字化利用：搭建檔案查詢平臺(tái)，對(duì)非涉密檔案開(kāi)放目錄檢索與全文瀏覽，支持關(guān)鍵詞搜索、跨年度查詢，提升利用效率（平均響應(yīng)時(shí)間≤1個(gè)工作日）。3.編研服務(wù)：結(jié)合單位重點(diǎn)工作，定期編印《檔案利用案例匯編》《年度檔案大事記》，為決策提供參考（每年至少編研1項(xiàng)專題材料）。（五）鑒定與銷毀1.定期鑒定：成立由辦公室、業(yè)務(wù)部門、紀(jì)檢人員組成的鑒定小組，每10年對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，重點(diǎn)審查長(zhǎng)期保存檔案的利用價(jià)值，提出存毀意見(jiàn)。2.銷毀程序：對(duì)無(wú)保存價(jià)值的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批后，在指定場(chǎng)所由兩人以上監(jiān)銷，留存銷毀記錄（含照片、簽字）。三、保障機(jī)制建設(shè)（一）制度保障修訂《文書檔案管理辦法》，明確歸檔范圍、流程、責(zé)任；制定《電子檔案管理細(xì)則》《檔案保密制度》，將檔案工作納入部門績(jī)效考核（權(quán)重不低于5%）。（二）人員保障1.崗位配置：設(shè)專職檔案員1名（需持檔案專業(yè)資格證），業(yè)務(wù)部門設(shè)兼職檔案員，定期開(kāi)展崗位培訓(xùn)（每年不少于2次），提升檔案整理、數(shù)字化、系統(tǒng)操作能力。2.考核激勵(lì)：將檔案工作質(zhì)量與個(gè)人評(píng)優(yōu)掛鉤，對(duì)歸檔及時(shí)、利用成效突出的部門或個(gè)人予以表彰（每年評(píng)選“檔案管理先進(jìn)個(gè)人”）。（三）技術(shù)支撐1.系統(tǒng)升級(jí)：引入專業(yè)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案收集、整理、利用全流程數(shù)字化，支持與OA系統(tǒng)、電子政務(wù)平臺(tái)對(duì)接，自動(dòng)抓取文件（減少人工干預(yù)≥30%）。2.安全防護(hù)：部署防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)，對(duì)電子檔案設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限（按崗位分級(jí)授權(quán)），定期開(kāi)展數(shù)據(jù)安全演練，防范黑客攻擊與數(shù)據(jù)泄露。（四）監(jiān)督檢查每月開(kāi)展檔案庫(kù)房安全檢查，每季度抽查檔案整理質(zhì)量，每年組織檔案工作專項(xiàng)審計(jì)，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題限期整改（整改期限≤15個(gè)工作日），確保管理規(guī)范。四、實(shí)施步驟（一）籌備階段（1-2月）成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，開(kāi)展檔案現(xiàn)狀調(diào)研（含存量檔案數(shù)量、數(shù)字化率、利用需求），制定實(shí)施方案，采購(gòu)所需設(shè)備（如檔案柜、服務(wù)器、掃描設(shè)備）。（二）實(shí)施階段（3-9月）完成存量檔案整理、數(shù)字化加工（每月完成≥500件），上線檔案管理系統(tǒng)，組織人員培訓(xùn)（分批次開(kāi)展，覆蓋全員），建立健全制度體系。（三）驗(yàn)收階段（10-12月）開(kāi)展自查自評(píng)，邀請(qǐng)檔案主管部門驗(yàn)收，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，優(yōu)化管理流程（形成《檔案管理優(yōu)化報(bào)告》）。五、預(yù)期成效通過(guò)本方案實(shí)施，預(yù)計(jì)實(shí)現(xiàn)：檔案收集完整率提升至98%以上，數(shù)字化率達(dá)80%，利用響應(yīng)時(shí)間縮短50%