采購供應(yīng)鏈管理模板手冊一、適用范圍與應(yīng)用場景本手冊適用于各類企業(yè)（涵蓋制造業(yè)、零售業(yè)、服務(wù)業(yè)等）的采購供應(yīng)鏈全流程管理，具體場景包括但不限于：日常生產(chǎn)物料采購、辦公用品補充采購、項目專項物料采購、緊急采購需求等。企業(yè)可根據(jù)自身規(guī)模（中小企業(yè)或大型集團）、業(yè)務(wù)復(fù)雜度（標準化物料或定制化物料）及內(nèi)部管理要求，選擇性調(diào)整模板內(nèi)容及審批層級，保證適配實際業(yè)務(wù)需求。同時手冊適用于跨部門協(xié)作場景（如需求部門、采購部、財務(wù)部、倉儲部等），規(guī)范各環(huán)節(jié)職責與操作標準，提升采購效率與合規(guī)性。二、標準化操作流程采購供應(yīng)鏈管理遵循“需求驅(qū)動、合規(guī)優(yōu)先、全程可控”原則，分為六大核心步驟，各步驟環(huán)環(huán)相扣，保證流程閉環(huán)管理。（一）需求發(fā)起與審批責任部門：需求部門（如生產(chǎn)部、行政部、項目部）關(guān)鍵操作：需求部門根據(jù)業(yè)務(wù)需求（如生產(chǎn)計劃、項目進度、日常消耗），填寫《采購需求申請表》，明確物料名稱、規(guī)格型號、單位、需求數(shù)量、用途說明、期望交付日期、預(yù)算金額等核心信息，并相關(guān)技術(shù)參數(shù)或圖紙（如為定制化物料）。需求部門負責人對需求的合理性（必要性、數(shù)量準確性、預(yù)算匹配性）進行審核，簽字確認后提交至采購部。采購部對需求的合規(guī)性（是否符合采購政策、是否在預(yù)算范圍內(nèi)）及可行性（市場供應(yīng)情況、交期可行性）進行復(fù)核，必要時與需求部門溝通調(diào)整需求細節(jié)；財務(wù)部對預(yù)算金額進行審核，保證資金計劃可控。按企業(yè)審批權(quán)限逐級報批（如部門負責人→采購部→財務(wù)部→分管領(lǐng)導→總經(jīng)理），審批通過后《采購需求審批單》，作為后續(xù)采購活動的依據(jù)。（二）供應(yīng)商尋源與評估責任部門：采購部關(guān)鍵操作：根據(jù)approved《采購需求審批單》，通過公開招標、邀請招標、詢價比價、單一來源采購等方式篩選供應(yīng)商。標準化物料優(yōu)先從《合格供應(yīng)商名錄》中選擇；新供應(yīng)商需經(jīng)過資質(zhì)初審。采購部向候選供應(yīng)商索取營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO認證、3C認證等）、過往合作業(yè)績證明、報價單（含價格、交付周期、付款方式、質(zhì)量承諾等），形成《供應(yīng)商資料包》。組織供應(yīng)商評估小組（采購部、需求部、質(zhì)量部等），從價格競爭力、產(chǎn)品質(zhì)量、交付能力、服務(wù)水平、財務(wù)狀況、社會責任（如環(huán)保合規(guī)）等維度進行綜合評分，評分標準需提前明確并書面記錄。評估結(jié)果經(jīng)審批后，確定入圍供應(yīng)商，更新《合格供應(yīng)商名錄》，并簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》（明確合作條款、違約責任等）。（三）采購訂單下達責任部門：采購部關(guān)鍵操作：采購部根據(jù)approved需求及供應(yīng)商評估結(jié)果，與選定的供應(yīng)商確認最終采購細節(jié)（價格、數(shù)量、交貨地點、質(zhì)量標準、驗收方式等），擬定《采購訂單》（PO）?！恫少徲唵巍沸璋唵尉幪?、供應(yīng)商信息、物料明細（名稱、規(guī)格、型號、單位、數(shù)量、單價、金額）、交付日期、交付地點、付款條款、質(zhì)量要求、違約責任等核心條款，保證與《采購需求審批單》及《供應(yīng)商合作協(xié)議》一致。采購部經(jīng)理對《采購訂單》進行審核，確認無誤后蓋章生效，并同步發(fā)送至供應(yīng)商及內(nèi)部相關(guān)部門（需求部、倉儲部、財務(wù)部）。供應(yīng)商確認訂單后，需在約定時間內(nèi)回復(fù)《訂單確認函》，明確生產(chǎn)/備貨計劃及交期，采購部留存?zhèn)洳?。（四）合同簽訂與執(zhí)行跟蹤責任部門：采購部、法務(wù)部（如需）關(guān)鍵操作：對于金額較大、定制化程度高或合作周期長的采購項目，需簽訂正式《采購合同》。合同條款應(yīng)涵蓋《采購訂單》全部內(nèi)容，并補充知識產(chǎn)權(quán)、保密協(xié)議、爭議解決等法律條款。法務(wù)部（或外部法律顧問）對合同條款的合法性、嚴謹性進行審核，重點檢查權(quán)責對等、違約責任、不可抗力等約定；審核通過后，由雙方法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章，合同生效。采購部指定專人作為合同執(zhí)行負責人，跟蹤供應(yīng)商生產(chǎn)/備貨進度，定期向需求部門反饋交期狀態(tài)（如每周更新《交期跟蹤表》）；如遇可能延期風險，及時協(xié)調(diào)供應(yīng)商提出解決方案，并同步至需求部門及管理層。合同執(zhí)行過程中，如需變更（數(shù)量、交期、價格等），需簽訂《合同變更補充協(xié)議》，經(jīng)原審批流程審批后方可生效，避免口頭約定。（五）到貨驗收與入庫責任部門：倉儲部、需求部、質(zhì)量部關(guān)鍵操作：供應(yīng)商按《采購訂單》約定交付物料時，倉儲部核對送貨單信息（物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、批次號等）與訂單是否一致，確認無誤后簽收，并通知需求部門及質(zhì)量部進行驗收。質(zhì)量部根據(jù)《采購訂單》及《質(zhì)量檢驗標準》（如國標、行標或技術(shù)協(xié)議）對物料進行檢驗，包括外觀檢查、尺寸測量、功能測試等，填寫《物料驗收報告》，明確“合格”“不合格”或“讓步接收”結(jié)論。需求部門參與定制化物料或關(guān)鍵生產(chǎn)物料的驗收，確認物料是否符合使用要求；驗收不合格的物料，倉儲部需隔離存放，采購部及時與供應(yīng)商溝通處理方案（如退換貨、索賠）。驗收合格的物料，由倉儲部辦理入庫手續(xù)，更新庫存臺賬，《入庫單》，并同步信息至財務(wù)部及需求部門；需求部門憑《入庫單》領(lǐng)用物料。（六）付款結(jié)算與歸檔責任部門：財務(wù)部、采購部關(guān)鍵操作：供應(yīng)商根據(jù)合同約定開具合規(guī)發(fā)票（注明訂單號、物料明細等），采購部核對發(fā)票信息與《采購訂單》《入庫單》是否一致，確認無誤后提交財務(wù)部。財務(wù)部審核發(fā)票的真實性、合法性及付款條件（如是否達到付款節(jié)點、是否有質(zhì)量扣款等），編制《付款申請單》，附《采購訂單》《入庫單》《驗收報告》《發(fā)票》等支撐材料，按審批流程報批。審批通過后，財務(wù)部通過銀行轉(zhuǎn)賬等方式完成付款，付款后更新應(yīng)付賬款臺賬，并向采購部反饋付款狀態(tài)。采購部負責整理采購全流程文件（需求申請、審批單、訂單、合同、驗收報告、付款憑證等），按“一單一檔”原則歸檔保存，保存期限符合企業(yè)檔案管理規(guī)定及法律要求，便于后續(xù)追溯或?qū)徲?。三、核心工具表單模板（一）采購需求申請表表單編號：申請部門：申請日期：申請人聯(lián)系方式需求日期物料名稱規(guī)格型號單位需求數(shù)量用途說明預(yù)算金額期望交付日期附件（技術(shù)參數(shù)/圖紙）—部門負責人審核意見：簽字：日期：采購部復(fù)核意見：簽字：日期：財務(wù)部審核意見：簽字：日期：分管領(lǐng)導審批意見：簽字：日期：（二）供應(yīng)商評估表供應(yīng)商名稱：評估日期：評估小組：評估維度評分標準（10分制）得分價格競爭力低于市場平均價5%以上10分，持平8分，高于5%以下5分—產(chǎn)品質(zhì)量檢驗合格率100%10分，95%-99%8分，90%-94%5分—交付能力按時交付率100%10分，95%-99%8分，90%-94%5分—服務(wù)水平響應(yīng)及時性、問題解決效率10分—財務(wù)狀況資產(chǎn)負債率≤50%10分，50%-70%8分，＞70%5分—綜合得分——評估結(jié)論：□推薦入庫□待改進□淘汰簽字：日期：（三）采購訂單訂單編號：訂單日期：供應(yīng)商名稱：交付地址：聯(lián)系人及交付日期：序號物料名稱規(guī)格型號—————-———-12合計金額（大寫）：小寫：￥付款方式：質(zhì)量要求：驗收標準：違約責任：交期延遲：每日按合同金額0.1%違約金；質(zhì)量不合格：無條件退換貨采購部負責人：采購員：供應(yīng)商確認（蓋章）：日期：日期：日期：（四）物料驗收報告驗收單號：驗收日期：供應(yīng)商名稱：物料名稱規(guī)格型號批次號———-———-——–驗收項目驗收標準驗收結(jié)果外觀無破損、變形、污染□合格□不合格尺寸符合圖紙要求±0.5mm□合格□不合格功能達到XX參數(shù)標準□合格□不合格驗收結(jié)論：□合格□不合格（不合格原因：________）質(zhì)檢員：倉儲部：需求部門：日期：日期：日期：（五）付款申請單申請單編號：申請部門：申請日期：供應(yīng)商名稱合同/訂單號付款金額（元）付款事由：□預(yù)付款□到貨款□質(zhì)保金□其他附件清單：□《采購訂單》□《入庫單》□《驗收報告》□《發(fā)票》□其他：采購部審核意見：簽字：日期：財務(wù)部審核意見：簽字：日期：分管領(lǐng)導審批意見：簽字：日期：付款方式：□銀行轉(zhuǎn)賬□承兌匯票□其他付款日期：四、關(guān)鍵控制點與風險提示需求合理性控制：需求部門需對需求數(shù)量、用途的真實性負責，避免過量采購或虛假需求；采購部需結(jié)合歷史消耗數(shù)據(jù)及庫存情況復(fù)核需求，防止資源浪費。供應(yīng)商資質(zhì)風險：新供應(yīng)商準入前必須核驗營業(yè)執(zhí)照、行業(yè)資質(zhì)證書原件，保證供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格及履約能力，避免“皮包公司”合作風險。合同條款嚴謹性：合同中需明確質(zhì)量標準、驗收方式、違約責任等核心條款，避免模糊表述（如“質(zhì)量良好”“盡快交付”），減少后期爭議；重大合同需經(jīng)法務(wù)審核。驗收環(huán)節(jié)規(guī)范性：驗收必須由需求部、質(zhì)量部、倉儲部共同參與，嚴格按照《采購訂單》及質(zhì)量標準執(zhí)行，杜絕“先入庫后驗收”或“經(jīng)驗收不簽字”等不規(guī)范操作，防止不合格物料流入生產(chǎn)環(huán)節(jié)。付款依據(jù)完整性：財務(wù)部需核對《采購訂單》《入庫單》《